In dit artikel leer je hoe je een gesplitste vergoeding voor een bedrijf configureert, deze toepast op het contract van een lid en bedrijfsfacturen aanmaakt.
Inhoud
- Snelgids
- Voorwaarden voor het gebruik van bedrijfsfacturen
- De gesplitste vergoeding voor een bedrijf configureren
- Een contract met bedrijfssplitsing voor een lid aanmaken
- Configuratie van de bedrijfsfactuur
- Overzicht van de bedrijfsfacturen
- Details van een bedrijfsfacturatie
- Bedrijfsoverzicht
- Factuurverrekening
Snelgids
- Controleer de voorwaarden.
- Maak onder Instellingen / Bedrijfsfitness / Samenwerkingsmodel een gesplitste vergoeding voor het bedrijf aan.
- Maak voor het lid een contract met deze gesplitste vergoeding aan.
- Maak onder Instellingen / Bedrijfsfitness / bedrijfsfactuur configuratie de configuratie voor de bedrijfsfacturen aan.
- Start onder Financiën / Bedrijfsfitness / Bedrijfsfacturen een bedrijfsfacturatie.
Voorwaarden voor het gebruik van bedrijfsfacturen
De functie Bedrijfsfitness moet voor je studio zijn vrijgegeven. Deze omvat de samenwerkingsmodellen met gesplitste vergoeding en de bedrijfsfacturen. Is de functie niet vrijgegeven, dan toont de software op de betreffende plek een upgradepagina.
Onder Instellingen / Studio / Algemene bedrijfsgegevens moeten adres, naam, fiscale gegevens en bankrekening met IBAN en BIC volledig zijn ingevuld. Ontbreekt een van deze gegevens, dan kan er geen bedrijfsfacturatie worden aangemaakt.
Je studio heeft een actieve configuratie van de bedrijfsfactuur nodig. Daarnaast moet elk bedrijf dat je factureert aan een gesplitste vergoeding zijn toegewezen. Beide richt je in de volgende secties in.
Je rol heeft ook de juiste rechten nodig. In het rollenbeheer vind je ze onder deze categorieën:
| Taak | Recht |
|---|---|
| Samenwerkingsmodellen en gesplitste vergoedingen configureren | Instellingen / Vouchers / Waarde Vouchers configureren |
| Vouchers voor de gesplitste vergoeding verstrekken | Financiën / Vouchers / Contracttegoedbon |
| De configuratie van de bedrijfsfactuur aanmaken | Instellingen / Facturen / Bedrijfsfacturen beheren |
| Bedrijfsfacturaties aanmaken | Ledenbeheer (Leden) / Financiën / Individuele factuur aanmaken |
| Het bedrijfsoverzicht gebruiken | Ledenbeheer (Leden) / Administratie / Bedrijf |
Het recht Waarde Vouchers configureren geeft ook toegang tot de instellingen voor waardevouchers en ledenvouchers.
De gesplitste vergoeding voor een bedrijf configureren
In de samenwerkingsmodellen moet een configuratie van de gesplitste vergoeding voor het betreffende bedrijf zijn aangemaakt.
De gesplitste vergoeding bepaalt welk deel van de vergoeding het bedrijf betaalt wanneer er een contract wordt afgesloten met een lid dat bij dit bedrijf hoort.
De gesplitste vergoeding moet in de software worden toegewezen.
Ga naar Instellingen / Bedrijfsfitness / Samenwerkingsmodel en klik rechtsboven op de blauwe knop Samenwerkingsmodel aanmaken.
De afbeelding toont de interface in het Engels: overzicht van de samenwerkingsmodellen met de knop om een model aan te maken.
Vul de naam in, selecteer de Campagne waarvoor de splitsing wordt aangemaakt en vul de Openbare naam, de Interne beschrijving en de Externe beschrijving aan.
Klik daarna op Volgende.
De afbeelding toont de interface in het Engels: ingevuld formulier met naam en campagne voor het nieuwe samenwerkingsmodel.
Selecteer nu Gesplitste vergoeding als type.
De afbeelding toont de interface in het Engels: selectie van het type Gesplitste vergoeding in het dialoogvenster.
Daarna kun je een kortingscode voor de splitsing aanmaken.
De afbeelding toont de interface in het Engels: statisch codetype met een ingevoerde kortingscode.
Zodra je op Aanmaken klikt, is de splitsing aangemaakt. Er zijn nog enkele instellingen nodig.
Er moet nog een bedrijf aan de korting worden toegewezen, de prijzen voor de korting moeten worden ingesteld en de vouchers voor de splitsing moeten worden gegenereerd.
De afbeelding toont de interface in het Engels: nieuw aangemaakte splitsing met de drie meldingen over ontbrekende configuratie.
Open het tabblad Bedrijven om een bedrijf voor de splitsing te selecteren.
De afbeelding toont de interface in het Engels: leeg tabblad Bedrijven voordat een bedrijf is toegewezen.
De afbeelding toont de interface in het Engels: dialoogvenster voor de bedrijfsselectie met een geselecteerd bedrijf.
Selecteer een bedrijf en klik op Opslaan.
De afbeelding toont de interface in het Engels: tabblad Bedrijven na het opslaan, het bedrijf is toegewezen.
Je wordt automatisch doorgestuurd naar Financiën / Bedrijfsfitness / Samenwerkingsmodel, waar je nu rechtsboven vouchers verstrekken kunt gebruiken.
De afbeelding toont de interface in het Engels: financiële weergave van de splitsing met de knop om vouchers te verstrekken.
Er opent een venster waarin je een vast aantal vouchers kunt invullen of een onbeperkt aantal vouchers voor de gesplitste vergoeding beschikbaar kunt stellen.
De afbeelding toont de interface in het Engels: dialoogvenster om vouchers te verstrekken met een ingevuld aantal.
Ga terug naar Instellingen / Bedrijfsfitness / Samenwerkingsmodel, open het tabblad Gesplitste vergoeding en selecteer de splitsing die je net hebt aangemaakt.
Op het tabblad Tarieven kun je nu vastleggen op welk tarief de splitsing van toepassing is. Open het menu met de drie puntjes en selecteer korting & voorwaarden toevoegen.
De afbeelding toont de interface in het Engels: tabblad Tarieven met het geopende menu met de drie puntjes.
Hier kies je uit je tarieven en hun looptijden.
Standaard kunnen alle tarieven deze splitsing gebruiken, maar je kunt dit beperken tot afzonderlijke tarieven.
De afbeelding toont de interface in het Engels: eerste stap van het dialoogvenster met tarief, looptijd en betaalmethode.
Geef aan of het bedrijfsaandeel een percentage of een vast bedrag is en sluit af met Opslaan.
De afbeelding toont de interface in het Engels: tweede stap met het bedrijfsaandeel als percentage.
De afbeelding toont de interface in het Engels: tabblad Tarieven na het opslaan met de geconfigureerde regel.
De optie korting & voorwaarden toevoegen blijft beschikbaar nadat je een combinatie hebt toegevoegd. Wil je later nog een combinatie van tarief, looptijd of betaalmethode toevoegen, selecteer de optie dan opnieuw. Een bestaande combinatie bewerk of verwijder je via het menu met de drie puntjes in de betreffende regel (korting & voorwaarden bewerken of korting & voorwaarden verwijderen).
Bij een gesplitste vergoeding zonder kortingscode ziet dit gedeelte er anders uit. Het tabblad heet daar korting & voorwaarden en het menu met de drie puntjes staat in de kop van de tabel. Het bevat alleen de optie korting & voorwaarden bewerken. In het dialoogvenster kies je met de selectievelden voor tarief, looptijd en betaalmethode een extra combinatie en voeg je die aan de lijst toe. Bestaande items verwijder je met het min-pictogram ernaast. Sla het dialoogvenster op, zodat de volledige lijst wordt overgenomen.
Bij deze variant is het bedrijfsaandeel voor alle combinaties gelijk. Je beheert het één keer voor de hele splitsing op het tabblad Instellingen, in het gedeelte Configuratie. Heb je voor bepaalde tarieven een ander bedrijfsaandeel nodig, maak dan een extra gesplitste vergoeding zonder kortingscode aan die alleen deze tarieven bevat. Je kunt ook een gesplitste vergoeding met kortingscode gebruiken, waarbij je het bedrijfsaandeel per combinatie instelt.
De afbeelding toont de interface in het Engels: menu met de drie puntjes met als enige optie korting en voorwaarden bewerken, bij een gesplitste vergoeding zonder kortingscode.
De afbeelding toont de interface in het Engels: dialoogvenster om korting en voorwaarden te bewerken met de selectie bovenaan en de lijst met combinaties eronder.
Je kunt ook korting & voorwaarden vastleggen voor Add-on of Vaste tarieven. Selecteer daarvoor het betreffende tabblad in plaats van Tarieven.
Je ziet nu het overzicht van de configuratie van de splitsing en kunt als volgende stap de Autorisatie op het tabblad Instellingen via het menu met de drie puntjes bewerken.
De afbeelding toont de interface in het Engels: tabblad Instellingen met de voltooide configuratie.
Een contract met bedrijfssplitsing voor een lid aanmaken
Daarvoor zijn er drie manieren. Voor een nieuw contract kies je het type dat bij de gesplitste vergoeding past: met kortingscode of zonder kortingscode. Voor een bestaand contract wissel je de voucher achteraf in.
Nieuw contract met een voucher aanmaken: Open in het overzicht van het lid het menu met de drie puntjes van de widget Actieve contracten, selecteer Nieuw contract en kies als type Vouchers (inclusief bedrijfssplitsing met vouchercode).
De afbeelding toont de interface in het Engels: selectie van het type in het nieuwe contract.
Vul de kortingscode in. Zodra de code wordt herkend, toont het dialoogvenster het bijbehorende samenwerkingsmodel en bedrijf, en worden de velden voor tarief, looptijd en betaalmethode vrijgegeven.
De afbeelding toont de interface in het Engels: herkende kortingscode en vrijgegeven velden.
In de keuzelijst voor tarieven staan alleen de tarieven die je onder korting & voorwaarden voor deze splitsing hebt vastgelegd. Is daar Alle ingesteld, dan zie je alle tarieven van je studio. Heb je de splitsing beperkt tot bepaalde tarieven, dan verschijnen alleen die.
Selecteer tarief, looptijd en betaalmethode, klik op Volgende, controleer de samenvatting en rond het contract af.
Nieuw contract met een gesplitste vergoeding zonder kortingscode aanmaken: Open Nieuw contract zoals hierboven beschreven en kies als type Bedrijfssplitsing (zonder vouchercode). Bij dit type heeft het lid geen kortingscode nodig, je selecteert de splitsing direct. Selecteer eerst in het veld Onderneming het bedrijf en daarna in het veld Bedrijf gesplitst de juiste splitsing. Dit veld toont alleen de splitsingen zonder kortingscode die aan dit bedrijf zijn toegewezen.
Selecteer daarna Tarief, Looptijd en Betaalmethode. Ook hier zijn alleen de tarieven beschikbaar die in de geselecteerde splitsing zijn vastgelegd. Stel indien nodig Begin van gebruik en Startdatum contract in en rond het contract af.
Heeft een bedrijf meerdere splitsingen zonder kortingscode, bijvoorbeeld met een ander bedrijfsaandeel voor verschillende tarieven, dan kies je hier de juiste. De software maakt deze keuze niet automatisch. Zorg er daarom voor dat de tarieven van de splitsingen elkaar niet overlappen en dat de splitsingen duidelijk verschillende namen hebben.
Voucher inwisselen op een bestaand contract: Je kunt de voucher ook achteraf toepassen op een bestaand contract van het lid. Open onder Actieve contracten het menu met de drie puntjes van de betreffende contractregel en selecteer Contracttegoedbon inwisselen.
De afbeelding toont de interface in het Engels: menu van de contractregel met de optie om de voucher in te wisselen.
Vul in het dialoogvenster de kortingscode in, kies indien nodig een andere startdatum en bevestig.
De afbeelding toont de interface in het Engels: dialoogvenster met kortingscode en startdatum.
Bij beide manieren met kortingscode toont het contract daarna een b2b-badge en wordt de openstaande vergoeding van de lopende maand verlaagd met het ingestelde bedrijfsaandeel.
De afbeelding toont de interface in het Engels: contractregel met b2b-badge en verlaagde openstaande vergoeding.
Hiermee is het aanmaken afgerond.
Configuratie van de bedrijfsfactuur
Je maakt de configuratie aan onder Instellingen / Bedrijfsfitness / bedrijfsfactuur configuratie.
Daarvoor zijn de volgende gegevens nodig:
- Fiscale gegevens: worden overgenomen uit de bedrijfsgegevens onder Instellingen / Studio / Algemene bedrijfsgegevens.
- Factuurnummering: stel deze in onder Instellingen / Facturering / Factuurnummering. Wordt een nummering voor bedrijfsfacturen gebruikt, dan toont deze daar de badge actief voor bedrijfsfacturen.
- Factuursjabloon: er moet een factuursjabloon uit Instellingen / Facturering / Factuursjablonen worden opgegeven.
In zo'n factuursjabloon kun je voor bedrijfsfacturen de placeholder "$companyNumber-$invoiceNumber" gebruiken. Deze geeft het factuurnummer weer dat nodig is om de factuur via BankConnect te voldoen.
Voorbeeld: "Gelieve het factuurbedrag binnen 21 dagen over te maken op onze bankrekening onder vermelding van het klant- en factuurnummer (C-15-dada-2024-7)."
Je kunt een afwijkend factuuradres opgeven. Dat verschijnt dan op de bedrijfsfacturen in plaats van het factuuradres van de studio. In de configuratie van de bedrijfsfactuur kun je ook vastleggen of bedrijfsfacturaties automatisch worden aangemaakt.
Bijvoorbeeld:
- Uitvoeringsdatum (dagelijks, wekelijks, maandelijks)
- Vorderingen tot een bepaalde vervaldatum (afhankelijk van de uitvoeringsdatum)
- Een betalingstermijn in dagen, op basis van de aanmaakdatum
- Automatische verwerking van de voorvertoning (de factuur wordt direct aangemaakt)
Op het tabblad Geschiedenis toont de configuratie de bedrijfsfacturaties die op basis van deze configuratie zijn aangemaakt.
De afbeelding toont de interface in het Engels: configuratie van de bedrijfsfactuur met het tabblad Geschiedenis.
Overzicht van de bedrijfsfacturen
Onder Financiën / Bedrijfsfitness / Bedrijfsfacturen vind je een overzicht van de aangemaakte bedrijfsfacturaties.
In deze weergave kun je per bedrijfsfacturatie een samengevoegde factuurlijst als pdf downloaden.
Je kunt ook handmatig een bedrijfsfacturatie starten voor alle of voor geselecteerde bedrijven. De gegevens in dit dialoogvenster worden vooraf ingevuld op basis van de configuratie van de bedrijfsfactuur.
De afbeelding toont de interface in het Engels: overzicht van de bedrijfsfacturaties.
Details van een bedrijfsfacturatie
Per bedrijfsfacturatie kun je de opgenomen bedrijven, de leden en hun vorderingen in detail bekijken.
Je kunt alle aangemaakte facturen van een bedrijfsfacturatie samengevoegd downloaden.
In de detailweergave van een bedrijf binnen een bedrijfsfacturatie kun je de afzonderlijke factuur van het bedrijf downloaden, voldoen of annuleren.
De afbeelding toont de interface in het Engels: details van een bedrijfsfacturatie met de opgenomen bedrijven.
De afbeelding toont de interface in het Engels: detailweergave van een bedrijf binnen de facturatie met tarief, bedrag en factuurstatus.
Bedrijfsoverzicht
Onder Financiën / Bedrijfsfitness / Bedrijfsoverzicht vind je een overzicht van alle bedrijven.
Dit overzicht bevat de contactgegevens van het bedrijf, de contracten, de aangemaakte facturen en de opgeslagen documenten. Op het tabblad Facturen kun je de afzonderlijke facturen van het bedrijf downloaden.
Op het tabblad Documenten kun je bedrijfsgerelateerde bestanden opslaan. Ook de al aangemaakte facturen worden hier opgeslagen.
Na het selecteren van een bedrijf toont het tabblad Contracten de aangemaakte contracten en de bijbehorende leden.
De afbeelding toont de interface in het Engels: bedrijfsoverzicht met het tabblad Contracten en de lijst met contracten van leden.
Factuurverrekening
Bij de verrekening van facturen via bankoverschrijving wijst BankConnect betalingen automatisch toe aan de facturen als de omschrijving (bedrijfsnummer en factuurnummer) en het bedrag van de overschrijving overeenkomen met de factuur.
De omschrijving van een overschrijving moet deze indeling hebben:
"Bedrijfsnummer-Factuurnummer", bijvoorbeeld "C-21-2024-3".
Het bedrijfs- of klantnummer is het nummer dat in het bedrijfsoverzicht wordt weergegeven, bijvoorbeeld C-21.
Het factuurnummer volgt de configuratie van de factuurnummering, bijvoorbeeld 2024-3.
Let op: Dit artikel is met behulp van AI gemaakt en automatisch vertaald zonder redactionele controle. Onze excuses voor eventuele fouten.