In diesem Artikel erfährst du, wie du die Fälligkeitsdaten von Zusatzmodulen direkt an das Fälligkeitsdatum des Hauptvertrags anpassen kannst. Diese Funktion erleichtert die Synchronisation von Zahlungen und ist sowohl bei der Neuanlage von Zusatzmodulen als auch nachträglich über die Mehrfachbearbeitung möglich.
Inhalt
- Voraussetzungen für die Anpassung
- Anpassung bei der Einzelbuchung eines Zusatzmoduls
- Nachträgliche Anpassung via Mehrfachbearbeitung
- Auswirkungen auf die Finanzbuchhaltung
Fast Lane
- Gehe zu Einstellungen / Vertragswesen / Zusatzmodule (oder Flatrates).
- Wähle ein Zusatzmodul und klicke auf Zahlweise bearbeiten.
- Setze das "Standardfälligkeitsdatum" auf An den Hauptvertrag angepasst.
- Alternativ für bestehende Verträge: Nutze die Mehrfachbearbeitung Fälligkeiten von Unterverträgen an den Hauptvertrag anpassen unter Mitglieder.
Voraussetzungen für die Anpassung
Damit die Fälligkeitsdaten eines Zusatzmoduls erfolgreich an den Hauptvertrag angeglichen werden können, müssen bestimmte Kriterien erfüllt sein:
- Gleiche oder teilbare Zahlweise: Das Zahlungsintervall des Zusatzmoduls muss identisch mit dem des Hauptvertrags sein oder ein Vielfaches davon betragen (z. B. beide monatlich).
- Abrechnungsart: Die Verträge müssen idealerweise mit dem Abrechnungsmodus "Stichtag (absolut)" angelegt sein.
Unterscheiden sich die Intervalle zu stark (z. B. Hauptvertrag monatlich, Zusatzmodul wöchentlich), greift das System auf eine Fallback-Logik zurück oder verhindert die Anpassung, um Buchungsfehler zu vermeiden.
Anpassung bei der Einzelbuchung eines Zusatzmoduls
Du kannst bereits in der Konfiguration festlegen, dass sich ein Zusatzmodul immer am Hauptvertrag orientieren soll. Dies spart dir manuelle Arbeit bei jedem Vertragsabschluss.
Gehe wie folgt vor:
- Navigiere zu Einstellungen / Vertragswesen / Zusatzmodule (oder Flatrates).
- Wähle das gewünschte Zusatzmodul aus und öffne den Bereich für die Zahlweise.
- Klicke auf das Stift-Symbol, um die Einstellungen zu bearbeiten.
- Wähle unter der Option "Standardfälligkeitsdatum" den Punkt An den Hauptvertrag angepasst aus.
- Speichere deine Änderungen.
[Bild der Konfigurationsmaske Zahlweise mit Auswahl "An den Hauptvertrag angepasst"]
Was passiert, wenn die Anpassung nicht möglich ist? Sollte bei einer konkreten Buchung die Zahlweise des Zusatzmoduls nicht mit dem Hauptvertrag kompatibel sein (z. B. unterschiedliche Intervalle), weist dich das System darauf hin. In diesem Fall musst du ein Fallback-Datum definieren oder das Datum manuell setzen, wie es in der Vorschau angezeigt wird.
Nachträgliche Anpassung via Mehrfachbearbeitung
Für bereits bestehende Verträge kannst du die Fälligkeiten bequem über eine Mehrfachbearbeitung korrigieren ("bulk operation").
- Gehe im Hauptmenü auf Mitglieder.
- Wähle die Funktion Mehrfachbearbeitung.
- Erstelle einen neuen Vorgang und wähle den Typ: Fälligkeiten von Unterverträgen an den Hauptvertrag anpassen.
- Filtere nach den betroffenen Zusatzmodulen oder Flatrates.
- Führe die Operation durch.
[Bild des Dialogfensters der Mehrfachbearbeitung zur Anpassung der Fälligkeiten]
Auswirkungen auf die Finanzbuchhaltung
Wenn du die Fälligkeitsdaten bei laufenden Verträgen über die Mehrfachbearbeitung änderst, führt das System im Hintergrund einige Buchungen durch, um die Konten korrekt zu halten:
- Stornierung und Neuerstellung: Bereits generierte Zusatzmodulgebühren mit dem "alten" Fälligkeitsdatum werden storniert. Anschließend werden die Gebühren mit dem neuen, angepassten Datum neu erstellt.
- Verrechnung von Guthaben: Durch die Stornierung der alten Forderung entsteht kurzzeitig ein Guthaben auf dem Mitgliedskonto. Dieses wird automatisch mit der neu erstellten Forderung verrechnet.
- Anzeige im Mitgliedskonto: Es kann vorkommen, dass eine eigentlich bereits bezahlte Forderung nun als "offen" erscheint, weil der ursprünglich gezahlte Betrag nun technisch gesehen mit der neuen Forderung verknüpft wurde.
Wichtig: Der Gesamtbetrag der Zahlungen, der offenen Forderungen und des Guthabens bleibt durch diesen Vorgang unverändert. Es handelt sich lediglich um eine buchhalterische Umschichtung, um das neue Fälligkeitsdatum abzubilden.