Dans cet article, vous apprendrez comment définir que le représentant légal est automatiquement défini comme destinataire principal pour toute communication lors de sa création – avec une option de désactivation lors de la création. Pour ce faire, vous activez un paramètre dans les paramètres généraux de communication. Selon la façon dont le représentant légal est créé (Sales Tool ou Back Office), l’option pertinente s’applique. Lors de la création, vous pouvez désélectionner la présélection automatique si besoin.
Contenu
Fast Lane
- Ouvrez Paramètres / Signature d’adhésion / Paramètres de signature d’adhésion.
- Activez l’option qui définit le représentant légal comme destinataire de toutes les communications (pour le Sales Tool et/ou le Back Office).
- Créez un représentant légal : la case à cocher par défaut.
- Si vous ne souhaitez pas cela dans un cas précis : désélectionnez la case à cocher lors de la création et enregistrez.
Prérequis
Pour utiliser l’automatisation, les exigences suivantes doivent être remplies :
- Vous avez accès aux Paramètres (généralement en tant que Responsable de Studio/Administrateur).
- La fonctionnalité permettant de créer un représentant légal dans le Sales Tool est activée dans votre logiciel. Ce n’est qu’alors que le paramètre de communication correspondant est disponible.
Remarque : Par défaut, les options d’automatisation sont définies sur Non. Vous devez les activer manuellement.
Activer le paramètre
- Ouvrez Paramètres / Signature d’adhésion / Paramètres de signature d’adhésion.
- Recherchez les options qui définissent qui est le destinataire par défaut des communications lors de la création d’un représentant légal.
- Selon vos besoins, activez une ou les deux options :
- Pour les contrats issus du Sales Tool : Définit automatiquement le représentant légal comme destinataire principal lors de sa création dans le Sales Tool.
- Pour toutes les autres sources (Back Office) : Définit automatiquement le représentant légal comme destinataire principal lors de sa création dans le Back Office.
- Enregistrez vos modifications.
Comportement dans le Sales Tool
Si le paramètre pour le Sales Tool est activé, voici ce qui se passe lors de la création d’un représentant légal dans le Sales Tool :
- Le représentant légal est automatiquement défini comme destinataire principal de la communication.
- Dans la vue Créer un représentant légal, une case à cocher (par exemple, « Définir comme destinataire de toutes les communications ») est activée par défaut.
- Vous pouvez désactiver dans des cas spécifiques en décochant la case avant d’enregistrer.
Comportement dans le Back Office
Si l’option Back Office est activée, voici ce qui se passe lors de la création d’un représentant légal dans le Back Office :
- Le représentant légal est automatiquement défini comme destinataire principal de la communication.
- Dans la boîte de dialogue/modale Créer un représentant légal, la case à cocher correspondante est activée par défaut.
- Ici aussi, vous pouvez désactiver dans des cas spécifiques en décochant la case puis en enregistrant.
Astuces & dépannage
- Le paramètre est grisé ou non visible : Vérifiez que la création d’un représentant légal dans le Sales Tool est activée dans votre logiciel. Si ce prérequis n’est pas activé, le paramètre de communication sera désactivé.
- Le représentant légal n’est pas automatiquement défini comme destinataire : Assurez-vous d’avoir activé la bonne option (Sales Tool vs. Back Office) et qu’elle est définie sur Oui.
- Je souhaite ne déroger que dans des cas individuels : Gardez l’automatisation activée et utilisez simplement la désactivation via la case à cocher lors de la création.
Les espaces réservés/étiquettes peuvent légèrement varier selon votre configuration. Si vous avez un doute, recherchez les mots-clés legal representative, recipient, et communication dans les paramètres.