Controllo dei duplicati per conclusioni di contratto e allenamenti di prova

In questo articolo scoprirai come configurare il controllo dei duplicati nel tuo software in modo che i membri vengano riconosciuti in base al cognome, alla data di nascita e al codice postale, come questo influisce sulle conclusioni di contratto e sugli allenamenti di prova e come il modal dei duplicati con gli ultimi appuntamenti, insieme a un avviso automatico nel check-in e nella vista membro, ti supporta ogni volta che viene rilevato un profilo corrispondente con una sessione di prova effettuata.

Contenuti

• Cosa fa il nuovo controllo dei duplicati?
• Configurare il controllo dei duplicati per le conclusioni di contratto
• Configurare il controllo dei duplicati per gli allenamenti di prova
• Dove viene applicato il controllo dei duplicati?
• Ultimi appuntamenti nel modal dei duplicati
• Avviso automatico per i duplicati di allenamento di prova
• Come funziona la logica di corrispondenza nel dettaglio?
• Consigli & buone pratiche

Guida rapida

• Apri nel tuo software le impostazioni per il Controllare prima della creazione del contratto.
• Seleziona come logica dei duplicati l'opzione Cognome + Data di nascita + Codice postale e salva.
• Vai alle impostazioni per l'Allenamento di prova.
• Apri il menu dei dati dei potenziali clienti e seleziona la quarta opzione Cognome + Data di nascita + Codice postale.
• Salva le tue impostazioni, la nuova logica si applica ora ai contratti online, allo strumento di vendita e agli allenamenti di prova (API & MySports).
• Ogni volta che il software trova un profilo corrispondente con una sessione di prova effettuata, vedi un avviso nella vista check-in e membro. Usa il pulsante Check duplicates per aprire il modal dei duplicati con le colonne Last Trial Appointment, Last Appointment e Last Check-in.

Cosa fa il nuovo controllo dei duplicati?

Il nuovo controllo dei duplicati ti consente di riconoscere i membri non tramite l'indirizzo e-mail, ma tramite una combinazione di cognome, data di nascita e codice postale.

Questo riduce:

• Le registrazioni multiple di membri che utilizzano e-mail diverse.
• Il rischio che membri bloccati o indebitati si registrino di nuovo semplicemente con una nuova e-mail.
• L'impegno per l'unione manuale dei record duplicati.

Allo stesso tempo, ti assicuri una cronologia coerente per persona, inclusi comunicazione, piani di allenamento e cronologie dei contratti.

[Screenshot: Impostazioni di firma dell'abbonamento, panoramica inclusa la tile di configurazione del controllo dei duplicati]

Configurare il controllo dei duplicati per le conclusioni di contratto

Per le conclusioni di contratto puoi stabilire nelle impostazioni con quale logica deve essere eseguito il controllo dei duplicati. D'ora in poi, seleziona la combinazione Cognome + Data di nascita + Codice postale.

Ecco come procedere:

1. Apri il tuo software e vai a Impostazioni / Conclusione del contratto / Impostazioni di conclusione del contratto / Controllare prima della creazione del contratto.
2. Fai clic sul menu a tre punti e seleziona Modificare le restrizioni alla firma del contratto online oppure l'opzione per lo Strumento di vendita.
3. Nella selezione della logica di controllo, scegli l'opzione Cognome + Data di nascita + Codice postale.
4. Salva le tue modifiche con Salvare.

D'ora in poi, il software verifica a ogni conclusione di contratto, sia online sia nel club, la presenza di membri esistenti in base a questi tre criteri. Se viene trovata una corrispondenza, ricevi come di consueto un avviso e puoi decidere se utilizzare il record esistente o crearne deliberatamente uno nuovo (ad esempio in caso di omonimia).

[Screenshot: Modificare le restrizioni alla firma del contratto, menu a discesa con la nuova quarta opzione «Cognome + Data di nascita + Codice postale»]

Configurare il controllo dei duplicati per gli allenamenti di prova

Puoi anche controllare come viene eseguito il controllo dei duplicati per gli allenamenti di prova e i lead. La nuova combinazione Cognome + Data di nascita + Codice postale è disponibile qui come quarta opzione nel menu a discesa esistente.

Ecco come modificare il controllo per gli allenamenti di prova:

1. Vai nel tuo software a Impostazioni / Servizi / Allenamento di prova.
2. Vai alla tile dei dati dei potenziali clienti e fai clic sul menu a tre punti.
3. Seleziona Modificare Impedire la creazione di duplicati.
4. Nel menu a discesa della logica dei duplicati vedi diverse opzioni. Seleziona la 4ª opzione con la denominazione Cognome + Data di nascita + Codice postale.
5. Salva le tue impostazioni.

Questa impostazione riguarda tutti gli allenamenti di prova appena creati, sia che vengano creati tramite MySports, tramite l'API o direttamente nel club. In caso di corrispondenza con un record esistente, il duplicato ti viene mostrato, in modo che tu non crei un nuovo lead per la stessa persona.

[Screenshot: Impostazioni dell'allenamento di prova, menu a discesa con la nuova quarta opzione «Cognome + Data di nascita + Codice postale»]

Dove viene applicato il controllo dei duplicati?

La logica dei duplicati che scegli viene presa in considerazione automaticamente in tutti i touchpoint rilevanti. Una volta che attivi l'opzione Cognome + Data di nascita + Codice postale, si applica a:

• Conclusione di contratto online (API): quando un potenziale cliente conclude un contratto online, il software verifica il record in base a cognome, data di nascita e codice postale.
• Strumento di vendita nello studio: la stessa logica viene applicata durante ogni nuovo contratto nel colloquio di vendita in loco.
• Allenamenti di prova tramite API: se registri allenamenti di prova tramite un'integrazione, il controllo dei duplicati viene eseguito in base alle tue impostazioni.
• MySports: anche le prenotazioni di allenamenti di prova o le registrazioni tramite MySports vengono verificate con la nuova combinazione.

Non devi configurare la logica separatamente per ogni touchpoint, l'importante è che tu selezioni e salvi la logica dei duplicati desiderata nelle impostazioni per contratti e allenamenti di prova.

Ultimi appuntamenti nel modal dei duplicati

Fai clic su Check duplicates nella vista check-in o membro per aprire il modal dei duplicati intitolato Check duplicates. L'intestazione mostra il record corrente e la tabella sottostante elenca tutti i duplicati corrispondenti che il software ha trovato.

Per ogni corrispondenza, la tabella mostra le colonne consuete Member, Status, Date of Birth, Address, Email e Phone, oltre a tre colonne aggiuntive:

• Ultimo allenamento di prova (Last Trial Appointment): titolo, data e stato dell'allenamento di prova più recente della persona.
• Ultimo appuntamento (Last Appointment): titolo, data e stato dell'appuntamento regolare più recente, ad esempio un corso o una consulenza.
• Ultimo check-in (Last Check-in): data in cui la persona ha effettuato l'ultimo check-in.

Se non sono disponibili dati, nella rispettiva colonna compare un «-». Questo ti consente di decidere a colpo d'occhio se utilizzare il record esistente, unire i record o crearne deliberatamente uno nuovo perché si tratta di una persona diversa.

Avviso automatico per i duplicati di allenamento di prova

Se il tuo software trova un profilo corrispondente con una sessione di prova già effettuata per la persona attualmente aperta, compare automaticamente un avviso giallo. Mostra il testo "Possible duplicate! A matching profile with attended trial session was found. Please verify before granting access." e un pulsante Check duplicates.

L'avviso compare in due punti:

• Nella vista check-in, non appena la vista viene caricata per la persona.
• Nella vista membro, quando apri il profilo.

Non devi avviare il controllo attivamente. L'avviso compare solo quando c'è una corrispondenza con una sessione di prova effettuata, gli altri casi di duplicati restano silenziosi.

Autorizzazione necessaria: l'avviso è visibile solo per i ruoli utente con l'autorizzazione di ricerca cliente (internamente: CUSTOMER_SEARCH_EXECUTE). Assicurati che il tuo team di reception abbia questa autorizzazione, altrimenti non vedrà l'avviso automatico.

Ecco come gestire l'avviso:

1. Leggi l'avviso nella vista check-in o membro.
2. Fai clic su Check duplicates nell'avviso. Il modal dei duplicati si apre con le corrispondenze e le colonne Last Trial Appointment, Last Appointment e Last Check-in.
3. Controlla la data dell'ultimo allenamento di prova e decidi se consentire il check-in, unire i record o rifiutare l'allenamento di prova perché ne è già stato svolto uno nel periodo consentito.

Come funziona la logica di corrispondenza nel dettaglio?

Per ridurre al minimo il numero di duplicati che sfuggono, la logica di corrispondenza per il cognome e il codice postale è tollerante verso piccole varianti di ortografia. Questo avviene automaticamente in background, non devi impostare nulla di aggiuntivo.

Nel dettaglio:

Cognome

• Gli spazi vengono ignorati: de Jong e deJong vengono trattati allo stesso modo.
• Le dieresi e i caratteri speciali vengono normalizzati:
  • Müller viene trattato come Mueller.
  • Günther viene trattato come Guenther.
  • François viene trattato come Francois.
• Aggiunte al nome e titoli: aggiunte come von, van, von der, de non vengono usate 1:1 come limiti rigidi. Ad esempio, von der Weiden può corrispondere a Weiden.
• Nomi doppi: i nomi con trattino o spazi vengono combinati, ad es. Schmidt-Meyer e Schmidt Meyer sono considerati grafie identiche.

Data di nascita

La data di nascita deve corrispondere esattamente. Assicurati che la data di nascita venga registrata in modo corretto e completo. I diversi formati vengono uniformati internamente, ciò che conta è la data effettiva.

Codice postale

• Gli spazi nel codice postale vengono ignorati: 1234 AB e 1234AB vengono trattati allo stesso modo.
• Il codice postale viene memorizzato così come è stato inserito, ma viene ripulito dagli spazi superflui per il confronto.

Solo quando tutti e tre i criteri, cognome, data di nascita e codice postale, corrispondono, un record viene riconosciuto come potenziale duplicato e ti viene mostrato di conseguenza nell'interfaccia.

Consigli & buone pratiche

Per ottenere il massimo dal nuovo controllo dei duplicati, tieni presenti i seguenti punti:

• Chiedi sempre la data di nascita e il codice postale: assicurati che il tuo team registri questi dati in modo costante durante le conclusioni di contratto e gli allenamenti di prova.
• Inserimento standardizzato: incoraggia il tuo team a scrivere correttamente i cognomi, inclusi i nomi doppi e le aggiunte al nome.
• Prendi sul serio gli avvisi di duplicati: quando ricevi un avviso di duplicato, verifica sempre brevemente se si tratta davvero della stessa persona prima di creare un nuovo record.
• Usa gli ultimi appuntamenti come supporto alla decisione: utilizza le colonne Last Trial Appointment, Last Appointment e Last Check-in nel modal dei duplicati per vedere rapidamente se un allenamento di prova è già stato svolto nel periodo consentito o se la persona si allena già regolarmente.
• Non ignorare l'avviso: anche nelle situazioni di reception affollate, verifica brevemente l'avviso automatico prima di procedere, questo evita ripetuti allenamenti di prova della stessa persona.
• Ripulisci i vecchi duplicati: sfrutta la nuova logica come occasione per unire i membri duplicati esistenti, in modo che le tue analisi siano più pulite.

Se non sei sicuro di quale variante di duplicati sia più adatta al tuo studio, puoi testare le impostazioni in qualsiasi momento e adattarle di nuovo se necessario. La combinazione Cognome + Data di nascita + Codice postale ti offre una protezione particolarmente efficace contro le registrazioni multiple senza dipendere unicamente dall'indirizzo e-mail come unico criterio.