Créer et utiliser les bons d'entreprise et bons d'adhésion

Dans cet article, vous verrez : quels types de bons existent et comment les configurer.

Guide rapide :

1. Paramètres > Bons d'achat.

2. Cliquez ensuite sur Bons d'adhésion ou Bons d'entreprise.

3. Créez de nouvelles configurations de bons en cliquant sur Créer des bons d'adhésion ou d'entreprise dans l'en-tête.

4. Choisissez un nom pour votre configuration de bons.

5. Choisissez le type de bon entre montant crédité, bon de réduction ou bon sur un tarif.

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Tutoriel vidéo

00:40s : Bon d'entreprise, crédit

06:33mn : Bon d'adhésion, remise

09:50mn : Bon d'adhésion, tarif

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Quels types de bons sont pris en charge ?

Avec la nouvelle version de la gestion des bons, nous vous donnons la possibilité de choisir entre trois types de bons différents.

• Le bon de remise
  Ce bon permet - sur la base de sa configuration - de réduire les cotisations dues pour un contrat en pourcentage ou d'un montant déterminé. Par exemple, vous pouvez décider que ce bon applique une réduction de 20% sur certains contrats et que vos membres ne paieront plus que 32€ au lieu de 40€ de cotisation mensuelle. Ou que le bon réduise les cotisations mensuelles d'un montant fixe de 5€.

• Le montant crédité
  Ce bon offre à vos membres la possibilité de créditer leur compte. Lorsqu'un tel bon est utilisé, un montant défini est crédité sur le compte du membre en fonction de sa configuration. Ce montant peut être utilisé par le membre pour des achats à la salle de sport, des shakes, des barres protéinées ou sa cotisation.

• Le bon tarifaire
  Comme précédemment, nous vous offrons la possibilité de lier un tarif et une durée à un bon et de le distribuer à vos membres sous forme de "contrat prépayé". Lors de l'utilisation d'un tel code de bon, le contrat lié et sa durée choisie sont attribués au membre. Le membre reçoit alors, au prix du bon, la durée choisie pour le contrat.

 

Quelle est la différence entre les bons d'entreprise et les bons d'adhésion ?

Pour représenter les modèles de coopération entre votre studio et une entreprise, nous distinguons le type de bons en bons d'entreprise et bons d'adhésion.

Bons d'entreprise

Pour les bons d'entreprise, vous disposez d'une affectation d'entreprise lors de la configuration des bons.

Grâce à cette sélection, vous pouvez déterminer quelle entreprise doit être associée à ces bons. Cela vous aidera plus tard à établir une évaluation des contrats de l'entreprise concernée via l'aperçu des entreprises dans Magicline (Membres > Aperçu des entreprises).

Grâce à l'exportation des contrats via l'aperçu des entreprises, vous pouvez également représenter des modèles de coopération dans lesquels l'entreprise prend en charge une partie des frais de contrat du membre.

Veuillez noter que nous ne proposons pas encore de soutien pour les décomptes d'entreprise dans Magicline.

Bons d'adhésion

Ils ne représentent que le bon en question et ne peuvent pas être associés à une société (entreprise). Ils peuvent par exemple être utilisés pour votre prochaine action Summer body.

Vous gardez ainsi à tout moment une vue d'ensemble du nombre de bons disponibles et utilisés, et vous pouvez également les suivre par le biais de campagnes dans votre espace Statistiques.

La fonctionnalité des bons d'achat n'est pas limitée en fonction de leur type (bon d'achat entreprise ou bon d'adhésion), elle est simplement étendue à la sélection d'une entreprise et à la fonction d'exportation disponible via celle-ci.

 

Que sont les codes promotionnels statiques et dynamiques ?

Lors de la création de configurations de bons, vous pouvze choisir le type de codes de bons d'achat que vous souhaitez créer :

• Les codes promotionnels statiques peuvent être utilisés par exemple pour soutenir des actions spéciales et être imprimés de manière accessible à tous sur des flyers, des panneaux d'affichage, des posts de médias sociaux ou des magazines.
  Dans le cas des codes promotionnels statiques, vous attribuez un seul code - par exemple "Summerbody2023" - et fixez un quota d'utilisation pour ce code.
  Vous pouvez par exemple créer un quota de 500 bons pour votre action "Summerbody2023", les 500 premiers membres bénéficiant d'une réduction de 5 € sur leur cotisation mensuelle lors de leur nouvelle inscription.
  Si votre action Summerbody2023 rencontre un franc succès et que le contingent de 500 bons a été utilisé, vous pouvez à tout moment augmenter le contingent.

• Les codes promotionnels dynamiques sont créés par paquets d'un certain nombre de codes. Ils ne sont valables qu'une seule fois et expirent lorsqu'ils sont utilisés.
  Ils sont générés sous une forme similaire à "CRV56-XXXX-XXXX". Ils sont individuels et permettent donc de donner un code à une personne.

Moment d'application des bons

Pour l'utilisation du bon, vous avez le choix entre les possibilités suivantes :

• Individuel : si vous choisissez Individuel, il vous sera demandé à quel moment vous souhaitez utiliser le bon d'achat, par exemple dans Magicline via votre compte de membre. La date par défaut affichée sera toujours celle du jour de l'encaissement. Vous gardez ainsi le contrôle total sur le moment de l'encaissement.

• Début du contrat : si vous choisissez par contre le début du contrat comme date, le jour du début du contrat de votre membre sera affiché par défaut.

L'exemple suivant illustre l'application :
Votre membre Max se rend à votre studio le 30.06.2023 et souhaite utiliser un bon. Le bon réduit sa cotisation mensuelle de 25€ à 20€.
Max a déjà conclu un contrat le 01.01.2023.
Avec cette configuration, le contrat de Max bénéficie maintenant d'une réduction rétroactive.
En raison de la réduction, Max reçoit un crédit de 30€ (6 mois x 5€ de réduction) dans son compte de membre.

• Durée actuelle du contrat : si le contrat d'un membre est déjà en cours depuis un certain temps et qu'il se trouve dans une période de renouvellement, vous pouvez indiquer ici que la durée actuelle du contrat est remise jusqu'au début de son contrat.

L'exemple suivant illustre l'application :
Votre membre Max se rend à votre studio le 30.06.2023 et souhaite utiliser un bon.
Le bon réduit sa cotisation mensuelle de 25€ à 20€.
Max a déjà conclu un contrat le 01.06.2021.
Max se trouve depuis le 01.06.2021 dans sa troisième période de contrat
Avec cette configuration, le contrat de Max bénéficie maintenant d'une remise rétroactive.
En raison de la remise, Max reçoit un crédit de 5€ (1 mois x 5€ de remise) dans son compte de membre pour le mois de juin.

Création du bon

Étape 1 - Création d'un bon - description

Pour créer des bons d'achat, allez dans Magicline sur Paramètres > Bons d'achat. Sous Bons d'entreprise, vous trouverez à droite dans l'en-tête la possibilité de créer des bons d'entreprise. La boîte de dialogue suivante s'affiche.

Saisissez vos informations pour le bon dans les champs suivants :

• Nom : nom de la configuration de votre bon d'achat.
• Campagne : lien d'une campagne pour l'évaluation
• ID externe : cette ID est mentionnée dans les exportations et peut être utilisée dans les téléchargements Excel ultérieurs pour l'évaluation.
• Affectation à l'entreprise : choisissez ici l'entreprise que vous avez créée précédemment et associez ces bons à l'entreprise.
• Type : vous pouvez choisir ici entre les types de bons suivants : crédit, remise et tarif.
• Description interne : cette description vous aide à enregistrer les informations relatives aux bons. Elle n'est pas affichée à l'extérieur.
• Description externe : description pour la représentation externe du bon (par ex. MySports).
• Autre description : description qui peut être utilisée en plus.

 

Étape 2 - Création du bon - montant du bon

La deuxième étape s'affiche différemment en fonction du type que vous avez choisi.

Indiquez ici vos informations sur

• Montant

• Type de code de bon

  • Statique ou

  • individuel

• Préfixe pour les bons - vous pouvez donner ici le préfixe de votre choix pour les bons, cela peut vous aider à reconnaître les bons grâce à leur code. Si vous donnez ici par exemple FF (pour Family & Friends), celui-ci sera placé avant le code du bon créé.

• Période d'effet - combien de temps le bon doit-il être appliqué ?

  • initial - uniquement sur la durée initiale du contrat ou

  • illimité - sur toute la durée de vie du contrat, donc également sur le renouvellement du contrat.

En plus de ces indications, vous pouvez encore choisir si les frais d'inscription de votre tarif doit être entièrement remisé lors de l'utilisation du bon.

 

Étape 3 - Création du bon - Validations

Dans l'aperçu qui apparaît, la structure de base de votre bon est maintenant créée. Dans les conditions de validation des bons à créer, vous pouvez encore définir la période pendant laquelle les bons peuvent être attribués ou utilisés.

Ainsi que les outils par lesquels les bons peuvent être utilisés (outil d'aide à la vente, MySports, etc.).

Vous pouvez modifier les données via le menu à trois points.

La période d'attribution indique la période pendant laquelle vos bons sont attribués.

La période d'utilisation vous permet de contrôler la période pendant laquelle vos bons peuvent être utilisés - si aucune période n'est indiquée, cela ne sera pas limité.

 

La validation des bons se réfère aux outils dans lesquels les bons peuvent être utilisés :

• Outil d'aide à la vente - se réfère à l'outil de vente avec lequel vous accompagnez vos membres dans le studio et où vous pouvez par exemple conclure un contrat via une tablette.

• Gestion des membres - initialement toujours validé, ce paramètre se réfère à l'aperçu des membres dans Magicline.

• Vente en caisse -

• MySports - encaissement d'un bon via le self-service dans MySports.

• Connect API - l'encaissement des codes de bons via les sites Web Magicline connectés via ConnectAPI.

 

Étape 4 - Création du bon - Remarque sur le contrat

Vous pouvez de plus ajouter une remarque contractuelle pour les bons, dans laquelle vous décrivez les conditions générales de votre bon et par exemple dans quel modèle de coopération le membre se trouve avec l'utilisation d'un tel bon d'achat.
Cette remarque contractuelle est automatiquement prise en compte lors de la création du contrat en cas d'utilisation d'un tel bon d'entreprise.

 

Validation tarifaire des codes de bons d'achat

Nous avons introduit un nouveau niveau d'autorisation tarifaire pour les codes promotionnels. Dans certaines cas, vous ne souhaitez peut-être pas qu'un code de bon soit appliqué à tous tes tarifs.

Vous pouvez donc définir dans cette validation tarifaire les tarifs auxquels les bons peuvent être appliqués.
Vous avez la possibilité de sélectionner des tarifs spécifiques, y compris leur durée et leur mode de paiement, afin de vous assurer que vos bons d'achat ne peuvent être utilisés que sur ces tarifs.

Pour utiliser la validation des tarifs, aller dans votre configuration de bons sous Paramètres Bons d'achat et sélectionnez votre bon.

Dans la boîte de dialogue suivante, vous pouvez définir vos tarifs, les durées correspondantes ainsi que les modes de paiement auxquels le bon peut être appliqué.
Une fois que vous avez sélectionné votre tarif et les durées ou modes de paiement correspondants, cliquez sur +Ajouter pour ajouter le tarif à la validation.

Exemples de partages de tarifs

Vous pouvez activer autant de tarifs que voulu pour ce partage.

• Si vous avez des tarifs avec plusieurs durées qui doivent tous être validés, sélectionnez uniquement le tarif et ajoutez-le. 

• Si vous ne voulez autoriser que certaines durées et certains modes de paiement pour un tarif, définissez ceux-ci et cliquez sur ajouter. 

• Si vous ne voulez valider qu'une seule durée avec différents modes de paiement, sélectionnez uniquement le tarif et la durée correspondante.
  
  

Aperçu des bons - Configuration

L'aperçu des bons vous présente maintenant de manière claire les informations de votre configuration.
Allez dans Finances > Bons d'achat.

Cliquez ensuite sur Bons d'adhésion ou Bons d'entreprise puis sur votre bon.

En cliquant sur "Générer des bons" dans l'en-tête, vous accèdez directement à la création de vos codes de bons.

Bons d'achat - vue financière

Dans l'aperçu de votre bon, vous trouverez des informations sur les codes de bon eux-mêmes, sur le nombre de bons créés ainsi que sur le nombre de bons utilisés. Vous y trouverez aussi des informations sur la date d'utilisation et le membre concerné.

 

Dans Magicline, les codes promotionnels sont toujours créés par le biais de "paquets". Ces paquets peuvent contenir un nombre quelconque de bons, mais ils vous aident à savoir quand les codes ont été créés et à les révoquer.

 

Création de codes promotionnels

Pour créer des codes promotionnels, allez dans la vue financière d'un bon d'achat et cliquez sur "Générer des bons d'achat" dans l'en-tête.

Dans la pop-up ci-dessus, les informations de la configuration des bons sont à nouveau présentées. Vous avez maintenant la possibilité d'indiquer une autre désignation et de définir le nombre de bons qui y sont liés. Vos codes promotionnels sont ensuite créés et vous pouvez les consulter dans l'aperçu.

Exporter les codes de bon

Afin de mettre à disposition le plus rapidement possible tous les codes promotionnels, il existe la possibilité d'exporter les codes promotionnels. Pour cela, un document Excel est créé sur la base de votre configuration. Dans ce document, le type de bon, l'attribution à l'entreprise, votre désignation externe ainsi que tous les bons créés et utilisés sont listés.

Pour les bons déjà utilisés, il est également indiqué quel membre a utilisé ce bon et à quel moment.

Révoquer des codes de bon

Pour révoquer des codes de bons d'achat, vous pouvez également utiliser la fonction "Révoquer les bons d'achat" dans l'en-tête.

Les bons d'achat qui ont été révoqués sont affichés dans l'aperçu comme "décomptabilisés". Ils ne peuvent plus être utilisés par les membres.

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Conclusion du contrat avec un code de bon

Saisie de bons - Aperçu des membres

La conclusion d'un nouveau contrat à l'aide d'un bon d'entreprise est possible dans Magicline par la création d'un nouveau membre.

Pour cela, il faut indiquer les informations du membre via Membres > Créer un nouveau membre.

Lors de la sélection des données du contrat, l'option "Bon" peut être sélectionnée via le menu déroulant Type. Le code du bon est saisi dans le champ marqué avec le code. Le bon est automatiquement validé - les codes non valables, expirés ou déjà utilisés sont refusés. Pour les bons valables, d'autres informations sur le bon sont affichées (affichage d'autres informations sur le bon prévu).

Si, dans la configuration du bon, la validation du bon n'est définie que pour certains tarifs, ceux-ci sont affichés dans la liste déroulante Tarif. Si tous les tarifs sont validés pour ce bon, l'utilisateur peut sélectionner librement le tarif souhaité parmi tous les tarifs actifs. Une sélection différente des tarifs n'est pas possible - en raison de l'exigence stricte de la configuration du bon.

Après la sélection du tarif, de la durée et du mode de paiement, le contrat et l'entreprise définis dans la configuration du bon sont attribués au nouveau membre à la fin de ce processus. La remise enregistrée est automatiquement appliquée au nouveau contrat.

 

Saisie du bon - outil d'aide à la vente

Pour saisir un code de bon via l'outil d'aide à la vente, suivez avec votre membre le processus de sélection du tarif. Dans la conclusion du contrat, vous trouveras le menu suivant à trois points et vous pourrez y saisir le code de bon du membre.
Les réductions vous seront alors présentées dans le récapitulatif.

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Utilisation d'un code de bon d'achat pour des contrats existants

Il est également possible de saisir des codes de bon d'achat pour des contrats déjà existants.
Si le contrat existe depuis un certain temps et que le membre a déjà réglé les créances du contrat, un avoir est créé sur le compte du membre en fonction de la date d'application du bon, car les montants déjà réglés sont remisés par le bon, cette remise est ensuite inscrite sous forme d'avoir sur le compte du membre et prise en compte pour les prochaines créances.

Il est maintenant possible d'encaisser un bon d'achat via le menu contextuel du contrat.

 

Dans la boîte de dialogue "Utiliser un bon", on peut maintenant saisir le code du bon ainsi que la date d'application du bon.
Pour la date de début du bon, le début de l'utilisation ou la date de début du contrat est validée, ainsi une utilisation anticipée sans données contractuelles n'est pas possible.
De plus, le type de bon est indiqué dans la boîte de dialogue.

Avec l'encaissement à la date d'aujourd'hui, la cotisation déjà compensée pour le mois de février est calculée au prorata et créditée sur le compte du membre.
De plus, nous attribuons au contrat un indicateur "B2B", indiquant que ce contrat se trouve dans un contexte B2B.

Le bon peut ensuite être édité via le menu contextuel du contrat en cliquant sur Modifier le bon.

Nous offrons ici la possibilité de retirer le bon à la fin de la période de prestation ou d'annuler l'utilisation - par exemple en cas d'erreur de saisie pour un mauvais membre - le code du bon est alors réactivé et peut être utilisé auprès d'un autre membre.