In questo articolo scoprirai come configurare, attivare e gestire l'archiviazione e l'anonimizzazione automatiche dei dati degli abbonati.
Contenuto
- Panoramica e importanza
- Archiviazione
- Anonimizzazione
- Controlli prima dell'archiviazione
- Configurazione e attivazione delle impostazioni
- Attivazione per una palestra
- Gestione degli abbonati archiviati
- Vantaggi per la protezione dei dati e l'efficienza
- Domande frequenti
Fast lane
- Vai su Impostazioni / Palestra / Protezione dei dati
- Crea una nuova configurazione o selezionane una esistente
- Configura nome, opzioni di eliminazione e scadenze per l'archiviazione e l'anonimizzazione
- Attiva la configurazione per la tua palestra
Panoramica e importanza
L'archiviazione e l'anonimizzazione automatiche ti aiutano a gestire i dati di abbonati e potenziali clienti inattivi nel rispetto del GDPR e a ridurre il lavoro manuale. Configuri le scadenze e le regole di eliminazione una sola volta e il software si occupa automaticamente del resto in background.
Archiviazione
Durante l'archiviazione, i record cliente selezionati vengono rimossi da tutte le panoramiche e le funzioni di ricerca attive. I dati non vengono eliminati, ma conservati in modo sicuro. È importante sapere che:
- Foto, documenti, dati di contatto e dati dell'indirizzo possono facoltativamente essere eliminati in modo permanente durante l'archiviazione.
- Gli abbonati archiviati possono essere visualizzati e ripristinati con l'autorizzazione appropriata.
Anonimizzazione
L'anonimizzazione è il passaggio successivo all'archiviazione. Il periodo di anonimizzazione inizia solo dalla data di archiviazione, non dalla data di fine del contratto. In questa fase, tutti i dati personali rimanenti dell'abbonato vengono rimossi in modo permanente. I record anonimizzati:
- vengono rimossi in modo permanente da tutte le panoramiche e le funzioni di ricerca,
- non possono essere ripristinati,
- non contengono più alcun riferimento alla persona originale.
Controlli prima dell'archiviazione
Prima che un abbonato venga archiviato, il software esegue automaticamente dei controlli. Un abbonato viene escluso dall'archiviazione se, ad esempio:
- esistono contratti attivi,
- il saldo del conto non è pareggiato,
- esistono crediti o contingenti aperti,
- sono in sospeso prenotazioni future,
- è in corso un processo di sollecito attivo,
- esiste un check-in attivo,
- sono presenti attività della palestra aperte,
- l'abbonato è registrato come pagatore per altri clienti,
- l'abbonato è registrato come rappresentante legale di altri clienti.
- i crediti in sospeso sono già stati trasferiti al recupero crediti,
- esiste un blocco di ingresso o di accesso attivo per l'abbonato.
Questi controlli garantiscono che vengano archiviati solo i record senza relazioni commerciali attive o operazioni aperte.
Configurazione e attivazione delle impostazioni
- Vai su Impostazioni / Palestra / Protezione dei dati
- Crea una nuova configurazione o selezionane una esistente
- Configura le impostazioni per l'archiviazione e l'anonimizzazione:
- Assegna un nome univoco alla configurazione
- Indica quali dati devono essere eliminati facoltativamente
- Stabilisci le scadenze per l'archiviazione e l'anonimizzazione
Importante:
- Le configurazioni possono essere condivise e attivate per più palestre.
- Per ogni palestra può essere attiva una sola configurazione alla volta.
Attivazione per una palestra
- Apri la panoramica delle configurazioni
- Apri con il tasto destro il menu contestuale della configurazione desiderata
- Seleziona Gestire l'attivazione
- Attiva la configurazione per la palestra desiderata
Gestione degli abbonati archiviati
Accedi agli abbonati archiviati in Abbonati / Abbonati archiviati. In questa panoramica puoi:
- visualizzare tutti gli abbonati archiviati,
- cercare abbonati specifici,
- ripristinare singoli abbonati in caso di necessità (richiede l'autorizzazione appropriata).
Per riattivare un abbonato, seleziona l'opzione Ripristinare abbonato nel menu contestuale della rispettiva voce
Vantaggi per la protezione dei dati e l'efficienza
L'archiviazione e l'anonimizzazione automatiche ti supportano in:
- Minimizzazione dei dati: i dati inattivi vengono rimossi in modo sistematico dal sistema attivo.
- Diritto all'oblio: i dati personali vengono anonimizzati automaticamente e in modo permanente.
- Trasparenza: processi chiari per la conservazione e l'eliminazione dei dati.
- Sicurezza dei dati: i dati archiviati vengono conservati in modo sicuro, ma non sono accessibili nel sistema attivo.
- Efficienza: minor lavoro manuale nella gestione dei dati conforme al GDPR.
- Flessibilità: per palestre diverse sono possibili configurazioni differenti.
Domande frequenti
Trovi risposte dettagliate alle domande frequenti sull'archiviazione automatica, ad esempio quali scadenze sono opportune, come si svolge la prima esecuzione automatica e quali dati vengono concretamente eliminati, nelle domande frequenti sull'archiviazione e l'anonimizzazione automatiche.
Avviso: Questo articolo è stato creato con l'aiuto dell'intelligenza artificiale e tradotto automaticamente senza revisione editoriale. Ci scusiamo per eventuali errori.