Comprobación de duplicados para firmas de contrato y entrenamientos de prueba

En este artículo aprenderás cómo configurar la comprobación de duplicados en tu software para que los miembros se reconozcan según el apellido, la fecha de nacimiento y el código postal, cómo afecta esto a las firmas de contrato y a los entrenamientos de prueba, y cómo el modal de duplicados con las últimas citas, junto con una advertencia automática en el check-in y en la vista de miembro, te ayuda siempre que se detecta un perfil coincidente con una sesión de prueba asistida.

Contenido

• ¿Qué hace la nueva comprobación de duplicados?
• Configurar la comprobación de duplicados para firmas de contrato
• Configurar la comprobación de duplicados para entrenamientos de prueba
• ¿Dónde se aplica la comprobación de duplicados?
• Últimas citas en el modal de duplicados
• Advertencia automática para duplicados de entrenamiento de prueba
• ¿Cómo funciona la lógica de coincidencia en detalle?
• Consejos & buenas prácticas

Guía rápida

• Abre en tu software los ajustes de Comprobación antes de la creación del contrato.
• Selecciona como lógica de duplicados la opción Apellido + Fecha de nacimiento + Código postal y guarda.
• Ve a los ajustes de Entrenamiento de prueba.
• Abre el menú de los datos del interesado y selecciona la cuarta opción Apellido + Fecha de nacimiento + Código postal.
• Guarda tus ajustes, la nueva lógica se aplica ahora a los contratos en línea, la herramienta de ventas y los entrenamientos de prueba (API & MySports).
• Siempre que el software encuentre un perfil coincidente con una sesión de prueba asistida, verás una advertencia en la vista de check-in y de miembro. Usa el botón Check duplicates para abrir el modal de duplicados con las columnas Last Trial Appointment, Last Appointment y Last Check-in.

¿Qué hace la nueva comprobación de duplicados?

La nueva comprobación de duplicados te permite reconocer a los miembros no por la dirección de correo electrónico, sino por una combinación de apellido, fecha de nacimiento y código postal.

Esto reduce:

• Las altas múltiples de miembros que utilizan correos electrónicos diferentes.
• El riesgo de que miembros bloqueados o con deudas se vuelvan a registrar simplemente con un correo electrónico nuevo.
• El esfuerzo de fusionar manualmente registros duplicados.

Al mismo tiempo, te aseguras un historial coherente por persona, incluida la comunicación, los planes de entrenamiento y los historiales de contrato.

[Captura de pantalla: Ajustes de firma de membresía, vista general incluido el recuadro de configuración de la comprobación de duplicados]

Configurar la comprobación de duplicados para firmas de contrato

Para las firmas de contrato puedes determinar en los ajustes con qué lógica debe realizarse la comprobación de duplicados. A partir de ahora, selecciona la combinación Apellido + Fecha de nacimiento + Código postal.

Procede así:

1. Abre tu software y ve a Ajustes / Conclusión del contrato / Ajustes de conclusión del contrato / Comprobación antes de la creación del contrato.
2. Haz clic en el menú de tres puntos y selecciona Editar las restricciones a la firma de contratos en línea o la opción para la Herramienta de ventas.
3. En la selección de la lógica de comprobación, elige la opción Apellido + Fecha de nacimiento + Código postal.
4. Guarda tus cambios con Guardar.

A partir de ahora, el software comprueba en cada firma de contrato, ya sea en línea o en el club, si existen miembros según estos tres criterios. Si se encuentra una coincidencia, recibirás un aviso como de costumbre y podrás decidir si utilizas el registro existente o creas uno nuevo de forma deliberada (por ejemplo, en caso de coincidencia de nombre).

[Captura de pantalla: Editar las restricciones a la firma de contratos, desplegable con la nueva cuarta opción «Apellido + Fecha de nacimiento + Código postal»]

Configurar la comprobación de duplicados para entrenamientos de prueba

También puedes controlar cómo se realiza la comprobación de duplicados para los entrenamientos de prueba y los leads. La nueva combinación Apellido + Fecha de nacimiento + Código postal está disponible aquí como cuarta opción en el desplegable existente.

Así cambias la comprobación para los entrenamientos de prueba:

1. Ve en tu software a Ajustes / Servicios / Entrenamiento de prueba.
2. Ve al recuadro de datos del interesado y haz clic en el menú de tres puntos.
3. Selecciona Editar Evitar la creación de duplicados.
4. En el desplegable de la lógica de duplicados verás varias opciones. Selecciona la 4.ª opción con la denominación Apellido + Fecha de nacimiento + Código postal.
5. Guarda tus ajustes.

Este ajuste afecta a todos los entrenamientos de prueba recién creados, ya sea que se creen a través de MySports, a través de la API o directamente en el club. Si hay una coincidencia con un registro existente, se te mostrará el duplicado, de modo que no crees un nuevo lead para la misma persona.

[Captura de pantalla: Ajustes del entrenamiento de prueba, desplegable con la nueva cuarta opción «Apellido + Fecha de nacimiento + Código postal»]

¿Dónde se aplica la comprobación de duplicados?

La lógica de duplicados que elijas se tiene en cuenta automáticamente en todos los puntos de contacto relevantes. Una vez que actives la opción Apellido + Fecha de nacimiento + Código postal, se aplica a:

• Firma de contrato en línea (API): cuando un interesado firma un contrato en línea, el software comprueba el registro según el apellido, la fecha de nacimiento y el código postal.
• Herramienta de ventas en el estudio: la misma lógica se aplica durante cada nuevo contrato en la conversación de ventas presencial.
• Entrenamientos de prueba a través de la API: si registras entrenamientos de prueba a través de una integración, la comprobación de duplicados se ejecuta según tus ajustes.
• MySports: las reservas de entrenamientos de prueba o los registros a través de MySports también se comprueban con la nueva combinación.

No tienes que configurar la lógica por separado para cada punto de contacto, lo importante es que selecciones y guardes la lógica de duplicados deseada en los ajustes de contratos y entrenamientos de prueba.

Últimas citas en el modal de duplicados

Haz clic en Check duplicates en la vista de check-in o de miembro para abrir el modal de duplicados titulado Check duplicates. La cabecera muestra el registro actual y la tabla de abajo enumera todos los duplicados coincidentes que el software ha encontrado.

Por cada coincidencia, la tabla muestra las columnas habituales Member, Status, Date of Birth, Address, Email y Phone, además de tres columnas adicionales:

• Último entrenamiento de prueba (Last Trial Appointment): título, fecha y estado del entrenamiento de prueba más reciente de la persona.
• Última cita (Last Appointment): título, fecha y estado de la cita regular más reciente, por ejemplo una clase o una asesoría.
• Último check-in (Last Check-in): fecha en la que la persona hizo el check-in por última vez.

Si no hay datos disponibles, aparece un «-» en la columna correspondiente. Esto te permite decidir de un vistazo si utilizar el registro existente, fusionar registros o crear uno nuevo de forma deliberada porque se trata de una persona diferente.

Advertencia automática para duplicados de entrenamiento de prueba

Si tu software encuentra un perfil coincidente con una sesión de prueba ya asistida para la persona abierta en ese momento, aparece automáticamente una advertencia amarilla. Muestra el texto "Possible duplicate! A matching profile with attended trial session was found. Please verify before granting access." y un botón Check duplicates.

La advertencia aparece en dos lugares:

• En la vista de check-in, en cuanto la vista se carga para la persona.
• En la vista de miembro, cuando abres el perfil.

No necesitas activar la comprobación de forma manual. La advertencia solo aparece cuando hay una coincidencia con una sesión de prueba asistida, los demás casos de duplicados permanecen en silencio.

Permiso necesario: la advertencia solo es visible para los roles de usuario con el permiso de búsqueda de clientes (internamente: CUSTOMER_SEARCH_EXECUTE). Asegúrate de que tu equipo de recepción tenga este permiso, de lo contrario no verán la advertencia automática.

Así gestionas la advertencia:

1. Lee la advertencia en la vista de check-in o de miembro.
2. Haz clic en Check duplicates en la advertencia. El modal de duplicados se abre con las coincidencias y las columnas Last Trial Appointment, Last Appointment y Last Check-in.
3. Comprueba la fecha del último entrenamiento de prueba y decide si permitir el check-in, fusionar registros o rechazar el entrenamiento de prueba porque ya se ha realizado uno dentro del periodo permitido.

¿Cómo funciona la lógica de coincidencia en detalle?

Para minimizar el número de duplicados que se cuelan, la lógica de coincidencia para el apellido y el código postal es tolerante con pequeñas variaciones de escritura. Esto sucede automáticamente en segundo plano, no necesitas configurar nada adicional.

En detalle:

Apellido

• Los espacios se ignoran: de Jong y deJong se tratan igual.
• Las diéresis y los caracteres especiales se normalizan:
  • Müller se trata como Mueller.
  • Günther se trata como Guenther.
  • François se trata como Francois.
• Complementos del nombre y títulos: complementos como von, van, von der, de no se usan 1:1 como límites estrictos. Por ejemplo, von der Weiden puede coincidir con Weiden.
• Nombres dobles: los nombres con guion o espacios se combinan, p. ej. Schmidt-Meyer y Schmidt Meyer se consideran escrituras idénticas.

Fecha de nacimiento

La fecha de nacimiento debe coincidir exactamente. Asegúrate de que la fecha de nacimiento se registre de forma correcta y completa. Los distintos formatos se unifican internamente, lo que importa es la fecha real.

Código postal

• Los espacios en el código postal se ignoran: 1234 AB y 1234AB se tratan igual.
• El código postal se almacena tal como se introdujo, pero se limpia de espacios innecesarios para la comparación.

Solo cuando coinciden los tres criterios, apellido, fecha de nacimiento y código postal, un registro se reconoce como posible duplicado y se te muestra en consecuencia en la interfaz.

Consejos & buenas prácticas

Para sacar el máximo partido a la nueva comprobación de duplicados, ten en cuenta los siguientes puntos:

• Pregunta siempre por la fecha de nacimiento y el código postal: asegúrate de que tu equipo registre estos datos de forma constante durante las firmas de contrato y los entrenamientos de prueba.
• Entrada estandarizada: anima a tu equipo a escribir los apellidos correctamente, incluidos los nombres dobles y los complementos del nombre.
• Toma en serio las advertencias de duplicados: cuando recibas una advertencia de duplicado, comprueba siempre brevemente si realmente se trata de la misma persona antes de crear un nuevo registro.
• Usa las últimas citas como apoyo para la decisión: utiliza las columnas Last Trial Appointment, Last Appointment y Last Check-in del modal de duplicados para ver rápidamente si ya se ha realizado un entrenamiento de prueba dentro del periodo permitido o si la persona ya entrena con regularidad.
• No ignores la advertencia: incluso en situaciones de recepción con mucho ajetreo, comprueba brevemente la advertencia automática antes de continuar, esto evita repetir entrenamientos de prueba de la misma persona.
• Limpia los duplicados antiguos: aprovecha la nueva lógica como ocasión para fusionar miembros duplicados existentes, de modo que tus informes sean más limpios.

Si no estás seguro de qué variante de duplicados se adapta mejor a tu estudio, puedes probar los ajustes en cualquier momento y volver a adaptarlos si es necesario. La combinación Apellido + Fecha de nacimiento + Código postal te ofrece una protección especialmente buena contra las altas múltiples sin depender únicamente de la dirección de correo electrónico como único criterio.