In diesem Artikel lernst du: Welche Arten von Gutscheinen es gibt, wie du sie konfigurierst und wie du Kooperationsmodelle mit ihnen abbilden kannst.
Schnellanleitung:
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Einstellungen > Gutscheine für die Konfiguration der Gutscheine
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Klicke dann auf Mitgliedsgutscheine oder Unternehmensgutscheine.
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Erstelle über Mitglieds- oder Unternehmensgutscheine erstellen in der Kopfzeile neue Gutschein-Konfigurationen.
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Wähle einen Namen für deine Gutschein-Konfiguration.
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Wähle zwischen Gutschrift, Rabatt oder Tarif Gutscheinen den Typen für deinen Gutschein aus.
Welche Gutscheintypen werden unterstützt?
Mit dem Release der neuen Gutscheinverwaltung bieten wir dir die Möglichkeit aus drei unterschiedlichen Gutscheintypen auszuwählen.
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Der Rabatt-Gutschein
Mit diesem Gutschein werden – basierend auf seiner Konfiguration – die fälligen Beiträge eines Vertrages prozentual oder um einen festgelegten Betrag rabattiert. So kannst du beispielsweise festlegen, dass dieser Gutschein 20 % Rabatt auf ausgewählte Verträge anwendet und deine Mitglieder so statt 40 € Mtl. Beitrag nur noch 32 € zahlen müssen. Oder dass der Gutschein monatliche Beitrage um einen festen Betrag von 5 € rabattiert. -
Der Gutschrift-Gutschein
Dieser Gutschein ermöglicht deinen Mitgliedern, ihr Mitgliedskonto aufzuladen. Wird ein solcher Gutschein eingelöst, wird - basierend auf seiner Konfiguration – ein festgelegter Betrag als Guthaben in das Mitgliedskonto geschrieben. Dieser Betrag kann vom Mitglied bspw. für Käufe im Studio, Shakes, Eiweißriegel oder seinen Mitgliedsbeitrag verwendet werden. -
Der Tarifgutschein
Wie bereits zuvor bieten wir dir die Möglichkeit einen Tarif und eine Laufzeit mit einem Gutschein zu verknüpfen und diesen als sogenannten „Prepaid Vertrag“ an deine Mitglieder zu verteilen. Bei Einlösung eines solchen Gutscheincodes wird der verknüpfte Vertrag und seine ausgewählte Laufzeit dem Mitglied zugewiesen. Das Mitglied erhält nun zum Preis des Gutscheins, die ausgewählte Laufzeit zum Vertrag.
Was unterscheidet Unternehmens- und Mitgliedsgutscheine?
Um Kooperationsmodelle zwischen deinem Studio und einem Unternehmen abzubilden, unterscheiden wir die Art der Gutscheine in Unternehmens- und Mitgliedsgutscheinen.
Unternehmensgutscheine
Für Unternehmensgutscheine steht dir bei der Konfiguration der Gutscheine eine Unternehmenszuordnung zur Verfügung. Über diese Auswahl kannst du aussteuern, welches Unternehmen mit diesen Gutscheinen verknüpft werden soll. Dies hilft dir später dabei, eine Auswertung über die Verträge der jeweiligen Firma über die Firmenübersicht in der Magicline zu erstellen. (Finanzen / Firmenfitness / Unternehmensübersicht).
Dabei kannst du mit Hilfe des Vertragsexports über die Firmenübersicht auch Kooperationsmodelle abbilden, in denen die Firma einen Teil der Vertragskosten des Mitglieds übernimmt. Bitte beachte, wir bieten aktuell noch keine Unterstützung von Firmenabrechnungen in der Magicline an. Dieser Prozess muss von dir als Studio übernommen werden.
Mitgliedsgutscheine
Sie bilden nur den jeweiligen Gutschein ab und können nicht mit einer Firma (Unternehmen) verknüpft werden. Diese können beispielsweise für deine nächste Beachbody-Aktion verwendet werden. So behältst du über die Anzahl der verfügbaren und eingelösten Gutscheine jederzeit einen Überblick und kannst diese auch über Kampagnen in deinem Analyticsbereich tracken.
Die Funktionalität der Gutscheine wird basierend auf ihrer Art (Unternehmens- oder Mitgliedsgutschein) nicht in eingeschränkt, sondern lediglich um die Auswahl eines Unternehmens und der darüber verfügbaren Exportfunktion erweitert.
Was sind statische und dynamische Gutscheincodes?
Bei der Erstellung von Gutscheinkonfigurationen kannst du auswählen, in welcher Art Gutscheincodes erstellt werden sollen, dabei unterscheiden wir zwischen:
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Statische Gutscheincodes können verwendet werden, um bspw. besondere Aktionen zu unterstützen und diese Gutscheincodes allgemein zugänglich auf Flyern, Plakatwänden, Social Media Posts oder Zeitschriften abzudrucken.
Bei statischen Gutscheincodes wird genau ein Code von dir vergeben – bspw. „Beachbody2023“ - und ein Einlöse kontingent für diesen Code festgelegt.
So kannst du beispielsweise für deine „Beachbody2023“- Aktion ein Kontingent von 500 Gutscheinen erstellen, bei denen die ersten 500 Mitglieder bei ihrer Neuanmeldung 5 € Rabatt auf den monatlichen Vertragsbeitrag erhalten.
Sollte deine Beachbody2023-Aktion ein voller Erfolg sein und das Kontingent an 500 Gutscheinen eingelöst worden sein, kannst du jederzeit das Kontingent erhöhen. -
Dynamische Gutscheincodes werden in Paketen mit einer bestimmten Anzahl an Codes erstellt. Sie sind nur ein Mal gültig und verfallen bei ihrer Einlösung.
Sie werden in einer Form ähnlich „CRV56-XXXX-XXXX“ generiert. Dynamische Gutscheincodes werden in Paketen erstellt, mit einer Anzahl an validen Codes – du kannst hier beliebig viele Pakete erstellen.
Anwendungszeitpunkt von Gutscheinen
Bei der Erstellung sowie dem Einlösen von Gutscheinen, bieten wir dir die Möglichkeit auszuwählen zu welchem Zeitpunkt Gutscheine eingelöst werden sollen.
Hiermit wollen wir ermöglichen, dass bereits abgeschlossene Verträge rückwirkend rabattiert werden können.
Für die Anwendung des Gutscheins stehen dir folgende Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:
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Individuell, bei der Auswahl von individuell wird an Stellen der Einlösung der Gutscheincodes - bspw. in der Magicline über das Mitgliedskonto abgefragt zu welchem Zeitpunkt der Gutschein eingelöst werden soll. Als Standarddatum wird dir immer der aktuelle Tag der Einlösung vorausgewählt angezeigt werden. Du behältst so die komplette Kontrolle über den Zeitpunkt der Einlösung.
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Vertragsstart, wählst du hingegen den Vertragsstart als Zeitpunkt aus, wird dir vorausgewählt der Tag des Vertragsstarts deines Mitglieds angezeigt.
Im folgenden Beispiel wird die Anwendung verdeutlicht:
- Dein Mitglied Max kommt am 30.06.2021 zu dir ins Studio und möchte einen Gutschein einlösen
- Der Gutschein rabattiert den monatlichen Beitrag von 25 EUR auf 20 EUR.
- Max hat am 01.01.2021 bereits einen Vertrag abgeschlossen.
- Mit dieser Konfiguration wird der Vertrag von Max nun rückwirkend rabattiert.
- Max erhält aufgrund des Rabatts eine Gutschrift von 30 EUR (6 Monate x 5 EUR Rabatt) in sein Mitgliedskonto. -
Aktuelle Vertragslaufzeit, läuft der Vertrag eines Mitglieds bereits länger und befindet sich in einer Folgelaufzeit, so kannst du hiermit angeben, dass die aktuelle Vertragslaufzeit bis zu ihrem Vertragsstart rabattiert wird.
Im folgenden Beispiel wird die Anwendung verdeutlicht:
- Dein Mitglied Max kommt am 30.06.2021 zu dir ins Studio und möchte einen Gutschein einlösen
- Der Gutschein rabattiert den monatlichen Beitrag von 25 EUR auf 20 EUR.
- Max hat am 01.06.2019 bereits einen Vertrag abgeschlossen.
- Max befindet sich seit dem 01.06.2021 in seiner dritten Vertragslaufzeit
- Mit dieser Konfiguration wird der Vertrag von Max nun rückwirkend rabattiert.
- Max erhält aufgrund des Rabatts eine Gutschrift von 5 EUR (1 Monate x 5 EUR Rabatt) in sein Mitgliedskonto für den Monat Juni.
Gutscheinerstellung
Bitte beachte die oben beschriebenen Unterschiede zwischen Unternehmens- und Mitgliedsgutscheinen. Für die Erstellung von Gutscheinen wird im Folgenden ein Gutschein am Beispiel Unternehmensgutscheine beschrieben.
Schritt 1 - Gutscheinerstellung – Beschreibung
Um Gutscheine zu erstellen, navigiere in deiner Magicline zu Einstellungen > Gutscheine. Unter dem Punkt Unternehmensgutscheine findest du rechts in der Kopfzeile die Möglichkeit Unternehmensgutscheine zu erstellen. Es wird dir der folgende Dialog angezeigt.
Gib für den Gutschein deine Informationen in die folgenden Felder:
Name: Name deiner Gutschein-Konfiguration
Kampagne: Verknüpfung einer Kampagne zur Auswertung
Externe ID: Diese ID wird in Exporten aufgeführt und kann in späteren Excel-Downloads zur Auswertung genutzt werden.
Unternehmenszuordnung: Wähle hier dein zuvor erstelltes Unternehmen aus und verknüpfe diese Gutscheine mit dem Unternehmen.
Typ: Hier kannst du zwischen den folgenden Gutscheintypen auswählen, Gutschrift, Rabatt und Tarif.
Interne Beschreibung: Diese Beschreibung hilft dir, Gutschein bezogene Informationen festzuhalten. Diese wird nicht nach außen angezeigt.
Externe Beschreibung: Beschreibung für die externe Darstellung des Gutscheins (bspw. MySports)
Weitere Beschreibung: Beschreibung, die zusätzlich genutzt werden kann.
Schritt 2 - Gutscheinerstellung – Gutscheinbetrag
Basierend auf deiner Typ-Auswahl wird der zweite Schritt unterschiedlich angezeigt.
Gib hier nun deine Informationen zu
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Betrag & Höhe
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Gutscheincode-Art
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Statisch oder
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individuell
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Präfix für Gutscheine – hier kannst du einen beliebigen Präfix für Gutscheine vergeben, diese kann dir helfen, die Gutscheine anhand ihres Codes zu erkennen. Vergibst du hier bspw. FF (für Family & Friends), wird dies vor dem erstellten Gutscheincode angelegt.
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Wirkungszeitraum – wie lange soll der Gutschein angewendet werden,
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initial – nur auf die initiale Laufzeit des Vertrages oder
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unbegrenzt – über die gesamte Lebensdauer des Vertrages, also auch die Vertragsverlängerung.
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Zusätzlich zu diesen Angaben kannst du noch auswählen, ob das Startpaket deines Tarifs vollständig bei der Gutscheineinlösung rabattiert werden soll.
Schritt 3 - Gutscheinerstellung – Freigaben
In der erscheinenden Übersicht ist das Grundgerüst deines Gutscheins nun fertig erstellt. In den Konditionen für die Freigabe der zu erstellenden Gutscheinen kannst du jetzt noch festlegen, in welchem Zeitraum die Gutscheine von dir vergeben, genauer gesagt eingelöst werden können. Sowie die Tools, über die die Gutscheine eingelöst werden dürfen.
Über das 3-Punkt-Menü kannst du die Daten editieren.
Der Vergabezeitraum gibt an, in welchem Zeitraum deine Gutscheine vergeben werden.
Die einlöse Periode erlaubt es dir zu steuern, in welchem Zeitraum deine Gutscheine eingelöst werden dürfen - ist kein Zeitraum angegeben, wird dies nicht eingeschränkt.
Die Freigabe der Gutscheine bezieht sich auf die Tools, in denen die Gutscheine eingelöst werden können:
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Verkaufs-Tool - Bezieht sich auf das SalesTool, mit dem du deine Mitglieder im Studio begleitest und dort bspw. über ein Tablet einen Vertrag abschließen kannst.
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Mitgliederverwaltung-Initial immer freigegeben, bezieht sich diese Einstellung auf die Mitgliederübersicht in der Magicline
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Kassenverkauf -
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MySports - Einlösung eines Gutscheins über den Selfservice in MySports.
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Connect API - die Einlösung der Gutscheincodes über Magicline Websites, welche über die ConnectAPI angebunden sind.
Schritt 4 - Gutscheinerstellung – Vertragsbemerkung
Zusätzlich kannst du für die Gutscheine eine Vertragsbemerkung hinterlegen, in der du die Rahmenbedingungen deines Gutscheins beschreibst und beispielsweise in welchem Kooperationsmodell sich das Mitglied mit der Einlösung eines solchen Gutscheins befindet.
Diese Vertragsbemerkung wird bei Einlösung eines solchen Unternehmensgutscheins automatisch bei der Vertragsanlage herangezogen.
Tariffreigabe von Gutscheincodes
Als eine neue Ebene haben wir eine Tariffreigabe für Gutscheincodes eingezogen. In bestimmten Konstellationen möchtest du vielleicht nicht, dass ein Gutscheincode auf all deine Tarife angewendet werden darf, so kannst du in dieser Tariffreigabe festlegen, für welche Tarife die Gutscheine angewendet werden dürfen.
Du erhältst dabei die Möglichkeit bestimmte Tarife, inklusive ihrer Laufzeiten und Zahlweisen auszuwählen, um sicherzugehen, dass deine Gutscheine auch nur auf ebendiese angewendet werden dürfen.
Um die Tariffreigabe zu nutzen, gehe in deine Gutschein-Konfiguration Einstellungen > Gutscheine und wähle deinen Gutschein aus.
Im folgenden Dialog kannst du deine Tarife, die dazugehörigen Laufzeiten sowie die Zahlweisen definieren, auf die der Gutschein angewendet werden kann.
Hast du deinen Tarif und die zugehörigen Laufzeiten, bzw. Zahlweise ausgewählt, klicke auf +Hinzufügen um den Tarif zur Freigabe hinzuzufügen.
Tariffreigaben – Beispiele
Du kannst für diese Freigabe beliebig viele Tarife freischalten.
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Hast du Tarife mit mehreren Laufzeiten, die alle freigegeben werden sollen, wähle nur den Tarif aus und füge diesen hinzu. (Siehe Classic XL)
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Sollen für einen Tarif nur bestimmte Laufzeiten und Zahlweise freigegeben werden, definiere diese und klicke auf hinzufügen. (Siehe Basic+)
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Möchtest du nur eine Laufzeit mit unterschiedlichen Zahlweisen freigeben, wähle nur den Tarif und die dazugehörige Laufzeit aus. (Siehe Abnehm-Paket)
Gutscheinübersicht – Konfiguration
Die Gutscheinübersicht stellt dir nun übersichtlich die Informationen deiner Konfiguration bereit.
Über einen Klick auf den Link in der Kopfzeile „Finanzansicht - Magicline Koop - 20%“ gelangst du direkt zur Erstellung deiner Gutscheincodes.
Gutscheine – Finanzansicht
In der Finanzansicht der Gutscheine werden Informationen zu den Gutscheincodes selbst dargestellt.
Hier findest du Informationen über die Anzahl der erstellten sowie der eingelösten Gutscheine, zu denen dir zusätzlich Informationen zum Datum der Einlösung und dem jeweiligen Mitglied angezeigt werden.
Gutscheincodes werden in der Magicline immer über sogenannte Pakete erstellt. Diese Pakete können eine beliebige Anzahl an Gutscheinen haben, helfen dir bei der späteren Zuordnung jedoch, wann die Codes erstellt wurden und auch um diese zu Widerrufe.
Erstellung von Gutscheincodes
Um Gutscheincodes zu erstellen, gehe in der Finanzansicht eines Gutscheins in der Kopfzeile auf „Gutscheine Generieren“
In der darauffolgenden Ansicht werden dir nochmals die Informationen der Gutschein-Konfiguration dargestellt, du hast hier nun die Möglichkeit eine weitere Bezeichnung für ein Paket anzugeben und die Anzahl der damit verbundenen Gutscheine festzulegen. Anschließend werden deine Gutscheincodes erstellt und du kannst diese über die Übersicht einsehen.
Gutscheincodes exportieren
Um möglichst schnell alle Gutscheincodes bereitzustellen, gibt es die Möglichkeit, die Gutscheincodes zu exportieren. Hierzu wird basierend auf deiner Konfiguration ein Excel-Dokument erzeugt. In diesem Dokument wird dir der Gutscheintyp, die Unternehmenszuordnung, deine externe Bezeichnung, sowie alle erstellten und eingelösten Gutscheine aufgelistet. Für die bereits eingelösten Gutscheine wird zudem noch aufgeführt, welches Mitglied diesen Gutschein zu welchem Zeitpunkt eingelöst hat.
Gutscheincodes Widerrufen
Um gezielt Gutscheincodes zu widerrufen, steht dir ebenso in der Kopfzeile die Funktion „Gutscheine Widerrufen“ zur Verfügung.
Gutscheine welche widerrufen wurden, werden dir in der Übersicht als „ausgebucht“ dargestellt. Diese können nun nicht mehr von Mitgliedern eingelöst werden.
Vertragsabschluss mit einem Gutscheincode
Für den Vertragsabschluss gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, einen Gutscheincode anzugeben.
Aktuell bieten wir die Möglichkeit über die Mitgliederübersicht in der Magicline, das Verkaufstool und die Connect API (Magicline Websites) die Eingabe von Gutscheincodes an.
In diesem Prozess wird die Einlösung für Unternehmensgutscheine beschrieben, Mitgliedsgutscheinen unterscheiden sich dabei nur über die fehlende Zuweisung eines Unternehmens (s. o.).
Gutscheineingabe – Mitgliederübersicht
Der Abschluss eines neuen Vertrages mithilfe eines Unternehmensgutscheins ist in der Magicline über die Neuanlage eines Mitglieds möglich.
Hierzu muss über Mitglieder > neues Mitglied anlegen die Informationen des Mitglieds angegeben werden.
Bei der Auswahl der Vertragsdaten kann über das Dropdown Typ die Option „Gutschein“ ausgewählt werden. Im markierten Feld mit dem Code wird der Gutscheincode eingegeben. Der Gutschein wird automatisch validiert – ungültige, abgelaufene oder bereits eingelöste Codes werden abgewiesen. Für gültige Gutscheine werden weitere Informationen zu dem Gutschein angezeigt (Anzeige weiterer Gutscheininformationen geplant).
Ist in der Gutschein-Konfiguration die Freigabe des Gutscheins nur auf bestimmte Tarife festgelegt, werden diese im Dropdown Tarif angezeigt. Sollten alle Tarife für diesen Gutschein freigegeben sein, kann der Benutzer den gewünschten Tarif frei aus allen aktiven Tarifen selektieren. Eine abweichende Auswahl von Tarifen ist – durch die strikte Vorgabe aus der Gutschein-Konfiguration – nicht möglich.
Nach der Auswahl des Tarifs, der Laufzeit und der Zahlweise wird mit Abschluss dieses Prozesses dem neuen Mitglied der Vertrag und das in der Gutschein-Konfiguration festgelegte Unternehmen zugewiesen. Der hinterlegte Rabatt wird automatisch auf den neuen Vertrag angewendet.
Gutscheineingabe - Verkaufstool
Um einen Gutscheincode über das Verkaufstool einzugeben, gehe mit deinem Mitglied den Prozess der Tarifauswahl durch. Im Vertragsabschluss findest du das folgende 3-Punkt-Menü und kannst hier den Gutscheincode vom Mitglied eingeben.
Die Rabatte werden dir dann in der Zusammenfassung dargestellt.
Einlösung eines Gutscheincodes zu bestehenden Verträgen
Für bereits bestehende Verträge können auch Gutscheincodes eingegeben werden.
Besteht der Vertrag schon seit einiger Zeit und das Mitglied hat bereits die Forderungen des Vertrages beglichen, wird je nach Anwendungsdatum des Gutscheins ein Guthaben im Mitgliedskonto erzeugt, da die schon beglichenen Beträge durch den Gutschein rabattiert werden, dieser Rabatt wird dann in Form eines Guthabens in das Mitgliedskonto geschrieben und für die nächsten Forderungen angerechnet.
Über das Kontextmenü des Vertrages kann nun ein Gutschein eingelöst werden.
In dem „Gutschein einlösen“ Dialog kann jetzt der Gutscheincode sowie das Anwendungsdatum des Gutscheins eingetragen werden.
Für das Startdatum des Gutscheins wird der Nutzungsbeginn, bzw. das Vertragsstartdatum validiert, so ist eine vorzeitige Einlösung ohne Vertragsdaten nicht möglich.
Zudem wird in dem Dialog der Typ des Gutscheins angezeigt.
Mit Einlösung zum heutigen Datum (09.02.2023) wird der bereits ausgeglichene Beitrag für den Monat Februar anteilig berechnet und dem Mitgliedskonto gutgeschrieben:
Zudem vergeben wir am Vertrag einen Indikator „B2B“, dass sich dieser Vertrag in einem B2B-Kontext befindet.
Anschließend kann der Gutschein über das Kontextmenü des Vertrages über Gutschein bearbeiten editiert werden.
Hier bieten wir die Möglichkeit den Gutschein zum Ende des Leistungszeitraums zurückzuziehen oder die Einlösung zu stornieren – bspw. bei der Fehleingabe zu einem falschen Mitglied – der Gutscheincode wird darauf hin wieder reaktiviert und kann bei einem anderen Mitglied eingelöst werden.