In diesem Artikel lernst du: Wie man Dokumentvorlagen erstellt
Schnellanleitung zur Bedienung der Funktionalität:
- Kommunikation / Verwaltung / Vorlagen
- Klicke auf Brief-Vorlage erstellen.
- Wähle eine Vorlage aus.
- Wähle die benötigten Mitgliedsinformationen, Kategorie und Design aus.
Wo finde ich die Vorlagen und was ist deren Nutzen?
Die Grundlage für jede Nachricht bildet eine Vorlage. Im Bereich der Kommunikation gibt es im Untermenü Verwaltung / Vorlagen deine Studiovorlagen.
Grundsätzlich unterscheidet die Magicline zwischen zwei verschiedenen Arten von Vorlagen:
Systemvorlagen
Diese Vorlagen werden direkt von der Magicline mitgeliefert und beziehen sich auf bestimmte Aktionen, die du in deinem Studioalltag ausführst. Sie werden in der Vorlagenübersicht mit einem Schlosssymbol gekennzeichnet. Hier findest du Kündigungsbestätigungen, Mahnschreiben, Ruhezeitenbestätigungen und Hinweise zu Rücklastschriften. Alle Systemvorlagen lassen sich bearbeiten und können so mit deinen eigenen Texten versehen werden. Ein Löschen von Systemvorlagen ist nicht möglich.
Selbst erstellte Vorlagen
Für deine individuellen Anschreiben kannst du jederzeit selbst neue Vorlagen anlegen. Diese werden dann nicht wie die Systemvorlagen bei bestimmten Aktionen generiert, sondern du kannst sie für selbst erstellte Einzel- oder Seriennachrichten auswählen.
Neue Vorlage erstellen
Wir erklären das Anlegen einer neuen Vorlage anhand eines Briefes. Die Anleitung ist analog auf die anderen Kommunikationsmöglichkeiten anwendbar.
Klicke im oberen Bereich auf Brief-Vorlage erstellen. Wähle dann eine Vorlage aus, auf der du aufbauen möchtest. Klicke auf Weiter.
Im nächsten Schritt kannst du zuallererst die Freigabe der Vorlage für deine Standorte festlegen (ganz oben).
Dann vergibst du einen aussagekräftigen Namen für deine Vorlage. Wenn bestimmte Mitgliedsinformationen benötigt werden, kannst du diese im Feld darunter auswählen. Beispielsweise wenn es um ein Probetraining geht, wähle dort die Information Probetraining aus. Werden für die Vorlage Informationen zu Rechnungen benötigt, wähle Online Rechnung und Rechnung aus, ggf. Zahlungsbeleg.
Über die Auswahl der Kategorie bestimmst du, in welchem Zusammenhang dir die Vorlage zur Auswahl angezeigt wird. Dann wird die bei Themen zum Vertrag keine Vorlage aus den Bereichen Termine und Newsletter angeboten. Das gestaltet die Prozesse übersichtlicher. Zum Schluss wählst du noch ein Design aus, in dem der Brief erstellt werden soll. Klicke abschließend auf Speichern.
Vorlage bearbeiten
Du kommst nun zurück zur Auflistung deiner Vorlagen. Klicke bei der eben erstellten Vorlage rechts auf das Drei-Punkte-Menü und wähle Vorlageninhalte bearbeiten.
Die Vorlage wird geöffnet und du kannst die Inhalte bearbeiten. Beachte, dass Kopf-, Fußzeile sowie der Anschriftenbereich nicht änderbar sind.
Über die Formatierungssymbolleiste kannst du deinen Text, wie von anderen Textverarbeitungsprogrammen gewöhnt, anpassen. Über das Platzhaltersymbol (#) kannst du Platzhalter einfügen. Über das Vorlagendesignsymbol (Stift) kannst du das Design deiner Vorlage ändern.
Hast du deine Vorlage angepasst, scrolle nach unten und klicke auf Standortübergreifend speichern.