En este artículo aprenderás a solucionar problemas con procesos de pago que no incluyen a todos los socios o contribuciones:
Contenido
- Guía rápida
- Comprobar por qué se excluyeron los socios
- Asignar los socios al grupo del proceso de pago correcto
- Comprobar la modalidad de pago en la cuenta del socio
- Comprobar los bloqueos en el widget "Saldo"
- Comprobar la configuración del proceso de pago
- Contactar con el servicio de atención al cliente
- Artículos relacionados
Guía rápida
- Abre Finanzas / Procesos de pago y selecciona el proceso de pago que quieres comprobar.
- Abre la pestaña "Socios no participantes" y lee el motivo indicado para cada socio que falte.
- Abre la pestaña "tipos de reserva considerados" para ver qué tipos de créditos ha cobrado el proceso de pago.
- Corrige la causa en la cuenta del socio, por ejemplo la modalidad de pago, el mandato SEPA, la dirección o un bloqueo de cobro activo.
- Comprueba la opción que seleccionaste en el campo "Grupo del proceso de pago" al crear el proceso de pago. "Todos los socios" cobra sin ninguna restricción, "Socios sin grupo de proceso de pago" cobra solo a los socios y contratos que no tienen ningún grupo, y un grupo indicado por su nombre cobra solo a ese grupo.
- Comprueba la configuración si faltan contribuciones: el grupo del proceso de pago, los tipos de créditos y el cobro de créditos futuros.
- Inicia un nuevo proceso de pago y contacta con el servicio de atención al cliente si el problema persiste.
Comprobar por qué se excluyeron los socios
El propio proceso de pago documenta por qué se dejó fuera a un socio. Abre Finanzas / Procesos de pago y selecciona el proceso de pago. La vista detallada se divide en las pestañas "Evaluación detallada", "Socios", "Socios no participantes", "Pagos fallidos" y "tipos de reserva considerados".
La pestaña "Socios no participantes" enumera a todos los socios que quedaron excluidos de este proceso de pago, con las columnas "Nº de socio", "Nombre", "Apellido", "Motivo", "Procedencia" e "Importe total original de cuentas a cobrar". La columna "Motivo" es la forma más rápida de encontrar la causa. La columna "Procedencia" muestra si el motivo lo generó el propio software o el servicio de factoring que compra los créditos. Puedes exportar la lista desde la pestaña si quieres revisarla fuera del software.
Estos son los motivos que puede mostrar el software y qué debes comprobar en cada caso:
| Motivo | Qué debes comprobar |
|---|---|
| Cuenta bancaria inválida | Los datos bancarios faltan o no se pueden usar para el cobro: no hay titular de la cuenta, no hay ninguna cuenta guardada, un IBAN o BIC no válido, un IBAN que no coincide con el BIC, o una cuenta que no admite el adeudo directo SEPA. Corrige los datos bancarios en la modalidad de pago del socio. |
| Mandato inválido de la SEPA | No existe ningún mandato SEPA, el mandato todavía está pendiente, o falta la confirmación del banco. Ten en cuenta que un mandato actualizado solo cubre los créditos a partir de la fecha de la actualización. |
| No hay medios de pago disponibles | No hay ningún medio de pago utilizable guardado para el socio. Añade un medio de pago en la cuenta del socio. |
| Tarjeta de crédito caducada | La tarjeta de crédito guardada ha superado su fecha de caducidad. Pide al socio los datos actuales de la tarjeta. |
| Bloqueo de débito directo | El bloqueo "Bloqueo de domiciliación bancaria (manual)" está activo para el socio. Este es el bloqueo de cobro manual en el widget "Saldo" del socio, no el bloqueo de gestión de recobros. Consulta la sección sobre los bloqueos en el widget "Saldo". |
| Dirección inválida | La dirección del socio no es válida para el cobro. Completa o corrige los datos de la dirección. |
| Datos de socios inválidos | Los datos del socio están incompletos o no son válidos para un proceso de pago, y la cuenta del socio no está archivada. Comprueba los datos maestros del socio. |
| Socio archivado | La cuenta del socio está archivada. Las cuentas de socios archivadas no se cobran. |
| Las cuentas por cobrar abiertas ya liquidadas | El importe pendiente ya se había liquidado entre la preparación y la ejecución del proceso de pago, por ejemplo mediante un pago en efectivo o un asiento manual. En ese caso no es necesario hacer nada. Un socio también recibe este motivo cuando la selección en el campo "Grupo del proceso de pago" lo mantuvo fuera del proceso de pago, así que por sí solo no demuestra que el socio haya pagado. Si el proceso de pago utilizó un grupo del proceso de pago, comprueba también el grupo del socio en cuestión. Consulta la sección sobre los grupos del proceso de pago. |
| Error en el procesamiento | Se produjo un error técnico al procesar el crédito. Contacta con el servicio de atención al cliente indicando el proceso de pago y el número de socio. |
| Desconocido | No se pudo determinar ningún motivo concreto. Contacta con el servicio de atención al cliente indicando el proceso de pago y el número de socio. |
Un socio que no aparece en absoluto en la pestaña "Socios no participantes" o bien no fue seleccionado para este proceso de pago, o bien no tenía ningún crédito que coincidiera con la configuración del proceso de pago. Ambos casos se explican en las siguientes secciones.
Asignar los socios al grupo del proceso de pago correcto
Los grupos del proceso de pago te permiten dividir a tus socios en grupos de cobro independientes. Los administras en Ajustes / Finanzas / Grupos de procesos de pagos. Un grupo solo decide qué socios y créditos recoge un proceso de pago, así que una asignación incorrecta deja fuera a un socio del proceso de pago aunque los datos de pago de ese socio estén completos y sean válidos.
Qué socios y créditos alcanza un proceso de pago se decide al crear el proceso de pago, en el campo "Grupo del proceso de pago". Ese campo siempre tiene un valor, y ofrece tres tipos de opción:
| Opción | Qué cobra el proceso de pago |
|---|---|
| Todos los socios | Todo lo que el proceso de pago puede cobrar, sin ninguna restricción por grupo del proceso de pago. Esta es la opción predeterminada. |
| Socios sin grupo de proceso de pago | Solo los socios y contratos que no tienen ningún grupo del proceso de pago. Todo socio asignado a un grupo queda fuera del proceso de pago. |
| Un grupo del proceso de pago indicado por su nombre | Solo los socios y contratos asignados a ese grupo. |
Qué grupo cuenta se decide en el contrato: si el contrato o su contrato principal tiene un grupo del proceso de pago, ese grupo decide y el grupo del socio se ignora. El grupo del socio solo cuenta cuando ni el contrato ni su contrato principal tienen uno.
Importante: dos selecciones en este campo dejan a socios sin cobrar. Primero, "Socios sin grupo de proceso de pago" aparece en la misma lista justo al lado de "Todos los socios" y puede leerse como "todos los demás", aunque en realidad cobra lo contrario: solo a los socios y contratos que no tienen ningún grupo. Si la seleccionas cuando querías decir "Todos los socios", todo socio asignado a un grupo queda fuera del proceso de pago. Segundo, un proceso de pago para un solo grupo cobra únicamente a ese grupo. Si tus socios están repartidos en varios grupos del proceso de pago, cada grupo necesita su propio proceso de pago, o los socios de un grupo olvidado no se cobrarán en ese periodo. Por eso, comprueba la opción seleccionada y tu lista de grupos antes de iniciar un proceso de pago.
Puedes comprobarlo en el propio proceso de pago. Un socio al que la selección de grupo mantiene fuera de un proceso de pago aparece en la pestaña "Socios no participantes" con el motivo "Las cuentas por cobrar abiertas ya liquidadas", porque la selección elimina los créditos del proceso de pago y el importe pendiente restante es cero. Ese motivo no describe lo que ocurrió, porque no se liquidó nada. Por eso, no lo tomes al pie de la letra siempre que un proceso de pago haya utilizado un grupo del proceso de pago: compara el grupo del proceso de pago de los socios afectados con la opción que se seleccionó para el proceso de pago antes de concluir que los créditos ya se habían pagado.
Comprueba los siguientes tres puntos:
- Selección en el proceso de pago. Un socio asignado a un grupo distinto de aquel para el que se inició el proceso de pago queda pendiente hasta que inicies un proceso de pago para ese grupo.
- El socio y el contrato pueden diferir. Un grupo del proceso de pago se puede configurar tanto en el socio como en el contrato. Si los dos difieren, gana el contrato. El software lo señala con el mensaje "El grupo de ejecución de pago del miembro y los de los contratos se configuran de manera diferente. La configuración sobre el contrato tiene prioridad." El campo del contrato se llama "Grupo de ejecución de pago del contrato". En el socio, el grupo es el campo "Grupo del proceso de pago" en el widget "Saldo" de la pestaña Gestión / Vista general, y lo cambias con la acción "Editar el grupo del proceso de pago" en el menú "…" de ese widget. Para editarlo necesitas el permiso Ajustes / Personal / Permisos / Grupo del proceso de pagos.
- Autorización por centro. El grupo del proceso de pago debe estar autorizado para el centro del socio. Esto se controla en el propio grupo mediante la acción "Editar los permisos", que abre el panel "Ubicaciones con autorización" y define cada centro como "Escritura", "Lectura" o "No hay liberación". Si el centro del socio no está autorizado, el software muestra el mensaje "El cliente utiliza el grupo de ejecución de pago ..., pero no está en la lista blanca del gimnasio del cliente. Compruebe la lista blanca del grupo de ejecución de pago para evitar problemas con las ejecuciones de pago."
El formulario de un grupo del proceso de pago contiene los campos "Nombre", "Descripción" y "Cuenta de recaudación", la casilla "Fijar el grupo de ejecución del pago al concluir el contrato, también a nivel de los miembros" y la acción "Editar los permisos". Para editar los propios grupos del proceso de pago necesitas el permiso Ajustes / Personal / Permisos / Grupos del proceso de pago.
Comprobar la modalidad de pago en la cuenta del socio
Abre el socio en Socios y ve a la pestaña Gestión / Vista general. Los datos de pago del socio se encuentran en esa pestaña, en el widget "Saldo": los campos "Modalidad de pago" y "Grupo del proceso de pago", los cuatro bloqueos descritos en la siguiente sección, el saldo de consumo y los créditos pendientes. Usa la acción "Modificar la modalidad de pago" en el menú "…" del widget para corregir la modalidad de pago.
La pestaña Finanzas / Cuenta de la cuenta del socio es la lista de asientos del socio, con las columnas "Fecha de vencimiento", "Tipo", "Descripción", "Importe", "IVA", "Fecha de pago", "Frecuencia de pagos" y "Pendiente". No contiene la modalidad de pago, así que no la busques ahí. El widget "Saldo" y la pestaña "Cuenta" son dos lugares distintos, y solo el widget contiene los datos de pago.
Comprueba que hay guardado un medio de pago adecuado para el cobro, que los datos bancarios están completos y son válidos, y que el mandato SEPA está confirmado. Los socios que no superen alguna de estas comprobaciones aparecen en la pestaña "Socios no participantes" con el motivo "Cuenta bancaria inválida", "Mandato inválido de la SEPA", "No hay medios de pago disponibles" o "Tarjeta de crédito caducada".
La tarjeta "Saldo" contiene la modalidad de pago y el grupo del proceso de pago, no la pestaña "Cuenta".
Comprobar los bloqueos en el widget "Saldo"
El software no tiene ninguna pantalla independiente para los bloqueos de pago. Los bloqueos que retienen a un socio concreto se encuentran en el widget "Saldo" de la pestaña Gestión / Vista general del socio. El widget tiene cuatro bloqueos distintos, y solo uno de ellos excluye al socio de un proceso de pago.
| Bloqueo | A qué afecta | ¿Excluye al socio de un proceso de pago? |
|---|---|---|
| Bloqueo de domiciliación bancaria (manual) | El cobro de los créditos de este socio. | Sí. Mientras el bloqueo esté activo, el socio queda excluido de todos los procesos de pago y aparece en la pestaña "Socios no participantes" con el motivo "Bloqueo de débito directo". Al desactivar el bloqueo, el socio vuelve a estar disponible para el siguiente proceso de pago. |
| Bloqueo de gestión de recobros | La entrega de los créditos pendientes de este socio al proceso de gestión de recobros. | No. Este bloqueo no excluye al socio de un proceso de pago. |
| Parar la facturación | La facturación de este socio. | No. Este bloqueo no excluye al socio de un proceso de pago. |
| Bloqueo de reclamación | La reclamación de este socio. | No. Este bloqueo no excluye al socio de un proceso de pago. |
Los cuatro bloqueos de un socio. Solo "Bloqueo de domiciliación bancaria (manual)" mantiene a un socio fuera de un proceso de pago.
Si un socio falta en un proceso de pago, el bloqueo relevante es entonces "Bloqueo de domiciliación bancaria (manual)", no el bloqueo de gestión de recobros. Los dos son fáciles de confundir porque el motivo de exclusión en el proceso de pago se llama "Bloqueo de débito directo".
Manejas los cuatro bloqueos desde el menú "…" del widget "Saldo". Cada elemento recibe el nombre de la acción que realiza, así que empieza con "Activar" mientras el bloqueo está inactivo y con "Desactivar" una vez que está activo, por ejemplo "Activar Bloqueo de domiciliación bancaria (manual)" y "Activar la cancelación de la gestión de recobro". El mismo menú también contiene las acciones "Modificar la modalidad de pago", "Editar el grupo del proceso de pago", "Modificar el nivel de reclamación" y "Traspasar a la gestión de recobro". Cada uno de los otros tres bloqueos actúa sobre un único proceso y nunca sobre el cobro en sí. El "Parar la facturación " suprime solo la creación de facturas y recibos mientras el importe se sigue cobrando. El "Bloqueo de reclamación" suprime solo la escalada de reclamaciones y las cartas de recordatorio. El "Bloqueo de gestión de recobros" impide solo la entrega de los créditos pendientes a la empresa de gestión de recobros. Cuando activas el "Parar la facturación ", la opción "Crear facturas con carácter retroactivo después del final de la congelación de facturas" decide si los créditos de ese periodo se facturan una vez finalizado el bloqueo. Si dejas esa opción sin marcar, esos créditos quedan sin facturar de forma permanente.
Si un socio debe permanecer excluido del cobro, deja activo el "Bloqueo de domiciliación bancaria (manual)" y espera que el socio aparezca en la pestaña "Socios no participantes" en cada proceso de pago siguiente.
Comprobar la configuración del proceso de pago
Si se cobra a los socios pero faltan contribuciones o cuotas concretas, la causa suele estar en la configuración de los tipos de créditos o de los vencimientos. No existe ninguna pantalla de configuración independiente debajo de los procesos de pago. Los ajustes se encuentran en dos lugares:
- El proceso de pago. Abre Ajustes / Finanzas / Procesos de pago y selecciona el proceso de pago. Su página de detalle contiene el ajuste "tipos de reservas", que define qué créditos cobra este proceso de pago, y el ajuste "máximo de días en el futuro para los créditos", que define si se cobran los créditos con una fecha de vencimiento futura. Los créditos se pueden cobrar hasta 30 días antes de su vencimiento. Una contribución que vence más tarde de lo que permite la configuración queda pendiente y se cobra en un proceso de pago posterior.
- El grupo del proceso de pago. Un grupo del proceso de pago puede restringir los tipos de créditos por sí mismo, mediante la acción "Editar tipos de cuentas por cobrar" en Ajustes / Finanzas / Grupos de procesos de pagos. Si un grupo tiene su propio ajuste, el software lo señala con el mensaje "Para este grupo de ejecución de pagos se ha configurado un ajuste específico para los asientos de reserva. Comprueba el grupo de ejecución de pagos para verificar las entradas de reserva que se van a cobrar."
Para ver qué utilizó realmente un proceso de pago, abre el proceso de pago en Finanzas / Procesos de pago y comprueba la pestaña "tipos de reserva considerados". Compara esa lista con los créditos que esperabas. Si falta un tipo, ajusta el proceso de pago o el grupo del proceso de pago e inicia un nuevo proceso de pago.
Contactar con el servicio de atención al cliente
Si el problema persiste después de estas comprobaciones, contacta con el servicio de atención al cliente. Incluye el proceso de pago, la fecha de cobro y el número de socio, e indica el motivo mostrado en la pestaña "Socios no participantes". Con estos datos, el servicio de atención al cliente puede rastrear el proceso de pago y ayudarte más rápido.
Artículos relacionados
- Configuración de los grupos de proceso de pago
- Configuración del cobro de créditos futuros
- Mandatos SEPA no válidos durante la ejecución del pago
Aviso: Este artículo se ha creado con ayuda de inteligencia artificial y traducido automáticamente sin revisión editorial. Disculpa los posibles errores.