Dans cet article, vous apprendrez : Tout sur la configuration des factures
Guide rapide :
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Aller dans Paramètres > Facturation > Factures
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Créer configuration de la facturation
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Choisissez le type de génération de factures
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Activer configuration de la facturation
Tutoriel vidéo
Généralités
A l'aide des configurations de facturation, vous pouvez activer des cycles de facturation automatiques dans votre Magicline. Les factures sont ainsi générées et envoyées automatiquement sur la base de vos paramètres. Cela vous évite de créer des factures manuellement et vous permet en outre d'envoyer automatiquement vos factures à vos membres.
Allez dans les Paramètres et ensuite dans Facturation > Factures.
Ajouter une configuration de facturation
En cliquant sur le bouton Créer configuration de la facturation en haut à droite, vous pouvez créer une nouvelle configuration de facturation.
Vous pouvez maintenant définir les sites pour lesquels cette configuration doit être valide. Veuillez également choisir un nom significatif pour la configuration de la facturation et le type de facturation. Vous avez ici deux options :
- Paiement intégral : une facture est toujours générée automatiquement lorsque le paiement d'une créance a été entièrement reçu.
- Échéance de la créance : dès que la date d'échéance d'une créance est atteinte, une facture est automatiquement générée.
Important : les créances qui peuvent être facturées sont rassemblées chaque jour et ensuite regroupées ensemble sur une seule facture. Par exemple, si trois créances d'un membre sont entièrement réglées le même jour, le cycle de facturation regroupera ces trois créances sur une seule facture.
Après avoir cliqué sur Créer vous accédez à la vue détaillée de la configuration de la facture, où vous pouvez modifier la configuration.
Modifier une configuration de facturation
Cliquez sur le menu à 3 points du carré Génération des factures vous pourrez alors effectuer les réglages suivants :
- Modifier facturation différée : La facture n'est générée que X jours après le paiement intégral ou l'échéance de la créance.
- Modifier facturation : Sélectionnez ici les modes de paiement pour lesquels des factures doivent être générées automatiquement. Le mode de paiement se réfère au mode de paiement du membre.
- (Dés)activer facturation des ventes d'appareils : Comme les ventes d'appareils sont généralement accompagnées d'un justificatif par l'automate lui-même, cette option est désactivée par défaut.
Cliquez sur le menu à 3 points du carré Envoi des factures vous pouvez définir le mode d'envoi de la facture et déterminer si la facture doit être mise à la disposition de vos membres dans le Self-service MySports sous forme de document PDF à télécharger.
Conseil : le dépôt dans le Self-service MySports vous évite l'envoi par courrier et empêche que les factures ne parviennent éventuellement pas au membre en raison d'adresses e-mails non valables.
Activation de la configuration des factures
La configuration des factures peut être utilisée sur tous les sites, mais doit d'abord être activée pour chaque site souhaité. Vous pouvez activer une configuration de facturation existante dans l'aperçu du menu "Factures", via le menu à trois points en fin de la ligne correspondante. Veuillez sélectionner ici la date de début de configuration souhaitée à partir de laquelle la facturation automatisée doit commencer.
Important : si vous choisissez une date dans le passé, les factures seront également créées rétroactivement à partir de cette date. Cela s'applique alors, selon la configuration, soit à la date d'échéance, soit à la date de paiement d'une créance.
Le carré Historique des activations se trouvant dans la vue détaillée de la configuration de la facture montre quand la configuration de la facture a été activée pour quels sites et à partir de quelle date la facturation a commencé.
Exportation des factures
Pour exporter les factures générées à partir de vos cycles de facturation, allez dans Finances / Comptable / Listes d’exportation.
Cliquez sur le bouton Créer une liste d’exportation en haut à droite et sélectionnez l’option Liste des factures dans le menu déroulant.
Vous pouvez définir la plage de dates souhaitée et utiliser le sélecteur de site pour choisir pour quels studios vous souhaitez exporter les factures.
Une fois l’exportation affichée dans la vue d’ensemble, vous pouvez lancer le téléchargement via le menu à trois pointssitué à l’extrême droite de la ligne correspondante. Vous pouvez choisir de télécharger l’exportation au format ZIP ou Excel.
Ainsi, vous disposez de toutes les factures de vos cycles de facturation regroupées et vous pouvez les transmettre efficacement à votre service comptable ou à votre expert-comptable.
Et pour la facturation manuelle ?
Vous pouvez aussi créer des facture manuelles depuis la fiche de votre membre, sous Finances > Factures puis Créer une facture unique en haut à droite.
Découvrez comment utiliser cette fonction avec notre vidéo tuto :