EAN, Artikelnummer und Barcode-Scan am POS

Dieser Artikel erklärt, wie die Felder EAN und Artikelnummer auf einer Produktvariante verwendet werden, welches Feld den POS-Barcode-Scanner steuert, warum die Artikelnummer Pflicht ist und welche Optionen für eine automatische Nummerierung bestehen.

Inhalt

• Zwei Felder, zwei Zwecke
• EAN und POS-Scan
• Artikelnummer
• Gibt es eine automatische Nummerierung?
• Selbst gedruckte Barcode-Etiketten
• FAQ

Schnellanleitung

1. Damit ein Produkt am POS scannbar ist, fülle das Feld EAN auf der Produktvariante.
2. Die Artikelnummer ist Pflicht, wird aber nicht für den Barcode-Scan verwendet, sie ist deine interne SKU für Suche und Buchhaltung.
3. Es gibt keine eingebaute automatische Nummerierung für eines der beiden Felder. Beide werden manuell erfasst.

Zwei Felder, zwei Zwecke

Jede Produktvariante hat zwei Identifikator-Felder, die ähnlich aussehen, aber unterschiedliche Aufgaben erfüllen.

EAN und POS-Scan

Die EAN auf der Produktvariante ist der Wert, den der POS-Scanner nachschlägt. Was auch immer der Scanner sendet (eine echte GTIN-13 vom Hersteller-Barcode, eine Code-128-Zeichenfolge von einem selbst gedruckten Etikett oder ein alphanumerischer Code), es muss exakt mit der EAN der Variante übereinstimmen. Findet sich keine passende Variante, zeigt der POS „Produkt nicht gefunden".

Wichtige Eigenschaften:

• Der Lookup erfolgt nur auf das EAN-Feld. Die Artikelnummer wird nie als Fallback verwendet.
• Die EAN ist Freitext. Jede Zeichenfolge, die der Scanner liefert, funktioniert, wenn sie als EAN hinterlegt ist. Es gibt keine GTIN-Prüfziffer-Validierung.
• Die EAN muss innerhalb eines Studios eindeutig sein. Das System lehnt zwei Varianten mit derselben EAN im selben Studio ab. Zwei Studios im selben Tenant können dieselbe EAN unabhängig voneinander verwenden.
• Das EAN-Feld funktioniert für alle Produkttypen (Lagerwaren, Leistungen, Wertgutscheine, Verbrauchsguthaben). Es gibt keine Einstellung, die das Scannen für einen bestimmten Typ deaktiviert.

Damit ein Produkt am POS scannbar wird:

1. Öffne die Variante unter Einstellungen / Produktverwaltung / Produkte / [Produkt] / [Variante].
2. Trage den Wert, den der Scanner liefert, in das Feld EAN ein. Für Herstellerprodukte ist das der auf der Verpackung gedruckte Barcode. Für selbst gedruckte Etiketten siehe Selbst gedruckte Barcode-Etiketten weiter unten.
3. Speichern und durch einen Test-Scan am POS prüfen.

Artikelnummer

Die Artikelnummer ist die interne SKU der Variante. Sie ist Pflicht, weil das System einen stabilen Identifikator für Buchhaltung, Exporte, Audit-Logs und Volltextsuche benötigt. Ohne sie kann die Variante nicht gespeichert werden.

Wofür sie verwendet wird:

• Mapping zu deinem Buchhaltungs- oder ERP-System.
• Volltextsuche in Produktlisten (zusammen mit Variantenname und EAN).
• Identifikation der Variante in CSV-Exporten und Berichten.

Wofür sie nicht verwendet wird:

• Barcode-Scan am POS, dafür ist die EAN da.
• Kundensichtbare Etiketten, der Kunde sieht die Artikelnummer nie.

Das System erzwingt keine Eindeutigkeit, eine SKU pro Studio eindeutig zu halten ist aber gute Praxis.

Gibt es eine automatische Nummerierung?

Nein. Das System erzeugt weder Artikelnummern noch EANs automatisch. Beide Felder werden manuell befüllt, wenn du eine Variante anlegst oder bearbeitest.

Wenn du ein einheitliches Nummerierungsschema brauchst, vereinbare im Team eine Konvention, etwa ein zweibuchstabiges Kategorie-Präfix plus eine vierstellige laufende Nummer, und wende sie manuell an. Beim Varianten-Import (CSV) bleibt der eingegebene Wert erhalten, eine im Tabellen-Tool vor dem Import erzeugte Sequenz ist also der sauberste Workaround.

Selbst gedruckte Barcode-Etiketten

Wenn du Artikel ohne Hersteller-Barcode verkaufst (z. B. selbst gemixte Smoothies, eigene Bekleidung), drucke ein eigenes Etikett und trage den gedruckten Code in das EAN-Feld ein.

• Wähle eine Barcode-Symbologie, die dein Scanner unterstützt (Code-128 und Code-39 sind verbreitet). EAN-13 funktioniert ebenfalls, erfordert aber eine gültige 13-stellige Nummer mit Prüfziffer.
• Der gedruckte Code muss byte-genau mit dem EAN-Feld übereinstimmen. Eine führende Null oder ein abschließendes Leerzeichen lässt den Lookup fehlschlagen.
• Halte deine Codes pro Studio eindeutig. Das System lehnt zwei Varianten mit derselben EAN im selben Studio ab.

FAQ

• Kann ich den Scanner auf die Artikelnummer statt auf die EAN nachschlagen lassen? Nein. Der Barcode-Scan-Endpunkt akzeptiert ausschließlich die EAN. Wenn ein Code scannbar sein soll, gehört er in das EAN-Feld, auch wenn er gleichzeitig als SKU dient.

• Können sich zwei Varianten dieselbe EAN teilen, wenn sie zu verschiedenen Studios gehören? Ja. Die Eindeutigkeit gilt pro Studio, nicht pro Tenant. Ein Multi-Studio-Tenant kann dieselbe EAN an jedem Standort mit eigenem Variantendatensatz verkaufen.

• Was passiert, wenn ich ein Produkt scanne, das keine EAN hat? Der POS meldet „Produkt nicht gefunden". Trage entweder die EAN auf der Variante nach oder verkaufe das Produkt manuell aus der POS-Liste.

• Kann ich scannbare Produkte aus dem POS-Button-Layout ausblenden, aber scannbar lassen? Ja. Die Sichtbarkeit im Button-Layout wird separat gesteuert. Eine Variante mit EAN bleibt scannbar, auch wenn sie nicht im Layout liegt.

• Validiert der Scanner, dass der Code eine echte GTIN ist? Nein. Das System akzeptiert beliebigen Freitext. Wenn du GTIN-13-Konformität willst, erzeuge gültige Codes extern, bevor du sie einträgst.