In diesem Artikel lernst du, wie du passwortgeschützte Vertragsdokumente in E-Mail-Vorlagen einbindest, um die Sicherheit sensibler Kundendaten zu erhöhen.
Inhalt
- Warum diese Funktion?
- Zielgruppe
- Voraussetzungen
- Umsetzung: Passwortgeschützte Dokumente einbinden
- Neue Platzhalter für E-Mail-Vorlagen
- Beispiele und Hinweise
Fast lane
- Füge den passenden Platzhalter für das passwortgeschützte Dokument in deine E-Mail-Vorlage ein.
- Das Passwort für das Dokument ist das Geburtsdatum des Mitglieds im lokalen Format.
- Nutze #BeispielPasswort oder #HinweisPasswort, um Hinweise für den Empfänger zu generieren.
- Falls kein Geburtsdatum hinterlegt ist, wird das Dokument unverschlüsselt gesendet.
Warum diese Funktion?
Um die Sicherheit sensibler Kundendaten wie z. B. der DNI/NIE zu erhöhen, können Vertragsdokumente in E-Mails nun passwortgeschützt versendet werden. Das Passwort basiert auf dem Geburtsdatum des Mitglieds, sodass nur der berechtigte Empfänger das Dokument öffnen kann.
Zielgruppe
Diese Funktion richtet sich an:
- Studio-Administratoren, die E-Mail-Vorlagen verwalten.
- Mitarbeiter, die für die Mitgliedskommunikation zuständig sind.
Voraussetzungen
Damit die Funktion genutzt werden kann, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
- Das Geburtsdatum des Mitglieds muss im System hinterlegt sein.
- Die E-Mail-Vorlage muss den entsprechenden Platzhalter für das passwortgeschützte Dokument enthalten.
- Die Mitgliedschaft muss im Feld "Zusätzliche Mitgliederinformation" der Vorlage ausgewählt sein, um die Dokument-Platzhalterliste zu erhalten.
Umsetzung: Passwortgeschützte Dokumente einbinden
So bindest du passwortgeschützte Dokumente in deine E-Mail-Vorlagen ein:
- Öffne die gewünschte E-Mail-Vorlage in den Einstellungen.
- Stelle sicher, dass die Mitgliedschaft im Feld "Zusätzliche Mitgliederinformation" ausgewählt ist.
- Füge Textplatzhalter wie #BeispielPasswort oder #HinweisPasswort direkt in den Inhalt der Vorlage ein.
- Für Dokument-Platzhalter:
- Klicke auf das Ordnersymbol, um die Liste der verfügbaren Dokument-Platzhalter zu öffnen.
- Wähle den gewünschten Platzhalter aus, z.B. #VerschlüsseltesDokument oder #VerschlüsseltesDokumentGesetzlicherVertreter.
- Das Dokument wird nun als Anhang unten in der Vorlage angezeigt.
- Speichere die Vorlage.
Neue Platzhalter für E-Mail-Vorlagen
Folgende Platzhalter stehen dir zur Verfügung:
| Platzhalter | Beschreibung |
|---|---|
#BeispielPasswort |
Generiert ein Beispiel für das Passwortformat (z. B. 01.20.1985). |
#HinweisPasswort |
Generiert eine Anleitung für den Empfänger: Um das angehängte Vertragsdokument zu öffnen, gib bitte dein Geburtsdatum im folgenden Format ein: 01.20.1985. |
#VerschlüsseltesDokument |
Fügt das passwortgeschützte Vertragsdokument als Anhang ein. |
#VerschlüsseltesDokumentGesetzlicherVertreter |
Fügt das passwortgeschützte Dokument für den gesetzlichen Vertreter als Anhang ein. |
Beispiele und Hinweise
Falls das Geburtsdatum des Mitglieds nicht hinterlegt ist, wird das Dokument automatisch unverschlüsselt versendet. Stelle daher sicher, dass die Geburtsdaten der Mitglieder aktuell und vollständig sind.
Ein Beispiel für die Nutzung der Platzhalter in einer E-Mail-Vorlage:
Sehr geehrter ${member.firstName} ${member.lastName},
anbei findest du deinen Vertrag als passwortgeschütztes Dokument.
#HinweisPasswort
Mit freundlichen Grüßen,
Dein Studio-Team