In diesem Artikel lernst du, wie du die Listenansicht im Interessentenbereich nutzt und Kontaktvorlagen konfigurierst.
- Die neue Interessentenkommunikation
- Aufbau der Listenansicht
- Detailansicht eines Interessenten
- Kontaktvorlagen konfigurieren
Schnellanleitung:
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Gehe auf Interessenten/Übersicht
- Klicke auf das Listensymbol
Die neue Interessentenkommunikation
Das neue Interessentenmanagement sorgt dafür, dass du deine aktuellen Interessenten nicht mehr aus dem Auge verlierst, und so die Erfolgsquote deiner Mitgliedergewinnung erhöhst. Funktionen wie eine initiale Kontaktplanung, und später im Prozess eine ausführliche Kontaktdokumentation, helfen dir, den Prozess der Interessentengewinnung optimal auszurichten. Wie genau die neue Interessentenkommunikation funktioniert, und wie du das meiste aus ihr herausholst, erfährst du in diesem Artikel.
Aufbau der neuen Interessentenansicht
Du gelangst zur neuen Interessenkommunikation, indem du im Interessentenmanagement auf das Listensymbol oben neben der Suche klickst. Rechts neben den Schaltflächen zum Wechsel zwischen neuer und bisheriger Interessenübersicht, findest du ein Auswahlfeld um die angezeigten Interessenten nach zugeordnetem Mitarbeiter zu filtern. So kannst du dir z.B. nur die dir zugewiesenen Interessenten anzeigen lassen.
Eine weitere Besonderheit ist, dass allen Interessenten - bis auf neu eingegangenen - immer ein nächster Kontaktzeitpunkt zugeordnet ist. Damit forciert die neue Interessentenkommunikation das aktive Management der Interessenten und verhindert, dass Interessenten »vergessen« werden. Entsprechend dieser Logik haben wir die Listendarstellung in folgende Tabs unterteilt:
- Alle - alle Interessenten, sortiert nach dem nächsten geplanten Kontaktzeitpunkt
- Neu - neue Interessenten, die noch keinen geplanten Kontaktzeitpunkt haben. Hier erfolgt die Sortierung standardmäßig nach dem Eingangsdatum. Neue Interessenten haben eine blaue Markierung 🔵, der Status »ungesehen« wird über die Markierung »Neu« gekennzeichnet
- Heute - Interessenten, die heute planmäßig kontaktiert werden sollen. Heute fällige Interessenten haben eine gelbe Markierung 🟡
- Überfällig - Interessenten, die schon zu einem vergangenen Zeitpunkt hätten kontaktiert werden sollen. Überfällige Interessenten haben daher eine rote Markierung 🔴
- Geplant - Interessenten, mit einem geplanten Kontaktzeitpunkt in der Zukunft. Geplante Kontakte sind grün markiert 🟢
Grundsätzlich empfiehlt es sich alle neuen Interessenten so schnell wie möglich zu kontaktieren. Sofern du den Kontakt nicht direkt vornimmst, macht es Sinn einen Erstkontakt für neue Interessenten zu planen. Wie du dabei vorgehst, erfährst du im nächsten Abschnitt.
Detailansicht eines Interessenten
Um zur Detailansicht eines Interessenten zu gelangen, klicke einfach auf die jeweilige Zeile. Ein Klick auf den Namen leitet dich in das Mitgliedsprofil weiter.
Auf der linken Seite der Detailansicht befinden sich allgemeine Informationen zum Interessenten, die du hier auch bearbeiten kannst. Die rechte Seite der Detailansicht dient v.a. der Kontaktdokumentation und -planung.
Kontaktplanung: Die Zeile zur Kontaktplanung ist in der jeweiligen Farbe des Status eingefärbt. Klicke auf »Jetzt planen" um einen ersten Kontakt zu planen, bzw. "Ändern" um einen bereits geplanten Kontakt zu ändern. Es öffnet sich ein Dialog in dem du den nächsten Kontaktzeitpunkt festlegen kannst. Du kannst nun einen Tag wählen und optional eine Uhrzeit bzw. ein Zeitintervall festlegen (z.B. wenn der Interessent nur zu bestimmten Zeiten erreichbar ist). Außerdem kannst du eine Kontaktvorlage für den nächsten Kontakt auswählen, so dass diese bei der nächsten Kontaktdokumentation bereits vorausgewählt ist. Ebenso kannst du optional den zugeordneten Mitarbeiter und die Prozessphase ändern.
Kontaktdokumentation: Unterhalb der Kontaktplanung findest du den Bereich der Kontaktdokumentation. Hier kannst alle wichtigen Informationen im Rahmen deines Kontakts mit dem Interessenten im Freitextfeld "Notizen" festhalten. Darüber hinaus kannst du mit Interviewleitfäden und ToDo-Listen vordefinierte Kontaktvorlage auswählen (wie du diese konfigurierst, erfährst du weiter unten). Um die Kontaktdokumentation abzuschließen, klicke auf "Speichern". Falls du den Interessenten nicht erreicht hast, klicke auf »Nicht erreicht«. Dem Prinzip des »nächsten Kontakts« folgend, erscheint auch hier der Dialog zur Planung des nächsten Kontakts. Lege also die gewünschten Werte fest und klicke erneut auf »Speichern«.
Die jeweiligen Informationen werden als Eintrag in der Historie des Interessenten gespeichert. Hier werden deine Notizen und unerledigte To-do's angezeigt, sodass du bei der nächsten Kontaktaufnahme auf diese Informationen zurückgreifen kannst.
Kontaktvorlagen konfigurieren
Kontaktvorlagen dienen dazu, die Kontaktaufnahme zu strukturieren und deinen Mitarbeitern einen Interviewleitfaden und ToDo's zur Verfügung zu stellen. Um deine Kontaktvorlagen zu konfigurieren, gehe bitte auf Interessenten/Verwaltung/Kontaktvorlagen. Klicke dann rechts oben auf »Kontaktvorlage erstellen«.
Vergib dann einen Namen, erstelle den Interviewleitfaden und füge ToDo's hinzu.
Sobald du die Kontaktvorlage gespeichert hast, kannst du sie in der Übersicht der Kontaktvorlagen über das Drei-Punkt-Menü aktivieren.