In dit artikel leer je: Welke soorten tegoedbonnen er zijn, hoe je ze configureert en hoe je er samenwerkingsmodellen mee in kaart kunt brengen.
Snelgids:
-
Instellingen > tegoedbonnen om tegoedbonnen te aan te maken.
-
Klik vervolgens op leden tegoedbon of Bedrijf tegoedbon.
-
Maak nieuwe tegoedbonnen configuraties aan via Leden- of Bedrijfstegoedbon aanmaken in het submenu.
-
Kies een naam voor je tegoedbon configuratie.
-
Selecteer het type tegoedbon dat je wilt gebruiken uit Waardebon-, Korting- of Tariefbonnen.
Welke soorten tegoedbonnen worden ondersteund?
Met de release van het nieuwe tegoedbonnenbeheer bieden wij je de mogelijkheid te kiezen uit drie verschillende soorten tegoedbonnen.
-
Dekortingsbon
Met deze tegoedbon worden - afhankelijk van de configuratie - de verschuldigde premies van een contract verminderd met een percentage of met een vast bedrag. Je kunt bijvoorbeeld aangeven dat deze tegoedbon een korting van 20% toepast op geselecteerde contracten, zodat je leden slechts 32€ in plaats van 40€ maandelijks. premie hoeven te betalen. Of dat de tegoedbon de maandelijkse premies met een vast bedrag van 5€ vermindert. -
De Waardebon
Deze bon biedt je leden de mogelijkheid om hun ledenrekening aan te vullen. Wanneer een dergelijke bon wordt ingewisseld, wordt een vast bedrag - gebaseerd op de configuratie ervan - als tegoed op de rekening van het lid geschreven. Dit bedrag kan het lid gebruiken voor bijvoorbeeld aankopen in de studio, shakes, proteïnerepen of zijn lidmaatschapsgeld. -
De tariefbon
Zoals reeds vermeld, bieden wij je de mogelijkheid om een tarief en een termijn te koppelen met een voucher en deze te verspreiden onder je leden als een zogenaamd "pre-paid contract". Wanneer een dergelijke tegoedbon wordt ingewisseld, worden het gekoppelde contract en de gekozen looptijd aan het lid toegewezen. Het lid ontvangt nu de geselecteerde contractduur voor de prijs van de tegoedbon.
Wat is het verschil tussen bedrijfs- en ledentegoedbonnen?
Om samenwerkingsmodellen tussen je studio en een bedrijf in kaart te brengen, maken we een onderscheid tussen bedrijfstegoedbonnen en ledentegoedbonnen.
Bedrijfstegoedbonnen
Voor bedrijfstegoedbonnen heb je bij de configuratie van de tegoedbonnen de beschikking over een bedrijfstoewijzing. Hiermee kun je kiezen welk bedrijf aan deze tegoedbonnen gekoppeld moet worden. Dit helpt je later bij het maken van een evaluatie van de contracten van het betreffende bedrijf via het bedrijfsoverzicht in Magicline.(Leden > Bedrijfsoverzicht) .
Met behulp van de contractexport via het bedrijfsoverzicht kun je ook samenwerkingsmodellen in kaart brengen waarbij het bedrijf een deel van de contractkosten van het lid overneemt. Let op: wij bieden momenteel geen ondersteuning voor bedrijfsfacturen in Magicline. Dit proces moet door jou als studio worden overgenomen.
Lidmaatschap tegoedbonnen
Ze vertegenwoordigen alleen de betreffende tegoedbon en kunnen niet aan een bedrijf worden gekoppeld. Ze kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt voor je volgende Beachbody-promotie . Zo kun je op elk moment het aantal beschikbare en ingewisselde tegoedbonnen bijhouden en ook via campagnes in je analytics-gedeelte volgen.
De functionaliteit van de tegoedbonnen is niet beperkt op basis van hun type (bedrijfs- of ledentegoedbon), maar alleen uitgebreid door de selectie van een bedrijf en de beschikbare exportfunctie.
Wat zijn statische en dynamische tegoedbonnen?
Bij het aanmaken van tegoedbon configuraties kun je het type tegoedbon codes selecteren, waarbij we onderscheid maken tussen:
-
Statischetegoedboncodes kun je bijvoorbeeld gebruiken ter ondersteuning van speciale promoties en om deze tegoedboncodes af te drukken op flyers, billboards, social media posts of magazines voor algemene toegang.
Bij statische tegoedboncodes wijs je precies één code toe - bijvoorbeeld "Beachbody2023" - en stel je een inwisselquotum voor deze code in.
Je kunt bijvoorbeeld een quotum van 500 tegoedbonnen aanmaken voor je promotie "Beachbody2023", waarbij de eerste 500 leden €5 korting krijgen op hun maandelijkse abonnementskosten wanneer zij zich aanmelden.
Als je Beachbody2023 promotie een compleet succes is en het quotum van 500 tegoedbonnen is verzilverd, kun je het quotum op elk moment verhogen. -
Dynamische tegoedboncodes worden aangemaakt in pakketten van een bepaald aantal codes. Ze zijn slechts één keer geldig en vervallen wanneer ze worden ingewisseld.
Ze worden gegenereerd in een vorm die lijkt op "CRV56-XXXX-XXXX". Dynamische tegoedboncodes worden aangemaakt in pakketten met een aantal geldige codes - je kunt zoveel pakketten aanmaken als je wilt.
Wanneer gebruik je tegoedbonnen?
Bij het aanmaken en inwisselen van tegoedbonnen bieden wij je de mogelijkheid om aan te geven wanneer tegoedbonnen moeten worden ingewisseld.
Hierbij willen wij het mogelijk maken dat reeds afgesloten contracten met terugwerkende kracht kunnen worden afgeprijsd.
De volgende opties zijn beschikbaar voor de toepassing van de tegoedbon:
-
Individueel, als je individueel selecteert, wordt er op het inwisselpunt van de tegoedboncodes - bijv. in de Magicline via de ledenaccount - gevraagd op welk tijdstip de tegoedbon moet worden ingewisseld. De huidige datum van inwisseling wordt altijd als standaarddatum weergegeven. Dit geeft je volledige controle over het tijdstip van inwisseling.
-
Als je als datum het begin van hetcontract selecteert, wordt de begindatum van het contract van het lid weergegeven.
Het volgende voorbeeld illustreert de toepassing:
- Je lid Max komt op 30.06.2021 naar je studio en wilt een tegoedbon inwisselen
- De voucher verlaagt het maandbedrag van 25 EUR naar 20 EUR.
- Max heeft al een contract afgesloten op 01.01.2021.
- Met deze configuratie krijgt het contract van Max nu korting met terugwerkende kracht.
- Max ontvangt een tegoed van 30 EUR (6 maanden x 5 EUR korting) op zijn ledenrekening dankzij de korting. -
Huidige contracttermijn, als het contract van een lid al langer loopt en in een volgende termijn zit, kun je hiermee aangeven dat de huidige contracttermijn moet worden afgeprijsd tot het begin van het contract.
Het volgende voorbeeld illustreert de toepassing:
- Je lid Max komt op 30.06.2021 naar je studio en wil graag een tegoedbon inwisselen
- De tegoedbon geeft een korting op het maandbedrag van 25 EUR naar 20 EUR.
- Max heeft al een contract afgesloten op 01.06.2019.
- Max zit al langer in een contract. Max zit in zijn derde contracttermijn sinds 01.06.2021
- Met deze configuratie wordt het contract van Max nu met terugwerkende kracht afgeprijsd.
- Max krijgt door de korting een tegoed van 5 EUR (1 maand x 5 EUR korting) op zijn ledenrekening voor de maand juni.
Aanmaken van tegoedbonnen
Let op de hierboven beschreven verschillen tussen bedrijfs- en leden tegoedbonnen. Voor het aanmaken van tegoedbonnen wordt een tegoedbon hieronder beschreven aan de hand van het voorbeeld van bedrijfstegoedbonnen.
Stap 1 - Aanmaken van tegoedbonnen - Beschrijving
Om tegoedbonnen aan te maken, navigeer je in je Magicline naar Instellingen > tegoedbonnen . Onder het item Bedrijfs tegoedbon vindt je in de kop rechtsboven de mogelijkheid om bedrijfstegoedbonnen aan te maken. De volgende dialoog verschijnt.
Voer in de volgende velden je gegevens voor de tegoedbon in:
Naam: Naam van de tegoedbonconfiguratie
Campagne: Link naar een campagne
Externe ID: Deze ID wordt vermeld in de export en kan worden gebruikt in latere Excel-downloads voor evaluatie.
Bedrijfstoewijzing: Selecteer hier een eerder aangemaakt bedrijf en koppel deze tegoedbonnen aan het bedrijf.
Type: Hier kun je kiezen tussen de volgende soorten tegoedbonnen: Waardebon, korting en tarief.
Interne omschrijving: Deze omschrijving helpt je bij het vastleggen van tegoedbon gerelateerde informatie. Deze wordt niet extern weergegeven.
Externe beschrijving: Beschrijving voor de externe weergave van de tegoedbon (bijv. MySports).
Extra omschrijving: Omschrijving die aanvullend gebruikt kan worden.
Stap 2 - tegoedbon aanmaken - tegoedbon bedrag
Afhankelijk van je type keuze wordt de tweede stap anders weergegeven.
Voer je informatie in over
-
Bedrag
-
Type tegoedboncode
-
Statisch of
-
individueel
-
Voorvoegsel voor tegoedbonnen - hier kun je een willekeurig voorvoegsel voor tegoedbonnen invoeren, dit kan je helpen de tegoedbonnen te herkennen aan hun code. Als u bijvoorbeeld FF (voor Family & Friends) invoert, wordt dit voor de tegoedboncode geplaatst.
-
-
-
Effectieve periode - hoe lang de tegoedbon gebruikt moet worden,
-
Aanvankelijke looptijd - alleen voor de eerste termijn van het contract of
-
onbeperkt - voor de gehele looptijd van het contract, inclusief de contractverlenging.
-
Naast deze details kun je ook selecteren of het startpakket van je tarief volledig moet worden afgeprijsd bij het inwisselen van de tegoedbon.
Stap 3 - tegoedbon aanmaken - goedkeuringen
In het overzicht dat verschijnt, is de basisstructuur van je tegoedbon nu compleet. In de voorwaarden voor vrijgave van de aan te maken tegoedbonnen kun je nu aangeven in welke periode de tegoedbonnen door jou kunnen worden uitgegeven of ingewisseld. Evenals de tools waarmee de tegoedbonnen kunnen worden ingewisseld.
Je kunt de gegevens bewerken via het driepuntsmenu.
De toekenningsperiode geeft aan in welke periode je tegoedbonnen worden toegekend.
Met de inwisselperiode kun je bepalen in welke periode je tegoedbonnen mogen worden ingewisseld - als er geen periode wordt opgegeven, wordt dit niet beperkt.
Tegoedbonuitgifte - verwijst naar de tools waarin de tegoedbonnen kunnen worden ingewisseld:
-
Salestool - verwijst naar de salestool waarmee je jouw leden in de studio kunt begeleiden en daar een contract kunt afsluiten, bijvoorbeeld via een tablet.
-
Ledenadministratie - In eerste instantie altijd ingeschakeld, deze instelling verwijst naar het ledenoverzicht in de Magicline.
-
Afrekenen - MySports
-
MySports - inwisselen van een tegoedbon via de selfservice in MySports.
-
Connect API - inwisselen van tegoedboncodes via Magicline websites die verbonden zijn via de ConnectAPI.
Stap 4 - Tegoedbon aanmaken - contract opmerking
Daarnaast kun je voor de tegoedbonnen een opmerking invoeren waarin je de algemene voorwaarden van je tegoedbon beschrijft en bijvoorbeeld in welk samenwerkingsmodel het lid zich bevindt bij het inwisselen van zo'n tegoedbon.
Deze contract opmerking wordt automatisch gebruikt wanneer een dergelijke bedrijfstegoedbon wordt ingewisseld tijdens het aanmaken van het contract.
Tariefvrijgave van tegoedboncodes
Als nieuw niveau hebben we een tariefvrijgave voor tegoedboncodes toegevoegd. In bepaalde constellaties wil je misschien niet dat een tegoedboncode op al je tarieven wordt toegepast, dus kun je in deze tariefvrijgave definiëren voor welke tarieven de tegoedbonnen mogen worden toegepast.
Je kunt specifieke tarieven selecteren, inclusief hun looptijd en betalingswijze, om ervoor te zorgen dat je tegoedbonnen alleen op deze tarieven kunnen worden toegepast.
Om de tariefgoedkeuring te gebruiken, ga je naar uw tegoedbonconfiguratie Instellingen > Tegoedbonnen en selecteer je jouw tegoedbon.
In de volgende dialoog kun je jouw tarieven, de bijbehorende looptijden en de betaalwijzen waarop de tegoedbon kan worden toegepast definiëren.
Zodra je jouw tarief en de bijbehorende looptijden en betaalwijzen hebt geselecteerd, klik je op +Toevoegen om het tarief aan de goedkeuring toe te voegen.
Tariefgoedkeuringen - voorbeelden
Je kunt zoveel tarieven activeren als je wilt voor deze release.
-
Als je tarieven hebt met meerdere looptijden die allemaal moeten worden vrijgegeven, selecteer je alleen het tarief en voeg je het toe. (Zie Klassiek XL)
-
Als alleen bepaalde looptijden en betaalmethoden voor een tarief moeten worden vrijgegeven, definieer je deze en klik je op toevoegen. (Zie Basis+)
-
Als je slechts één looptijd met verschillende betaalmethoden wilt vrijgeven, selecteer je alleen het tarief en de bijbehorende looptijd. (Zie Acceptatiepakket)
Tegoedbon overzicht - configuratie
In het Tegoedbon overzicht vindt je nu duidelijke informatie over je configuratie.
Klik op de link in de kop "Financieel overzicht - Magicline Koop - 20%" om direct naar het aanmaken van je tegoedboncodes te gaan.
Tegoedbonnen - Financieel overzicht
In de financiële weergave van de tegoedbonnen wordt informatie over de tegoedboncodes zelf weergegeven.
Hier vindt je informatie over het aantal aangemaakte en ingewisselde tegoedbonnen, met aanvullende informatie over de datum van inwisseling en het betreffende lid.
In Magicline worden tegoedboncodes altijd aangemaakt met behulp van zogenaamde pakketten. Deze pakketten kunnen een willekeurig aantal tegoedbonnen bevatten, maar ze helpen je later om na te gaan wanneer de codes zijn aangemaakt en ook om ze te annuleren.
Tegoedboncodes aanmaken
Om tegoedboncodes aan te maken, ga je naar de financiële weergave van een tegoedbon en klik je in de kop op"Tegoedbonnen genereren".
In de volgende weergave wordt de informatie van de tegoedbonconfiguratie opnieuw weergegeven, je hebt nu de mogelijkheid om een andere naam voor een pakket in te voeren en het aantal tegoedbonnen dat eraan gekoppeld is te definiëren. Uw tegoedboncodes worden dan aangemaakt en je kunt ze bekijken in het overzicht.
tegoedboncodes exporteren
Om alle tegoedboncodes zo snel mogelijk beschikbaar te stellen, heb je de mogelijkheid om de tegoedboncodes te exporteren. Hiervoor wordt een Excel-document aangemaakt op basis van je configuratie. In dit document worden het tegoedbontype, de bedrijfstoewijzing, je externe beschrijving en alle aangemaakte en ingewisselde tegoedbonnen vermeld. Voor tegoedbonnen die al zijn ingewisseld, vermeldt het document ook welk lid de tegoedbon heeft ingewisseld en wanneer.
Tegoedboncodes intrekken
Om specifieke tegoedboncodes in te trekken kun je ook de functie "Tegoedbonnen intrekken" in de kop gebruiken.
Tegoedbonnen die zijn ingetrokken, worden in het overzicht weergegeven als "uitverkocht". Ze kunnen niet meer worden ingewisseld door leden.
Een contract afsluiten met een tegoedboncode
Er zijn verschillende manieren om een tegoedboncode in te voeren bij het afsluiten van een contract.
Wij bieden momenteel de mogelijkheid om tegoedboncodes in te voeren via het ledenoverzicht in Magicline, de salestool en de Connect API (Magicline websites).
Dit proces beschrijft de inwisseling van bedrijfstegoedbonnen, ledentegoedbonnen verschillen alleen in de ontbrekende toewijzing van een bedrijf (zie hierboven).
Tegoedboninvoer - Ledenoverzicht
Het afsluiten van een nieuw contract met behulp van een bedrijfstegoedbon is in de Magicline mogelijk door het aanmaken van een nieuw lid.
Daartoe moeten de gegevens van het lid worden ingevoerd via Leden > Nieuw lid aanmaken.
Bij het selecteren van de contractgegevens kan via het keuzemenu de optie "tegoedbon" worden geselecteerd. De tegoedboncode wordt ingevoerd in het gemarkeerde veld met de code. De tegoedbon wordt automatisch gevalideerd - ongeldige, verlopen of reeds ingewisselde codes worden geweigerd. Bij geldige tegoedbonnen wordt verdere informatie over de tegoedbon weergegeven (weergave van verdere tegoedboninformatie gepland).
Als in de tegoedbonconfiguratie de vrijgave van de tegoedbon alleen is ingesteld voor bepaalde tarieven, worden deze weergegeven in het keuzemenu tarief. Indien voor deze tegoedbon alle tarieven zijn vrijgegeven, kan de gebruiker vrij het gewenste tarief selecteren uit alle actieve tarieven. Een andere selectie van tarieven is niet mogelijk - vanwege de strikte standaard van de tegoedbonconfiguratie.
Na de selectie van het tarief, de looptijd en de betalingswijze, worden het contract en de onderneming die in de tegoedbonconfiguratie zijn gedefinieerd, na voltooiing van dit proces aan het nieuwe lid toegewezen. De opgeslagen korting wordt automatisch toegepast op het nieuwe contract.
Tegoedboninvoer - Salestool
Om een tegoedboncode in te voeren via de salestool, doorloop je samen met je lid het tariefselectieproces. In de contractafsluiting vindt je het volgende 3-puntenmenu en kun je hier de tegoedboncode van het lid invoeren.
De kortingen worden dan weergegeven in het overzicht.
Tegoedboncode inwisselen voor bestaande contracten
Tegoedboncodes kunnen ook worden ingevoerd voor bestaande contracten.
Als het contract al enige tijd bestaat en het lid de vorderingen van het contract al heeft voldaan, wordt er afhankelijk van de datum van toepassing van de tegoedbon een tegoed op de ledenrekening aangemaakt, omdat de reeds verrekende bedragen met de tegoedbon worden afgeprijsd, deze korting wordt dan in de vorm van een tegoed op de ledenrekening geschreven en bijgeschreven voor de volgende vorderingen.
Via het contextmenu van het contract kan nu een tegoedbon worden ingewisseld.
In de dialoog "Tegoedbon inwisselen" kunnen nu de tegoedboncode en de toepassingsdatum van de tegoedbon worden ingevoerd.
Voor de begindatum van de tegoedbon wordt het begin van het gebruik of de begindatum van het contract gevalideerd, zodat voortijdig inwisselen zonder contractgegevens niet mogelijk is.
Bovendien wordt het type tegoedbon in de dialoog weergegeven.
Bij inwisseling op de datum van vandaag (09.02.2023) wordt de reeds gebalanceerde bijdrage voor de maand februari proportioneel berekend en bijgeschreven op de ledenrekening:
Bovendien wordt aan het contract een indicator "B2B" toegekend dat dit contract zich in een B2B-context bevindt.
Vervolgens kan de tegoedbon via het contextmenu van het contract via tegoedbon bewerken worden opgehaald.
Hier bieden wij de mogelijkheid om de tegoedbon aan het einde van de prestatieperiode in te trekken of de inwisseling te annuleren - bijv. bij een verkeerde invoer voor een verkeerd lid - de tegoedboncode wordt dan opnieuw geactiveerd en kan bij een ander lid worden ingewisseld.