En este artículo aprenderás a configurar un reparto de comisiones para una empresa, a aplicarlo al contrato de un socio y a crear facturas de empresa.
Contenido
- Guía rápida
- Requisitos previos para usar las facturas de empresa
- Configurar el reparto de comisiones para una empresa
- Crear un contrato con división de la empresa para un socio
- Configuración de la factura de la empresa
- Resumen de la facturación de la empresa
- Detalle de una facturación de la empresa
- Resumen de empresas
- Conciliación de facturas
Guía rápida
- Comprueba los requisitos previos.
- En Ajustes / Fitness corporativo / Modelo de cooperación, crea un reparto de comisiones para la empresa.
- Crea para el socio un contrato con este reparto de comisiones.
- En Ajustes / Fitness corporativo / configuración de la factura de la empresa, crea la configuración para las facturas de empresa.
- En finanzas / Fitness corporativo / Facturación de la empresa, inicia una facturación de la empresa.
Requisitos previos para usar las facturas de empresa
La función Deporte corporativo debe estar activada para tu gimnasio. Incluye los modelos de cooperación con reparto de comisiones y las facturas de empresa. Si no está activada, el software muestra una página de actualización en la zona correspondiente.
En Ajustes / Gimnasio / Empresa operadora deben estar completos la dirección, el nombre, la información fiscal y la cuenta bancaria con IBAN y BIC. Si falta alguno de estos datos, no se puede crear ninguna facturación de la empresa.
Tu gimnasio necesita una configuración de la factura de la empresa activa. Además, cada empresa a la que facturas debe estar asignada a un reparto de comisiones. Ambas cosas las configuras en las secciones siguientes.
Tu rol también necesita los permisos correspondientes. En la gestión de roles los encuentras en estas categorías:
| Tarea | Permiso |
|---|---|
| Configurar modelos de cooperación y repartos de comisiones | Ajustes / Vales / Vales |
| Proporcionar vales para el reparto de comisiones | Finanzas / Vales / Vale del contrato |
| Crear la configuración de la factura de la empresa | Ajustes / Facturas / Gestionar las facturas de la empresa |
| Crear facturaciones de la empresa | Gestión de socios / Finanzas / Emitir una factura individual |
| Usar el resumen de empresas | Gestión de socios / Ajustes / Empresa |
El permiso Ajustes / Vales / Vales también da acceso a los ajustes de los vales de valor y de los vales para socios.
Configurar el reparto de comisiones para una empresa
En los modelos de cooperación debe crearse una configuración de reparto de comisiones para la empresa correspondiente.
El reparto de comisiones define qué parte de la comisión asume la empresa cuando se celebra un contrato con un socio que pertenece a esa empresa.
El reparto de comisiones debe asignarse en el software.
Ve a Ajustes / Fitness corporativo / Modelo de cooperación y haz clic en el botón azul Crear Modelo de cooperación arriba a la derecha.
La imagen muestra la interfaz en inglés: resumen de los modelos de cooperación.
Rellena el nombre, selecciona la Campaña para la que se crea el reparto y añade el Nombre público, la Descripción interna y la Descripción externa.
A continuación, haz clic en Siguiente.
La imagen muestra la interfaz en inglés: formulario completado con nombre y campaña.
Ahora selecciona Reparto de comisiones como tipo.
La imagen muestra la interfaz en inglés: selección del tipo.
Después puedes crear un código de cupón para el reparto.
La imagen muestra la interfaz en inglés: tipo de código estático con código introducido.
En cuanto haces clic en Crear, el reparto queda creado. Aún faltan algunos ajustes.
Todavía hay que asignar una empresa al descuento, fijar los precios del descuento y generar los vales para el reparto.
La imagen muestra la interfaz en inglés: reparto recién creado con los tres avisos.
Abre la pestaña Empresas para seleccionar una empresa para el reparto.
La imagen muestra la interfaz en inglés: pestaña Empresas vacía.
La imagen muestra la interfaz en inglés: diálogo de selección de empresa.
Selecciona una empresa y haz clic en Guardar.
La imagen muestra la interfaz en inglés: pestaña Empresas después de guardar.
Se te redirige automáticamente a finanzas / Fitness corporativo / Modelo de cooperación, donde ahora puedes usar proporcionar vales arriba a la derecha.
La imagen muestra la interfaz en inglés: vista financiera del reparto con el botón proporcionar vales.
Se abre una ventana en la que puedes indicar un número fijo de vales o poner a disposición un número ilimitado de vales para el reparto de comisiones.
La imagen muestra la interfaz en inglés: ventana proporcionar vales con el número introducido.
Vuelve a Ajustes / Fitness corporativo / Modelo de cooperación, abre la pestaña Reparto de comisiones y selecciona el reparto que acabas de crear.
En la pestaña Tarifas puedes definir ahora a qué tarifa se aplica el reparto. Abre el menú de tres puntos y selecciona la opción para añadir descuentos y condiciones (en la interfaz: Añade...).
La imagen muestra la interfaz en inglés: pestaña Tarifas con el menú de tres puntos.
Aquí puedes elegir entre tus tarifas y sus duraciones.
Por defecto, todas las tarifas pueden usar este reparto, pero puedes limitarlo a tarifas concretas.
La imagen muestra la interfaz en inglés: primer paso con tarifa, duración y frecuencia de pago.
Indica si la participación de la empresa es un porcentaje o un importe fijo y termina con Guardar.
La imagen muestra la interfaz en inglés: segundo paso con la participación de la empresa en porcentaje.
La imagen muestra la interfaz en inglés: pestaña Tarifas con la fila configurada.
La opción para añadir descuentos y condiciones sigue disponible después de haber añadido una combinación. Para añadir más tarde otra combinación de tarifa, duración o frecuencia de pago, vuelve a seleccionarla. Una combinación existente la editas o eliminas con el menú de tres puntos de su fila (Editar descuentos y condiciones o Borrar descuentos y condiciones).
En un reparto de comisiones sin código de cupón, esta zona tiene otro aspecto. La pestaña se llama descuentos y condiciones y el menú de tres puntos está en la cabecera de la tabla. Solo contiene la opción Editar descuentos y condiciones. En el diálogo que se abre eliges con los campos de selección de tarifa, duración y frecuencia de pago otra combinación y la añades a la lista. Las entradas existentes las eliminas con el icono de menos que tienen al lado. Guarda el diálogo para aplicar la lista completa.
En esta variante, la participación de la empresa es la misma para todas las combinaciones. La gestionas una sola vez para todo el reparto en la pestaña Ajustes, en la zona Configuración. Si para algunas tarifas necesitas otra participación de la empresa, crea otro reparto de comisiones sin código de cupón que contenga solo esas tarifas. Como alternativa, usa un reparto de comisiones con código de cupón, en el que defines la participación de la empresa para cada combinación por separado.
La imagen muestra la interfaz en inglés: menú de tres puntos con la única opción para editar descuentos y condiciones.
La imagen muestra la interfaz en inglés: diálogo para editar descuentos y condiciones con la lista de combinaciones.
También puedes definir descuentos y condiciones para Módulos adicionales o Tarifas planas. Para ello, selecciona la pestaña correspondiente en lugar de Tarifas.
Ahora ves el resumen de la configuración del reparto y, como siguiente paso, puedes editar la Autorización en la pestaña Ajustes con el menú de tres puntos.
La imagen muestra la interfaz en inglés: pestaña Ajustes con la configuración completa.
Crear un contrato con división de la empresa para un socio
Hay tres formas de hacerlo. Para un contrato nuevo, eliges el tipo que corresponde al reparto de comisiones: con código de cupón o sin código de cupón. Para un contrato existente, canjeas el vale después.
Crear un contrato nuevo con un vale: En el resumen del socio, abre el menú de tres puntos del widget Contratos activos, selecciona Nuevo contrato y elige como tipo Vales (incluida la división de la empresa con el código del vale).
La imagen muestra la interfaz en inglés: selección del tipo en el nuevo contrato.
Introduce el código de cupón. En cuanto se reconoce, el diálogo muestra el modelo de cooperación y la empresa correspondientes, y se desbloquean los campos de tarifa, duración y frecuencia de pago.
La imagen muestra la interfaz en inglés: código reconocido y campos desbloqueados.
En el desplegable de tarifas solo aparecen las tarifas que has configurado en descuentos y condiciones para este reparto. Si está configurado Todo, ves todas las tarifas de tu gimnasio. Si has limitado el reparto a tarifas concretas, solo aparecen esas.
Selecciona tarifa, duración y frecuencia de pago, haz clic en Siguiente, revisa el resumen y completa el contrato.
Crear un contrato nuevo con un reparto de comisiones sin código de cupón: Abre Nuevo contrato como se describe arriba y elige como tipo División de la empresa (sin código de cupón). Con este tipo, el socio no necesita un código de cupón, seleccionas el reparto directamente. Selecciona primero la empresa en el campo Empresa y después el reparto correspondiente en el campo División de la empresa. El campo División de la empresa solo muestra los repartos sin código de cupón asignados a esa empresa.
Después selecciona Tarifa, Duración y Frecuencias de pago. También aquí solo están disponibles las tarifas configuradas en el reparto seleccionado. Si hace falta, fija el inicio de uso y el Inicio del contrato y completa el contrato.
Si una empresa tiene varios repartos sin código de cupón, por ejemplo con distinta participación de la empresa para distintas tarifas, aquí eliges el adecuado. El software no hace esta elección automáticamente. Asegúrate de que las tarifas de los repartos no se solapen y de que los repartos tengan nombres claramente distintos.
Canjear un vale en un contrato existente: También puedes aplicar el vale más tarde a un contrato que el socio ya tiene. En Contratos activos, abre el menú de tres puntos de la fila del contrato y selecciona Canjear vale de contrato.
La imagen muestra la interfaz en inglés: menú de la fila del contrato con la opción para canjear el vale.
Introduce el código de cupón en el diálogo, elige otra fecha de inicio si hace falta y confirma.
La imagen muestra la interfaz en inglés: diálogo con código de cupón y fecha de inicio.
Con las dos formas basadas en código de cupón, el contrato muestra después una insignia b2b y la comisión pendiente del mes en curso se reduce en la participación de la empresa configurada.
La imagen muestra la interfaz en inglés: fila del contrato con insignia b2b y comisión reducida.
Con esto, la configuración está completa.
Configuración de la factura de la empresa
Creas la configuración en Ajustes / Fitness corporativo / configuración de la factura de la empresa.
Se necesita la siguiente información:
- Información fiscal: se toma de los datos de la empresa operadora en Ajustes / Gimnasio / Empresa operadora.
- Numeración de facturas: la configuras en Ajustes / Facturación / Números de facturas. Si una numeración se usa para las facturas de empresa, allí muestra la insignia activo para facturas de empresa.
- Plantilla de factura: hay que indicar una plantilla de factura de Ajustes / Facturación / Plantillas de facturas.
En una plantilla de factura de este tipo puedes usar para las facturas de empresa el marcador "$companyNumber-$invoiceNumber". Devuelve el número de factura necesario para liquidar la factura mediante BankConnect.
Ejemplo: "Transfiera el importe de la factura en un plazo de 21 días a nuestra cuenta bancaria indicando el número de cliente y de factura (C-15-dada-2024-7)."
Puedes indicar una dirección de facturación distinta. Aparecerá en las facturas de empresa en lugar de la dirección de facturación del gimnasio. En la configuración de la factura de la empresa también puedes definir si las facturaciones de la empresa se crean automáticamente.
Por ejemplo:
- Fecha de ejecución (diaria, semanal, mensual)
- Reclamaciones hasta una fecha de vencimiento determinada (según la fecha de ejecución)
- Un plazo de pago en días, basado en la fecha de creación
- Procesamiento automático de la vista previa (la factura se crea de inmediato)
En la pestaña Historial, la configuración muestra las facturaciones creadas a partir de esta configuración.
La imagen muestra la interfaz en inglés: configuración de la factura de la empresa con la pestaña Historial.
Resumen de la facturación de la empresa
En finanzas / Fitness corporativo / Facturación de la empresa encuentras un resumen de las facturaciones creadas.
En esta vista puedes descargar para cada facturación de la empresa una lista agregada de facturas en PDF.
También puedes iniciar manualmente una facturación de la empresa para todas las empresas o para las seleccionadas. Los datos de este diálogo se cargan previamente a partir de la configuración de la factura de la empresa.
La imagen muestra la interfaz en inglés: resumen de la facturación de la empresa.
Detalle de una facturación de la empresa
Para cada facturación de la empresa puedes ver en detalle las empresas incluidas, los socios y sus reclamaciones.
Puedes descargar de forma agregada todas las facturas creadas de una facturación de la empresa.
En la vista de detalle de una empresa dentro de una facturación puedes descargar, liquidar o anular la factura individual de la empresa.
La imagen muestra la interfaz en inglés: detalle de la facturación con las empresas incluidas.
La imagen muestra la interfaz en inglés: detalle de una empresa dentro de la facturación.
Resumen de empresas
En finanzas / Fitness corporativo / Empresas encuentras un resumen de todas las empresas.
Este resumen contiene los datos de contacto de la empresa, los contratos, las facturas creadas y los documentos guardados. En la pestaña Facturas puedes descargar las facturas individuales de la empresa.
En la pestaña Documentos puedes guardar archivos relacionados con la empresa. Las facturas ya creadas también se guardan aquí.
Tras seleccionar una empresa, la pestaña Contratos muestra los contratos creados y los socios correspondientes.
La imagen muestra la interfaz en inglés: resumen de empresas con la pestaña Contratos.
Conciliación de facturas
Para la conciliación de facturas mediante transferencia bancaria, BankConnect asigna los pagos a las facturas automáticamente si el concepto (número de empresa y número de factura) y el importe de la transferencia coinciden con la factura.
El concepto de una transferencia debe tener este formato:
"NúmeroEmpresa-NúmeroFactura", por ejemplo "C-21-2024-3".
El número de empresa o de cliente es el número que aparece en el resumen de empresas, por ejemplo C-21.
El número de factura sigue la configuración de la numeración de facturas, por ejemplo 2024-3.
Aviso: Este artículo se ha creado con ayuda de inteligencia artificial y traducido automáticamente sin revisión editorial. Disculpa los posibles errores.