In diesem Artikel lernst du: Die datenschutzkonforme Archivierung von Mitgliedsdatensätzen
Schnellanleitung:
- Mitglieder / Mehrfachbearbeitung
- Mehrfachbearbeitung erstellen
- Mitglieder anonymisieren, als Typ angeben und als Aktion Erstellen auswählen
- Mitgliederliste auswählen
- Datensatz archivieren
Die Magicline bietet die Möglichkeit, deine Interessenten und Ehemaligen datenschutzkonform zu anonymisieren und archivieren.
Wann wird ein Datensatz archiviert?
Datensätzen von Interessenten und Ehemaligen werden nicht automatisch durch die Magicline, sondern immer nur durch deine Aktion durchgeführt. Egal, ob du einen einzelnen Datensatz oder gleich alle Datensätze archivieren möchtest.
Um einen Datensatz archivieren zu können, müssen mehrere Bedingungen vorliegen:
- Das Mitglied hat aktuell und zukünftig keinen Vertrag.
- Das Mitgliedskonto muss ausgeglichen sein.
- Das Mitglied darf sich nicht in einer Mahnstufe oder im Inkasso befinden.
- Das Mitglied hat kein offenes Verzehrguthaben.
- Das Mitglied hat keine offenen Aufgaben.
Wenn alle Bedingungen erfüllt sind, kann ein Mitglied archiviert werden.
Wie kann ich Interessenten und Ehemalige archivieren?
Du kannst entweder einen einzelnen Datensatz oder direkt alle Interessenten und Ehemaligen archivieren.
Einzelnen Datensatz archivieren
Rufe die Mitgliedsübersicht des betroffenen Kunden auf. In der Kachel für die Stammdaten klickst du auf das Drei-Punkte-Menü und wählst den Punkt Mitglied archivieren. Die Magicline prüft direkt, ob das Mitglied archivierbar ist. Sind alle Bedingungen erfüllt, kannst du die Archivierung bestätigen.
VORSICHT: Die Archivierung von Mitgliedern kann nicht rückgängig gemacht werden!
Alle Interessenten und Ehemaligen archivieren
Möchtest du direkt alle deine Interessenten und Ehemaligen archivieren, kannst du dies in den Datenschutzeinstellungen deines Studios erledigen. Navigiere hierfür zu Mitglieder / Mehrfachbearbeitung. Dort findest du oben rechts Mehrfachbearbeitung erstellen. Dann erstellst du die Mehrfachbearbeitung und wählst Mitglieder anonymisieren aus und erstellen.
Danach wählst du deine Mitgliederliste für Interessenten oder Ehemalige aus und benennst diese Aktion danach sinnvoll. Im Anschluss klickst du auf das Drei-Punkte-Menü und wähle den Menüpunkt Datensätze archivieren. Nach Eingabe des Sicherheitscodes und der Bestätigung der Abfrage werden alle betroffenen Datensätzen archiviert.
VORSICHT: Die Archivierung von Mitgliedern kann nicht rückgängig gemacht werden!
Was passiert bei der Anonymisierung und Archivierung?
Durch die Anonymisierung profitierst du als Studiobetreiber von weiterhin vorhandenen Metadaten aller deiner Mitglieder. Dazu zählen Analyticsdaten, wie z. B. Check-In-Statistiken. Die Datensätze werden dafür vollständig anonymisiert, sodass nicht zurückverfolgbar ist, zu welcher nämlichen Person ein bestimmter Kundendatensatz gehört.
Im Anschluss wird der Kundendatensatz archiviert, sodass du ihn nicht mehr in der Mitgliederliste findest und auch die Suche diesen Datensatz nicht mehr als Ergebnis liefert.
VORSICHT: Die Anonymisierung von Mitgliedern kann nicht rückgängig gemacht werden!