In diesem Artikel lernst du, wie du deine österreichische Kasse von A-Trust auf Fiskaly Sign AT umstellst, welche Schritte bei FinanzOnline und in der Software nötig sind und welche Pflichten nach der Umstellung bestehen bleiben.
Inhalt
- Was sich ändert
- Voraussetzungen
- Bestehende A-Trust-Kassen deaktivieren
- Webservice-Benutzer für FinanzOnline anlegen
- Neue Kasse anlegen und aktivieren
- Jahresbeleg und DEP-Export
- Häufige Fragen
Fast lane
- Bestehende A-Trust-Kassen unter Einstellungen / Kassen / Kassen deaktivieren und bei FinanzOnline abmelden.
- Webservice-Benutzer bei FinanzOnline unter Eingaben / Registrierkassen anlegen.
- Neue Kasse unter Einstellungen / Kassen / Kassen anlegen und mit Teilnehmer-ID, Benutzerkennung und PIN aktivieren.
Was sich ändert
Die Software stellt die österreichische Kassenfiskalisierung gemäß Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) von A-Trust auf Fiskaly Sign AT um. A-Trust war bisher die Signaturerstellungseinheit (SEE) für deine Kassenbelege. Diese Rolle übernimmt zukünftig Fiskaly. Der Großteil der Registrierung bei FinanzOnline läuft nach der einmaligen Einrichtung automatisiert über die Software.
Fiskaly Sign AT ist die cloudbasierte Signaturerstellungseinheit. Bei jeder Transaktion erstellt Fiskaly in Echtzeit einen kryptografischen Hash und eine digitale Signatur, verkettet jeden neuen Beleg mit dem vorigen und speichert die signierten Transaktionen revisionssicher in der Fiskaly Cloud (Datenerfassungsprotokoll, DEP). Auf jedem Beleg wird automatisch ein QR-Code mit den signierten Transaktionsdaten gedruckt. Für deine Kunden und für eine Betriebsprüfung bleibt die Prüfbarkeit des Belegs identisch.
| Thema | Bisher (A-Trust) | Neu (Fiskaly Sign AT) |
|---|---|---|
| Signaturerstellungseinheit (SEE) | A-Trust-Zertifikat pro Studio, manuell bei FinanzOnline registriert | Fiskaly-Zertifikat, automatisch pro Kasse provisioniert und bei FinanzOnline registriert |
| FinanzOnline-Webservice-Benutzer | Nicht erforderlich | Einmalig anzulegen |
| Kassenidentifikationsnummer und Benutzerschlüssel AES-256 | Manuell im FinanzOnline-Portal eintragen | Wird automatisch über das Webservice an FinanzOnline gemeldet |
| Startbeleg | Manuell drucken und mit der BMF Belegcheck-App verifizieren | Entfällt. Der Startbeleg wird automatisiert über die Fiskaly Sign AT API erstellt und an FinanzOnline gemeldet |
| QR-Code auf Belegen | Signatur durch A-Trust | Signatur durch Fiskaly. Die Prüfbarkeit für Kunden und Behörden bleibt identisch |
| Datenerfassungsprotokoll (DEP) | Lokale Speicherung in der Datenbank | Revisionssichere Speicherung in der Fiskaly Cloud, Export weiterhin über die Software |
| Jahres-, Monats- und Archivbeleg | Manuell anstoßen, prüfen und ablegen | Werden automatisch von Fiskaly erstellt und in der Software unter Finanzen / Kassen / Kasse / Exports bereitgestellt |
| Laufende Übermittlung an FinanzOnline | Keine | Keine. RKSV sieht keine laufende Transaktionsübermittlung vor |
Voraussetzungen
Bevor du mit der Umstellung beginnst, prüfe in der Software, dass folgende Daten gepflegt sind. Fehlt eine der Angaben, verhindert die Software die Anlage einer Fiskaly-Kasse mit einer entsprechenden Fehlermeldung.
- Vollständige Studioadresse unter Einstellungen / Stammdaten.
- Juristische Organisationseinheit (Betriebsgesellschaft) angelegt unter Einstellungen / Juristische Organisationseinheit.
- Österreichische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID) in der juristischen Organisationseinheit unter Steuern / Allgemein hinterlegt.
- Gültiger FinanzOnline-Zugang als Administrator oder Unternehmer, um den Webservice-Benutzer anlegen zu können.
Bestehende A-Trust-Kassen deaktivieren
Dein A-Trust-Zertifikat hat ein festes Ablaufdatum. Du findest es in der Software unter Einstellungen / Kassen / Zertifikat. Zwei technische Grenzen sind dabei wichtig:
- 30 Tage vor Ablauf: Ab diesem Zeitpunkt kann die Software keine neuen Kassen mehr an das bestehende A-Trust-Zertifikat anbinden.
- 2 Tage vor Ablauf: Kassen, die noch am ablaufenden Zertifikat hängen, werden vom System automatisch deaktiviert.
Empfehlung: Beginne die Umstellung spätestens 30 Tage vor Ablauf des A-Trust-Zertifikats.
Kassen in der Software deaktivieren:
- Navigiere zu Einstellungen / Kassen / Kassen.
- Wähle die zu deaktivierende Kasse aus.
- Klicke auf Kasse deaktivieren.
- Die Software erstellt automatisch einen Schlussbeleg (Nullbeleg mit 0,00 Euro Umsatz und finaler Signatur). Drucke den Schlussbeleg aus und bewahre ihn als Nachweis der ordnungsgemäßen Außerbetriebnahme auf.
- Wiederhole den Schritt für jede Kasse am A-Trust-Zertifikat.
Alternativ: Über Einstellungen / Kassen / Zertifikat / Deaktivieren kannst du das gesamte A-Trust-Zertifikat in einem Schritt deaktivieren. Die Software deaktiviert dabei alle verbundenen Kassen, erstellt für jede Kasse einen Schlussbeleg und stellt dir die Schlussbeleg-PDFs zum Download bereit.
Außerbetriebnahme bei FinanzOnline melden: Die Außerbetriebnahme musst du zusätzlich bei FinanzOnline melden. Laut BMF-Vorgabe ist eine endgültige Außerbetriebnahme binnen einer Woche zu melden.
Kassen abmelden:
- Melde dich bei FinanzOnline an.
- Gehe zu Eingaben / Registrierkassen / Liste aller Registrierkassen.
- Klicke auf die Kassenidentifikationsnummer der abgemeldeten Kasse.
- Klicke auf Ausfall oder Außerbetriebnahme melden.
- Wähle als Art der Meldung Außerbetriebnahme (endgültig), gib einen Grund (zum Beispiel „Wechsel des Kassensystems") sowie Datum und Uhrzeit der Deaktivierung an.
- Klicke auf Absenden.
Signaturerstellungseinheit (A-Trust SEE) abmelden:
- Gehe zu Eingaben / Registrierkassen / Liste aller Signaturerstellungseinheiten.
- Klicke auf die Seriennummer deines A-Trust-Zertifikats.
- Klicke auf Ausfall oder Außerbetriebnahme melden und wähle Außerbetriebnahme.
- Trage Datum und Uhrzeit ein und klicke auf Absenden.
Erst wenn alle Kassen und die zugehörige SEE bei FinanzOnline als „Außer Betrieb" gemeldet sind, ist die alte Registrierung sauber abgeschlossen.
Webservice-Benutzer für FinanzOnline anlegen
Damit die Software die Kassenregistrierung automatisch über das Registrierkassen-Webservice an FinanzOnline melden kann, brauchst du einen speziellen Webservice-Benutzer. Diesen legst du einmal pro Unternehmen an. Alle Kassen deines Unternehmens nutzen denselben Benutzer.
Option A: Über die Funktion „Registrierkassen" (empfohlen)
- Melde dich bei FinanzOnline an.
- Navigiere zu Eingaben / Registrierkassen.
- Wähle Anlegen eines Benutzers für Registrierkassen-Webservice.
- Trage die Pflichtfelder ein:
- Benutzer-Identifikation (Benutzerkennung): 8 bis 12 Stellen, mindestens ein Buchstabe und eine Ziffer, keine Umlaute oder Sonderzeichen.
-
PIN: 8 bis 128 Stellen, mindestens ein Buchstabe und eine Ziffer. Erlaubte Sonderzeichen:
!#$%*+,-./:;=?@\_()[]{}|~ - PIN-Wiederholung: PIN bestätigen.
- Klicke auf Anlegen.
Option B: Über die Benutzerverwaltung
Alternativ kannst du den Benutzer über Administration / Benutzerverwaltung anlegen und dort die Benutzerart Registrierkassen-Webservice auswählen.
Hinweis für Steuerberater oder Parteienvertreter: Dein Steuerberater kann den Webservice-Benutzer auch für dich anlegen, unabhängig davon, ob du selbst FinanzOnline-Teilnehmer bist. Die Funktion findet er unter Eingaben / Registrierkassen für den jeweiligen Klienten.
Notiere dir folgende drei Werte, die du im nächsten Schritt in die Software einträgst:
- Teilnehmer-ID: Die Teilnehmernummer, die FinanzOnline deinem Unternehmen zugewiesen hat. Du findest sie nach dem FinanzOnline-Login in deinem Profil.
- Benutzerkennung: Die in diesem Schritt gewählte Benutzer-Identifikation des Webservice-Benutzers.
- PIN: Das in diesem Schritt gewählte Passwort des Webservice-Benutzers.
Der Webservice-Benutzer kann ausschließlich für das Registrierkassen-Webservice verwendet werden, nicht für den normalen FinanzOnline-Login.
Neue Kasse anlegen und aktivieren
Mit den FinanzOnline-Zugangsdaten aus dem vorigen Schritt kannst du jetzt eine neue Kasse anlegen und in zwei Phasen aktivieren: Anlegen und Aktivieren.
Kasse anlegen:
- Navigiere zu Einstellungen / Kassen / Kassen.
- Klicke auf Kasse anlegen.
- Vergib eine Bezeichnung (zum Beispiel „Empfang" oder „Tresen") und wähle bei Bedarf einen Bondrucker aus.
- Klicke auf Speichern. Die Kasse erscheint zunächst im Status Erstellt und ist noch nicht betriebsbereit.
Kasse aktivieren:
- Wähle die neu angelegte Kasse aus und klicke auf Aktivieren.
- Trage in der Aktivierungsmaske die FinanzOnline-Zugangsdaten ein:
- Teilnehmer-ID
- Benutzerkennung
- PIN
- Klicke auf Aktivieren.
- Die Software prüft die Verbindung zu FinanzOnline, registriert die Kasse bei Fiskaly und meldet sie automatisch an FinanzOnline. Die Kasse wechselt anschließend in den Status Aktiv und ist sofort einsatzbereit.
Die FinanzOnline-Authentifizierung gilt pro Studio (Organisationseinheit). Bei der ersten Kasse eines Studios trägst du die Zugangsdaten einmalig ein, alle weiteren Kassen desselben Studios werden ohne erneute Eingabe aktiviert.
Was im Hintergrund passiert:
- Anlage deiner Organisation bei Fiskaly (idempotent, also nur beim ersten Mal wirksam).
- Registrierung der Kasse bei Fiskaly inklusive Zuweisung einer Signaturerstellungseinheit.
- Übermittlung von Kassenidentifikationsnummer und Benutzerschlüssel AES-256 an FinanzOnline über das Registrierkassen-Webservice.
- Erstellung und automatisierte Meldung des Startbelegs über die Fiskaly Sign AT API.
- Statuswechsel der Kasse auf Aktiv.
Du musst keine Kassenidentifikationsnummer und keinen Benutzerschlüssel mehr manuell im FinanzOnline-Portal eintragen und auch keinen Startbeleg drucken oder mit der BMF Belegcheck-App verifizieren. Das übernimmt die Software für dich.
Fehlermeldungen bei der Aktivierung:
| Fehlerart | Lösung |
|---|---|
| Studioadresse fehlt | Adresse unter Einstellungen / Stammdaten ergänzen. |
| Juristische Organisationseinheit fehlt | Juristische Organisationseinheit unter Einstellungen / Juristische Organisationseinheit anlegen. |
| UID-Nummer fehlt | Österreichische UID in der juristischen Organisationseinheit unter Steuern / Allgemein hinterlegen. |
| FinanzOnline-Authentifizierung fehlgeschlagen | Teilnehmer-ID, Benutzerkennung und PIN prüfen. Tippfehler in der PIN sind die häufigste Ursache. |
| Kassenservice nicht verfügbar | Fiskaly-Service vorübergehend nicht erreichbar. Versuche es nach kurzer Wartezeit erneut. |
Jahresbeleg und DEP-Export
Nach der Umstellung gibt es zwei wiederkehrende Pflichten gemäß RKSV. Beide laufen weitgehend automatisch.
Jahresbeleg und weitere Sonderbelege: Jedes Jahr zum 31. Dezember muss für jede aktive Kasse ein Jahresbeleg vorliegen. Der Jahresbeleg ist ein Nullbeleg, der die Integrität deiner Belegkette bestätigt. Bei Fiskaly-Kassen erstellt Fiskaly den Jahresbeleg sowie weitere Sonderbelege (Monats- und Archivbeleg) automatisch. Die Software holt diese Belege ab und legt sie revisionssicher für dich ab.
- Du findest die erstellten Belege unter Finanzen / Kassen / Kasse / Exports zum Download. Die Anzeige wird gerade ausgerollt, sobald sie auf deinem Tenant verfügbar ist, erscheinen dort alle Sonderbelege.
- Du musst keinen Beleg manuell erstellen oder über die BMF Belegcheck-App verifizieren. Eine Prüfung über die App bleibt jederzeit möglich, ist aber nicht mehr verpflichtend.
- Bewahre den heruntergeladenen Jahresbeleg als Teil deiner Kassendokumentation auf.
DEP-Export auf Anforderung: Das Datenerfassungsprotokoll (DEP) enthält alle signierten Transaktionen einer Kasse in einer manipulationssicheren Kette. Du musst das DEP nicht laufend übermitteln, es muss aber jederzeit auf Verlangen exportierbar sein, zum Beispiel bei einer Betriebsprüfung.
- Bei Fiskaly-Kassen wird das DEP revisionssicher in der Fiskaly Cloud gespeichert.
- Den Export startest du in der Software unter Einstellungen / Kassen / DEP-Export mit Angabe des Zeitraums.
- Das DEP wird im gesetzlich vorgeschriebenen Format bereitgestellt.
Eine laufende Übermittlung deiner Transaktionsdaten an FinanzOnline findet weder bei A-Trust noch bei Fiskaly statt. Die Finanzverwaltung prüft deine Kasse über Jahresbelege und bei Bedarf über den DEP-Export.
Häufige Fragen
Brauche ich nach der Umstellung noch ein A-Trust-Zertifikat?
Nein. Die Signaturerstellungseinheit wird von Fiskaly bereitgestellt und automatisch bei FinanzOnline registriert. Ein separates A-Trust-Zertifikat ist nicht mehr nötig. Bestehende A-Trust-Zertifikate bleiben gültig, bis sie ablaufen oder du sie aktiv deaktivierst, neue A-Trust-Zertifikate kannst du nach der Umstellung in der Software nicht mehr anlegen.
Muss ich für jede Kasse einen eigenen Webservice-Benutzer bei FinanzOnline anlegen?
Nein. Ein Webservice-Benutzer pro Unternehmen reicht aus. Alle Kassen deines Unternehmens nutzen dieselbe Webservice-Verbindung. In der Aktivierungsmaske gibst du Teilnehmer-ID, Benutzerkennung und PIN nur beim ersten Mal pro Studio ein.
Was passiert, wenn mein A-Trust-Zertifikat abläuft, bevor ich die Migration abgeschlossen habe?
30 Tage vor Ablauf können in der Software keine neuen Kassen mehr an das bestehende A-Trust-Zertifikat angebunden werden. 2 Tage vor Ablauf werden verbleibende Kassen vom System automatisch deaktiviert. Belege, die nach Ablauf des Zertifikats erstellt werden, tragen den Hinweis „Sicherheitseinrichtung ausgefallen". Plane die Umstellung deshalb rechtzeitig.
Muss ich meine bestehenden Kassen manuell bei FinanzOnline abmelden?
Ja. Die Außerbetriebnahme der alten Kassen und der A-Trust-SEE musst du selbst bei FinanzOnline melden. Die Software übernimmt nur die interne Deaktivierung und die Erstellung der Schlussbelege.
Kann ich eine deaktivierte Kasse wieder aktivieren?
Nein. Eine deaktivierte Kasse kannst du nicht reaktivieren. Lege stattdessen eine neue Kasse an. Über den Fiskaly-Prozess geht das in wenigen Klicks.
Können A-Trust-Kassen und Fiskaly-Kassen parallel betrieben werden?
Ja, vorübergehend. Während der Migration können in einem Studio sowohl bestehende A-Trust-Kassen (mit aktivem Zertifikat) als auch neue Fiskaly-Kassen gleichzeitig laufen. Die Software signiert jede Kasse über den jeweils zugewiesenen Anbieter. Sobald das A-Trust-Zertifikat in das 30-Tage-Ablauffenster läuft, sind nur noch Fiskaly-Anlagen möglich.
Muss ich einen Startbeleg manuell drucken oder über die BMF Belegcheck-App verifizieren?
Nein. Bei Fiskaly-Kassen wird der Startbeleg automatisiert über die Fiskaly Sign AT API erstellt und an FinanzOnline gemeldet. Sobald die Aktivierung abgeschlossen ist, wechselt die Kasse direkt in den Status Aktiv und ist einsatzbereit.
Ändert sich etwas am Kassenabschluss?
Nein. Der Kassenabschluss funktioniert wie gewohnt.
Muss ich meine Transaktionsdaten regelmäßig an FinanzOnline übermitteln?
Nein. In Österreich gibt es keine laufende Transaktionsübermittlung. Die Finanzverwaltung prüft deine Kasse über Jahresbelege und bei Bedarf über den DEP-Export.
An wen wende ich mich bei Problemen?
Wende dich an den Support über das gewohnte Ticketsystem oder an deinen Customer-Success-Ansprechpartner.