In diesem Artikel erfährst du: Wie du Dokumentenvorlagen im System finden, erstellen und bearbeiten kannst.
Inhalt
- Vorlagen finden und verstehen
- Systemvorlagen
- Benutzerdefinierte Vorlagen
- Eine neue Vorlage erstellen
- Eine Vorlage bearbeiten
Vorlagen finden und verstehen
Vorlagen bilden die Grundlage für alle Kommunikationsdokumente. Im Bereich Kommunikation / Verwaltung / Vorlagen findest du die Vorlagen deines Studios.
Das System unterscheidet zwischen zwei Vorlagentypen:
Systemvorlagen
Systemvorlagen werden vom System bereitgestellt und sind mit bestimmten Aktionen im Studiobetrieb verknüpft. Sie sind in der Vorlagenübersicht mit einem Schloss-Symbol gekennzeichnet.
Beispiele für Systemvorlagen:
- Kündigungsbestätigungen
- Mahnschreiben
- Ruhezeitbestätigungen
- Rücklastschriftbenachrichtigungen
Systemvorlagen können bearbeitet werden, aber nicht gelöscht.
Benutzerdefinierte Vorlagen
Für individuelle Kommunikation kannst du jederzeit neue Vorlagen erstellen. Diese sind nicht an spezifische Aktionen gebunden, sondern können für individuelle Einzel- oder Seriennachrichten verwendet werden.
Eine neue Vorlage erstellen
Hier zeigen wir dir, wie du eine Briefvorlage erstellst. Der Vorgang ist für andere Kommunikationsarten ähnlich.
Hinweis: Abhängig vom gewählten Kommunikationskanal – Brief, E-Mail, SMS oder App-Nachricht – sollte auch der Inhalt entsprechend gestaltet werden.
- Sei dir bewusst, in welchem Format und mit welcher Aufmerksamkeitsspanne deine Nachricht wahrgenommen wird.
- SMS-Vorlagen eignen sich hervorragend für kurze und prägnante Informationsübermittlungen.
- Briefe oder E-Mails können mehr Inhalt enthalten, da sie in der Regel mit einer höheren Aufmerksamkeitsspanne gelesen werden.
- Beachte, dass die Darstellung auf unterschiedlichen Endgeräten variieren kann.
- Eine SMS wird auf einem Mobilgerät anders angezeigt als eine ausführliche E-Mail auf einem Computer – noch anders ein Brief, der mit der Post kommt.
Schritte zur Erstellung einer Vorlage:
- Klicke oben auf „Briefvorlage erstellen“.
- Wähle eine Basisvorlage und klicke auf „Weiter“.
- Lege fest, für welche Standorte die Vorlage verfügbar sein soll.
- Vergib einen aussagekräftigen Namen für die Vorlage.
- Falls bestimmte Mitgliedsinformationen erforderlich sind (z. B. für ein Probetraining), wähle diese aus.
- Wähle eine Kategorie, um festzulegen, wo die Vorlage zur Auswahl erscheint.
- Bestimme das Design des Briefs.
- Klicke auf „Speichern“, um die Vorlage zu erstellen.
Eine Vorlage bearbeiten
Bereits erstellte Vorlagen lassen sich jederzeit anpassen.
- Gehe zur Vorlagenliste.
- Klicke auf das Drei-Punkte-Menü neben der gewünschten Vorlage und wähle „Vorlageninhalt bearbeiten“.
- Die Vorlage öffnet sich zur Bearbeitung. Beachte: Kopf-, Fußzeile und Adressbereich sind nicht editierbar.
- Nutze die Formatierungsleiste, um den Text anzupassen.
- Füge Platzhalter mit „#“ ein.
- Passe das Vorlagendesign mit dem Stift-Symbol an.
- Scrolle nach unten und klicke auf „Über Standorte speichern“, um die Änderungen zu übernehmen.