In diesem Artikel erfährst du, wie du festlegst, dass die gesetzliche Vertretung beim Anlegen automatisch als Hauptempfänger für die gesamte Kommunikation gesetzt wird – inklusive Opt-out beim Erstellen. Du aktivierst dafür eine Einstellung in den allgemeinen Kommunikationseinstellungen. Je nach Erstellungsweg (Verkaufstool oder Backoffice) greift die passende Option. Beim Anlegen kannst du die automatische Vorauswahl bei Bedarf abwählen.
Inhalt
- Voraussetzungen
- Einstellung aktivieren
- Verhalten im Verkaufstool
- Verhalten im Backoffice
- Tipps & Fehlerbehebung
Fast Lane
- Öffne Einstellungen / Vertragsabschluss / Vertragsabschlusseinstellungen.
- Aktiviere die Option, die die gesetzliche Vertretung als Empfänger aller Kommunikation setzt (für Verkaufstool und/oder Backoffice).
- Erstelle eine gesetzliche Vertretung: Die Checkbox ist standardmäßig vorausgewählt.
- Wenn du es im Einzelfall nicht willst: Checkbox beim Erstellen abwählen und speichern.
Voraussetzungen
Damit du die Automatik nutzen kannst, müssen folgende Punkte erfüllt sein:
- Du hast Zugriff auf die Einstellungen (typischerweise als Studioleitung/Administrator).
- Die Funktion, eine gesetzliche Vertretung im Verkaufstool anzulegen, ist in deiner Software aktiviert. Nur dann ist auch die dazugehörige Kommunikationseinstellung verfügbar.
Hinweis: Standardmäßig sind die Automatik-Optionen auf Nein gesetzt. Du musst sie aktiv einschalten.
Einstellung aktivieren
- Öffne Einstellungen / Vertragsabschluss / Vertragsabschlusseinstellungen.
- Suche nach den Optionen, die festlegen, wer standardmäßig Empfänger der Kommunikation ist, wenn eine gesetzliche Vertretung angelegt wird.
- Aktiviere je nach Bedarf eine oder beide Optionen:
- Für Verträge aus dem Verkaufstool: Setzt die gesetzliche Vertretung automatisch als Hauptempfänger, wenn du sie im Verkaufstool erstellst.
- Für alle anderen Quellen (Backoffice): Setzt die gesetzliche Vertretung automatisch als Hauptempfänger, wenn du sie im Backoffice erstellst.
- Speichere deine Änderungen.
Verhalten im Verkaufstool
Wenn die Einstellung für das Verkaufstool aktiv ist, passiert Folgendes beim Erstellen einer gesetzlichen Vertretung im Verkaufstool:
- Die gesetzliche Vertretung wird automatisch als Hauptempfänger der Kommunikation gesetzt.
- In der Ansicht Gesetzliche Vertretung erstellen ist eine Checkbox (z. B. „Als Empfänger aller Kommunikation setzen“) standardmäßig aktiviert.
- Du kannst im Einzelfall opt-out, indem du die Checkbox vor dem Speichern abwählst.
Verhalten im Backoffice
Wenn die Backoffice-Option aktiv ist, passiert Folgendes beim Erstellen einer gesetzlichen Vertretung im Backoffice:
- Die gesetzliche Vertretung wird automatisch als Hauptempfänger der Kommunikation gesetzt.
- Im Dialog/Modal Gesetzliche Vertretung erstellen ist die entsprechende Checkbox standardmäßig aktiviert.
- Auch hier kannst du im Einzelfall opt-out, indem du die Checkbox abwählst und anschließend speicherst.
Tipps & Fehlerbehebung
- Die Einstellung ist ausgegraut oder nicht sichtbar: Prüfe, ob das Anlegen einer gesetzlichen Vertretung im Verkaufstool in deiner Software aktiviert ist. Ist diese Voraussetzung nicht aktiv, wird die Kommunikationseinstellung deaktiviert.
- Die gesetzliche Vertretung wird nicht automatisch Empfänger: Stelle sicher, dass du die richtige Option aktiviert hast (Verkaufstool vs. Backoffice) und dass sie auf Ja steht.
- Ich will nur in Einzelfällen abweichen: Lass die Automatik aktiv und nutze beim Erstellen einfach das Opt-out über die Checkbox.