In diesem Artikel erfährst du: Wie du Abläufe in der Mitgliederbetreuung erstellen und konfigurieren kannst
- Erstellen eines Mitgliederversorgungsablaufs
- Erstellen von Meilensteinen für die Mitgliederbetreuung
- Den Zeitplan für die Meilensteine der Mitgliederbetreuung konfigurieren
- Konfigurieren des Meilensteinziels für den Mitgliederversorgungsablauf
- Konfigurierendie Meilensteinnachricht für die Mitgliederbetreuung
Schnellanleitung:
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Konfiguration / Mitgliederbetreuung / Abläufe
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Ablauf der Mitgliederbetreuung erstellen
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Erstellen und Konfigurieren von Meilensteinen
Erstellen eines Mitgliederbetreuungsablaufs
Der Mitgliederbetreuungsablauf ist eine Reihe von Ereignissen, die auch als Meilensteine bezeichnet werden. Dabei kann es sich um Termine mit dem Mitglied, Telefonanrufe oder vordefinierte Nachrichten handeln, die zu einem bestimmten Zeitpunkt gesendet werden.
Klicke unter Einstellungen > Mitgliederbetreuung > Abläufe auf die Schaltfläche „Mitgliederbetreuungsablauf erstellen“.
Tipp: Du kannst auch die Option „Fluss kopieren“ im Drei-Punkte-Menü des Flusses verwenden, um schnell eine Kopie eines beliebigen ausgewählten Flusses der Mitgliederbetreuung zu erstellen.
Mitgliederversorgungssystem > Mitgliederversorgungsstrom erstellen
Danach wird die Detailseite der Bewegung angezeigt, und du kannst mit der Erstellung der Meilensteine fortfahren.
Meilensteine des Mitgliederversorgungsablaufs erstellen
Die Meilensteine sind Etappen des Ablaufs. Um einen Meilenstein zu erstellen, verwende die Schaltfläche „Meilenstein erstellen“ oder verwende die Option zum Kopieren des Meilensteins, um eine Kopie des Meilensteins zu erstellen. Die Option „Kopieren“ ist nützlich, wenn du Meilensteine haben möchtest, die sich in regelmäßigen Abständen einige Male in Ihrem Ablauf wiederholen. Zum Beispiel ein Zufriedenheitsgespräch nach jedem Termin zur Anpassung des Ausbildungsplans.
Gib den Namen des Meilensteins ein und speichere diesen.
Ablauf der Mitgliederbetreuung > Meilenstein erstellen
Ein neuer Meilenstein wird immer am Ende der Liste hinzugefügt, aber du kannst diesen einfach per Drag & Drop an die gewünschte Stelle verschieben. Klicke auf den Namen des Meilensteins, um die detaillierte Konfiguration des Meilensteins aufzurufen.
Konfigurieren den Zeitplan für die Meilensteine der Mitgliederbetreuung
Es gibt zwei Hauptelemente jeder Meilensteinkonfiguration: Was zu tun ist und wann es geschehen soll.
Mitgliederbetreuung > Meilensteinkonfiguration > Meilensteinzeitplan > Zeitplan erstellen
Um den Zeitpunkt festzulegen, verwende das Drei-Punkte-Menü auf dem Element Meilensteinplan und klicke auf „Meilensteinplan erstellen“. Der Zeitplan ist die Zeit zwischen dem aktuellen Meilenstein und dem vorherigen. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten, worauf die Zeitplanung basieren soll: „Zeit“ oder „Ereignis“.
Bei der Option „Zeit“ startet der nächste Meilenstein nach einer definierten Zeit, nachdem der vorherige abgeschlossen wurde. Gib im Dialog den Wert ein und wähle die Zeiteinheit. Du kannst Tage, Wochen oder Monate wählen. 1 Woche bedeutet zum Beispiel, dass dieser Meilenstein eine Woche nach Abschluss des vorherigen Meilensteins stattfinden soll.
Bei der Option „Ereignis“ wird der nächste Meilenstein gestartet, sobald ein bestimmtes Ereignis eintritt. Dies kann z.B. ein Studio-Check-In oder eine abgeschlossene Trainingseinheit sein. Du kannst den ereignisbasierten Zeitplan zudem mit einem alternativen Zeitstempel kombinieren, indem du die Option „Spätestens“ aktivierst. Damit wird der Meilenstein beim Eintritt des Ereignisses, aber nicht später als der angegebene Zeitstempel, automatisiert eingeplant.
Konfiguriere das Meilensteinziel für den Versorgungsablauf der Mitglieder
Das Meilenstein ziel enthält alle Informationen darüber, was hier getan werden muss. Du kannst hier Aktionen und Nachrichten konfigurieren. Es kann eines dieser Elemente oder beide beinhalten, aber es muss mindestens eines davon sein.
Ablauf der Mitgliederbetreuung > Meilensteinkonfiguration
Um eine Aktion zu erstellen, kannst du einen der folgenden Typen auswählen:
- Termin – das Ziel der Aktion wird während eines Termins erreicht
- Anruf – das Meilensteinziel wird während eines Telefonats erfüllt
- Gespräch im Studio – das Ziel der Aktion wird während eines einfachen und zwanglosen Gesprächs in deinem Studio erreicht
Alle Arten von Aktionen haben gemeinsame Elemente
- Name – gib der Aktion einen Namen.
- Leitfaden – Schreibe eine Beschreibung dessen ein, was getan werden muss
- Checkliste – erstellen eine Liste mit einfachen Punkten, die erledigt werden müssen. Die Elemente dieser Liste werden als Kontrollkästchen dargestellt, wenn deine Mitarbeiter*innen mit der Mitgliederbetreuung arbeiten
Zeit bis zum Abschluss der Maßnahme – diese Zeitschätzung hilft dir dabei, zu bestimmen, wie lange du warten musst, bevor du einen Meilenstein als überfällig markiert wird. Du kannst dieses Feld leer lassen, wenn du es nicht verwenden möchtest.
Zuweisungsart – wähle aus, ob du diese Aktion standardmäßig einer Mitarbeiterkompetenz oder einer bestimmten Person zuweisen möchtest.
Empfänger – je nach vorheriger Einstellung kannst du eine Mitarbeiterkompetenz oder einen bestimmten Mitarbeiter auswählen, der standardmäßig diesem Teil des Mitgliederbetreuungsflusses zugewiesen werden soll. Lasse dieses Feld leer, wenn du keine Standardzuweisung verwenden möchtest. Du kannst gezielt Personen auswählen, sobald der Fluss einem Mitglied zugewiesen ist.
Mitgliederbetreuungsablauf > Meilensteinkonfiguration > Meilensteinziel > Aktion erstellen
Zusätzlich, für den Aktionstyp: Termin – Du musst die Terminart „Service“ auswählen.
Meilensteinnachricht für den Mitgliederbetreuungsfluss konfigurieren
Wenn die Aktion von einer vordefinierten Nachricht begleitet werden soll oder das Ziel des Meilensteins darin besteht, nur eine vordefinierte Nachricht zu senden, musst du einen Kommunikationskanal und eine Nachrichtenvorlage auswählen.
Wichtig – um eine Nachrichtenvorlage in der Meilensteinkonfiguration auswählen zu können, vergewissere dich bitte, dass du die Nachrichtenvorlage der Kommunikationszentrale, die du verwenden möchtest, in der Liste für zusätzliche Mitgliederinformationen „Mitgliederbetreuung“ ausgewählt hast.
Lege dann die Tageszeit fest, zu der die Nachricht gesendet werden soll. Standardmäßig ist die Mittagszeit voreingestellt, aber du kannst jede beliebige Uhrzeit wählen.
Ablauf Mitgliederbetreuung > Meilensteinkonfiguration > Meilensteinziel > Nachricht erstellen
Die konfigurierte Nachricht wird automatisch an dem Tag versendet, an dem der Meilenstein erledigt werden soll.