Dublettenprüfung für Vertragsabschlüsse und Probetrainings

In diesem Artikel erfährst du, wie du die Dublettenprüfung in deiner Software so einstellst, dass Mitglieder anhand von Nachname, Geburtsdatum und PLZ erkannt werden, wie sich das auf Vertragsabschlüsse und Probetrainings auswirkt und wie dich der Dublettenmodal mit den letzten Terminen sowie ein automatischer Warnhinweis im Check-in und in der Mitgliederansicht beim Erkennen von Probetraining-Dubletten unterstützt.

Inhalt

• Was macht die neue Dublettenprüfung?
• Dublettenprüfung für Vertragsabschlüsse konfigurieren
• Dublettenprüfung für Probetrainings konfigurieren
• Wo wird die Dublettenprüfung angewendet?
• Letzte Termine im Dublettenmodal
• Automatischer Warnhinweis bei Probetraining-Dubletten
• Wie funktioniert die Matching-Logik im Detail?
• Tipps & Best Practices

Fast Lane

• Öffne in deiner Software die Einstellungen für die Überprüfung vor Vertragsabschluss.
• Wähle als Dubletten-Logik die Option Nachname + Geburtsdatum + PLZ aus und speichere.
• Gehe zu den Einstellungen für Probetraining.
• Öffne das Menü für die Interessentendaten und wähle die vierte Option Nachname + Geburtsdatum + PLZ.
• Speichere deine Einstellungen, die neue Logik gilt jetzt für Online-Verträge, Sales Tool und Probetrainings (API & MySports).
• Wenn die Software ein passendes Profil mit absolviertem Probetraining findet, siehst du in der Check-in- und Mitgliederansicht einen Warnhinweis. Über die Schaltfläche Check duplicates öffnest du den Dublettenmodal mit den drei Spalten Last Trial Appointment, Last Appointment und Last Check-in.

Was macht die neue Dublettenprüfung?

Die neue Dublettenprüfung ermöglicht es dir, Mitglieder nicht mehr über die E-Mail-Adresse, sondern über eine Kombination aus Nachname, Geburtsdatum und PLZ zu erkennen.

Dadurch reduzierst du:

• Mehrfach-Anlagen von Mitgliedern, die mit verschiedenen E-Mails arbeiten.
• Risiken, dass gesperrte oder verschuldete Mitglieder sich einfach mit einer neuen E-Mail neu registrieren.
• Aufwand für manuelles Zusammenführen von doppelten Datensätzen.

Gleichzeitig sicherst du dir eine konsistente Historie pro Person, inklusive Kommunikation, Trainingspläne und Vertragsverläufe.

[Screenshot: Übersichtseinstellungen zur Dublettenprüfung in der Software]

Dublettenprüfung für Vertragsabschlüsse konfigurieren

Für Vertragsabschlüsse kannst du in den Einstellungen festlegen, mit welcher Logik die Dublettenprüfung durchgeführt werden soll. Hier wählst du künftig die Kombination Nachname + Geburtsdatum + PLZ aus.

So gehst du vor:

1. Öffne deine Software und gehe zu Einstellungen / Vertragsabschluss / Vertragsabschlusseinstellungen / Überprüfung vor Vertragsabschluss.
2. Klicke auf das Drei-Punkte-Menü und wähle Vertragsabschlussbeschränkungen für Online-Vertragsunterzeichnung bearbeiten oder die Option für das Verkaufs-Tool.
3. In der Auswahl der Prüflogik wählst du die Option Nachname + Geburtsdatum + PLZ.
4. Speichere deine Änderungen mit Speichern.

Ab jetzt prüft Software bei jedem Vertragsabschluss, egal ob online oder im Club, auf vorhandene Mitglieder anhand dieser drei Kriterien. Wenn eine Übereinstimmung gefunden wird, erhältst du wie gewohnt einen Hinweis und kannst entscheiden, ob du den bestehenden Datensatz verwendest oder bewusst einen neuen anlegst (falls es sich z.B. um eine Namensgleichheit handelt).

Dublettenprüfung für Probetrainings konfigurieren

Auch für Probetrainings und Leads kannst du steuern, wie die Dublettenprüfung durchgeführt wird. Die neue Kombination Nachname + Geburtsdatum + PLZ steht dir hier als vierte Option im bestehenden Dropdown zur Verfügung.

So stellst du die Prüfung für Probetrainings um:

1. Gehe in deiner Software zu Einstellungen / Leistungen / Probetraining.
2. Gehe zur Kachel Interessentendaten und klicke auf das Drei-Punkte-Menü.
3. Wähle Anlegen von Dubletten verhindern bearbeiten.
4. Im Dropdown für die Dublettenlogik siehst du mehrere Optionen. Wähle die 4. Option mit der Bezeichnung Nachname + Geburtsdatum + PLZ.
5. Speichere deine Einstellungen.

Diese Einstellung wirkt sich auf alle neu angelegten Probetrainings aus, egal, ob sie über MySports, über das API oder direkt im Club angelegt werden. Bei Übereinstimmung mit einem bestehenden Datensatz wird dir die Dublette angezeigt, sodass du keinen neuen Lead für dieselbe Person erzeugst.

[Screenshot: Probetraining-Einstellungen, Dropdown mit der neuen vierten Option „Nachname + Geburtsdatum + PLZ"]

Wo wird die Dublettenprüfung angewendet?

Die von dir gewählte Dublettenlogik wird automatisch an allen relevanten Touchpoints berücksichtigt. Sobald du die Option Nachname + Geburtsdatum + PLZ aktivierst, gilt sie für:

• Online-Vertragsabschluss (API): Wenn ein Interessent online einen Vertrag abschließt, prüft Software den Datensatz anhand Nachname, Geburtsdatum und PLZ.
• Sales Tool im Studio: Auch im Verkaufsgespräch vor Ort wird bei jedem neuen Vertrag dieselbe Logik angewandt.
• Probetrainings via API: Erfasst du Probetrainings über eine Integration, wird die Dublettenprüfung entsprechend deiner Einstellungen ausgeführt.
• MySports: Buchungen von Probetrainings oder Registrierungen über MySports werden ebenfalls mit der neuen Kombination geprüft.

Du musst die Logik nicht separat pro Touchpoint konfigurieren, wichtig ist nur, dass du in den Einstellungen für Verträge und Probetrainings die gewünschte Dublettenlogik auswählst und speicherst.

Letzte Termine im Dublettenmodal

Über die Schaltfläche Check duplicates in der Check-in- oder Mitgliederansicht öffnest du den Dublettenmodal mit dem Titel Check duplicates. Im Kopfbereich siehst du den aktuellen Datensatz, darunter listet die Software alle gefundenen Dubletten.

Pro Treffer zeigt die Tabelle die bekannten Spalten Member, Status, Date of Birth, Address, Email und Phone sowie drei zusätzliche Spalten:

• Letztes Probetraining (Last Trial Appointment): Titel, Datum und Status des letzten Probetrainings der gefundenen Person.
• Letzter Termin (Last Appointment): Titel, Datum und Status des letzten regulären Termins, zum Beispiel eines Kurses oder einer Beratung.
• Letzter Check-in (Last Check-in): Datum, an dem die Person zuletzt eingecheckt hat.

Liegen keine Daten vor, erscheint in der jeweiligen Spalte ein „-". So kannst du auf einen Blick entscheiden, ob du den bestehenden Datensatz weiterverwendest, Datensätze zusammenführst oder bewusst einen neuen anlegst, weil es sich um eine andere Person handelt.

Automatischer Warnhinweis bei Probetraining-Dubletten

Findet deine Software für die aktuell geöffnete Person ein passendes Profil mit einem bereits absolvierten Probetraining, erscheint automatisch ein gelber Warnhinweis mit dem Text „Possible duplicate! A matching profile with attended trial session was found. Please verify before granting access." und einer Schaltfläche Check duplicates.

Der Warnhinweis erscheint an zwei Stellen:

• In der Check-in-Ansicht, sobald die Ansicht für die Person geladen wird.
• In der Mitgliederansicht beim Öffnen des Profils.

Du musst die Prüfung nicht aktiv anstoßen. Der Hinweis erscheint nur dann, wenn ein Match mit einem absolvierten Probetraining vorliegt, andere Dublettenfälle bleiben unauffällig.

Berechtigung erforderlich: Der Warnhinweis ist nur für Nutzerrollen mit der Berechtigung zur Kundensuche sichtbar (intern: CUSTOMER_SEARCH_EXECUTE). Stelle sicher, dass dein Front-Desk-Team diese Berechtigung hat, sonst sehen sie den automatischen Hinweis nicht.

So gehst du mit dem Warnhinweis um:

1. Lies den Warnhinweis in der Check-in- oder Mitgliederansicht.
2. Klicke im Warnhinweis auf Check duplicates. Der Dublettenmodal öffnet sich mit den gefundenen Treffern und den Spalten Last Trial Appointment, Last Appointment und Last Check-in.
3. Prüfe das Datum des letzten Probetrainings und entscheide, ob du den Check-in zulässt, Datensätze zusammenführst oder das Probetraining ablehnst, weil bereits eines im erlaubten Zeitraum stattgefunden hat.

Wie funktioniert die Matching-Logik im Detail?

Damit möglichst wenige Dubletten durchrutschen, ist die Matching-Logik für Nachname und PLZ tolerant gegenüber kleinen Schreibvarianten. Das passiert im Hintergrund automatisch, du musst dafür nichts zusätzlich einstellen.

Im Detail:

Nachname

• Leerzeichen werden ignoriert: de Jong und deJong werden gleich behandelt.
• Umlaute und Sonderzeichen werden normalisiert:
  • Müller wird wie Mueller behandelt.
  • Günther wird wie Guenther behandelt.
  • François wird wie Francois behandelt.
• Namenszusätze und Titel: Zusätze wie von, van, von der, de werden nicht 1:1 als harte Grenze verwendet. So kann z.B. von der Weiden mit Weiden gematcht werden.
• Doppelnamen: Namen mit Bindestrich oder Leerzeichen werden zusammengefasst, z.B. Schmidt-Meyer und Schmidt Meyer gelten als identische Schreibweise.

Geburtsdatum

Das Geburtsdatum muss exakt übereinstimmen. Achte darauf, dass das Geburtsdatum korrekt und vollständig erfasst wird. Unterschiedliche Formate werden intern vereinheitlicht, entscheidend ist das tatsächliche Datum.

PLZ

• Leerzeichen in der PLZ werden ignoriert: 1234 AB und 1234AB werden gleich behandelt.
• Die PLZ wird wie eingegeben gespeichert, aber für den Vergleich von unnötigen Leerzeichen bereinigt.

Erst wenn alle drei Kriterien, Nachname, Geburtsdatum und PLZ, übereinstimmen, wird ein Datensatz als potenzielle Dublette erkannt und dir im UI entsprechend angezeigt.

Tipps & Best Practices

Damit du das Maximum aus der neuen Dublettenprüfung herausholst, beachte folgende Punkte:

• Geburtsdatum und PLZ immer abfragen: Stelle sicher, dass dein Team diese Daten bei Vertragsabschlüssen und Probetrainings konsequent erfasst.
• Standardisierte Eingabe: Ermutige dein Team, Nachnamen korrekt zu schreiben, auch bei Doppelnamen und Namenszusätzen.
• Hinweise auf Dubletten ernst nehmen: Prüfe bei einem Dubletten-Hinweis immer kurz, ob es sich tatsächlich um dieselbe Person handelt, bevor du einen neuen Datensatz anlegst.
• Letzte Termine als Entscheidungshilfe nutzen: Nutze die Spalten Last Trial Appointment, Last Appointment und Last Check-in im Dublettenmodal, um schnell zu erkennen, ob ein Probetraining bereits innerhalb des erlaubten Zeitraums stattgefunden hat oder ob die Person bereits regulär trainiert.
• Warnhinweis nicht ignorieren: Auch im stressigen Front-Desk-Alltag den automatischen Warnhinweis kurz prüfen, bevor du fortfährst, das verhindert Mehrfach-Probetrainings derselben Person.
• Alte Dubletten bereinigen: Nutze die neue Logik als Anlass, bestehende doppelte Mitglieder zusammenzuführen, damit deine Auswertungen sauberer werden.

Wenn du unsicher bist, welche Dubletten-Variante am besten zu deinem Studio passt, kannst du die Einstellungen jederzeit testen und bei Bedarf wieder anpassen. Die Kombination Nachname + Geburtsdatum + PLZ bietet dir einen besonders guten Schutz vor Mehrfachanlagen, ohne dich von der E-Mail-Adresse als einzigem Kriterium abhängig zu machen.