In diesem Artikel lernst du: Wie du den Beitragssplitt konfigurierst und Rechnungen für Firmenfitness stellst
- Voraussetzung für die Nutzung der Firmenrechnungserstellung
- Konfiguration des Beitrags Split für das Unternehmen
- Anlage eines Vertrags mit Firmen Split am Mitglied über das Magicline Backoffice
- Firmenrechnungskonfiguration
- Übersicht der Firmenrechnungsläufe
- Drilldown eines Firmenrechnungslaufes
- Firmenübersicht
- Rechnungsausgleich
Schnellanleitung:
- Prüfe die Voraussetzungen (Beitrags Split)
- Gehe zu: Einstellungen > Firmenfitness > Firmenrechnungskonfiguration
- Führe einen Rechnungslauf durch
- Zahlungen werden automatisch von der Magicline erkannt
Voraussetzung für die Nutzung der Firmenrechnungserstellung
Konfiguration des Beitrags Split für das Unternehmen
In den Kooperationsmodellen muss eine Beitragssplitt Konfiguration für das jeweilige Unternehmen angelegt sein.
Dieser Beitragssplitt weist aus, welchen Anteil das Unternehmen übernimmt, wenn ein Vertrag mit einem Mitglied – welches diesem Unternehmen zugehört – abgeschlossen wird.
Die Zuweisung eines solchen Beitrags Split muss über die Magicline erfolgen.
Gehe zu Einstellungen / Firmenfitness / Kooperationsmodell und klicke oben rechts auf den blauen Button Kooperationsmodell erstellen.
Fülle das Feld für den Namen aus und wähle die Kampagne aus, für die der Split erstellt werden soll, und ergänze die weiteren Informationen zum öffentlichen Namen, der internen und externen Beschreibung.
Klicke anschließend auf Weiter.
Wähle nun den Beitragssplitt aus und erstelle einen Gutscheincode.
Sobald du auf "Erstellen" klickst, ist der Split angelegt, allerdings müssen noch weitere Einstellungen vorgenommen werden.
Es muss noch ein Unternehmen für den Rabatt hinterlegt werden, es müssen Preise für den Rabatt eingestellt werden und die Gutscheine für den Split müssen generiert werden.
Gehe auf den Reiter "Firmen", um ein Unternehmen für den Split auszuwählen.
Wähle eine Firma aus und klicke auf Speichern.
Du wirst automatisch in den Bereich Finanzen / Firmenfitness / Kooperationsmodell weitergeleitet, in dem du jetzt oben rechts Gutscheine bereitstellen kannst.
Es öffnet sich ein Fenster, in dem du entweder eine feste Anzahl Gutscheine hinterlegen kannst oder die Wahl hast, unbegrenzte Gutscheine für den Beitragssplitt zur Verfügung zu stellen.
Gehe zurück in den Bereich Einstellungen / Firmenfitness / Kooperationsmodell und gehe auf den Reiter Beitragssplitt und wähle deinen neu erstellten Split aus.
Unter dem Reiter Tarife kannst du jetzt noch hinterlegen, auf welchen Tarif sich der Split bezieht. Wähle mit Hilfe des Drei-Punkt-Menüs Rabatt & Bedingungen hinzufügen aus.
Hier kannst du jetzt aus deinen Tarifen und deren Laufzeiten auswählen.
Der Standard ist, dass alle Tarife auf diesen Split zugreifen können, aber du kannst das auch auf einzelne Tarife eingrenzen.
Füge hinzu, ob der Firmenanteil als Prozentsatz oder Festbetrag hinterlegt werden soll und schließe den Vorgang mit Speichern ab.
Du kannst zusätzlich "Rabatte & Bedingungen" für Zusatzmodule oder Pauschalen hinterlegen. Wähle hierfür anstatt des Reiters "Tarife" den entsprechenden Bereich aus.
Jetzt siehst du im Menü die Übersicht der erstellten Konfiguration für den Beitragssplitt und kannst im nächsten Schritt unter dem Reiter Einstellungen die Freigabe über das Drei-Punkte-Menü bearbeiten.
Anlage eines Vertrags mit Firmen Split am Mitglied über das Magicline Backoffice
Jetzt kannst du in der Übersicht des Mitglieds, für das der Vertrag angelegt werden soll, über das Widget der Verträge und das Drei-Punkte-Menü den neuen Vertrag anlegen
Wähle dafür aus dem Dropdown-Menü die Option Gutschein, den angelegten Gutschein Code, den Tarif, die Laufzeit und die Zahlweise:
Klicke auf Weiter, erhalte eine Übersicht zur Kontrolle und klicke auf Speichern.
Der Vertrag wird jetzt erstellt.
Im Vertragswidget werden zu diesem Vertrag nun die Daten der Firma und die Anteile angezeigt. Auf der Mitgliedsebene wird immer der Mitgliedsbeitrag ausgewiesen, aus den daraus entstehenden Beiträgen, die im Mitgliedskonto dargestellt werden, werden Informationen zu der Firma und dem Firmenanteil in den Beitragsdetails angezeigt.
Unter Finanzen / Firmenübersicht kannst du nach Auswahl der Firma unter dem Reiter Verträge den angelegten Vertrag und das Mitglied finden.
Damit ist die Anlage abgeschlossen.
Firmenrechnungskonfiguration
Erstellung einer Firmenrechnungskonfiguration: Die Konfiguration kann unter Einstellungen > Firmenfitness > Firmenrechnungskonfiguration angelegt werden
Hierzu werden die folgenden Informationen benötigt.
- Steuerinformation: Wird aus den Daten der „Betriebsgesellschaft“ unter Einstellungen > Studio > Betriebsgesellschaft gezogen
- Rechnungsnummerierung: Die Rechnungsnummerierung kann unter Einstellungen > Rechnungsstellung > Rechnungsnummerierung angelegt werden, wird eine Nummerierung für Firmenrechnungen genutzt, wird hier das Badge „Aktiv für Firmenrechnungen“ angezeigt.
- Rechnungsvorlage: eine Rechnungsvorlage aus Einstellungen > Rechnungsstellung > Rechnungsvorlagen muss angegeben werden
„Innerhalb einer solchen Rechnungsvorlage kann für die Firmenrechnungen der Platzhalter „$companyNumber-$invoiceNumber“ genutzt werden, dieser gibt die Rechnungsnummer für die Begleichung der Rechnung via BankConnect aus.
Bsp.: „Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag innerhalb von 21 Tagen unter Angabe der Kunden- und Rechnungsnummer (C-15-dada-2024-7) auf unser Bankkonto.“
Es ist möglich, eine abweichende Studiorechnungsadresse anzugeben, diese wird auf den Firmenrechnungen als Rechnungsadresse – abweichend der Studiorechnungsadresse – angezeigt. In der Firmenrechnungskonfiguration kann festgelegt werden, ob die Firmenrechnungsläufe automatisiert erstellt werden sollen.
Bsp.:
- Ausführungsdatum (täglich, wöchentlich, monatlich)
- Forderungen bis zu einem bestimmten Fälligkeitsdatum (abhängig vom Ausführungsdatum)
- Eine Zahlungsfrist in Tagen, basierend auf dem Erstellungsdatum
- Die automatische Verarbeitung der Vorschau (Rechnung wird unmittelbar erstellt)
In der Rechnungskonfiguration gibt es eine Übersicht über die Historie der auf Basis dieser Konfiguration erstellten Rechnungsläufe.
Übersicht der Firmenrechnungsläufe
Unter Finanzen > Firmenfitness > Firmenrechnungsläufe wird eine Übersicht über die erstellten Rechnungsläufe dargestellt.
In dieser Ansicht lässt sich – basierend auf dem Firmenrechnungslauf – eine aggregierte Rechnungsliste als PDF herunterladen.
Darüber hinaus kannst du manuell einen Firmenrechnungslauf anstoßen – mit den von dir ausgewählten Firmen (allen Firmen oder Teilmengen). Die Daten in diesem Modal werden auf Basis der Firmenrechnungskonfiguration vorgeladen.
Drilldown eines Firmenrechnungslaufes
Basierend auf einem Firmenrechnungslauf kannst du dir detailliert die enthaltenen Firmen, sowie Mitglieder und ihre Forderungen anzeigen lassen.
Es ist möglich, alle erstellten Rechnungen aggregiert über den jeweiligen Firmenrechnungslauf herunterzuladen.
In der Detailansicht einer in einem Firmenrechnungslauf enthaltenen Firma kann die Einzelrechnung der Firma heruntergeladen werden, die Rechnung beglichen oder storniert werden.
Firmenübersicht
Unter Finanzen > Firmenfitness > Firmenübersicht findet sich einer Übersicht über alle angelegten Firmen.
In dieser Übersicht finden sich Firmen-Kontaktinformationen, angelegte Verträge, erstellte Rechnungen sowie abgelegte Dokumente. Im Tab „Rechnungen“ lassen sich Einzelrechnungen basierend auf der Firma herunterladen.
Im Tab „Dokumente“ können firmenbezogene Dateien abgelegt werden. Auch werden hier bereits erstellte Rechnungen abgelegt.
Rechnungsausgleich
Für den Rechnungsausgleich über Banküberweisungen haben wir unsere BankConnect Anwendung erweitert. Sodass eine automatische Zahlungszuweisung zu den Rechnungen stattfindet, wenn die Überweisung mit dem Verwendungszweck, mit der Firmennummer-Rechnungsnummer sowie dem Betrag aus Überweisung und Rechnung übereinstimmt.
Der Verwendungszweck einer Überweisung muss folgendermaßen angegeben werden:
„Firmennummer-Rechnungsnummer“, bspw. "C-21-2024-3".
Die Firmen-/ bzw. Kundennummer entspricht der Nummer, die in der Firmenübersicht dargestellt wird, bspw. C-21.
Die Rechnungsnummer wird wie in der Konfiguration der Rechnungsnummer angegeben, bspw. 2024-3“.