Dans cet article, vous apprendrez à configurer un partage des frais pour une entreprise, à l'appliquer au contrat d'un membre et à créer des factures d'entreprise.
Sommaire
- Guide rapide
- Tutoriel vidéo
- Conditions préalables
- Configuration du partage des frais pour une entreprise
- Création d'un contrat avec partage des frais pour un membre
- Configuration de la facture d'entreprise
- Aperçu des factures d'entreprise
- Détail d'une facturation d'entreprise
- Entreprises partenaires
- Rapprochement des factures
Guide rapide
- Vérifiez les conditions préalables.
- Dans Paramètres / Sport d'entreprise / Modèle de coopération, créez un partage des frais pour l'entreprise.
- Créez pour le membre un contrat avec ce partage des frais.
- Dans Paramètres / Sport d'entreprise / Configuration de la facture d'entreprise, créez la configuration des factures d'entreprise.
- Dans Finances / Sport d'entreprise / Factures d'entreprise, lancez une facturation d'entreprise.
Tutoriel vidéo
Cliquez sur le lien suivant pour voir le tutoriel vidéo de cette fonction :
https://vimeo.com/1090007720/0fb23a0441?ts=0&share=copy
Conditions préalables
La fonctionnalité Sport d'entreprise doit être activée pour votre club. Elle comprend les modèles de coopération avec partage des frais et les factures d'entreprise. Si elle n'est pas activée, le logiciel affiche une page de mise à niveau dans la zone concernée.
Dans Paramètres / Club / Société d'exploitation, l'adresse, le nom, les informations fiscales et le compte bancaire avec IBAN et BIC doivent être complets. S'il manque l'une de ces informations, aucune facturation d'entreprise ne peut être créée.
Votre club doit disposer d'une configuration de la facture d'entreprise active. De plus, chaque entreprise que vous facturez doit être associée à un partage des frais. Vous configurez ces deux éléments dans les sections suivantes.
Votre rôle doit également disposer des autorisations correspondantes. Dans la gestion des rôles, vous les trouvez dans ces catégories :
| Tâche | Autorisation |
|---|---|
| Configurer les modèles de coopération et les partages des frais | Paramètres / Bons d'achat / Bons d'achat |
| Fournir des bons d'achat pour le partage des frais | Finances / Bons d'achat / Bon de contrat |
| Créer la configuration de la facture d'entreprise | Paramètres / Factures / Gérer les factures des entreprises |
| Créer des facturations d'entreprise | Gestion des contrats / Finances / Créer une facture unique |
| Utiliser les entreprises partenaires | Gestion des contrats / Administration / Société |
L'autorisation Paramètres / Bons d'achat / Bons d'achat donne également accès aux paramètres des bons de valeur et des bons pour les membres.
Configuration du partage des frais pour une entreprise
Dans les modèles de coopération, une configuration de partage des frais doit être créée pour l'entreprise concernée.
Le partage des frais définit la part de la cotisation que l'entreprise prend en charge lorsqu'un contrat est conclu avec un membre qui appartient à cette entreprise.
Le partage des frais doit être attribué dans le logiciel.
Allez dans Paramètres / Sport d'entreprise / Modèle de coopération et cliquez sur le bouton bleu Créer Modèle de coopération en haut à droite.
L'image montre l'interface en anglais : aperçu des modèles de coopération avec le bouton de création.
Renseignez le nom, sélectionnez la Campagne pour laquelle le partage est créé et complétez le Nom public, la Description interne et la Description externe.
Cliquez ensuite sur Suivant.
L'image montre l'interface en anglais : formulaire rempli avec le nom et la campagne du nouveau modèle de coopération.
Sélectionnez maintenant Partage des frais comme type.
L'image montre l'interface en anglais : sélection du type Partage des frais dans la boîte de dialogue de création.
Vous pouvez ensuite créer un code promo pour le partage.
L'image montre l'interface en anglais : type de code statique avec un code promo saisi.
Dès que vous cliquez sur Créer, le partage est créé. Quelques paramètres restent toutefois nécessaires.
Il faut encore associer une entreprise à la remise, définir les prix de la remise et générer les bons d'achat pour le partage.
L'image montre l'interface en anglais : partage nouvellement créé avec les trois indications de configuration manquante.
Ouvrez l'onglet Entreprises pour sélectionner une entreprise pour le partage.
L'image montre l'interface en anglais : onglet Entreprises vide avant l'association d'une entreprise.
L'image montre l'interface en anglais : boîte de dialogue de sélection de l'entreprise avec une entreprise sélectionnée.
Sélectionnez une entreprise et cliquez sur Enregistrer.
L'image montre l'interface en anglais : onglet Entreprises après l'enregistrement, l'entreprise est associée.
Vous êtes automatiquement redirigé vers Finances / Sport d'entreprise / Modèle de coopération, où vous pouvez maintenant utiliser fournir des bons d'achat en haut à droite.
L'image montre l'interface en anglais : vue financière du partage avec le bouton pour fournir des bons d'achat.
Une fenêtre s'ouvre, dans laquelle vous pouvez indiquer un nombre fixe de bons d'achat ou mettre à disposition un nombre illimité de bons d'achat pour le partage des frais.
L'image montre l'interface en anglais : boîte de dialogue pour fournir des bons d'achat avec un nombre saisi.
Revenez dans Paramètres / Sport d'entreprise / Modèle de coopération, ouvrez l'onglet Partage des frais et sélectionnez le partage que vous venez de créer.
Dans l'onglet Tarifs, vous pouvez maintenant définir à quel tarif s'applique le partage. Ouvrez le menu à trois points et sélectionnez Ajouter Remises et conditions.
L'image montre l'interface en anglais : onglet Tarifs avec le menu à trois points ouvert.
Vous pouvez choisir ici parmi vos tarifs et leurs durées.
Par défaut, tous les tarifs peuvent utiliser ce partage, mais vous pouvez le limiter à certains tarifs.
L'image montre l'interface en anglais : première étape de la boîte de dialogue avec le tarif, la durée et le mode de paiement.
Indiquez si la part de l'entreprise est un pourcentage ou un montant fixe et terminez avec Enregistrer.
L'image montre l'interface en anglais : deuxième étape avec la part de l'entreprise en pourcentage.
L'image montre l'interface en anglais : onglet Tarifs après l'enregistrement avec la ligne configurée.
L'entrée Ajouter Remises et conditions reste disponible après l'ajout d'une combinaison. Pour ajouter plus tard une autre combinaison de tarif, de durée ou de mode de paiement, sélectionnez-la à nouveau. Une combinaison existante se modifie ou se supprime via le menu à trois points de sa ligne (Modifier Remises et conditions ou Supprimer Remises et conditions).
Pour un partage des frais sans code promo, cette zone se présente différemment. L'onglet s'appelle Remises et conditions et le menu à trois points se trouve dans l'en-tête du tableau. Il ne contient que l'entrée Modifier Remises et conditions. Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, choisissez avec les champs de sélection du tarif, de la durée et du mode de paiement une autre combinaison et ajoutez-la à la liste. Supprimez les entrées existantes avec l'icône moins située à côté. Enregistrez la boîte de dialogue pour appliquer la liste complète.
Dans cette variante, la part de l'entreprise est la même pour toutes les combinaisons. Vous la gérez une seule fois pour tout le partage dans l'onglet Paramètres, dans la zone Configuration. Si vous avez besoin d'une autre part de l'entreprise pour certains tarifs, créez un autre partage des frais sans code promo qui ne contient que ces tarifs. Vous pouvez aussi utiliser un partage des frais avec code promo, dans lequel vous définissez la part de l'entreprise pour chaque combinaison.
L'image montre l'interface en anglais : menu à trois points avec l'unique entrée pour modifier les remises et conditions, pour un partage des frais sans code promo.
L'image montre l'interface en anglais : boîte de dialogue pour modifier les remises et conditions avec la sélection en haut et la liste des combinaisons en dessous.
Vous pouvez également définir des remises et conditions pour les Modules supplémentaires ou les Forfaits. Pour cela, sélectionnez l'onglet correspondant au lieu de Tarifs.
Vous voyez maintenant l'aperçu de la configuration du partage et pouvez, à l'étape suivante, modifier la Publication dans l'onglet Paramètres via le menu à trois points.
L'image montre l'interface en anglais : onglet Paramètres avec la configuration terminée.
Création d'un contrat avec partage des frais pour un membre
Il existe trois possibilités. Pour un nouveau contrat, choisissez le type correspondant au partage des frais : avec code promo ou sans code promo. Pour un contrat existant, utilisez le bon d'achat ultérieurement.
Créer un nouveau contrat avec un bon d'achat : Dans l'aperçu du membre, ouvrez le menu à trois points du widget Contrats actifs, sélectionnez Nouveau contrat et choisissez comme type Bons d'achat (y compris le partage de l'entreprise avec le code du bon d'achat).
L'image montre l'interface en anglais : sélection du type dans le nouveau contrat.
Saisissez le code promo. Dès qu'il est reconnu, la boîte de dialogue affiche le modèle de coopération et l'entreprise correspondants, et les champs du tarif, de la durée et du mode de paiement sont déverrouillés.
L'image montre l'interface en anglais : code promo reconnu et champs déverrouillés.
La liste déroulante des tarifs ne propose que les tarifs que vous avez définis dans Remises et conditions pour ce partage. Si Tous est défini, vous voyez tous les tarifs de votre club. Si vous avez limité le partage à certains tarifs, seuls ceux-ci apparaissent.
Sélectionnez le tarif, la durée et le mode de paiement, cliquez sur Suivant, vérifiez le récapitulatif et finalisez le contrat.
Créer un nouveau contrat avec un partage des frais sans code promo : Ouvrez Nouveau contrat comme décrit ci-dessus et choisissez comme type Fractionnement de l'entreprise (sans code de bon d'achat). Avec ce type, le membre n'a pas besoin de code promo, vous sélectionnez directement le partage. Sélectionnez d'abord l'entreprise dans le champ Entreprise, puis le partage correspondant dans le champ Partage des frais. Ce champ n'affiche que les partages sans code promo associés à cette entreprise.
Sélectionnez ensuite Tarif, Durée et Modes de paiement. Là aussi, seuls les tarifs définis dans le partage sélectionné sont disponibles. Si nécessaire, définissez le Début de l'utilisation et la Date d'entrée en vigueur et finalisez le contrat.
Si une entreprise dispose de plusieurs partages sans code promo, par exemple avec une part de l'entreprise différente selon les tarifs, choisissez ici le bon. Le logiciel ne fait pas ce choix automatiquement. Veillez donc à ce que les tarifs des partages ne se chevauchent pas et que les partages portent des noms clairement distincts.
Utiliser un bon d'achat sur un contrat existant : Vous pouvez également appliquer le bon d'achat ultérieurement à un contrat existant du membre. Dans Contrats actifs, ouvrez le menu à trois points de la ligne du contrat et sélectionnez Utiliser un bon d'achat.
L'image montre l'interface en anglais : menu de la ligne du contrat avec l'entrée pour utiliser un bon d'achat.
Saisissez le code promo dans la boîte de dialogue, choisissez si nécessaire une autre date de démarrage, puis confirmez.
L'image montre l'interface en anglais : boîte de dialogue avec le code promo et la date de démarrage.
Avec les deux possibilités basées sur un code promo, le contrat affiche ensuite un badge B2B et la cotisation ouverte du mois en cours diminue de la part de l'entreprise définie.
L'image montre l'interface en anglais : ligne du contrat avec le badge B2B et la cotisation réduite.
La configuration est ainsi terminée.
Configuration de la facture d'entreprise
Vous créez la configuration dans Paramètres / Sport d'entreprise / Configuration de la facture d'entreprise.
Les informations suivantes sont nécessaires :
- Informations fiscales : elles sont reprises des données de la société d'exploitation dans Paramètres / Club / Société d'exploitation.
- Numérotation des factures : configurez-la dans Paramètres / Facturation / Numéros de facture. Si une numérotation est utilisée pour les factures d'entreprise, elle y affiche le badge actif pour les factures de l'entreprise.
- Modèle de facture : un modèle de facture de Paramètres / Facturation / Modèles de factures doit être indiqué.
Dans un tel modèle de facture, vous pouvez utiliser pour les factures d'entreprise l'espace réservé « $companyNumber-$invoiceNumber ». Il affiche le numéro de facture nécessaire au règlement de la facture via BankConnect.
Exemple : « Veuillez virer le montant de la facture sur notre compte bancaire dans un délai de 21 jours en indiquant le numéro de client et le numéro de facture (C-15-dada-2024-7). »
Vous pouvez indiquer une autre adresse de facturation. Elle apparaît alors sur les factures d'entreprise à la place de l'adresse de facturation du club. Dans la configuration de la facture d'entreprise, vous pouvez également définir si les facturations d'entreprise sont créées automatiquement.
Par exemple :
- Date d'exécution (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle)
- Créances jusqu'à une date d'échéance donnée (selon la date d'exécution)
- Un délai de paiement en jours, basé sur la date de création
- Traitement automatique de l'aperçu (la facture est créée immédiatement)
Dans l'onglet Journal des modifications, la configuration affiche l'historique des facturations créées sur la base de cette configuration.
L'image montre l'interface en anglais : configuration de la facture d'entreprise avec l'onglet Journal des modifications.
Aperçu des factures d'entreprise
Dans Finances / Sport d'entreprise / Factures d'entreprise, vous trouvez un aperçu des facturations créées.
Dans cette vue, vous pouvez télécharger pour chaque facturation d'entreprise une liste agrégée des factures au format PDF.
Vous pouvez également lancer manuellement une facturation d'entreprise pour toutes les entreprises ou pour une sélection. Les données de cette boîte de dialogue sont préchargées à partir de la configuration de la facture d'entreprise.
L'image montre l'interface en anglais : aperçu des facturations d'entreprise.
Détail d'une facturation d'entreprise
Pour chaque facturation d'entreprise, vous pouvez afficher en détail les entreprises incluses, les membres et leurs créances.
Vous pouvez télécharger sous forme agrégée toutes les factures créées d'une facturation d'entreprise.
Dans la vue détaillée d'une entreprise au sein d'une facturation, vous pouvez télécharger, régler ou annuler la facture individuelle de l'entreprise.
L'image montre l'interface en anglais : détail d'une facturation d'entreprise avec les entreprises incluses.
L'image montre l'interface en anglais : détail d'une entreprise au sein de la facturation avec le tarif, le montant et le statut de la facture.
Entreprises partenaires
Dans Finances / Sport d'entreprise / Entreprises partenaires, vous trouvez un aperçu de toutes les entreprises.
Cet aperçu contient les coordonnées de l'entreprise, les contrats, les factures créées et les documents enregistrés. Dans l'onglet Factures, vous pouvez télécharger les factures individuelles de l'entreprise.
Dans l'onglet Documents, vous pouvez enregistrer des fichiers relatifs à l'entreprise. Les factures déjà créées y sont également enregistrées.
Après avoir sélectionné une entreprise, l'onglet Contrats affiche les contrats créés et les membres correspondants.
L'image montre l'interface en anglais : entreprises partenaires avec l'onglet Contrats et la liste des contrats des membres.
Rapprochement des factures
Pour le rapprochement des factures par virement bancaire, BankConnect attribue automatiquement les paiements aux factures si le motif du virement (numéro d'entreprise et numéro de facture) et le montant correspondent à la facture.
Le motif d'un virement doit avoir ce format :
« NuméroEntreprise-NuméroFacture », par exemple « C-21-2024-3 ».
Le numéro d'entreprise ou de client est le numéro affiché dans les entreprises partenaires, par exemple C-21.
Le numéro de facture suit la configuration de la numérotation des factures, par exemple 2024-3.
Remarque : Cet article a été créé à l'aide de l'intelligence artificielle et traduit automatiquement sans relecture. Nous vous prions de nous excuser pour d'éventuelles erreurs.