In dit artikel leer je: Hoe je documenttemplates in het systeem kunt vinden, maken en bewerken.
Inhoudsopgave:
- Templates vinden en begrijpen
- Systeemtemplates
- Aangepaste templates
- Een nieuwe template maken
- Een template bewerken
Templates vinden en begrijpen
Templates vormen de basis voor alle communicatiedocumenten. In de sectie Communicatie / Beheer / Templates vind je de templates van jouw studio.
Het systeem maakt onderscheid tussen twee soorten templates:
Systeemtemplates
Systeemtemplates worden door het systeem geleverd en zijn gekoppeld aan specifieke acties binnen de bedrijfsvoering van de studio. Ze worden in het templateoverzicht gemarkeerd met een sloticoon.
Voorbeelden van systeemtemplates:
- Opzeggingsbevestigingen
- Aanmaningsbrieven
- Pauzebevestigingen
- Incasso-terugboekingsmeldingen
Systeemtemplates kunnen worden bewerkt, maar niet verwijderd.
Aangepaste templates
Voor gepersonaliseerde communicatie kun je op elk moment nieuwe templates maken. Deze zijn niet gekoppeld aan specifieke acties, maar kunnen worden gebruikt voor individuele of bulkberichten.
Een nieuwe template maken
Hier laten we zien hoe je een briefsjabloon maakt. Het proces is vergelijkbaar voor andere communicatievormen.
Let op: Afhankelijk van het gekozen communicatiekanaal – brief, e-mail, sms of app-bericht – moet de inhoud hierop worden afgestemd.
- Houd rekening met het formaat en de aandachtsspanne waarmee je bericht wordt ontvangen.
- SMS-templates zijn ideaal voor korte en bondige informatieoverdracht.
- Brieven of e-mails kunnen meer inhoud bevatten, omdat ze doorgaans met meer aandacht worden gelezen.
- Houd er rekening mee dat de weergave per apparaat verschilt.
- Een sms wordt anders weergegeven op een mobiele telefoon dan een gedetailleerde e-mail op een computer of een geprinte brief per post.
Stappen om een template te maken:
- Klik op "Briefsjabloon maken".
- Selecteer een basissjabloon en klik op "Volgende".
- Bepaal voor welke locaties de template beschikbaar moet zijn.
- Geef de template een beschrijvende naam.
- Als specifieke ledeninformatie nodig is (bijvoorbeeld voor een proeftraining), selecteer deze dan.
- Kies een categorie om te bepalen waar de template beschikbaar zal zijn.
- Bepaal het ontwerp van de brief.
- Klik op "Opslaan" om de template aan te maken.
Een template bewerken
Bestaande templates kunnen op elk moment worden aangepast.
- Ga naar de templatelijst.
- Klik op het driepuntsmenu naast de gewenste template en selecteer "Template-inhoud bewerken".
- De template wordt geopend voor bewerking. Let op: de koptekst, voettekst en adressectie zijn niet bewerkbaar.
- Gebruik de opmaakbalk om de tekst aan te passen.
- Voeg placeholders in met "#".
- Pas het templateontwerp aan met het potloodicoon.
- Scroll naar beneden en klik op "Opslaan voor alle locaties" om de wijzigingen toe te passen.
*Deze vertaling is gegenereerd door kunstmatige intelligentie en kan fouten bevatten.*