Dans cet article, tu apprendras à créer et à utiliser des codes de réservation dans ton logiciel pour gérer de manière structurée et flexible les enregistrements de produits tels que les tarifs, les modules, les forfaits ou les prestations. Cette fonctionnalité puissante simplifie ta configuration comptable et garantit une affectation précise des comptes.
Aperçu du contenu :
- Qu'est-ce qu'un code de réservation ?
- Avantages et cas d'usage
- Créer une configuration de codes de réservation
- Créer des codes de réservation
- Attribuer des codes de réservation en comptabilité
- Attribuer des codes de réservation aux produits
- Hiérarchie et ordre d'application
- Options d'exportation
Guide rapide
- Paramètres / Finances / Codes de réservation
- Créer une nouvelle configuration de codes de réservation
- Créer des codes de réservation et leur attribuer des catégories
- Ouvrir la configuration comptable et y intégrer les codes de réservation
- Créer des règles comptables basées sur les codes de réservation
- Lier les produits aux codes de réservation
- Exporter sous Finances / Conseiller fiscal / Listes d'exportation / Attribution des codes de réservation
Qu'est-ce qu'un code de réservation ?
Les codes de réservation sont des identifiants uniques que tu peux attribuer aux produits tels que les tarifs, les modules, les forfaits, les articles ou les prestations. Ils permettent une configuration comptable flexible et transparente, sans avoir besoin de reconstruire l'ensemble du paramétrage.
Avantages et cas d'usage
- Flexibilité : tu peux définir les règles comptables pour des produits individuels ou de manière transversale via les codes de réservation.
- Clarté : la catégorisation améliore la structure – par exemple « Tarifs », « Modules », « Articles », etc.
- Automatisation : une fois définies, les règles s'appliquent automatiquement, y compris pour les produits ToGo.
- Export rapide : les attributions de codes de réservation peuvent être exportées et facilement transmises à ton conseiller fiscal.
Créer une configuration de codes de réservation
- Va dans Paramètres / Finances / Codes de réservation.
- Clique sur « Créer une configuration de codes de réservation » en haut à droite.
- Donne à ta configuration un nom explicite.
- Tu vois maintenant un aperçu – initialement sans codes de réservation. Le statut de liste blanche indique si la configuration est active.
Créer des codes de réservation
- Clique sur « Créer un code de réservation ».
- Saisis le nom, la description et, en option, une couleur.
- Choisis une catégorie :
Tarifs, Modules, Forfaits, Prestations, Articles, Variantes, Groupes de produits ou Aucune - Seuls les codes qui ne sont pas encore attribués à une règle comptable peuvent être désactivés.
Exemple : un code de réservation avec la catégorie « Tarifs » ne peut être attribué qu'à des tarifs.
Attribuer des codes de réservation en comptabilité
- Ouvre ta configuration comptable et modifie-la via le menu à trois points.
- Sélectionne la configuration de codes de réservation que tu as créée.
- Tu peux maintenant utiliser les codes de réservation dans tes règles comptables :
- Catégorie de revenu : code de réservation
- Type de revenu : par exemple « Abonnement-Étudiant »
- Compte : par exemple 1234 – Revenus d'abonnement
Attention : si tu copies une configuration comptable et que tu sélectionnes d'autres codes de réservation, les règles existantes devront être recréées.
Attribuer des codes de réservation aux produits
Tu peux attribuer des codes de réservation directement aux produits :
- Tarifs : dans les paramètres avancés du tarif.
- Modules, forfaits, articles, prestations : de manière analogue via leurs paramètres respectifs.
- Produits ToGo : tu peux définir des codes différents pour les ventes en interne et les ventes à emporter.
Astuce : les codes de réservation pas encore attribués à une règle sont mis en évidence – cela t'aide à garder une vue d'ensemble.
Hiérarchie et ordre d'application
Pour les groupes de produits, les articles et les variantes, un code de réservation peut être défini à chacun des trois niveaux. Lorsque plusieurs niveaux disposent d'un code de réservation, c'est toujours le plus spécifique qui l'emporte – le logiciel va du général au détail.
- Groupe de produits : le code de réservation général, utilisé par défaut pour chaque article et chaque variante du groupe.
- Article : remplace le code de réservation du groupe de produits lorsqu'il est défini.
- Variante : remplace le code de réservation de l'article lorsqu'il est défini. C'est le niveau le plus spécifique.
Le logiciel vérifie d'abord la variante, puis l'article, puis le groupe de produits, et applique le premier code de réservation qu'il trouve. Si aucun niveau n'a de code de réservation, la logique des codes de réservation n'attribue aucun compte d'imputation à l'article.
Exemple : un groupe de produits Boissons a le code de réservation Beverages, un article Smoothie a le code de réservation Smoothies, et la variante Smoothie 250 ml n'a pas de code de réservation. Lorsque la variante est vendue, Smoothies est appliqué : la variante étant vide, le logiciel se rabat sur le niveau de l'article.
Remarque : le champ Code de réservation pour les ventes ToGo suit la même hiérarchie, comme une voie distincte et parallèle. Si le champ ToGo est vide aux trois niveaux, le code de réservation habituel est également utilisé pour les ventes ToGo.
Options d'exportation
Tu peux exporter un aperçu de tous les produits avec les codes de réservation attribués :
- Chemin : Finances / Conseiller fiscal / Listes d'exportation / Attribution des codes de réservation
FAQ : comment utiliser les codes de réservation pour de nouveaux produits
Puis-je attribuer un nouveau produit à un code de réservation existant ?
Oui, c'est précisément à cela que servent les codes de réservation : ils te permettent d'attribuer rapidement et de manière cohérente de nouveaux produits – tels que des tarifs, des articles ou des modules – à un compte comptable existant. Cela rend le paramétrage beaucoup plus efficace et t'évite de recréer manuellement chaque règle comptable.
Pourquoi est-ce que je ne peux pas ajouter une nouvelle règle comptable à une configuration active ?
Une fois qu'une configuration comptable est active, elle ne peut plus être modifiée directement. Cela garantit la transparence et la cohérence de ton paramétrage comptable. Toute modification – par exemple l'ajout d'une nouvelle règle comptable – doit se faire dans une nouvelle configuration.
Que dois-je faire si je veux ajouter de nouveaux produits à la configuration comptable ?
Par exemple, si tu introduis un nouveau shake dans ton studio et que tu veux l'attribuer à une logique comptable existante, procède comme suit :
- Copier la configuration comptable existante
- Ajouter une nouvelle règle comptable pour le produit dans la copie
- L'attribuer au bon compte comptable via le code de réservation approprié
- Activer la nouvelle configuration
Astuce : lors de la copie, tous les comptes et règles existants sont conservés – tu n'as donc pas besoin de repartir de zéro et tu peux garder toutes les attributions précédentes.