Vales - Vales de membresía y de empresa

En este artículo aprenderás qué tipos de vales existen, cómo configurarlos y cómo clasificarlos correctamente en el contexto de asignación empresarial y modelos de cooperación de fitness corporativo. 

Contenido

• ¿Qué tipos de vales se admiten?
• ¿En qué se diferencian los vales de empresa y de miembro?
• ¿Qué son los códigos de vale estáticos y dinámicos?
• Momento de aplicación de los vales
• Creación de vales
• Aprobación de tarifas para códigos de vale
• Resumen de vales – Configuración
• Vales – Vista financiera
• Creación de códigos de vale
• Formalización de contrato con un código de vale
• Canje de un código de vale en contratos existentes

Fast lane

Configuraciones de vales (vales de miembro y de empresa)

1. Ajustes / Vales
2. Abrir vales de miembro o vales de empresa
3. Crear una nueva configuración de vale a través de Crear vales de miembro o Crear vales de empresa
4. Asignar un nombre y, si es necesario, establecer Campaña y ID externa
5. Elegir el tipo de vale: Crédito, Descuento o Tarifa

Modelos de cooperación de fitness corporativo (reparto de costes y provisión de vales)

1. Ajustes / Fitness corporativo / Modelo de cooperación
2. Seleccionar o crear un modelo de cooperación y configurar el reparto de costes (por ejemplo, parte del empleador/parte del miembro)
3. Generar los vales/códigos necesarios directamente en el modelo de cooperación a través de Proveer vales

¿Qué tipos de vales se admiten?

Con el lanzamiento de la nueva gestión de vales, te ofrecemos la posibilidad de elegir entre tres tipos diferentes de vales.

• El vale de descuento
  porcentualmente o en una cantidad fija. Por ejemplo, puedes establecer que este vale aplique un 20 % de descuento en contratos seleccionados, y tus miembros paguen solo 32 € en lugar de 40 € de cuota mensual. O que el vale descuente la cuota mensual en una cantidad fija de 5 €.

• El vale de crédito
  Este vale permite a tus miembros recargar su cuenta de miembro. Al canjear este vale, según su configuración, se abona una cantidad fija como saldo en la cuenta del miembro. Este importe puede ser utilizado por el miembro, por ejemplo, para compras en el estudio, batidos, barritas de proteína o su cuota de membresía.

• El vale de tarifa
  Como antes, te ofrecemos la posibilidad de vincular una tarifa y una duración a un vale y distribuirlo a tus miembros como un “contrato prepago”. Al canjear un código de este tipo, se asigna al miembro el contrato y la duración seleccionados. El miembro recibe la duración seleccionada para el contrato al precio del vale.

¿En qué se diferencian los vales de empresa y de miembro?

Para reflejar los modelos de cooperación entre tu estudio y una empresa, diferenciamos el tipo de vales en vales de empresa y de miembro.

Vales de empresa

Los vales de empresa son configuraciones de vales desde la gestión de vales. Los encuentras en Ajustes / Vales / Vales de empresa.

En la configuración tienes disponible una asignación de empresa. A través de esta selección puedes controlar qué empresa se vincula con estos vales. Esto te ayuda posteriormente a realizar una evaluación sobre los contratos de cada empresa mediante los resúmenes de empresa en Magicline (Finanzas / Fitness corporativo / Resumen de empresa).

También puedes reflejar modelos de cooperación en los que la empresa asume parte de los costes del contrato del miembro, normalmente a través de tus procesos internos (por ejemplo, exportación/conciliación).

Vales de miembro

Los vales de miembro solo representan el vale correspondiente y no pueden vincularse a una empresa. Estos pueden utilizarse, por ejemplo, para promociones. Así, siempre tienes una visión general del número de vales disponibles y canjeados y puedes rastrearlos a través de campañas en tu área de análisis.

La funcionalidad de los vales no se ve limitada según su tipo (de empresa o de miembro), sino que en los vales de empresa simplemente se amplía con la selección de una empresa y las opciones de exportación/evaluación asociadas.

¿Qué son los códigos de vale estáticos y dinámicos?

Al crear configuraciones de vales puedes elegir cómo se crearán los códigos de vale. Distinguimos entre:

• Códigos de vale estáticos pueden usarse, por ejemplo, para apoyar promociones especiales y hacer estos códigos accesibles de forma general en folletos, carteles, publicaciones en redes sociales o revistas.
  En los códigos de vale estáticos se asigna exactamente un código, por ejemplo, “Beachbody2023”, y se define un contingente de canje para este código.
  Si tu promoción tiene gran éxito y se agota el contingente, puedes aumentarlo en cualquier momento.

• Códigos de vale dinámicos se crean en paquetes con una cantidad determinada de códigos. Son válidos solo una vez y expiran al canjearse.
  Se generan en un formato similar a “CRV56-XXXX-XXXX”. Los códigos de vale dinámicos se crean en paquetes; puedes crear tantos paquetes como desees.

Momento de aplicación de los vales

Para la aplicación del vale tienes las siguientes opciones:

• Individual: Al seleccionar “individual”, al momento de canjear los códigos de vale, por ejemplo, en Magicline a través de la cuenta del miembro, se preguntará en qué momento se debe canjear el vale. Como fecha estándar siempre se mostrará el día actual del canje. Así mantienes el control completo sobre el momento del canje.

• Inicio de contrato: Si eliges el inicio de contrato como momento, se seleccionará automáticamente el día de inicio del contrato del miembro.
  En el siguiente ejemplo se explica la aplicación:
  – Tu miembro Max llega el 30.06.2021 a tu estudio y quiere canjear un vale
  – El vale descuenta la cuota mensual de 25 EUR a 20 EUR.
  – Max ya ha firmado un contrato el 01.01.2021.
  – Con esta configuración, el contrato de Max se descuenta retroactivamente.
  – Max recibe un crédito de 30 EUR (6 meses x 5 EUR de descuento) en su cuenta de miembro debido al descuento.

• Duración actual del contrato: Si el contrato de un miembro ya lleva más tiempo y se encuentra en una renovación, puedes indicar que la duración actual del contrato se descuente hasta su inicio.
  En el siguiente ejemplo se explica la aplicación:
  – Tu miembro Max llega el 30.06.2021 a tu estudio y quiere canjear un vale
  – El vale descuenta la cuota mensual de 25 EUR a 20 EUR.
  – Max ya ha firmado un contrato el 01.06.2019.
  – Max se encuentra desde el 01.06.2021 en su tercera duración de contrato
  – Con esta configuración, el contrato de Max se descuenta retroactivamente.
  – Max recibe un crédito de 5 EUR (1 mes x 5 EUR de descuento) en su cuenta de miembro para el mes de junio.

Creación de vales

Paso 1 - Creación de vale – Descripción

Vales de empresa (gestión de vales):
Para crear vales de empresa como configuración de vale, navega en tu Magicline a Ajustes / Vales. En el apartado Vales de empresa encontrarás a la derecha en la cabecera la opción de crear vales de empresa. Se mostrará el siguiente diálogo.

Fitness corporativo (modelo de cooperación):
Si necesitas vales/códigos en el marco de un modelo de cooperación de fitness corporativo (por ejemplo, tras definir un reparto de costes), ve a Ajustes / Fitness corporativo / Modelo de cooperación y genera los vales directamente en esta pantalla a través de Proveer vales.

 

Introduce para el vale tu información en los siguientes campos:

Nombre: Nombre de tu configuración de vale

Campaña: Vinculación de una campaña para evaluación

ID externa: Este ID aparece en las exportaciones y puede utilizarse posteriormente en descargas Excel para evaluaciones.

Asignación de empresa: Selecciona aquí la empresa previamente creada y vincula estos vales a la empresa.

Tipo: Aquí puedes elegir entre los siguientes tipos de vale, Crédito, Descuento y Tarifa.

Descripción interna: Esta descripción te ayuda a guardar información relacionada con el vale. No se muestra externamente.

Descripción externa: Descripción para la presentación externa del vale (por ejemplo, MySports)

Descripción adicional: Descripción que puede usarse adicionalmente.

Paso 2 - Creación de vale – Importe del vale

Según tu selección de tipo, el segundo paso se muestra de forma diferente.

Introduce aquí tu información sobre

• Importe y cuantía

• Tipo de código de vale

  • Estático o

  • Individual

    • Prefijo para vales – aquí puedes asignar cualquier prefijo para los vales, lo que te puede ayudar a reconocer los vales por su código. Si asignas, por ejemplo, FF (para Family & Friends), esto se añadirá antes del código generado.

• Periodo de validez – durante cuánto tiempo debe aplicarse el vale,

  • Inicial – solo para la duración inicial del contrato o

  • Ilimitado – durante toda la vida del contrato, incluidas las renovaciones.

Además de estos datos, puedes seleccionar si el paquete inicial de tu tarifa debe ser totalmente descontado al canjear el vale.

Paso 3 - Creación de vale – Aprobaciones

En el resumen que aparece, la estructura básica de tu vale ya está creada. En las condiciones para la aprobación de los vales puedes establecer en qué periodo se pueden asignar, es decir, canjear los vales. Así como las herramientas a través de las cuales se permite el canje de los vales. 

A través del menú de 3 puntos puedes editar los datos.

El periodo de asignación indica en qué periodo se pueden asignar tus vales.

El periodo de canje te permite controlar en qué periodo se pueden canjear tus vales; si no se indica ningún periodo, no hay restricción.

La aprobación de los vales se refiere a las herramientas en las que se pueden canjear los vales:

• Herramienta de ventas se refiere a SalesTool, con la que acompañas a tus miembros en el estudio y puedes, por ejemplo, formalizar un contrato en una tablet.

• Gestión de miembros-Inicial siempre activado, esta opción se refiere al resumen de miembros en Magicline

• Venta en caja -

• MySports - Canje de un vale a través del autoservicio en MySports.

• Connect API - el canje de códigos de vale a través de sitios web Magicline conectados por ConnectAPI.

Paso 4 - Creación de vale – Observación de contrato

Además, puedes añadir una observación de contrato para los vales, en la que describas las condiciones del vale y, por ejemplo, en qué modelo de cooperación se encuentra el miembro al canjear dicho vale. 
Esta observación de contrato se añade automáticamente al crear el contrato al canjear un vale de empresa.

Aprobación de tarifas para códigos de vale

Como nuevo nivel, hemos añadido una aprobación de tarifas para los códigos de vale. En determinadas situaciones, puede que no quieras que un código de vale se aplique a todas tus tarifas, por lo que en esta aprobación puedes definir para qué tarifas se pueden aplicar los vales. 
Tienes la posibilidad de seleccionar determinadas tarifas, incluidas sus duraciones y métodos de pago, para asegurarte de que tus vales solo se apliquen a esas opciones.

Para utilizar la aprobación de tarifas, ve a tu configuración de vale en Ajustes > Vales y selecciona tu vale.

En la pestaña Aprobaciones de tarifa inicialmente se aprueban todas las tarifas para tu configuración. Si deseas restringir esto, edita la aprobación a través del menú de 3 puntos.

En el siguiente diálogo puedes definir tus tarifas, las duraciones correspondientes y los métodos de pago sobre los que se puede aplicar el vale. 
Una vez que hayas seleccionado tu tarifa y las duraciones o métodos de pago correspondientes, haz clic en +Añadir para añadir la tarifa a la aprobación.

 

Aprobaciones de tarifa – Ejemplos

Puedes activar tantas tarifas como desees para esta aprobación.

• Si tienes tarifas con varias duraciones y todas deben estar aprobadas, selecciona solo la tarifa y añádela. (Ver Classic XL)

• Si solo deben aprobarse ciertas duraciones y métodos de pago para una tarifa, defínelos y haz clic en añadir. (Ver Basic+)

• Si solo quieres aprobar una duración con diferentes métodos de pago, selecciona solo la tarifa y la duración correspondiente. (Ver Paquete de adelgazamiento)
  
   

Resumen de vales – Configuración

El resumen de vales te muestra de manera clara la información de tu configuración. 
Al hacer clic en el enlace de la cabecera “Vista financiera - Magicline Coop - 20%edes directamente a la creación de tus códigos de vale.

 

Vales – Vista financiera

En la vista financiera de los vales se muestran datos sobre los propios códigos de vale. 
Aquí encuentras información sobre el número de vales creados y canjeados, junto con datos sobre la fecha de canje y el miembro correspondiente.

 

 

Los códigos de vale en Magicline siempre se crean mediante paquetes. Estos paquetes pueden tener cualquier cantidad de vales, pero te ayudan posteriormente a saber cuándo se crearon los códigos y también a revocarlos.

Creación de códigos de vale

Para crear códigos de vale, ve a la vista financiera de un vale y haz clic en la cabecera en “Generar vales”

En la siguiente vista se muestran de nuevo los datos de la configuración del vale. Ahora tienes la posibilidad de asignar una designación adicional a un paquete y definir el número de vales asociados. A continuación, se crean tus códigos de vale y puedes verlos en el resumen.

 

 

Exportar códigos de vale

Para proporcionar rápidamente todos los códigos de vale, existe la opción de exportarlos. Para ello, se genera un documento Excel basado en tu configuración. En este documento se enumeran el tipo de vale, la asignaciónación externa, así como todos los vales creados y canjeados. Para los vales ya canjeados, también se indica qué miembro canjeó ese vale y en qué momento.

 

Revocar códigos de vale

Para revocar códigos de vale de forma específica, también tienes disponible en la cabecera la función “Revocar vales” .

 

Los vales que han sido revocados se muestran en el resumen como “dado de baja”. Estos ya no pueden ser canjeados por los miembros.

 

 

Formalización de contrato con un código de vale

Introducción de vale – Resumen de miembros

La formalización de un nuevo contrato utilizando un vale de empresa es posible en Magicline al crear un nuevo miembro.

Para ello, en Miembros > crear nuevo miembro se deben introducir los datos del miembro.

Al seleccionar los datos del contrato, en el menú desplegable Tipo se puede elegir la opción “Vale”. En el campo marcado con el código se introduce el código de vale. El vale se valida automáticamente: los códigos no válidos, caducados o ya canjeados son rechazados. Para los vales válidos se muestran más datos del vale (se planea mostrar más información).

 

Si en la configuración del vale la aprobación está limitada a ciertas tarifas, estas se mostrarán en el desplegable Tarifa. Si todas las tarifas están aprobadas para ese vale, el usuario puede seleccionar libremente la tarifa deseada entre todas las activas. No es posible seleccionar tarifas diferentes debido a la estricta configuración del vale.

Tras seleccionar la tarifa, la duración y el método de pago, al finalizar este proceso se asigna al nuevo miembro el contrato y la empresa definida en la configuración del vale. El descuento se aplica automáticamente al nuevo contrato.

Introducción de vale - Herramienta de ventas

Para introducir un código de vale a través de la herramienta de ventas, sigue con tu miembro el proceso de selección de tarifa. En la formalización del contrato encontrarás el siguiente menú de 3 puntos y podrás introducir aquí el código de vale del miembro. 
Los descuentos se muestran en el resumen.

 

Canje de un código de vale en contratos existentes

También se pueden introducir códigos de vale en contratos ya existentes. 
Si el contrato ya existe desde hace tiempo y el miembro ya ha pagado las cuotas, según la fecha de aplicación del vale se genera un crédito en la cuenta del miembro, ya que los importes ya pagados se descuentan mediante el vale, y este descuento se abona como crédito en la cuenta del miembro y se descuenta de las próximas cuotas.

A través del menú contextual del contrato ahora se puede canjear un vale.

En el diálogo “Canjear vale” ahora se puede introducir el código de vale y la fecha de aplicación del vale. 
Para la fecha de inicio del vale se valida el inicio de uso o la fecha de inicio del contrato, por lo que no es posible un canje anticipado sin datos de contrato. 
Además muestra el tipo de vale.

Al canjear con la fecha de hoy (09.02.2023), la cuota ya pagada para el mes de febrero se calcula proporcionalmente y se abona abr data-id="463"Además, se asigna al contrato un indicador “B2B” para indicar que este contrato se encuentra en un contexto B2B. 

A continuación, el vale se puede editar a través del menú contextual del contrato en Editar vale . 
Aquí ofrecemos la posibilidad de retirar el vale al final del periodo de prestación o cancelar el canje, por ejemplo, en caso de haberlo introducido por error para un miembro equivocado. El código de vale se reactivará y podrá ser canjeado por otro miembro.