Archiviazione e anonimizzazione automatica – periodi di conservazione, prima esecuzione e regole di cancellazione dei dati

In questo articolo imparerai come funziona l'archiviazione e l'anonimizzazione automatica — dalla logica del periodo di conservazione e la prima esecuzione automatica fino alle regole di cancellazione dei dati.

Contenuti

• Quali periodi di conservazione dovrei configurare?
• Come sono correlati i periodi di archiviazione e anonimizzazione?
• Come funziona la prima esecuzione automatica?
• Quali dati vengono cancellati e quali vengono conservati?

Procedura rapida

1. Vai su Impostazioni / Studio / Protezione dati / Archiviazione e Anonimizzazione
2. Apri una configurazione esistente o creane una nuova
3. Inserisci i periodi di conservazione desiderati per archiviazione e anonimizzazione
4. Attiva la configurazione per il tuo studio

Prerequisiti

La funzione di archiviazione e anonimizzazione automatica è disponibile per i clienti Pro, Ultimate ed Enterprise.

Quali periodi di conservazione dovrei configurare?

Non esiste una raccomandazione universale. Il software non prescrive quali periodi di conservazione per archiviazione e anonimizzazione dovresti scegliere — questa è una tua responsabilità come gestore dello studio. La tua decisione dovrebbe basarsi su due principali quadri giuridici:

• GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati): impone il principio di minimizzazione dei dati. I dati personali devono essere conservati solo per il tempo necessario al loro scopo originale.
• Diritto tributario: alcuni dati contabili devono rispettare periodi di conservazione legalmente richiesti. Questi periodi possono variare a seconda del paese.

Consigliamo di determinare i periodi di conservazione appropriati in consultazione con il tuo consulente legale o fiscale. Il software ti supporta nell'implementazione tecnica — la responsabilità legale rimane allo studio.

Come sono correlati i periodi di archiviazione e anonimizzazione?

I due periodi si basano l’uno sull’altro e si susseguono:

1. Periodo di archiviazione: il periodo inizia con la data di fine dell’ultimo contratto del membro precedente. Una volta trascorso questo periodo e soddisfatti tutti i requisiti tecnici, il membro viene archiviato.
2. Periodo di anonimizzazione: il periodo di anonimizzazione inizia solo dopo la data di archiviazione — non dopo la fine del contratto. Ciò significa che il tempo totale fino all'anonimizzazione completa è la somma di entrambi i periodi.

Esempio: se configuri un periodo di archiviazione di 6 mesi e un periodo di anonimizzazione di 10 anni, un ex membro verrà archiviato al più presto 6 mesi dopo la fine del contratto — e anonimizzato solo dopo ulteriori 10 anni.

Importante: L'anonimizzazione è permanente e non può essere annullata. I membri archiviati possono ancora essere ripristinati fino al punto di anonimizzazione — dopo di che il ripristino non è più possibile.

Come funziona la prima esecuzione automatica?

Non appena attivi una configurazione, il software avvia automaticamente un controllo giornaliero. Vengono inclusi tutti gli ex membri la cui data di fine ultimo contratto supera il periodo di archiviazione configurato — indipendentemente dal fatto che siano usciti di recente o da molto tempo.

Non è necessario eseguire operazioni di massa separate per elaborare retroattivamente gli ex membri esistenti. La prima esecuzione dopo l’attivazione include automaticamente tutti i record qualificanti — inclusi i membri importati o migrati. L’unico fattore decisivo è la data di fine dell’ultimo contratto.

Nota: se il tuo studio ha un gran numero di ex membri che hanno già superato il periodo di archiviazione, la prima esecuzione potrebbe elaborare un numero maggiore di record contemporaneamente. Questo è previsto e non richiede interventi manuali.

Prima dell'archiviazione, il sistema verifica automaticamente che tutti i requisiti siano soddisfatti. Un membro non verrà archiviato se, ad esempio, sono presenti contratti attivi, reclami aperti, processi di sollecito in corso o compiti dello studio in sospeso. Verranno elaborati solo i record per cui nessuna di queste condizioni si applica.

Quali dati vengono cancellati e quali vengono conservati?

Le regole di cancellazione variano a seconda della fase del processo:

Durante l’archiviazione:

• I dati App Connect vengono sempre cancellati in modo irrevocabile — indipendentemente dalla tua configurazione. Questo non può essere evitato.
• Foto, documenti, dati di contatto e indirizzo possono essere cancellati opzionalmente. Sono disponibili quattro interruttori separati nella configurazione a questo scopo. Se non attivi questi interruttori, i dati vengono conservati fino all'anonimizzazione.
• Tutti gli altri dati — come dati contrattuali, storico prenotazioni e statistiche di check-in — vengono conservati durante l’archiviazione.

Durante l’anonimizzazione:

• Tutti i dati personali rimanenti vengono rimossi in modo permanente e irrevocabile.
• I metadati come dati di analisi e statistiche vengono conservati ma completamente anonimizzati. Non è più possibile collegare questi dati a una persona specifica.

Riepilogo: