In diesem Artikel lernst du: den Umgang mit der Schichtplanung.
Schnellanleitung zur Erstellung einer Schichtplanung:
- Ressourcen / Schichten / Schichtplanung
- Angaben machen
- Speichern
- Ausrollen der Schichtplanung
Allgemeines
Dein Schichtplan für eine Woche besteht aus verschieden Schichtplaneinträgen. Diese sind eine Kombination aus einem Zeitraum (Datum, Startuhrzeit, Enduhrzeit), einem Arbeitsbereich, indem die Schicht ausgeführt werden soll, einer benötigten Mitarbeiteranzahl für diesen Zeitraum und am Ende auch konkreten Mitarbeiter, die in den Schichtplaneintrag verplant wurden.
Dialog zum Anlegen von Schichtplaneinträgen
In der Toolbar der Schichtplanungsansicht kann über den Button „Schicht planen“ der Anlege-Dialog gestartet werden.
Innerhalb des Dialoges kann eine Woche, der Wochentag und der Start-sowieso Endzeitpunkt des Schichteintrages definiert werden. Weiterhin kann definiert werden, ob die Schichteinträge an mehreren Tagen wiederholt werden soll. Es folgt die Auswahl des Arbeitsbereiches, indem die Schicht erfolgen soll und die benötigte Mitarbeiteranzahl für diesen Zeitraum. Zusätzlich kann noch eingestellt werden, ob Mitarbeiter, die in dieser Schicht arbeiten, für die Termin-Buchung zur Verfügung stehen sollen.
Optional können auch direkt beim Anlegen Mitarbeiter bestimmt werden, die in dieser Schicht arbeiten. Alle getroffen Angaben und Zuweisungen können im Anschluss jederzeit erneut über die Quickview bearbeitet werden oder Mitarbeiter und Arbeitsbereiche per einfachem Drag-and-drop auf die Schichten gezogen werden.
Schnellere Varianten zum Anlegen von Schichteinträgen
Ein Schichtplaneintrag lässt sich auch mit einem einfachen Ziehen der Maus über den entsprechenden Uhrzeitbereich planen. Anschließend können Mitarbeiter / Arbeitsbereiche hinzugefügt werden oder übernehmen sich direkt aus den Ansichten „Mitarbeiter“ oder „Arbeitsbereiche“.
Zusätzlich lässt sich per Klick in den Schichtplan-Hintergrund auch der Dialog öffnen, der dann Datum & Uhrzeit des geklickten Bereichs übernimmt und den schon bekannten Dialog öffnet.
Kopieren von Schichteinträgen
Möchtest du einfach Schichteinträge kopieren? Dies kannst du mit dem Halten der „Shift“-Taste (ein Plus-Zeichen erscheint über dem zu kopierenden Eintrag) und dem Verschieben (Drag-and-drop) eines Schichteintrages erledigen (dabei muss die „Shift“-Taste weiterhin gedrückt werden).
Ausrollen deiner geplanten Schichteinträge
Ist deine Schichtplanung für diese Woche abgeschlossen? Dann kannst du die Schichtplanung nun auf weitere Wochen ausrollen. Dies kannst du unkompliziert mit der Funktion „Auf Folgewoche übertragen“ machen. Diese Funktion kopiert die von dir gemachte Woche auf die kommende Woche. Diese Funktion ist besonders schnell, wenn du nur ein paar Wochen ausrollen möchtest.
Wenn du deine Schichtplanung jedoch für längere Zeit ausrollen möchtest, kannst du das über den Button „Vorlage anwenden“ erledigen. Dort kannst du von vorher angelegte Vorlagen auswählen, diese suchen oder die aktuelle Woche auf weitere Wochen kopieren. Hier hast du die Möglichkeit diese Vorlage(n) jede Woche auszurollen oder bspw. auch einen zweiwöchentlichen Zeitplan auszuwählen.
Ersetzen: Mit der Funktion ersetzen, ersetzen wir die schon vorhandenen Wochen und überschreiben diese mit der ausgewählten Vorlage.
Anfügen: Mit dieser Funktion fügen wir die ausgewählte Vorlage zu den schon vorhandenen Schichtplaneinträgen hinzu.
Wichtig dabei ist zu beachten, dass wir immer alle Schichtplaneinträge auf die kommenden Wochen übertragen, auch wenn bspw. ein Ansichtsfilter auf nur einem Mitarbeiter angewandt wurde.
Schichteinträge löschen
Du hast dich in einer Woche verplant? Kein Problem. Hinter dem Pfeil-Button bei „Schicht planen“ verbirgt sich „Schichten löschen“ Button. Mit diesem kannst du die alle Einträge aus der aktuellen Woche löschen.
Vorlagen speichern
Eine erstelle Vorlage kannst du zukünftige Aktionen speichern. Hierfür musst du nur den Pfeil-Button hinter Vorlage anwenden, nutzen und auf Vorlage erstellen klicken.
Einer Vorlage kannst du einen Namen geben und entscheiden, ob die Mitarbeiter in die Vorlage übernommen werden sollen oder ob die Vorlage ohne Mitarbeiter gespeichert werden soll. Zudem kannst du Arbeitsbereiche selektieren, die nicht mit abgespeichert werden sollen.
Unterschiedliche Ansichten zur einfacheren Planung
Mit den unterschiedlichen Ansichten hast du noch mehr Freiheiten, um deine Schichten bestmöglich zu planen. In der „Übersicht“-Ansicht erhältst du einen guten Überblick über alle geplanten Schichten einer Woche / eines Tages. In der Ansicht der „Mitarbeiter“ kannst du direkt auf Mitarbeiterebene deine Mitarbeiter planen. Mit den Filtermöglichkeiten kannst du aktiv einen (per Klick auf das Auge) oder mehrere Mitarbeiter (per Mehrfach-Select in den Checkboxen) auswählen. So lässt es sich noch einfacher auf Mitarbeiterebene planen. Anschließend kannst du Arbeitsbereiche per Drag-and-drop auf die Schichteinträge ziehen.
In der Arbeitsbereichsansicht kannst du auf Arbeitsbereichsebene planen und diese wiederum selektieren und die Ansicht filtern. Mitarbeiter können im Nachgang per Drag-and-drop auf die Schichteinträge gezogen werden. Falls du nur einen Tag planen willst, kannst du die Wochenansicht auf eine Tagesansicht ändern und noch detaillierter planen.