Duplicaatcontrole voor contractafsluitingen en proeftrainingen

In dit artikel leer je hoe je de duplicaatcontrole in je software zo instelt dat leden worden herkend op basis van achternaam, geboortedatum en postcode, hoe dit van invloed is op contractafsluitingen en proeftrainingen en hoe de duplicaatmodal met de laatste afspraken, samen met een automatische waarschuwing in de check-in en in de ledenweergave, je ondersteunt zodra een overeenkomend profiel met een bijgewoonde proefsessie wordt gevonden.

Inhoud

• Wat doet de nieuwe duplicaatcontrole?
• Duplicaatcontrole voor contractafsluitingen configureren
• Duplicaatcontrole voor proeftrainingen configureren
• Waar wordt de duplicaatcontrole toegepast?
• Laatste afspraken in de duplicaatmodal
• Automatische waarschuwing voor proeftraining-duplicaten
• Hoe werkt de matchinglogica in detail?
• Tips & best practices

Snelgids

• Open in je software de instellingen voor de Controle vóór het opstellen van het contract.
• Selecteer als duplicaatlogica de optie Achternaam + Geboortedatum + Postcode en sla op.
• Ga naar de instellingen voor Proeftraining.
• Open het menu voor de leadgegevens en selecteer de vierde optie Achternaam + Geboortedatum + Postcode.
• Sla je instellingen op, de nieuwe logica geldt nu voor onlinecontracten, de salestool en proeftrainingen (API & MySports).
• Zodra de software een overeenkomend profiel met een bijgewoonde proefsessie vindt, zie je een waarschuwing in de check-in- en ledenweergave. Gebruik de knop Check duplicates om de duplicaatmodal te openen met de kolommen Last Trial Appointment, Last Appointment en Last Check-in.

Wat doet de nieuwe duplicaatcontrole?

Met de nieuwe duplicaatcontrole kun je leden niet op het e-mailadres herkennen, maar op een combinatie van achternaam, geboortedatum en postcode.

Dit vermindert:

• Het meerdere keren aanmaken van leden die verschillende e-mails gebruiken.
• Het risico dat geblokkeerde of leden met schulden zich gewoon opnieuw registreren met een nieuwe e-mail.
• De inspanning voor het handmatig samenvoegen van dubbele records.

Tegelijkertijd verzeker je je van een consistente geschiedenis per persoon, inclusief communicatie, trainingsplannen en contractverlopen.

[Schermafbeelding: Instellingen voor lidmaatschapsondertekening, overzicht inclusief de configuratietegel van de duplicaatcontrole]

Duplicaatcontrole voor contractafsluitingen configureren

Voor contractafsluitingen kun je in de instellingen bepalen met welke logica de duplicaatcontrole moet worden uitgevoerd. Selecteer voortaan de combinatie Achternaam + Geboortedatum + Postcode.

Zo ga je te werk:

1. Open je software en ga naar Instellingen / Contract afsluiten / Instellingen voor contractafsluiting / Controle vóór het opstellen van het contract.
2. Klik op het menu met drie puntjes en selecteer Online contractondertekeningsbeperkingen bewerken of de optie voor de Salestool.
3. Kies in de selectie van de controlelogica de optie Achternaam + Geboortedatum + Postcode.
4. Sla je wijzigingen op met Opslaan.

Vanaf nu controleert de software bij elke contractafsluiting, of die nu online of in de club plaatsvindt, op bestaande leden aan de hand van deze drie criteria. Als er een overeenkomst wordt gevonden, ontvang je zoals gebruikelijk een melding en kun je beslissen of je het bestaande record gebruikt of bewust een nieuw record aanmaakt (bijvoorbeeld bij een naamgelijkenis).

[Schermafbeelding: Contractondertekeningsbeperkingen bewerken, vervolgkeuzelijst met de nieuwe vierde optie „Achternaam + Geboortedatum + Postcode"]

Duplicaatcontrole voor proeftrainingen configureren

Ook voor proeftrainingen en leads kun je sturen hoe de duplicaatcontrole wordt uitgevoerd. De nieuwe combinatie Achternaam + Geboortedatum + Postcode is hier beschikbaar als vierde optie in de bestaande vervolgkeuzelijst.

Zo schakel je de controle voor proeftrainingen om:

1. Ga in je software naar Instellingen / Services / Proeftraining.
2. Ga naar de tegel met de leadgegevens en klik op het menu met drie puntjes.
3. Selecteer Het aanmaken van duplicaten voorkomen bewerken.
4. In de vervolgkeuzelijst voor de duplicaatlogica zie je meerdere opties. Selecteer de 4e optie met de aanduiding Achternaam + Geboortedatum + Postcode.
5. Sla je instellingen op.

Deze instelling is van invloed op alle nieuw aangemaakte proeftrainingen, of ze nu via MySports, via de API of rechtstreeks in de club worden aangemaakt. Bij een overeenkomst met een bestaand record wordt het duplicaat aan je getoond, zodat je geen nieuwe lead voor dezelfde persoon aanmaakt.

[Schermafbeelding: Instellingen van de proeftraining, vervolgkeuzelijst met de nieuwe vierde optie „Achternaam + Geboortedatum + Postcode"]

Waar wordt de duplicaatcontrole toegepast?

De duplicaatlogica die je kiest, wordt automatisch op alle relevante touchpoints in aanmerking genomen. Zodra je de optie Achternaam + Geboortedatum + Postcode activeert, geldt deze voor:

• Online contractafsluiting (API): wanneer een lead online een contract afsluit, controleert de software het record op basis van achternaam, geboortedatum en postcode.
• Salestool in de studio: dezelfde logica wordt toegepast bij elk nieuw contract in het verkoopgesprek ter plaatse.
• Proeftrainingen via API: als je proeftrainingen via een integratie vastlegt, wordt de duplicaatcontrole volgens je instellingen uitgevoerd.
• MySports: boekingen van proeftrainingen of registraties via MySports worden eveneens met de nieuwe combinatie gecontroleerd.

Je hoeft de logica niet apart per touchpoint te configureren, het belangrijkste is dat je in de instellingen voor contracten en proeftrainingen de gewenste duplicaatlogica selecteert en opslaat.

Laatste afspraken in de duplicaatmodal

Klik op Check duplicates in de check-in- of ledenweergave om de duplicaatmodal met de titel Check duplicates te openen. De koptekst toont het huidige record en de tabel daaronder bevat alle overeenkomende duplicaten die de software heeft gevonden.

Per overeenkomst toont de tabel de bekende kolommen Member, Status, Date of Birth, Address, Email en Phone, plus drie extra kolommen:

• Laatste proeftraining (Last Trial Appointment): titel, datum en status van de meest recente proeftraining van de persoon.
• Laatste afspraak (Last Appointment): titel, datum en status van de meest recente reguliere afspraak, bijvoorbeeld een les of een adviesgesprek.
• Laatste check-in (Last Check-in): datum waarop de persoon voor het laatst heeft ingecheckt.

Als er geen gegevens beschikbaar zijn, verschijnt er een „-" in de betreffende kolom. Zo kun je in één oogopslag beslissen of je het bestaande record gebruikt, records samenvoegt of bewust een nieuw record aanmaakt omdat het om een andere persoon gaat.

Automatische waarschuwing voor proeftraining-duplicaten

Als je software voor de momenteel geopende persoon een overeenkomend profiel met een al bijgewoonde proefsessie vindt, verschijnt er automatisch een gele waarschuwing. Deze toont de tekst "Possible duplicate! A matching profile with attended trial session was found. Please verify before granting access." en een knop Check duplicates.

De waarschuwing verschijnt op twee plaatsen:

• In de check-inweergave, zodra de weergave voor de persoon wordt geladen.
• In de ledenweergave, wanneer je het profiel opent.

Je hoeft de controle niet actief te starten. De waarschuwing verschijnt alleen wanneer er een match is met een bijgewoonde proefsessie, andere duplicaatgevallen blijven stil.

Vereiste machtiging: de waarschuwing is alleen zichtbaar voor gebruikersrollen met de machtiging voor klantzoekopdracht (intern: CUSTOMER_SEARCH_EXECUTE). Zorg ervoor dat je frontdeskteam deze machtiging heeft, anders ziet het de automatische waarschuwing niet.

Zo ga je om met de waarschuwing:

1. Lees de waarschuwing in de check-in- of ledenweergave.
2. Klik in de waarschuwing op Check duplicates. De duplicaatmodal opent met de overeenkomsten en de kolommen Last Trial Appointment, Last Appointment en Last Check-in.
3. Controleer de datum van de laatste proeftraining en beslis of je de check-in toestaat, records samenvoegt of de proeftraining weigert omdat er al een binnen de toegestane periode heeft plaatsgevonden.

Hoe werkt de matchinglogica in detail?

Om het aantal duplicaten dat erdoorheen glipt zo klein mogelijk te houden, is de matchinglogica voor achternaam en postcode tolerant ten opzichte van kleine schrijfvarianten. Dit gebeurt automatisch op de achtergrond, je hoeft hiervoor niets extra in te stellen.

In detail:

Achternaam

• Spaties worden genegeerd: de Jong en deJong worden hetzelfde behandeld.
• Umlauten en speciale tekens worden genormaliseerd:
  • Müller wordt behandeld als Mueller.
  • Günther wordt behandeld als Guenther.
  • François wordt behandeld als Francois.
• Naamtoevoegingen en titels: toevoegingen zoals von, van, von der, de worden niet 1:1 als strikte grens gebruikt. Zo kan von der Weiden bijvoorbeeld matchen met Weiden.
• Dubbele namen: namen met een koppelteken of spaties worden samengevoegd, bijv. Schmidt-Meyer en Schmidt Meyer gelden als identieke schrijfwijzen.

Geboortedatum

De geboortedatum moet exact overeenkomen. Zorg ervoor dat de geboortedatum correct en volledig wordt vastgelegd. Verschillende formaten worden intern gestandaardiseerd, wat telt is de daadwerkelijke datum.

Postcode

• Spaties in de postcode worden genegeerd: 1234 AB en 1234AB worden hetzelfde behandeld.
• De postcode wordt opgeslagen zoals ingevoerd, maar voor de vergelijking ontdaan van onnodige spaties.

Pas wanneer alle drie de criteria, achternaam, geboortedatum en postcode, overeenkomen, wordt een record als potentieel duplicaat herkend en dienovereenkomstig aan je getoond in de UI.

Tips & best practices

Houd de volgende punten in gedachten om het maximale uit de nieuwe duplicaatcontrole te halen:

• Vraag altijd om de geboortedatum en postcode: zorg ervoor dat je team deze gegevens consequent vastlegt bij contractafsluitingen en proeftrainingen.
• Gestandaardiseerde invoer: moedig je team aan om achternamen correct te schrijven, ook bij dubbele namen en naamtoevoegingen.
• Neem duplicaatwaarschuwingen serieus: controleer bij een duplicaatwaarschuwing altijd kort of het echt om dezelfde persoon gaat voordat je een nieuw record aanmaakt.
• Gebruik de laatste afspraken als beslissingshulp: gebruik de kolommen Last Trial Appointment, Last Appointment en Last Check-in in de duplicaatmodal om snel te zien of er al een proeftraining binnen de toegestane periode heeft plaatsgevonden of dat de persoon al regelmatig traint.
• Negeer de waarschuwing niet: controleer ook in drukke frontdesksituaties kort de automatische waarschuwing voordat je verdergaat, dit voorkomt herhaalde proeftrainingen van dezelfde persoon.
• Ruim oude duplicaten op: gebruik de nieuwe logica als aanleiding om bestaande dubbele leden samen te voegen, zodat je rapportages schoner worden.

Als je niet zeker weet welke duplicaatvariant het beste bij je studio past, kun je de instellingen op elk moment testen en indien nodig opnieuw aanpassen. De combinatie Achternaam + Geboortedatum + Postcode biedt je een bijzonder goede bescherming tegen het meerdere keren aanmaken zonder dat je uitsluitend afhankelijk bent van het e-mailadres als enig criterium.