In questo articolo imparerai come creare e utilizzare i codici di prenotazione nel tuo software per gestire in modo strutturato e flessibile le registrazioni di prodotti come tariffe, moduli, importi forfettari o servizi. Questa potente funzione semplifica la configurazione contabile e garantisce un'attribuzione precisa dei conti.
Indice dei contenuti:
- Cosa sono i codici di prenotazione?
- Vantaggi e casi d'uso
- Creare una configurazione di codici di prenotazione
- Creare codici di prenotazione
- Assegnare codici di prenotazione in contabilità
- Assegnare codici di prenotazione ai prodotti
- Gerarchia e ordine di applicazione
- Opzioni di esportazione
Guida rapida
- Impostazioni / Finanze / Codici di prenotazione
- Creare una nuova configurazione di codici di prenotazione
- Creare codici di prenotazione e assegnare categorie
- Aprire la configurazione contabile e integrare i codici di prenotazione
- Creare regole di registrazione basate sui codici di prenotazione
- Collegare i prodotti ai codici di prenotazione
- Esportare in Finanze / Consulente fiscale / Liste di esportazione / Assegnazione codici di prenotazione
Cosa sono i codici di prenotazione?
I codici di prenotazione sono identificatori univoci che puoi assegnare a prodotti come tariffe, moduli, importi forfettari, articoli o servizi. Permettono configurazioni contabili flessibili e trasparenti senza dover ricostruire l'intero setup.
Vantaggi e casi d'uso
- Flessibilità: puoi definire le regole di registrazione per singoli prodotti oppure trasversalmente tramite i codici di prenotazione.
- Chiarezza: la categorizzazione migliora la struttura, ad esempio “Tariffe”, “Moduli”, “Articoli” e così via.
- Automazione: una volta definite, le regole vengono applicate automaticamente, anche per i prodotti ToGo.
- Esportazione rapida: le assegnazioni dei codici di prenotazione possono essere esportate e consegnate facilmente al consulente fiscale.
Creare una configurazione di codici di prenotazione
- Vai in Impostazioni / Finanze / Codici di prenotazione.
- Clicca in alto a destra su “Crea configurazione codici di prenotazione”.
- Assegna alla configurazione un nome significativo.
- Ora vedi una panoramica, inizialmente senza codici di prenotazione. Lo stato di whitelisting indica se la configurazione è attiva.
Creare codici di prenotazione
- Clicca su “Crea codice di prenotazione”.
- Inserisci nome, descrizione e, facoltativamente, un colore.
- Scegli una categoria:
Tariffe, Moduli, Importi forfettari, Servizi, Articoli, Varianti, Gruppi di prodotti o Nessuna - Solo i codici non ancora assegnati a regole di registrazione possono essere disattivati.
Esempio: un codice di prenotazione con la categoria “Tariffe” può essere assegnato solo a tariffe.
Assegnare codici di prenotazione in contabilità
- Apri la tua configurazione contabile e modificala tramite il menu a tre puntini.
- Seleziona la configurazione di codici di prenotazione che hai creato.
- Ora puoi utilizzare i codici di prenotazione nelle tue regole di registrazione:
- Categoria di ricavo: codice di prenotazione
- Tipo di ricavo: ad esempio “Abbonamento-Studente”
- Conto: ad esempio 1234 – Ricavi da abbonamento
Attenzione: se copi una configurazione contabile e selezioni codici di prenotazione diversi, le regole esistenti devono essere ricreate.
Assegnare codici di prenotazione ai prodotti
Puoi assegnare i codici di prenotazione direttamente ai prodotti:
- Tariffe: nelle impostazioni avanzate della tariffa.
- Moduli, importi forfettari, articoli, servizi: in modo analogo, tramite le rispettive impostazioni.
- Prodotti ToGo: puoi definire codici diversi per le vendite interne e per le vendite ToGo.
Suggerimento: i codici di prenotazione non ancora assegnati a una regola vengono evidenziati, così mantieni la panoramica.
Gerarchia e ordine di applicazione
Per gruppi di prodotti, articoli e varianti è possibile impostare un codice di prenotazione su ciascuno dei tre livelli. Quando più livelli hanno un codice di prenotazione, prevale sempre il più specifico: il software va dal generale al dettaglio.
- Gruppo di prodotti: il codice di prenotazione generale, utilizzato come valore predefinito per ogni articolo e variante del gruppo.
- Articolo: sovrascrive il codice di prenotazione del gruppo di prodotti quando è impostato.
- Variante: sovrascrive il codice di prenotazione dell'articolo quando è impostato. È il livello più specifico.
Il software controlla prima la variante, poi l'articolo, poi il gruppo di prodotti e applica il primo codice di prenotazione che trova. Se nessun livello ha un codice di prenotazione, la logica dei codici di prenotazione non assegna alcun conto di imputazione all'articolo.
Esempio: un gruppo di prodotti Bevande ha il codice di prenotazione Beverages, un articolo Smoothie ha il codice di prenotazione Smoothies e la variante Smoothie 250 ml non ha alcun codice di prenotazione. Quando viene venduta la variante, viene applicato Smoothies: dato che la variante è vuota, il software ricade sul livello dell'articolo.
Nota: il campo Codice di prenotazione per vendite ToGo segue la stessa gerarchia come pista separata e parallela. Se il campo ToGo è vuoto su tutti e tre i livelli, anche per le vendite ToGo viene utilizzato il codice di prenotazione abituale.
Opzioni di esportazione
Puoi esportare una panoramica di tutti i prodotti con i codici di prenotazione assegnati:
- Percorso: Finanze / Consulente fiscale / Liste di esportazione / Assegnazione codici di prenotazione
FAQ: come usare i codici di prenotazione per nuovi prodotti
Posso assegnare un nuovo prodotto a un codice di prenotazione esistente?
Sì, è esattamente questo lo scopo dei codici di prenotazione: ti permettono di assegnare rapidamente e in modo coerente nuovi prodotti, come tariffe, articoli o moduli, a un conto di prenotazione esistente. Il setup risulta così molto più efficiente e non devi ricreare manualmente ogni singola regola di registrazione.
Perché non posso aggiungere una nuova regola di registrazione a una configurazione attiva?
Una volta che una configurazione contabile è attiva, non può più essere modificata direttamente. Questo garantisce trasparenza e coerenza nel tuo setup contabile. Eventuali modifiche, come l'aggiunta di una nuova regola di registrazione, devono avvenire in una nuova configurazione.
Cosa devo fare se voglio aggiungere nuovi prodotti alla configurazione contabile?
Se ad esempio introduci un nuovo shake nel tuo studio e vuoi assegnarlo a una logica di registrazione esistente, procedi come segue:
- Copiare la configurazione contabile esistente
- Aggiungere nella copia una nuova regola di registrazione per il prodotto
- Assegnare il conto di prenotazione corretto tramite il codice di prenotazione adatto
- Attivare la nuova configurazione
Suggerimento: durante la copia tutti i conti e le regole esistenti vengono mantenuti, quindi non devi ricominciare da zero e puoi conservare tutte le assegnazioni precedenti.