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Nutzung und Konfiguration des neuen Terminkalenders

  • Aktualisiert

In diesem Artikel lernst du, wie du den neuen Terminkalender konfigurierst und nutzt – von der Navigation über Ansichtsoptionen bis hin zur Farbcodierung nach Anwesenheitsstatus.

Inhalt

Fast lane

  1. Öffne Termine in der Software.
  2. Nutze den Mini-Kalender oben links oder die Pfeilsymbole, um im Kalender zu navigieren.
  3. Wähle oben rechts die gewünschte Ansicht: Tag, Woche, Monat, Liste, Personal, Standort oder Geräte.
  4. Klicke oben in der Mitte auf das Einstellungen-Symbol, um Zeilenhöhe, Farbschema und weitere Optionen zu konfigurieren.
  5. Nutze den Filter auf der linken Seite, um Termine nach Mitgliedern zu filtern.
  6. Klicke auf das Plus-Symbol oben in der Mitte, um einen neuen Termin, ein Probetraining oder einen Kurs anzulegen.

Mini-Kalender zum einfachen Navigieren

Oben links im Terminkalender befindet sich ein Mini-Kalender, der den aktuell ausgewählten Monat als Übersicht anzeigt. Er hilft dir, schnell zwischen Tagen und Wochen zu wechseln, ohne dich durch den Hauptkalender klicken zu müssen.

So navigierst du:

  • Klicke auf einen beliebigen Tag im Mini-Kalender, um direkt dorthin zu springen.
  • Nutze die Pfeilsymbole links und rechts neben dem Monatsnamen, um zwischen Monaten zu wechseln.
  • Im Hauptkalender selbst kannst du ebenfalls mit Pfeilsymbolen tage- oder wochenweise vor und zurück navigieren.

Oben rechts wechselst du jederzeit zwischen den Ansichten: Tag, Woche, Monat, Liste, Personal, Standort und Geräte. Wähle die Ansicht, die zu deiner aktuellen Aufgabe passt.

Terminkalender Navigation

Filter für Abwesenheiten und abgesagte Termine

Der Kalender zeigt standardmäßig alle Termine und Schichten an. Um gezielt den Überblick zu behalten, stehen dir zwei Filter-Optionen zur Verfügung, die du dauerhaft ein- oder ausblenden kannst:

  • Abwesenheiten: Blendet die eingetragenen Abwesenheiten deiner Mitarbeiter (z. B. Urlaub, Krankheit) direkt im Kalender ein. So siehst du auf einen Blick, wer an welchem Tag nicht verfügbar ist.
  • Abgesagte Termine: Zeigt Termine an, die bereits abgesagt wurden. Diese bleiben damit für die Nachverfolgung sichtbar, sind aber als abgesagt markiert. Den zugehörigen Filter findest du im Status-Filter des Kalenders.

Klicke links im Kalenderbereich auf den jeweiligen Filter-Button, um ihn zu aktivieren oder zu deaktivieren. Der Status wird gespeichert, bis du ihn manuell änderst.

Einstellungsmöglichkeiten innerhalb des Kalenders

Du kannst den Kalender an deine Arbeitsweise anpassen. Klicke dazu oben in der Mitte auf das Einstellungen-Symbol (Regler Symbol). Es öffnet sich ein Konfigurationsdialog mit folgenden Optionen:

  • Zeilenhöhe (pro Stunde): Wähle zwischen normaler und halbierter Zeilenhöhe. Die halbe Höhe zeigt mehr Zeitslots auf einem Blick, eignet sich also besonders für dichte Tagesplanungen.
  • Start- und Endzeit: Lege fest, ab wann und bis wann der Kalender Zeitslots anzeigt. Termine außerhalb dieses Rahmens werden nicht angezeigt – stelle sicher, dass der Zeitraum deine Öffnungszeiten abdeckt.
  • Farbschema: Wähle zwischen dem klassischen und einem helleren Farbschema. Zusätzlich kannst du vergangene Termine abgedunkelt anzeigen lassen, damit der Fokus auf aktuellen und zukünftigen Terminen liegt.
  • Wochenstart: Lege fest, mit welchem Wochentag die Wochenansicht beginnt (z. B. Montag oder Sonntag).
  • Personalansicht – nur Mitarbeiter mit Schicht anzeigen: Ist diese Option aktiviert, siehst du in der Personalansicht nur die Mitarbeiter, die für den jeweiligen Tag eine Schicht oder einen Termin eingetragen haben. Ist sie deaktiviert, werden alle Mitarbeiter angezeigt, unabhängig von ihrer Verfügbarkeit.

Einstellungen-Symbol im Terminkalender

Konfigurationsdialog Terminkalender

Personalansicht – Termine und Schichten

Die Personalansicht zeigt dir alle Mitarbeiter eines Tages auf einen Blick – jeweils mit ihren Terminen und Schichten als separate Spalten nebeneinander. Das ist besonders nützlich für die tägliche Einsatzplanung und um freie Kapazitäten schnell zu erkennen.

So rufst du die Personalansicht auf:

  1. Öffne den Bereich Termine.
  2. Wähle oben rechts die Ansicht Personal.

Jede Mitarbeiterspalte zeigt sowohl geplante Termine als auch eingetragene Schichten. Mit einem Blick erkennst du, wer wann ausgelastet ist und wo noch Kapazität vorhanden ist.

Tipp: Wenn du in den Einstellungen die Option Nur Mitarbeiter mit Schicht anzeigen aktivierst, reduziert sich die Ansicht automatisch auf die relevanten Mitarbeiter des Tages. Das macht die Übersicht bei großen Teams deutlich übersichtlicher.

Wochenansicht pro Mitarbeiter – Termine und Schichten

Innerhalb der Personalansicht kannst du die Woche eines einzelnen Mitarbeiters detailliert aufrufen. So siehst du alle Termine und Schichten dieser Person gesammelt in der Wochenansicht.

Vorgehensweise:

  1. Wechsle in die Ansicht Personal.
  2. Klicke auf das Profilbild oder den Namen des Mitarbeiters oberhalb der Spalten.

Die Ansicht wechselt automatisch in die Wochenansicht für genau diesen Mitarbeiter. Du siehst nun alle geplanten Schichten (farbig hinterlegt) und alle zugewiesenen Termine für die aktuelle Woche. Um zur allgemeinen Personalansicht zurückzukehren, klicke erneut auf den Namen oder wähle eine andere Ansicht oben rechts.

Anwesenheitsstatus deiner Mitglieder setzen

Du möchtest festhalten, welche Mitglieder planmäßig erschienen sind und welche nicht? Den Anwesenheitsstatus setzt du direkt am Termin – ohne ihn erst zu öffnen.

So gehst du vor:

  1. Öffne den Bereich Termine.
  2. Klicke auf einen Termin in der Kalenderansicht, um die Schnellansicht (Quickview) zu öffnen.
  3. Ändere den Anwesenheitsstatus des Mitglieds direkt in der Quickview – z. B. auf Anwesend oder Abwesend.

Alternativ kannst du den Anwesenheitsstatus auch über Terminaktiv-Konfiguration verwalten, sofern dies für dein Studio konfiguriert ist.

Wichtig: Mitglieder, deren Anwesenheitsstatus nicht mit unseren Anwesenheitsstatus in der Quickview erfasst wurde, erscheinen weiterhin ohne Statusmarkierung im Kalender. Das Pflegen des Status hilft dir, den Tagesverlauf verlässlich nachzuverfolgen.

Anwesenheitsstatus beeinflusst die Farbe des Termins

Sobald du den Anwesenheitsstatus eines Mitglieds gesetzt hast, ändert sich die Farbe des Termins im Kalender automatisch. Diese Farbcodierung ermöglicht es dir, auf einen Blick zu sehen, welche Termine stattgefunden haben und welche nicht:

  • Grün: Das Mitglied war anwesend – der Termin wurde wahrgenommen.
  • Rot: Das Mitglied war nicht anwesend – der Termin wurde nicht wahrgenommen.
  • Keine Farbänderung: Der Anwesenheitsstatus wurde noch nicht gesetzt.

Diese Farbcodierung gilt für Einzeltermine. Sie greift unabhängig vom allgemeinen Farbschema, das du in den Kalendereinstellungen gewählt hast. So behältst du auch an termindichten Tagen jederzeit den Überblick.

Mehr Platz durch Einklappen der Navigationsleiste

Der Mini-Kalender und der Terminfilter auf der linken Seite sind hilfreich – aber manchmal brauchst du schlicht mehr Platz für die Kalenderansicht selbst. Du kannst die gesamte Navigationsleiste links einklappen und bei Bedarf jederzeit wieder ausblenden.

Klicke dazu auf das Einklappen-Symbol am linken Rand des Kalenders (Pfeilsymbol). Die Seitenleiste mit Mini-Kalender und Filter verschwindet, und der Kalender nimmt die volle Breite ein. Mit einem erneuten Klick auf dasselbe Symbol blendest du die Leiste wieder ein.

Das ist besonders praktisch, wenn du die Personalansicht mit vielen Mitarbeiterspalten verwendest oder auf einem kleineren Bildschirm arbeitest.

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