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Die richtigen Informationsquellen für MagicAI Chat aufbauen

  • Aktualisiert

In diesem Artikel lernst du, welche Informationen MagicAI Chat bereits automatisch aus der Software erhält, was du über deine eigenen Informationsquellen bereitstellen musst und wie du diese Inhalte strukturierst, damit der Bot deine Mitglieder präzise beantwortet.

Inhalt

Wie MagicAI Chat deine Informationen nutzt

MagicAI Chat kann nicht nur Fragen beantworten, sondern auch direkt handeln: Probetrainings buchen, Verträge pausieren, Tarife wechseln. Diese Aktionen kommen aus der Software. Dieser Artikel behandelt den Informationsanteil, also alles, was MagicAI Chat wissen muss, um Fragen präzise zu beantworten.

MagicAI Chat antwortet ausschließlich auf Basis der Inhalte, die ihm zur Verfügung stehen. Es denkt sich keine Antworten aus, und es kann nur das beantworten, was tatsächlich hinterlegt ist. Stellt ein Mitglied eine Frage, zu der keine passende Information vorliegt, kann MagicAI Chat nicht weiterhelfen. Deshalb sind vollständige und aktuelle Informationsquellen entscheidend für die Qualität von MagicAI Chat.

MagicAI Chat stehen zwei Arten von Informationen zur Verfügung:

  1. Systemdaten: Informationen, die automatisch aus der Software kommen (zum Beispiel Öffnungszeiten, Verträge, Kursplan, Mitgliedschaftsangebote).
  2. Informationsquellen: Inhalte, die du selbst bereitstellst (Dateien, URLs oder dein Zendesk Help Center).

Alles, was nicht aus dem System kommt und nicht in deinen Informationsquellen hinterlegt ist, kann MagicAI Chat nicht beantworten.

Was automatisch aus der Software kommt

Die folgenden Informationen werden je nach aktiviertem Feature direkt aus der Software bezogen. Du musst sie nicht in deine Informationsquellen aufnehmen. Im Gegenteil, doppelte Informationen können zu widersprüchlichen Antworten führen.

Kommt aus der Software (wenn das Feature aktiv ist) Nicht doppelt in deinen Quellen pflegen
Öffnungszeiten, Adresse und Kontaktdaten des Studios Öffnungszeiten, Adresse, Telefonnummer
Mitgliedschaftsangebote und Preise Preislisten, Tarifübersichten
Verfügbare Probetraining-Termine und Buchung Verfügbare Termine
Kursplan und verfügbare Kurse Kurszeiten und Kursbeschreibungen
Kündigungsprozess Kündigungsschritte (MagicAI Chat führt das Mitglied durch den Prozess)
Ruhezeiten (Freeze) beantragen Freeze-Schritte (MagicAI Chat führt das Mitglied durch den Prozess)

Wichtig: Diese Einschränkungen gelten nur, wenn du das jeweilige Feature aktiviert hast. Ist ein Feature aktiv, verlasse dich auf die Systemdaten. Enthalten deine Informationsquellen zum Beispiel einen alten Preis, während die Software den aktuellen liefert, kann das zu widersprüchlichen Antworten führen.

Hast du ein Feature bewusst nicht aktiviert, zum Beispiel weil du einen Spezialfall wie ein kostenpflichtiges Probetraining hast, das MagicAI Chat nicht abbilden kann, dann macht es Sinn, dieses Thema in deinen Informationsquellen abzudecken. Die Tabelle oben ist kein generelles Verbot, sondern eine Orientierung: Was das System bereits automatisch liefert, brauchst du nicht doppelt zu pflegen.

Was in deine Informationsquellen gehört

Deine Informationsquellen decken alles ab, was nicht automatisch aus dem System kommt, also alles, was dein Studio individuell macht. Die folgende Liste zeigt typische Fragen, die deine Mitglieder stellen und die nur durch deine Informationsquellen beantwortet werden können.

Probetraining und Anmeldung
  • Was muss ich zum Probetraining mitbringen?
  • Wie läuft das Probetraining ab?
  • Ab welchem Alter kann man sich anmelden?
  • Kann ich das Studio vorher besichtigen?
  • Was ist bei einer Tageskarte alles inbegriffen? Gilt sie auch für die Sauna und den Parkplatz, und darf ich damit mehrmals eintreten?
Ausstattung und Angebot
  • Gibt es Parkplätze? Sind sie kostenlos?
  • Gibt es Duschen, Spinde und Handtücher?
  • Gibt es eine Sauna oder einen Wellnessbereich? Ist sie nach Geschlechtern getrennt oder gemischt?
  • Hat die Sauna eigene Öffnungszeiten, die von den Studiozeiten abweichen?
  • Gibt es WLAN im Studio?
  • Gibt es Getränke oder einen Wasserspender?
  • Wie groß ist die Trainingsfläche?
  • Bietet ihr Personal Training an? Was kostet das ungefähr?
Gäste und Begleitung
  • Kann ich einen Freund mitbringen?
  • Was kostet eine Tageskarte?
  • Gibt es eine „Bring a Friend“-Aktion?
  • Ab welchem Alter dürfen Gäste mitkommen?
  • Dürfen Kinder ihre Eltern ins Studio begleiten, ohne selbst zu trainieren?
Mitgliedschaft und Vertrag
  • Wie läuft der Vertragsabschluss ab?
  • Was muss ich zum Vertragsabschluss mitbringen?
  • Gibt es Studenten-, Schüler- oder Seniorentarife?
  • Gibt es Firmenfitnessangebote (Hansefit, EGYM Wellpass, Urban Sports Club o.ä.)?
  • Wie funktioniert die Anmeldung bei Firmenfitness?
  • Kann ich meinen Tarif wechseln (Upgrade oder Downgrade)?
  • Kann ich mein Heimatstudio wechseln?
  • Gibt es gerade ein Sonderangebot oder eine Aktion? Bis wann gilt es und welche Bedingungen gelten?
  • Ich habe mich online angemeldet. Ab wann kann ich ins Studio?
  • Kann ich meine Mitgliedschaft auf eine andere Person übertragen?
  • Kann ich eine Mitgliedschaft verschenken?
  • Kann ich das Studio bis zum Vertragsende weiter nutzen, nachdem ich gekündigt habe?
  • Ich habe gekündigt. Kann ich das rückgängig machen?
  • Gibt es ein Widerrufsrecht nach der Anmeldung?
Zahlung
  • Wann wird der Mitgliedsbeitrag abgebucht?
  • Meine Zahlung ist fehlgeschlagen. Was soll ich tun?
  • Gibt es eine Anmeldegebühr oder Verwaltungsgebühr?
  • Wie funktioniert die Erstattung bei Überzahlung?
  • Warum wurde ein anderer Betrag abgebucht als erwartet?
  • Welche Zahlungsmöglichkeiten werden akzeptiert?
  • Gibt es neben dem Monatsbeitrag weitere regelmäßige Pflichtgebühren?
Hausordnung und Regeln
  • Welche Kleidung muss ich tragen?
  • Brauche ich ein Handtuch?
  • Darf ich im Studio fotografieren oder filmen?
  • Darf ich meinen Hund mitbringen?
  • Was sind die Regeln für den Sauna- und Wellnessbereich?
  • Muss ich Geräte nach der Nutzung abwischen?
  • Kann ich das Studio an einem Tag mehrmals betreten?
  • Was soll ich tun, wenn ein Trainingsgerät defekt ist?
App und Zugang
  • Was kann ich alles in der App machen?
  • Ich kann mich nicht in die App einloggen. Was tun?
  • Wie funktioniert der 24/7-Zugang?
  • Die Eingangstür lässt sich nicht öffnen. Was tun?
  • Ich habe meine Mitgliedskarte verloren. Wie bekomme ich eine neue?
  • Gibt es eine digitale Mitgliedskarte, und wie verwende ich sie?
  • Wie lade ich Verzehrguthaben auf?
Sonstiges
  • Sucht ihr Mitarbeiter? Wie kann ich mich bewerben?
  • Ist das Studio barrierefrei?
  • Wann ist es im Studio am vollsten?
  • Gibt es spezielle Programme (zum Beispiel Hyrox oder Reha-Sport)?
  • Kann ich mit einem Firmenfitness-Angebot (zum Beispiel Wellpass oder Hansefit) einfach so trainieren kommen, oder muss ich mich separat anmelden?
  • Hat das Studio an Feiertagen geöffnet, und wenn ja, gelten dann andere Öffnungszeiten?
  • Wie bekomme ich eine Mitgliedsbestätigung (zum Beispiel für die Krankenkasse)?

Empfehlungen zum Dateiformat

Empfohlene Formate
  • Textdateien (.txt, .md): am besten geeignet. Klare Struktur, leicht aktualisierbar.
  • PDF: funktioniert, solange der Text kopierbar ist. Gescannte Dokumente oder reine Bild-PDFs werden nicht erkannt.
Nicht geeignet
  • Gescannte PDFs (Text nicht extrahierbar)
  • Reine Bilddateien
  • Excel-Tabellen (Zusammenhänge gehen verloren)
Website als Quelle
  • MagicAI Chat kann deine bestehende Website oder FAQ-Seite einlesen.
  • Es folgt dabei bis zu 5 Ebenen tief und maximal 50 Links.
  • Die Seite muss öffentlich zugänglich sein (kein Login erforderlich).

Tipps für bessere Antworten

Die Qualität der Antworten von MagicAI Chat hängt direkt davon ab, wie deine Informationsquellen aufgebaut sind. Hier die wichtigsten Empfehlungen.

Jeder Abschnitt muss für sich allein verständlich sein

MagicAI Chat sucht passende Textabschnitte zu einer Frage. Ein Abschnitt, der ohne den Kontext davor keinen Sinn ergibt, führt zu schlechten Antworten.

Weniger geeignet

Kündigung

Du kannst jederzeit kündigen. Die Frist beträgt 5 Werktage.

Besser

Kündigung der Example-Fitness-Mitgliedschaft

Die Example-Fitness-Mitgliedschaft kann monatlich gekündigt werden. Die Kündigungsfrist beträgt 5 Werktage vor dem nächsten Verlängerungsdatum.

Überschriften mit Kontext versehen

Weniger geeignet

Gäste

Besser

Gästeregelung im Example Fitness Musterstadt

So kann MagicAI Chat den Abschnitt besser zuordnen, auch wenn die Frage allgemein gestellt wird.

Ein Thema pro Abschnitt

Jeder Abschnitt sollte genau eine Frage beantworten. Vermische nicht mehrere Themen in einem langen Absatz.

Bedingungen und Einschränkungen direkt bei der Aussage

Wenn eine Regel Ausnahmen oder Voraussetzungen hat, müssen diese im selben Abschnitt stehen, nicht weiter unten oder in einem separaten Absatz.

Weniger geeignet

Ab welchem Alter kann ich Mitglied werden?

Du musst mindestens 15 Jahre alt sein.

Vertragsabschluss für Minderjährige

Bei Vertragsabschluss im Studio muss ein Erziehungsberechtigter anwesend sein.

Besser

Ab welchem Alter kann ich Mitglied werden?

Du musst mindestens 15 Jahre alt sein. Bist du minderjährig (15 bis 17), ist die Einwilligung deiner Erziehungsberechtigten Voraussetzung. Ein Erziehungsberechtigter muss beim Vertragsabschluss im Studio anwesend sein. Eine Online-Anmeldung ist für Minderjährige nicht möglich.

FAQ-Format nutzen

Am wirksamsten ist das Frage-Antwort-Format.

Beispiel

Wie kann ich meine Example-Fitness-Mitgliedschaft kündigen?

Die Example-Fitness-Mitgliedschaft kann monatlich gekündigt werden über:

die Member App (schnellste Option), E-Mail an info@example-fitness.com, Post an [Adresse].

Die Kündigungsfrist beträgt 5 Werktage vor dem Verlängerungsdatum.

Einheitliche Begriffe verwenden

Verwende immer denselben Begriff für dasselbe Konzept. Wenn du abwechselnd „App“, „Trainings-App“, „Mitglieder-Portal“ und „Online-Bereich“ verwendest, ist für MagicAI Chat schwerer erkennbar, dass dasselbe gemeint ist.

Fakten statt Werbung

MagicAI Chat sucht nach Fakten. Marketing-Texte wie „Erlebe dein bestes Training“ helfen nicht weiter. „Das Studio bietet 500 m² Trainingsfläche mit 80 Geräten“ hingegen schon.

Widersprüche vermeiden

Dieselbe Information sollte nur an einer Stelle stehen. Stehen Öffnungszeiten an drei verschiedenen Stellen mit unterschiedlichen Angaben, gibt MagicAI Chat widersprüchliche Antworten. Zudem belegen mehrfach vorhandene Inhalte Plätze in den Suchergebnissen und verdrängen damit möglicherweise andere relevante Informationen.

Abschnitte nicht zu kurz und nicht zu lang

Ein guter Abschnitt umfasst 3 bis 8 Sätze und beantwortet eine Frage vollständig, inklusive aller Bedingungen und Einschränkungen. Zu kurze Abschnitte (1 bis 2 Sätze) liefern zu wenig Kontext. Zu lange Abschnitte (mehr als eine halbe DIN-A4-Seite) erschweren es MagicAI Chat, die relevante Stelle zu finden.

Wie oft aktualisieren?

Systemdaten (Öffnungszeiten, Preise, Kursplan und so weiter) werden in Echtzeit aus der Software bezogen, du musst hier also nichts manuell aktualisieren.

Für deine Informationsquellen gilt:

  • Datei-Quellen: Klicke nach jeder Änderung an deinen Dokumenten auf den Button Informationsquellen aktualisieren, damit MagicAI Chat die neuen Inhalte verwendet.
  • Website-Quellen (URLs): werden jede Nacht automatisch neu eingelesen. Achte darauf, dass deine Website aktuell ist, sonst gibt MagicAI Chat veraltete Informationen weiter.
  • Zendesk Help Center: wird jede Nacht automatisch synchronisiert.

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