In diesem Artikel lernst du, wie du einen Beitragssplit für ein Unternehmen konfigurierst, ihn im Mitgliedsvertrag anwendest und Firmenrechnungen erstellst.
Inhalt
- Schnellanleitung
- Voraussetzung für die Nutzung der Firmenrechnungserstellung
- Konfiguration des Beitragssplits für das Unternehmen
- Anlage eines Vertrags mit Firmensplit am Mitglied
- Firmenrechnungskonfiguration
- Übersicht der Firmenrechnungsläufe
- Drilldown eines Firmenrechnungslaufes
- Firmenübersicht
- Rechnungsausgleich
Schnellanleitung
- Prüfe die Voraussetzungen.
- Lege unter Einstellungen / Firmenfitness / Kooperationsmodell einen Beitragssplit für das Unternehmen an.
- Lege am Mitglied einen Vertrag mit diesem Beitragssplit an.
- Lege unter Einstellungen / Firmenfitness / Firmenrechnungskonfiguration die Konfiguration für die Firmenrechnungen an.
- Starte unter Finanzen / Firmenfitness / Firmenrechnungsläufe einen Firmenrechnungslauf.
Voraussetzung für die Nutzung der Firmenrechnungserstellung
Das Feature Firmenfitness muss für dein Studio freigeschaltet sein. Es umfasst die Kooperationsmodelle mit Beitragssplit und die Firmenrechnungen. Fehlt die Freischaltung, zeigt die Software an der jeweiligen Stelle eine Upgrade-Seite an.
Unter Einstellungen / Studio / Betriebsgesellschaft müssen Adresse, Name, Steuerinformationen und Bankverbindung mit IBAN und BIC vollständig hinterlegt sein. Fehlt eine dieser Angaben, lässt sich kein Firmenrechnungslauf erstellen.
Für dein Studio muss eine aktive Firmenrechnungskonfiguration bestehen. Außerdem braucht jedes Unternehmen, für das du Rechnungen stellst, einen Beitragssplit, dem es zugeordnet ist. Beides richtest du in den folgenden Abschnitten ein.
Deine Rolle braucht außerdem die passenden Berechtigungen. In der Rollenverwaltung findest du sie unter diesen Kategorien:
| Aufgabe | Berechtigung |
|---|---|
| Kooperationsmodell und Beitragssplit konfigurieren | Einstellungen / Gutscheine / Wertgutscheine konfigurieren |
| Gutscheine für den Beitragssplit bereitstellen | Finanzen / Gutscheine / Vertragsgutscheine verwalten |
| Firmenrechnungskonfiguration anlegen | Einstellungen / Rechnungen / Firmenrechnungen verwalten |
| Firmenrechnungsläufe erstellen | Mitgliederverwaltung / Finanzen / Einzelrechnung erstellen |
| Firmenübersicht nutzen | Mitgliederverwaltung / Verwaltung / Partnerfirma verwalten |
Die Berechtigung Wertgutscheine konfigurieren gibt auch Zugriff auf die Einstellungen für Wert- und Mitgliedergutscheine.
Konfiguration des Beitragssplits für das Unternehmen
In den Kooperationsmodellen muss eine Beitragssplit-Konfiguration für das jeweilige Unternehmen angelegt sein.
Dieser Beitragssplit weist aus, welchen Anteil das Unternehmen übernimmt, wenn ein Vertrag mit einem Mitglied abgeschlossen wird, das diesem Unternehmen angehört.
Die Zuweisung eines solchen Beitragssplits muss über die Software erfolgen.
Gehe zu Einstellungen / Firmenfitness / Kooperationsmodell und klicke oben rechts auf den blauen Button Kooperationsmodell erstellen.
Fülle das Feld für den Namen aus und wähle die Kampagne aus, für die der Split erstellt werden soll, und ergänze die weiteren Informationen zum öffentlichen Namen, der internen und externen Beschreibung.
Klicke anschließend auf Weiter.
Wähle nun als Typ Beitragssplit aus.
Danach kannst du einen Gutscheincode für den Split erstellen.
Sobald du auf "Erstellen" klickst, ist der Split angelegt, allerdings müssen noch weitere Einstellungen vorgenommen werden.
Es muss noch ein Unternehmen für den Rabatt hinterlegt werden, es müssen Preise für den Rabatt eingestellt werden und die Gutscheine für den Split müssen generiert werden.
Gehe auf den Reiter "Firmen", um ein Unternehmen für den Split auszuwählen.
Wähle eine Firma aus und klicke auf Speichern.
Du wirst automatisch in den Bereich Finanzen / Firmenfitness / Kooperationsmodell weitergeleitet, in dem du jetzt oben rechts Gutscheine bereitstellen kannst.
Es öffnet sich ein Fenster, in dem du entweder eine feste Anzahl Gutscheine hinterlegen kannst oder die Wahl hast, unbegrenzte Gutscheine für den Beitragssplit zur Verfügung zu stellen.
Gehe zurück in den Bereich Einstellungen / Firmenfitness / Kooperationsmodell und gehe auf den Reiter Beitragssplit und wähle deinen neu erstellten Split aus.
Unter dem Reiter Tarife kannst du jetzt noch hinterlegen, auf welchen Tarif sich der Split bezieht. Wähle mit Hilfe des Drei-Punkte-Menüs Rabatt & Bedingungen hinzufügen aus.
Hier kannst du jetzt aus deinen Tarifen und deren Laufzeiten auswählen.
Der Standard ist, dass alle Tarife auf diesen Split zugreifen können, aber du kannst das auch auf einzelne Tarife eingrenzen.
Füge hinzu, ob der Firmenanteil als Prozentsatz oder Festbetrag hinterlegt werden soll und schließe den Vorgang mit Speichern ab.
Der Button Rabatt & Bedingungen hinzufügen bleibt bestehen, auch wenn schon eine Kombination hinterlegt ist. Möchtest du später eine weitere Tarif-, Laufzeit- oder Zahlweisen-Kombination ergänzen, wähle ihn einfach erneut aus. Eine bereits hinterlegte Kombination bearbeitest oder entfernst du dagegen über das Drei-Punkte-Menü direkt in ihrer Zeile (Rabatt & Bedingungen bearbeiten bzw. Rabatt & Bedingungen löschen).
Bei einem Beitragssplit ohne Gutscheincode sieht dieser Bereich anders aus. Der Reiter heißt dort Rabatt & Bedingungen, und das Drei-Punkte-Menü sitzt im Kopf der Tabelle. Es enthält nur den Eintrag Rabatt & Bedingungen bearbeiten. Im Dialog dahinter wählst du über die Auswahlfelder Tarif, Laufzeit und Zahlweise eine weitere Kombination aus und ergänzt sie der Liste. Bereits hinterlegte Einträge entfernst du über das Minus-Icon daneben. Speichere den Dialog, damit die komplette Liste übernommen wird.
Der Firmenanteil gilt bei dieser Variante für alle Kombinationen gleich. Du pflegst ihn einmal für den ganzen Split im Reiter Einstellungen im Bereich Konfiguration. Brauchst du für einzelne Tarife einen anderen Firmenanteil, lege dafür einen weiteren Beitragssplit ohne Gutscheincode an, der nur diese Tarife enthält. Alternativ nutzt du einen Beitragssplit mit Gutscheincode, dort hinterlegst du den Firmenanteil für jede Kombination einzeln.
Du kannst zusätzlich "Rabatte & Bedingungen" für Zusatzmodule oder Pauschalen hinterlegen. Wähle hierfür anstatt des Reiters "Tarife" den entsprechenden Bereich aus.
Jetzt siehst du im Menü die Übersicht der erstellten Konfiguration für den Beitragssplit und kannst im nächsten Schritt unter dem Reiter Einstellungen die Freigabe über das Drei-Punkte-Menü bearbeiten.
Anlage eines Vertrags mit Firmensplit am Mitglied
Dafür stehen dir drei Wege offen. Für einen neuen Vertrag wählst du den Typ passend zum Beitragssplit: mit Gutscheincode oder ohne Gutscheincode. Für einen bestehenden Vertrag löst du den Gutschein nachträglich ein.
Neuen Vertrag mit Gutschein anlegen: Öffne in der Mitgliedsübersicht über das Drei-Punkte-Menü des Widgets Aktive Verträge die Option Neuer Vertrag und wähle als Typ Gutscheine (einschließlich Firmensplit mit Gutscheincode) aus.
Trage den Gutscheincode ein. Sobald er erkannt wird, zeigt der Dialog dir das zugehörige Kooperationsmodell und die Firma an, und die Felder für Tarif, Laufzeit und Zahlweise werden freigeschaltet.
Im Tarif-Dropdown stehen dabei nur die Tarife zur Auswahl, die du unter Rabatt & Bedingungen für diesen Split hinterlegt hast. Ist dort Alle eingestellt, siehst du alle Tarife deines Studios, hast du den Split auf bestimmte Tarife eingegrenzt, erscheinen auch nur diese.
Wähle Tarif, Laufzeit und Zahlweise aus, klicke auf Weiter, prüfe die Zusammenfassung und schließe die Anlage ab.
Neuen Vertrag mit Beitragssplit ohne Gutscheincode anlegen: Öffne wie oben Neuer Vertrag und wähle als Typ Firmensplit (ohne Gutscheincode) aus. Bei diesem Typ braucht das Mitglied keinen Gutscheincode, du wählst den Beitragssplit direkt aus. Wähle zuerst im Feld Firma das Unternehmen und danach im Feld Firmensplit den passenden Beitragssplit. Das Feld Firmensplit zeigt nur die Beitragssplits ohne Gutscheincode, die dieser Firma zugeordnet sind.
Wähle anschließend Tarif, Laufzeit und Zahlweise aus. Auch hier stehen nur die Tarife zur Auswahl, die im gewählten Beitragssplit hinterlegt sind. Lege bei Bedarf Nutzungsbeginn und Vertragsbeginn fest und schließe die Anlage ab.
Hat eine Firma mehrere Beitragssplits ohne Gutscheincode, zum Beispiel mit unterschiedlichem Firmenanteil für verschiedene Tarife, wählst du hier den passenden aus. Die Software trifft diese Auswahl nicht automatisch. Achte deshalb darauf, dass sich die Tarife der Splits nicht überschneiden und die Splits eindeutige Namen haben.
Gutschein auf einen bestehenden Vertrag einlösen: Alternativ lässt sich der Gutschein auch nachträglich auf einen schon bestehenden Vertrag des Mitglieds anwenden. Öffne dazu unter Aktive Verträge das Drei-Punkte-Menü der betreffenden Vertragszeile und wähle Gutschein einlösen aus.
Trage im Dialog den Gutscheincode ein und wähle bei Bedarf ein abweichendes Startdatum, dann bestätige.
Bei beiden Wegen mit Gutscheincode zeigt der Vertrag danach ein B2B-Badge, und der offene Beitrag für den laufenden Monat reduziert sich um den hinterlegten Firmenanteil.
Damit ist die Anlage abgeschlossen.
Firmenrechnungskonfiguration
Erstellung einer Firmenrechnungskonfiguration: Die Konfiguration kann unter Einstellungen / Firmenfitness / Firmenrechnungskonfiguration angelegt werden.
Hierzu werden die folgenden Informationen benötigt:
- Steuerinformation: Wird aus den Daten der „Betriebsgesellschaft" unter Einstellungen / Studio / Betriebsgesellschaft gezogen
- Rechnungsnummerierung: Die Rechnungsnummerierung kann unter Einstellungen / Rechnungsstellung / Rechnungsnummerierung angelegt werden, wird eine Nummerierung für Firmenrechnungen genutzt, wird hier das Badge „Aktiv für Firmenrechnungen" angezeigt.
- Rechnungsvorlage: eine Rechnungsvorlage aus Einstellungen / Rechnungsstellung / Rechnungsvorlagen muss angegeben werden
Innerhalb einer solchen Rechnungsvorlage kann für die Firmenrechnungen der Platzhalter „$companyNumber-$invoiceNumber" genutzt werden, dieser gibt die Rechnungsnummer für die Begleichung der Rechnung via BankConnect aus.
Bsp.: „Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag innerhalb von 21 Tagen unter Angabe der Kunden- und Rechnungsnummer (C-15-dada-2024-7) auf unser Bankkonto."
Du kannst eine abweichende Rechnungsadresse angeben. Sie erscheint dann auf den Firmenrechnungen anstelle der Studiorechnungsadresse. In der Firmenrechnungskonfiguration kann festgelegt werden, ob die Firmenrechnungsläufe automatisiert erstellt werden sollen.
Bsp.:
- Ausführungsdatum (täglich, wöchentlich, monatlich)
- Forderungen bis zu einem bestimmten Fälligkeitsdatum (abhängig vom Ausführungsdatum)
- Eine Zahlungsfrist in Tagen, basierend auf dem Erstellungsdatum
- Die automatische Verarbeitung der Vorschau (Rechnung wird unmittelbar erstellt)
In der Rechnungskonfiguration gibt es eine Übersicht über die Historie der auf Basis dieser Konfiguration erstellten Rechnungsläufe.
Übersicht der Firmenrechnungsläufe
Unter Finanzen / Firmenfitness / Firmenrechnungsläufe wird eine Übersicht über die erstellten Rechnungsläufe dargestellt.
In dieser Ansicht kannst du für jeden Firmenrechnungslauf eine aggregierte Rechnungsliste als PDF herunterladen.
Darüber hinaus kannst du manuell einen Firmenrechnungslauf für alle oder für ausgewählte Firmen anstoßen. Die Daten in diesem Modal werden auf Basis der Firmenrechnungskonfiguration vorgeladen.
Drilldown eines Firmenrechnungslaufes
Basierend auf einem Firmenrechnungslauf kannst du dir detailliert die enthaltenen Firmen, sowie Mitglieder und ihre Forderungen anzeigen lassen.
Es ist möglich, alle erstellten Rechnungen aggregiert über den jeweiligen Firmenrechnungslauf herunterzuladen.
In der Detailansicht einer in einem Firmenrechnungslauf enthaltenen Firma kann die Einzelrechnung der Firma heruntergeladen werden, die Rechnung beglichen oder storniert werden.
Firmenübersicht
Unter Finanzen / Firmenfitness / Firmenübersicht findest du eine Übersicht über alle angelegten Firmen.
In dieser Übersicht finden sich Firmen-Kontaktinformationen, angelegte Verträge, erstellte Rechnungen sowie abgelegte Dokumente. Im Tab „Rechnungen" lassen sich Einzelrechnungen basierend auf der Firma herunterladen.
Im Tab „Dokumente" können firmenbezogene Dateien abgelegt werden. Auch werden hier bereits erstellte Rechnungen abgelegt.
Nach Auswahl einer Firma findest du im Reiter Verträge die angelegten Verträge und die zugehörigen Mitglieder.
Rechnungsausgleich
Beim Rechnungsausgleich über Banküberweisungen ordnet BankConnect Zahlungen automatisch den Rechnungen zu, wenn Verwendungszweck (Firmennummer und Rechnungsnummer) und Betrag der Überweisung zur Rechnung passen.
Der Verwendungszweck einer Überweisung muss folgendermaßen angegeben werden:
„Firmennummer-Rechnungsnummer", bspw. "C-21-2024-3".
Die Firmen-/ bzw. Kundennummer entspricht der Nummer, die in der Firmenübersicht dargestellt wird, bspw. C-21.
Die Rechnungsnummer wird wie in der Konfiguration der Rechnungsnummer angegeben, bspw. 2024-3.
Hinweis: Dieser Artikel wurde mit Unterstützung von künstlicher Intelligenz erstellt und redaktionell geprüft.