Dans cet article, vous apprendrez : comment configurer la répartition des contributions et émettre des factures pour le fitness en entreprise?
- Prérequis pour l'utilisation de la création de factures d'entreprise
- Configuration de la répartition des contributions pour une entreprise
- Création d'un contrat avec répartition d'entreprise pour un membre via le backoffice Magicline
- Configuration de la facturation d'entreprise
- Aperçu des traitements de facturation d'entreprise
- Détail d'un traitement de facturation d'entreprise
- Vue d'ensemble des entreprises
- Rapprochement des factures
Guide rapide :
- Vérifiez les prérequis (Répartition des contributions).
- Allez dans : Paramètres > Fitness en entreprise > Configuration de la facturation d'entreprise.
- Exécutez un traitement de facturation.
- Les paiements sont automatiquement reconnus par Magicline.
Tutoriel vidéo
Cliquez sur le lien suivant pour voir le tutoriel vidéo de cette fonction :
https://vimeo.com/1090007720/0fb23a0441?ts=0&share=copy
Configuration de la répartition des frais pour une entreprise
Pour utiliser la fonction de création de factures d'entreprise, des paramètres spécifiques doivent être configurés à l'avance. Cela garantit que les contributions des entreprises et de leurs membres sont correctement attribuées et facturées.
Dans les modèles de coopération, une configuration de répartition des frais doit être créée pour l'entreprise concernée.
Cette répartition des frais définit la part de la cotisation d'adhésion que l'entreprise prend en charge lorsqu'un contrat est signé avec un membre associé à cette entreprise.
L'attribution d'une telle répartition doit être effectuée via Magicline.
Allez dans Paramètres > Sport d'entreprise > Modèles de coopération puis cliquez sur Partage des frais. Cliquez sur le bouton bleu Créer modèle de coopération en haut à droite.
Remplissez le champ nom, sélectionnez la campagne pour laquelle la répartition est créée, et ajoutez des détails supplémentaires tels que le nom public, la description interne et externe.
Cliquez sur Suivant.
Maintenant, sélectionnez la répartition des frais et créez un code de bon.
Une fois que vous cliquez sur Créer, la répartition est mise en place, mais des configurations supplémentaires sont nécessaires.
Vous devez :
- attribuer une entreprise pour la remise,
- définir les tarifs pour la remise,
- générer des bons pour la répartition.
Allez dans l'onglet Entreprises pour sélectionner une entreprise pour la répartition.
Ajoutez un ou des tarifs et le pourcentage de réduction ou le montant de réduction :
Cliquez sur Enregistrer.
Vous serez automatiquement redirigé vers Finances > Sport d'entreprise > Modèles de coopération, où vous pouvez maintenant cliquer sur Fournir des bons en haut à droite.
Une fenêtre s'ouvrira où vous pourrez soit :
- spécifier un nombre fixe de bons,
- soit choisir de rendre un nombre illimité de bons disponibles pour la répartition des frais.
Création d'un contrat avec partage des frais avec une entreprise pour un membre via Magicline
Vous pouvez maintenant créer un nouveau contrat pour un membre depuis son profil en utilisant le carré Contrats et le menu à trois points.
Sélectionnez l'option Partage des frais, saisissez le code de bon créé, sélectionnez le tarif, la durée et le mode de paiement.
Cliquez sur Suivant, vérifiez le récapitulatif, et cliquez sur Enregistrer.
Le contrat est maintenant créé.
Configuration de la facturation d'entreprise
Cliquez sur le lien suivant pour voir le tutoriel vidéo : https://vimeo.com/1093967684/294dbdc072?ts=0&share=copy
Pour créer une configuration de facturation d'entreprise, allez dans Paramètres > Sport d'entreprise > Configuration de la facturation d'entreprise.
Les informations suivantes sont requises :
- Informations fiscales : Récupérées depuis Paramètres > Club > Société d'exploitation.
- Numérotation des factures : Configurée dans Paramètres > Facturation > Numérotation des factures. Si un système de numérotation est activé pour les factures d'entreprise, l'étiquette « Actif pour les factures d'entreprise » apparaîtra.
- Modèle de facture : Un modèle doit être sélectionné dans Paramètres > Facturation > Modèles de facture.
Vous pouvez spécifier une adresse de facturation différente pour les factures d'entreprise, qui sera affichée à la place de l'adresse de facturation standard de la salle.
Aperçu des traitements de facturation d'entreprise
Dans Finances > Sport d'entreprise > Factures d'entreprise, vous trouverez un aperçu de tous les traitements de facturation créés.
Vous pouvez déclencher manuellement un traitement de facturation d'entreprise pour les entreprises sélectionnées. Les données dans cette fenêtre sont préchargées en fonction de la configuration de facturation d'entreprise.
Détail d'un traitement de facturation d'entreprise
Pour chaque traitement de facturation d'entreprise, vous pouvez consulter les détails des entreprises incluses, des membres et de leurs frais.
Toutes les factures créées peuvent être téléchargées sous un format agrégé.
Dans la vue détaillée d'une entreprise individuelle au sein d'un traitement de facturation d'entreprise, vous pouvez télécharger, régler ou annuler la facture.
Vue d'ensemble des entreprises
Dans Finances > Sport d'entreprise > Entreprises partenaires, vous trouverez un aperçu de toutes les entreprises enregistrées.
Cet aperçu comprend les coordonnées de l'entreprise, les contrats enregistrés, les factures créées et les documents téléchargés.
- Dans l'onglet Factures, les factures individuelles d'une entreprise peuvent être téléchargées.
- Dans l'onglet Documents, les fichiers et factures relatifs à l'entreprise sont stockés.
Rapprochement des factures
Pour le rapprochement des factures via des virements bancaires, l'application BankConnect a été améliorée.
Une répartition automatique des paiements a lieu si la référence du virement inclut le numéro de l'entreprise, le numéro de facture et si le montant transféré correspond au montant de la facture.
Le format de référence doit être :
"NuméroEntreprise-NuméroFacture" (par exemple, C-21-2024-3).
Le numéro d'entreprise/client correspond à celui affiché dans le menu Entreprises partenaires, par exemple, C-21.
Le numéro de facture est défini selon la configuration de facturation, par exemple, 2024-3.