En este artículo aprenderás cómo funcionan juntos los roles, los permisos y el acceso al sitio, cómo ajustar los permisos de un rol y cómo dar a un empleado acceso a la ubicación correcta:
Contenido
- Roles, permisos y acceso al sitio
- Seleccionar roles
- Buscar y ajustar permisos
- Guardar cambios
- Acceso al sitio
- Reglas y límites del acceso al sitio
- Cuándo entra en vigor un cambio
- Solución de problemas
- Artículos relacionados
Guía rápida
- Ve a Personal / Empleado / Rol y selecciona el rol que quieras cambiar.
- Busca los permisos que necesites y actívalos con sus casillas.
- Guarda los cambios.
- Ve a Personal / Empleado / Vista general y abre la ficha del empleado.
- En la tarjeta Datos de acceso, comprueba en Ubicaciones que el empleado tiene este rol en cada ubicación donde lo necesita. Usa Editar el acceso al sitio o Crear acceso al sitio para corregirlo.
- Haz que el empleado vuelva a iniciar sesión.
Instrucciones detalladas
Roles, permisos y acceso al sitio
Los permisos nunca se conceden directamente a un empleado individual. Se agrupan en un rol, y ese rol se asigna a un empleado para una o varias ubicaciones. Por eso, dos configuraciones distintas tienen que ser correctas antes de que un empleado pueda trabajar con una función:
| Qué controla | Dónde se configura |
|---|---|
| El rol, es decir, qué permisos contiene el conjunto | Personal / Empleado / Rol |
| El acceso al sitio, es decir, en qué ubicaciones tiene el empleado ese rol | La ficha del empleado, tarjeta Datos de acceso |
Los permisos se resuelven por ubicación. Un permiso activado en el rol pero sin acceso al sitio que lo respalde no hace nada: el empleado no ve datos de esa ubicación, aunque la casilla del rol esté marcada. Comprueba ambos lados antes de buscar cualquier otra causa.
Tampoco existe una única configuración que cubra toda una cadena. El acceso al sitio siempre es una lista de ubicaciones, y un empleado puede tener un rol distinto en cada una de ellas.
Para conocer los roles preconfigurados en el software y para crear los tuyos propios, consulta Roles del usuario. Para la diferencia entre un permiso y una competencia, consulta el artículo sobre las diferencias entre permisos y competencias.
Seleccionar roles
Abre Personal / Empleado / Rol. Aquí encontrarás una lista de todos los roles disponibles en tu sistema. La propia pantalla está protegida por permisos: si no ves esta entrada, tu propio rol no incluye el permiso para los roles de empleados.
Buscar y ajustar permisos
Selecciona el rol que quieras cambiar. Sus permisos se reparten en pestañas de categoría, por ejemplo Empleados y recursos. Dentro de una pestaña, los permisos se agrupan bajo encabezados de grupo que indican el número de permisos del grupo. En la pestaña Empleados y recursos estos son Gestión de empleados (13), Recursos (2), Roles (1), Planificación de turnos (6) y Registro del tiempo de trabajo (6). Algunos grupos se dividen además en subcategorías, por ejemplo Ajustes, que contiene los permisos de los datos maestros de los socios.
Un encabezado de grupo no es un permiso. No tiene casilla y no se puede activar. Solo se pueden activar las entradas individuales debajo de él, así que es fácil buscar un interruptor que en realidad es solo un título.
Un solo sistema tiene varios cientos de permisos, por lo que el campo de búsqueda situado encima de la lista suele ser más rápido que recorrer las pestañas. Ejemplos de lo que puedes buscar:
- Actividades de los socios (Check-ins y Citas)
- datos de contacto de los socios
- Socios potenciales
Activa los permisos necesarios marcando las casillas correspondientes. Para ver qué concede el rol en este momento, cambia la lista a Mostrar sólo los permisos concedidos.
Guardar cambios
No se guarda nada hasta que confirmes. En cuanto cambias una casilla, el editor te muestra un aviso para guardar, así que confírmalo antes de salir de la pantalla, o el cambio se descarta. Cuándo llega el cambio al empleado es una cuestión distinta, consulta Cuándo entra en vigor un cambio.
Acceso al sitio
El acceso al sitio se gestiona en la ficha del empleado, no en la pantalla de roles:
- Ve a Personal / Empleado / Vista general y haz clic en el nombre del empleado.
- En la ficha del empleado, abre la tarjeta Datos de acceso en la columna derecha.
- La fila Ubicaciones muestra todas las ubicaciones a las que tiene acceso el empleado, junto con el rol que ocupa en cada una.
- Abre el icono de menú al final de una fila y selecciona Editar el acceso al sitio para cambiar la asignación, o Eliminar el acceso al sitio para quitarla.
- El cuadro de diálogo que se abre muestra un selector de ubicaciones desplegable con el número de ubicaciones seleccionadas y el menú desplegable Rol en el gimnasio. Selecciona las ubicaciones, elige el rol y guarda.
Si el empleado todavía no tiene ninguna asignación, usa Crear acceso al sitio en su lugar. Usa la misma acción cuando un empleado necesite un rol distinto en otra ubicación: editar una entrada existente solo cambia el conjunto de ubicaciones de esa asignación, así que un segundo rol necesita un segundo acceso al sitio.
Una nota sobre el vocabulario: en el software encontrarás tres términos distintos para lo mismo. La tarjeta y las acciones del menú (Editar el acceso al sitio, Crear acceso al sitio) usan acceso al sitio. El título de la lista y el marcador de posición del cuadro de diálogo usan ubicación y ubicaciones. El módulo de la barra lateral Personal / Locales usa un tercer término, locales. Los tres se refieren a lo mismo.
Reglas y límites del acceso al sitio
- Editar requiere su propio permiso. Si una fila no muestra menú, a tu propio rol le falta el permiso para cambiar los datos de acceso de los empleados.
- Cada ubicación mantiene al menos un administrador activo. El software se niega a eliminar el último y muestra un mensaje de error en su lugar. Da primero el rol de administrador a otra persona y luego quítaselo al empleado original.
- El menú desplegable de roles solo ofrece roles compatibles. Un rol aparece en Rol en el gimnasio solo si está disponible en las ubicaciones que has seleccionado. Si falta un rol que esperabas ver, comprueba primero la selección de ubicaciones.
Cuándo entra en vigor un cambio
Dos casos se comportan de forma distinta, y conviene diferenciarlos:
- Cambias el rol o el acceso al sitio de un empleado. El software cierra automáticamente la sesión de ese empleado en cuanto guardas el cambio. La nueva asignación se aplica en su próximo inicio de sesión.
- Cambias un solo permiso dentro de un rol que el empleado ya tiene. Este cambio se aplica de inmediato. El empleado no necesita cerrar sesión y volver a iniciarla.
Solución de problemas
Si un empleado todavía no puede hacer lo que esperas, repasa estas cuatro preguntas en orden:
- ¿Contiene el rol el permiso? Abre el rol y comprueba la entrada, o usa Exportación de roles de usuario y permisos para documentación y análisis para ver todo lo que concede un rol en un solo lugar.
- ¿Tiene el empleado ese rol en la ubicación donde trabaja? Comprueba la fila Ubicaciones en la tarjeta Datos de acceso.
- ¿Ha vuelto a iniciar sesión el empleado desde el cambio?
- ¿Hay algo distinto de un permiso que esté ocultando los datos? Un permiso puede ser correcto y, aun así, un filtro, una configuración de vista o una configuración de calendario puede seguir ocultando lo que busca el empleado. Los artículos de cada área específica cubren esos casos.
Si el empleado no puede iniciar sesión en absoluto, se trata de un problema distinto: consulta el artículo sobre cómo resolver problemas de inicio de sesión y acceso de los empleados. Si el problema persiste, ponte en contacto con soporte para obtener más ayuda.
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Aviso: Este artículo se ha traducido con ayuda de inteligencia artificial. Disculpa los posibles errores.