Vérification des doublons pour les conclusions de contrat et les séances d'essai

Dans cet article, vous apprendrez comment configurer la vérification des doublons dans votre logiciel afin que les membres soient reconnus sur la base du nom de famille, de la date de naissance et du code postal, comment cela influe sur les conclusions de contrat et les séances d'essai, et comment le modal des doublons avec les dernières prises de rendez-vous, ainsi qu'un avertissement automatique dans le check-in et dans la vue membre, vous assiste dès qu'un profil correspondant avec une séance d'essai effectuée est détecté.

Sommaire

• Que fait la nouvelle vérification des doublons ?
• Configurer la vérification des doublons pour les conclusions de contrat
• Configurer la vérification des doublons pour les séances d'essai
• Où la vérification des doublons est-elle appliquée ?
• Dernières prises de rendez-vous dans le modal des doublons
• Avertissement automatique pour les doublons de séance d'essai
• Comment fonctionne la logique de correspondance en détail ?
• Conseils & bonnes pratiques

Fast Lane

• Ouvrez dans votre logiciel les paramètres de la Vérification avant la création du contrat.
• Sélectionnez comme logique de doublons l'option Nom de famille + Date de naissance + Code postal et enregistrez.
• Allez dans les paramètres de la Séance d'essai.
• Ouvrez le menu des données sur les prospects et sélectionnez la quatrième option Nom de famille + Date de naissance + Code postal.
• Enregistrez vos paramètres, la nouvelle logique s'applique désormais aux contrats en ligne, à l'outil d'aide à la vente et aux séances d'essai (API & MySports).
• Dès que le logiciel trouve un profil correspondant avec une séance d'essai effectuée, vous voyez un avertissement dans la vue check-in et la vue membre. Utilisez le bouton Check duplicates pour ouvrir le modal des doublons avec les colonnes Last Trial Appointment, Last Appointment et Last Check-in.

Que fait la nouvelle vérification des doublons ?

La nouvelle vérification des doublons vous permet de reconnaître les membres non pas par l'adresse e-mail, mais par une combinaison de nom de famille, date de naissance et code postal.

Cela réduit :

• Les créations multiples de membres qui utilisent différentes adresses e-mail.
• Les risques que des membres bloqués ou endettés se réinscrivent simplement avec une nouvelle adresse e-mail.
• Les efforts de fusion manuelle des enregistrements en double.

En même temps, vous vous assurez un historique cohérent par personne, y compris la communication, les plans d'entraînement et les historiques de contrat.

[Capture d'écran : Paramètres de signature d'adhésion, vue d'ensemble incluant la tuile de configuration de la vérification des doublons]

Configurer la vérification des doublons pour les conclusions de contrat

Pour les conclusions de contrat, vous pouvez définir dans les paramètres avec quelle logique la vérification des doublons doit être effectuée. Désormais, sélectionnez la combinaison Nom de famille + Date de naissance + Code postal.

Voici comment procéder :

1. Ouvrez votre logiciel et allez dans Paramètres / Conclusion du contrat / Paramètres de conclusion du contrat / Vérification avant la création du contrat.
2. Cliquez sur le menu à trois points et sélectionnez Modifier la restriction de conclusion de contrat en ligne ou l'option pour l'Outil d'aide à la vente.
3. Dans la sélection de la logique de vérification, choisissez l'option Nom de famille + Date de naissance + Code postal.
4. Enregistrez vos modifications avec Enregistrer.

Désormais, le logiciel vérifie à chaque conclusion de contrat, qu'elle soit en ligne ou dans le club, l'existence de membres sur la base de ces trois critères. Si une correspondance est trouvée, vous recevez comme d'habitude une notification et pouvez décider d'utiliser l'enregistrement existant ou d'en créer un nouveau de manière délibérée (par exemple en cas d'homonymie).

[Capture d'écran : Modifier les restrictions de conclusion de contrat, menu déroulant avec la nouvelle quatrième option « Nom de famille + Date de naissance + Code postal »]

Configurer la vérification des doublons pour les séances d'essai

Vous pouvez également contrôler comment la vérification des doublons est effectuée pour les séances d'essai et les leads. La nouvelle combinaison Nom de famille + Date de naissance + Code postal est disponible ici en tant que quatrième option dans le menu déroulant existant.

Voici comment modifier la vérification pour les séances d'essai :

1. Allez dans votre logiciel dans Paramètres / Services / Séance d'essai.
2. Allez sur la tuile des données sur les prospects et cliquez sur le menu à trois points.
3. Sélectionnez Modifier Empêcher la création de doublons.
4. Dans le menu déroulant de la logique des doublons, vous voyez plusieurs options. Sélectionnez la 4e option portant la désignation Nom de famille + Date de naissance + Code postal.
5. Enregistrez vos paramètres.

Ce paramètre concerne toutes les séances d'essai nouvellement créées, qu'elles soient créées via MySports, via l'API ou directement dans le club. En cas de correspondance avec un enregistrement existant, le doublon vous est affiché, de sorte que vous ne créez pas de nouveau lead pour la même personne.

[Capture d'écran : Paramètres de la séance d'essai, menu déroulant avec la nouvelle quatrième option « Nom de famille + Date de naissance + Code postal »]

Où la vérification des doublons est-elle appliquée ?

La logique de doublons que vous choisissez est automatiquement prise en compte à tous les points de contact pertinents. Dès que vous activez l'option Nom de famille + Date de naissance + Code postal, elle s'applique à :

• Conclusion de contrat en ligne (API) : lorsqu'un prospect conclut un contrat en ligne, le logiciel vérifie l'enregistrement sur la base du nom de famille, de la date de naissance et du code postal.
• Outil d'aide à la vente dans le studio : la même logique est appliquée lors de chaque nouveau contrat dans l'entretien de vente sur place.
• Séances d'essai via l'API : si vous enregistrez des séances d'essai via une intégration, la vérification des doublons est exécutée conformément à vos paramètres.
• MySports : les réservations de séances d'essai ou les inscriptions via MySports sont également vérifiées avec la nouvelle combinaison.

Vous n'avez pas à configurer la logique séparément pour chaque point de contact, l'important est que vous sélectionniez et enregistriez la logique de doublons souhaitée dans les paramètres des contrats et des séances d'essai.

Dernières prises de rendez-vous dans le modal des doublons

Cliquez sur Check duplicates dans la vue check-in ou membre pour ouvrir le modal des doublons intitulé Check duplicates. L'en-tête affiche l'enregistrement actuel et le tableau en dessous répertorie tous les doublons correspondants que le logiciel a trouvés.

Pour chaque correspondance, le tableau affiche les colonnes habituelles Member, Status, Date of Birth, Address, Email et Phone, ainsi que trois colonnes supplémentaires :

• Dernière séance d'essai (Last Trial Appointment) : titre, date et statut de la séance d'essai la plus récente de la personne.
• Dernier rendez-vous (Last Appointment) : titre, date et statut du dernier rendez-vous régulier, par exemple un cours ou une consultation.
• Dernier check-in (Last Check-in) : date à laquelle la personne a effectué son dernier check-in.

Si aucune donnée n'est disponible, un « - » apparaît dans la colonne correspondante. Cela vous permet de décider d'un coup d'œil s'il faut utiliser l'enregistrement existant, fusionner des enregistrements ou en créer un nouveau de manière délibérée parce qu'il s'agit d'une autre personne.

Avertissement automatique pour les doublons de séance d'essai

Si votre logiciel trouve un profil correspondant avec une séance d'essai déjà effectuée pour la personne actuellement ouverte, un avertissement jaune apparaît automatiquement. Il affiche le texte "Possible duplicate! A matching profile with attended trial session was found. Please verify before granting access." et un bouton Check duplicates.

L'avertissement apparaît à deux endroits :

• Dans la vue check-in, dès que la vue se charge pour la personne.
• Dans la vue membre, lorsque vous ouvrez le profil.

Vous n'avez pas besoin de déclencher la vérification activement. L'avertissement n'apparaît que lorsqu'il y a une correspondance avec une séance d'essai effectuée, les autres cas de doublons restent silencieux.

Autorisation requise : l'avertissement n'est visible que pour les rôles d'utilisateur disposant de l'autorisation de recherche client (en interne : CUSTOMER_SEARCH_EXECUTE). Assurez-vous que votre équipe d'accueil dispose de cette autorisation, sinon elle ne verra pas l'avertissement automatique.

Voici comment gérer l'avertissement :

1. Lisez l'avertissement dans la vue check-in ou membre.
2. Cliquez sur Check duplicates dans l'avertissement. Le modal des doublons s'ouvre avec les correspondances et les colonnes Last Trial Appointment, Last Appointment et Last Check-in.
3. Vérifiez la date de la dernière séance d'essai et décidez s'il faut autoriser le check-in, fusionner des enregistrements ou refuser la séance d'essai parce qu'une séance a déjà eu lieu dans la période autorisée.

Comment fonctionne la logique de correspondance en détail ?

Pour minimiser le nombre de doublons qui passent à travers, la logique de correspondance pour le nom de famille et le code postal est tolérante aux petites variantes d'orthographe. Cela se produit automatiquement en arrière-plan, vous n'avez rien à régler en plus.

En détail :

Nom de famille

• Les espaces sont ignorés : de Jong et deJong sont traités de la même façon.
• Les trémas et les caractères spéciaux sont normalisés :
  • Müller est traité comme Mueller.
  • Günther est traité comme Guenther.
  • François est traité comme Francois.
• Compléments de nom et titres : les compléments comme von, van, von der, de ne sont pas utilisés 1:1 comme limites strictes. Par exemple, von der Weiden peut correspondre à Weiden.
• Noms composés : les noms avec trait d'union ou espaces sont regroupés, p. ex. Schmidt-Meyer et Schmidt Meyer sont considérés comme des orthographes identiques.

Date de naissance

La date de naissance doit correspondre exactement. Veillez à ce que la date de naissance soit saisie de manière correcte et complète. Les différents formats sont uniformisés en interne, ce qui compte, c'est la date réelle.

Code postal

• Les espaces dans le code postal sont ignorés : 1234 AB et 1234AB sont traités de la même façon.
• Le code postal est enregistré tel qu'il a été saisi, mais nettoyé des espaces inutiles pour la comparaison.

Ce n'est que lorsque les trois critères, le nom de famille, la date de naissance et le code postal, correspondent qu'un enregistrement est reconnu comme un doublon potentiel et vous est affiché en conséquence dans l'interface.

Conseils & bonnes pratiques

Pour tirer le meilleur parti de la nouvelle vérification des doublons, tenez compte des points suivants :

• Demandez toujours la date de naissance et le code postal : assurez-vous que votre équipe saisit ces données de manière systématique lors des conclusions de contrat et des séances d'essai.
• Saisie standardisée : encouragez votre équipe à écrire correctement les noms de famille, y compris les noms composés et les compléments de nom.
• Prenez au sérieux les avertissements de doublons : lorsque vous recevez un avertissement de doublon, vérifiez toujours brièvement s'il s'agit réellement de la même personne avant de créer un nouvel enregistrement.
• Utilisez les dernières prises de rendez-vous comme aide à la décision : utilisez les colonnes Last Trial Appointment, Last Appointment et Last Check-in du modal des doublons pour voir rapidement si une séance d'essai a déjà eu lieu dans la période autorisée ou si la personne s'entraîne déjà régulièrement.
• N'ignorez pas l'avertissement : même dans les situations d'accueil chargées, vérifiez brièvement l'avertissement automatique avant de continuer, cela évite les séances d'essai répétées de la même personne.
• Nettoyez les anciens doublons : profitez de la nouvelle logique pour fusionner les membres en double existants, afin que vos rapports soient plus propres.

Si vous ne savez pas quelle variante de doublons convient le mieux à votre studio, vous pouvez tester les paramètres à tout moment et les adapter de nouveau si nécessaire. La combinaison Nom de famille + Date de naissance + Code postal vous offre une protection particulièrement efficace contre les créations multiples sans dépendre uniquement de l'adresse e-mail comme seul critère.