In diesem Artikel lernst du, wie du im Backoffice eine Chat-Konfiguration anlegst, die Sektionen des Konfigurations-Dialogs durchläufst, die Konfiguration als Entwurf oder direkt veröffentlicht speicherst und sie in deinen Studios ausrollst.
Inhalt
- Voraussetzungen
- Konfigurations-Übersicht
- Konfiguration erstellen
- Konfiguration speichern
- Detailansicht und Status
- Self-Service-Konfiguration
- Aktivieren und Whitelisting
- Chat-Widget einbetten
- Daten und Lizenzen von Drittanbietern
Voraussetzungen
- Berechtigung: MagicAI Chat Einstellungen konfigurieren, zu finden unter Einstellungen / Berechtigungen in der Subkategorie Künstliche Intelligenz. Eine separate Berechtigung, MagicAI Chat-Verläufe, steuert die Sichtbarkeit des Agenten-Posteingangs und liegt in der Subkategorie Kommunikation.
- Lizenzierung: MagicAI Chat ist nicht Teil der regulären Pricing-Tiers, sondern wird über ein eigenes Lizenzmodell ausgespielt. Wende dich an deinen Sport-Alliance-Account-Manager, um die Funktion für ein Studio freischalten zu lassen.
- Avatar-Bilder: ein Hauptbild für das geöffnete Chat-Widget und ein Call-to-Action-Avatar für den schwebenden Chat-Button, jeweils bis zu 3 MB.
- Mindestens eine Informationsquelle: Datei (max. 10 MB), URL oder Zendesk Help Center.
- Für eine Zendesk-Supportweiterleitung: Zendesk-Subdomain, Agent-Username und API-Token.
- Für eine HubSpot-Supportweiterleitung: ein HubSpot-API-Token, eine Pipeline-ID und eine Pipeline-Stage-ID.
- Für Mitgliedschaftsangebote: ein gepflegter Angebotskanal (Verkaufs-Tool, Studio-Seiten und Connect API, MySports oder Open API).
- Geeignetes Standard-Abrechnungsstudio: Das Default Billing Studio muss ein Studio sein, in dem der Chatbot vertraglich verfügbar ist und das auf der Whitelist der Konfiguration steht. Trifft eine der beiden Bedingungen nicht zu, lässt sich die Konfiguration nicht speichern.
Konfigurations-Übersicht
Öffne den Einstieg unter Einstellungen / MagicAI / Chat. In der Seitenleiste erscheint die neue Sektion MagicAI mit einem Untereintrag Chat, der zum Launch ein Neu-Badge trägt.
Die Übersichtsseite listet alle Chat-Konfigurationen deiner Location.
Spalten in der Liste:
- Name: interne Bezeichnung, nur für Backoffice-User sichtbar. Ein Entwurf-Chip erscheint neben dem Namen, solange die Konfiguration noch zusammengestellt wird.
- Markenname: dein Studio-Markenname. Allein nicht member-facing, aber hilfreich zur Unterscheidung von Konfigurationen über Marken hinweg.
- Chatbot-Name: der öffentliche Name, den Mitglieder im Chat-Widget sehen.
- Zuletzt aktualisiert: Zeitstempel der letzten Änderung an der Konfiguration.
- Aktiviert in: ein Badge mit der Anzahl der Studios, in denen die Konfiguration aktuell aktiv ist. Sobald die Konfiguration in mindestens einem Studio aktiviert ist, erscheint hier ein Aktiv-Chip.
- Studios: ein Badge mit der Anzahl der Studios, in denen die Konfiguration auf der Whitelist steht; per Hover oder Klick die Studio-Liste anzeigen.
Aus der Liste lassen sich Konfigurationen nach Status filtern, nach Name oder Markenname durchsuchen, sortieren und Spalten ein- und ausblenden. Über den Location-Filter oben rechts siehst du Konfigurationen anderer Standorte. Mit Chat-Konfiguration erstellen oben rechts startet der Konfigurations-Dialog.
Aktivieren und Deaktivieren laufen immer über diese Übersichtsseite. In der Detailansicht werden nur Inhalte und Whitelisting verwaltet. Die vollständigen Aktivierungs-Regeln stehen unter Aktivieren und Whitelisting.
Konfiguration erstellen
Chat-Konfiguration erstellen öffnet einen einzelnen Dialog, der dich durch fünf Sektionen führt, jeweils mit einem Weiter-Button am Ende. Oben im Dialog steht außerdem eine Aktion Entwurf speichern, mit der du zu jedem Zeitpunkt deinen Arbeitsstand sichern kannst. Es werden keine Schrittnummern angezeigt; der Section-Titel zeigt dir, wo du gerade bist.
Allgemeine Informationen
Die erste Sektion erfasst die Basisdaten der Konfiguration.
Namen
- Name: interner Name der Konfiguration (max. 30 Zeichen). Nur für Backoffice-User sichtbar.
- Markenname: dein Markenname (max. 30 Zeichen). Wird in der Backoffice-Übersicht angezeigt.
- Chatbot-Name: der Name, den Mitglieder im Chat-Widget sehen (max. 30 Zeichen).
Begrüßungsnachricht
- Welcome Message: die Begrüßung, die Mitglieder beim Öffnen des Chats sehen (max. 400 Zeichen).
Abrechnungsstudio
- Default Billing Studio: das Fallback-Studio für Chat-Konversationen, die noch keinem konkreten Studio zugeordnet werden können (z. B. ein nicht authentifizierter Prospect). Das Studio muss auf der Whitelist der Konfiguration stehen und ein Studio sein, in dem der Chatbot vertraglich verfügbar ist; andernfalls lässt sich die Konfiguration nicht speichern.
Rechtliche Einwilligung
Wenn du beide Felder ausfüllst, zeigt die Vorschau den Einwilligungsdialog mit den Aktionen Ablehnen und Akzeptieren, den Mitglieder vor ihrer ersten Nachricht sehen. Beide Felder sind optional: bleiben sie leer, wird Mitgliedern kein Einwilligungsdialog gezeigt.
- Titel der Einwilligung: Überschrift des Einwilligungsdialogs (max. 30 Zeichen).
- Inhalt der Einwilligung: der Fließtext, in dem du beschreibst, wozu das Mitglied zustimmt, mit Rich-Text-Optionen (Fett, Kursiv, Unterstrichen, Textfarbe, Link).
Vorlage für den Einwilligungstext
Der folgende Text stammt von Legal (Bjoern Baltbardis) als Arbeitsentwurf für den Einwilligungsdialog. Passe die Platzhalter-Links an deinen eigenen Datenschutzhinweis und deine Nutzungsbedingungen an, bevor du live gehst.
- Titel: Hinweis zur Datenverarbeitung
- Beschreibung: Deine Eingaben, einschließlich personenbezogener Daten, werden automatisiert verarbeitet, um dein Anliegen zu beantworten. Diese Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Bitte gib keine Gesundheitsdaten oder andere sensible Informationen ein. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung und deinen Rechten findest du in unseren [Datenschutzhinweisen] und den [Nutzungsbedingungen].
Design
Passe das visuelle Erscheinungsbild des Chat-Widgets an deine Marke an. Du konfigurierst drei Basisfarben und eine Bubble-Form; alle übrigen UI-Farben (Text, Borders, Fehlerzustände) werden automatisch abgeleitet.
Farben & Erscheinungsbild
-
Highlight color: Akzentfarbe als Hex-Wert für primäre UI-Elemente wie Buttons und Hervorhebungen, z. B.
#166cb8. -
Chat background: Hex-Wert für die Oberfläche des Chat-Widgets, z. B.
#6d2929. - Header gradient color: optionale zweite Farbe für den Header-Verlauf. Bleibt das Feld leer, nutzt der Header die Highlight-Farbe. Hex-Wert.
- Use rounded shape for chat bubbles: Ja/Nein-Schalter.
Avatar
Zwei Avatar-Slots werden unterstützt. Pro Slot ist nur ein Bild erlaubt.
- Main chatbot avatar: das Hauptlogo, das im Chat-Widget-Header angezeigt wird (max. 3 MB).
- Call-to-action avatar: das Logo oder Icon, das auf dem schwebenden Chat-Button erscheint, der das Widget öffnet (max. 3 MB).
Funktionsumfang
Aktiviere den Funktionsumfang, den der Bot übernehmen soll. Jede Funktion schaltet bestimmte Funktionen für Endnutzer frei. Nach dem Speichern lassen sich die Workflows in der Detailansicht jeweils auf einer eigenen Karte feinjustieren.
| Funktion | Was sie macht |
|---|---|
| Informationen zum Studio | Der Chatbot beantwortet Fragen zu Studio-Details (Öffnungszeiten, Adresse, Ausstattung). |
| Probetrainingbuchung | Endnutzer können über den Chatbot ein Probe- oder Testtraining buchen. |
| Kursplan | Der Chatbot zeigt die für ein bestimmtes Studio verfügbaren Kurse innerhalb eines gewählten Zeitraums an. |
| Vertragskündigung | Mitglieder können eine Vertragskündigung über den Chatbot anstoßen. |
| Support Weiterleitung | Wenn der Chatbot eine Anfrage nicht lösen kann, erstellt er eine Support-Anfrage und leitet sie an einen menschlichen Mitarbeiter weiter. Erfordert eine zusätzliche Supportweiterleitungs-Konfiguration (siehe unten). |
| Mitglieder Selfservice | Mitglieder können ihre Kontodaten (Stammdaten, Adresse, Kontaktdaten) über den Chatbot ansehen und ändern. Erfordert eine zusätzliche Self-Service-Konfiguration (siehe Self-Service-Konfiguration). |
| Vertragsangebote | Der Chatbot stellt Prospects Mitgliedschaftsangebote vor und empfiehlt sie. Erfordert die Auswahl eines Kanals der Angebotskonfiguration. |
Support Weiterleitung konfigurieren
Wenn du Support Weiterleitung aktivierst, wähle den Weiterleitungs-Typ. Pro Chatbot ist nur eine Weiterleitungs-Konfiguration zulässig.
Typ Email
- Email: Empfängeradresse für weitergeleitete Konversationen. Muss eine gültige E-Mail-Adresse sein.
Typ Zendesk
- Zendesk URL: URL deiner Zendesk-Instanz.
- Zendesk username: der Agent-Username, mit dem Tickets erstellt werden.
- Zendesk token: API-Token für die Authentifizierung.
Typ HubSpot
- HubSpot-API-Token: das Token für die Authentifizierung gegenüber deinem HubSpot-Konto. Wird als Geheimnis eingegeben.
- HubSpot-Pipeline-ID: die ID der HubSpot-Pipeline, die für die Weiterleitung verwendet wird.
- HubSpot Pipeline stage ID: die ID der Stufe innerhalb dieser Pipeline, die für die Weiterleitung verwendet wird.
Vertragsangebote konfigurieren
Wenn du Vertragsangebote aktivierst, musst du zusätzlich den Kanal der Angebotskonfiguration auswählen, aus dem die Angebote gezogen werden. Ohne Auswahl lässt sich die Konfiguration nicht speichern:
- Verkaufs-Tool: Angebote aus der Verkaufs-Tool-Tarifgruppe.
- Studio-Seiten und Connect API: Angebote aus der Studio-Seiten- und Connect-API-Tarifgruppe.
- MySports: Angebote aus der MySports-Tarifgruppe.
- Open API: Angebote aus der Open-API-Tarifgruppe.
Die Auswahl steuert, woher der Bot die Angebote zieht und wo der Sign-up stattfindet.
Informationsquellen
Mindestens eine Informationsquelle ist erforderlich. Mit + Informationsquelle hinzufügen fügst du weitere hinzu. Für jede Quelle wählst du den Informationsquellentyp: File, URL oder Zendesk.
Eine Quelle hinzuzufügen ist nur die halbe Miete. Wie du die Inhalte innerhalb deiner Quellen strukturierst, wirkt sich direkt auf die Antwortqualität aus, und manche Themen lässt du besser ganz weg, weil die Software sie bereits liefert. Was du aufnehmen, was du weglassen und wie du deine Inhalte formatieren solltest, erfährst du im Artikel Die richtigen Informationsquellen für MagicAI Chat aufbauen.
Typ File
Eine Text- oder PDF-Datei direkt hochladen (max. 10 MB pro Datei). Für mehrere Dateien legst du mehrere Quellen an.
Typ URL
Trage die Start-URL einer Webseite ein. Das System crawlt bis zu 5 Ebenen tief und folgt maximal 50 Links ab der Start-URL. Beide Limits sind fix und nicht konfigurierbar.
Typ Zendesk
Trage die Basis-URL deines Zendesk Help Centers ein, zum Beispiel https://yourstudio.zendesk.com. Artikel werden in allen Sprachen geladen, die in deinem Zendesk Help Center konfiguriert sind.
Informationsquellen aktualisieren
Wenn du eine neue Informationsquelle speicherst, wird sie automatisch veröffentlicht und indexiert, sodass der Bot sie nutzen kann.
Ändert sich der Inhalt hinter einer bestehenden Informationsquelle (zum Beispiel ein Website-Update oder eine neue Datei), kannst du mit dem Button Informationsquellen aktualisieren unten in der Informationsquellen-Karte auf der Detailseite eine sofortige Re-Indexierung anstoßen. Damit landen die Änderungen unmittelbar in den Antworten des Bots. Ohne manuelles Update werden alle Informationsquellen automatisch jede Nacht neu indexiert.
Empfohlene Inhalte und Formate
Wie gut der Chatbot antworten kann, hängt deutlich stärker von der Struktur und Sprache deiner Quellen ab als vom Quellentyp. Folgende Empfehlungen bei der Vorbereitung der Inhalte beachten:
- Bevorzugte Formate: Markdown oder Plaintext, beide sind klar strukturiert und lassen sich sauber in Chunks zerlegen. PDFs funktionieren, solange der Text extrahierbar ist. Gescannte PDFs, reine Bilddateien und Excel-Tabellen vermeiden.
- FAQ-Struktur bevorzugen: Überschrift gleich Frage, Inhalt gleich eigenständige Antwort. Jeder Abschnitt muss für sich allein verständlich sein; Wiederholungen zwischen Abschnitten sind in Ordnung, wenn sie die Eigenständigkeit erhalten.
- Einheitliche Terminologie: für dasselbe Konzept durchgängig dieselben Begriffe verwenden. Marketing-Sprache, widersprüchliche Aussagen zwischen Quellen und veraltete Inhalte vermeiden.
Konfiguration speichern
Der Dialog bietet zwei Wege, den Erstell-Flow zu verlassen:
- Entwurf speichern (Aktion oben im Dialog-Header): speichert die Konfiguration im Status Entwurf. Pflichtfelder dürfen in diesem Modus leer bleiben. Geeignet für Work-in-Progress-Konfigurationen, die noch nicht aktivierbar sein sollen.
- Weiter (Primärbutton am Ende jeder Sektion): führt durch die Sektionen. In der letzten Sektion wird daraus die Submit-Aktion, die die Konfiguration im Status Veröffentlicht speichert. Pflichtfelder müssen vollständig sein; sonst blockiert der Dialog den Submit. Veröffentlicht bedeutet nur, dass die Konfiguration gespeichert und vollständig ist; der Chat ist damit noch nicht für Mitglieder live. Die Aktivierung in Studios ist ein separater Schritt (siehe Aktivieren und Whitelisting).
In beiden Fällen landest du auf der Detailseite, wo jede Sektion als eigene Karte erscheint und einzeln bearbeitet werden kann.
Detailansicht und Status
Die Detailseite hat zwei Tabs:
- Einstellungen: Karten für Allgemeine Informationen, Rechtliche Einwilligung, Design (mit Unterkarten Farben & Erscheinungsbild und Avatar), Funktionsumfang, Informationsquellen und Code-Snippet.
- Self-Service: Karten für Personal member data und Contract data. Siehe Self-Service-Konfiguration.
Die Detailseite zeigt den aktuellen Status an zwei Stellen.
Status-Chip neben dem Konfigurations-Titel:
- Entwurf: die Konfiguration wird noch zusammengestellt und kann nicht aktiviert werden.
- Aktiv: veröffentlicht und in mindestens einem Studio aktiviert.
- Inaktiv: veröffentlicht, aber aktuell nirgendwo aktiviert.
Alert-Banner oben auf der Seite:
- Entwürfe zeigen: „Diese Konfiguration ist noch nicht vollständig und befindet sich aktuell im Status ‚Entwurf'. Um sie zu aktivieren, fülle zuerst alle Pflichtfelder aus."
- Veröffentlichte Konfigurationen zeigen ein Bestätigungs-Banner.
Die Aktion Einstellungen bearbeiten im Header der Detailseite ist nur verfügbar, wenn die Konfiguration im Status Veröffentlicht ist.
Self-Service-Konfiguration
Wenn du Mitglieder Selfservice in der Sektion Funktionsumfang aktivierst, wird der Self-Service-Tab auf der Detailseite zur Stelle, an der du steuerst, welche Konto-Bereiche Mitglieder im Chat lesen und bearbeiten können. Der Tab enthält zwei Karten.
Personal member data
- Master data: ob Mitglieder ihre Stammdaten ansehen oder ändern können.
- Address: Zugriff auf Adressdaten.
- Contact details: Zugriff auf Telefon, E-Mail und ähnliche Kontaktdaten.
Contract data
- Contract data: welche Verträge sichtbar sind (Alle Verträge oder Aktive Verträge).
- Cancellation of main membership: ob Mitglieder ihre Hauptmitgliedschaft im Chat kündigen können.
- Suggest freeze period before cancellation: ob der Chat einem Mitglied bei einem Kündigungsversuch proaktiv eine Freeze-Periode als Alternative vorschlägt.
- Freeze periods: ob Mitglieder eine Freeze-Periode anfragen können.
Jedes editierbare Feld zeigt seinen aktuellen Status (zum Beispiel Activated) und einen Check changes-Link, der die Verifikations-Einstellungen des Felds öffnet.
Aktivieren und Whitelisting
Zwei getrennte Konzepte steuern, wo eine Konfiguration verfügbar ist und wo sie aktiviert ist:
- Whitelisting: die Studios, die Zugriff auf eine Konfiguration haben. Wird in der Detailansicht gesetzt.
- Aktivierung: die Studios, in denen diese Konfiguration die aktive ist. Wird aus der Konfigurations-Übersicht gesetzt. Der Chat wird erst für Mitglieder sichtbar, sobald zusätzlich der Embed-Code auf der Studio-Website hinterlegt ist (siehe Chat-Widget einbetten).
So aktivierst du eine Konfiguration:
- Öffne die Übersicht unter Einstellungen / MagicAI / Chat.
- Wähle die Konfiguration, die du aktivieren möchtest.
- Wähle die Studios aus, in denen sie laufen soll.
Wichtige Regeln:
- Pro Studio kann nur eine Konfiguration aktiv sein. Aktivierst du eine Konfiguration in einem Studio, wird die zuvor dort aktive Konfiguration automatisch deaktiviert.
- Aktivierst du eine Konfiguration in einem Studio, das noch nicht auf ihrer Whitelist steht, wird das Studio automatisch zur Whitelist hinzugefügt.
- Eine Konfiguration im Entwurfsstatus lässt sich nicht aktivieren. Speichere zuerst als vollständige, veröffentlichte Konfiguration; sonst schlägt die Aktivierung mit der Meldung Kann einen Konfigurationsentwurf nicht aktivieren fehl.
- Eine Konfiguration lässt sich nicht löschen, solange sie irgendwo aktiv ist. Vorher überall deaktivieren.
Chat-Widget einbetten
Die Detailseite enthält eine Karte Code-Snippet mit dem Embed-Code für deine Studio-Website. Kopiere das Snippet und füge es in den Quellcode deiner Website ein, damit das Chat-Widget angezeigt wird.
Die Karte verhält sich je nach Konfigurations-Status unterschiedlich:
- Entwurf: Statt des Snippets erscheint die Nachricht „Die aktuelle Konfiguration befindet sich im Entwurfsmodus. Vervollständige die Chatbot-Konfiguration, um ein Code-Snippet zu erhalten." Die Copy-Aktion ist deaktiviert.
- Veröffentlicht: Das Snippet ist sichtbar, zusammen mit einer Copy-Aktion, die den Code in die Zwischenablage legt.
Daten und Lizenzen von Drittanbietern
Für Studio-Standortdaten verwenden wir Geodaten von GeoNames.org, lizenziert unter CC BY 4.0. Die Lizenz verpflichtet uns, die Nutzung transparent zu nennen; diesen Hinweis daher bitte beim Wiederverwenden des Artikels stehen lassen.