In diesem Artikel lernst du, wie du die Listenansicht im Interessentenbereich nutzt und Kontaktvorlagen konfigurierst.
Inhalt
- Die neue Interessentenkommunikation
- Aufbau der neuen Interessentenansicht
- Detailansicht eines Interessenten
- Kontaktvorlagen konfigurieren
Voraussetzungen: Pricing-Tier: Pro oder höher.
Fast lane
- Gehe zu Interessenten / Konvertierung / Übersicht
- Klicke auf das Listensymbol neben dem Suchfeld
Die neue Interessentenkommunikation
Das Interessentenmanagement sorgt dafür, dass du deine aktuellen Interessenten nicht mehr aus dem Auge verlierst, und erhöht so die Erfolgsquote deiner Mitgliedergewinnung. Funktionen wie eine initiale Kontaktplanung und, später im Prozess, eine ausführliche Kontaktdokumentation helfen dir, den Prozess der Interessentengewinnung optimal auszurichten. In diesem Artikel erfährst du, wie genau die Interessentenkommunikation funktioniert und wie du das meiste aus ihr herausholst.
Aufbau der neuen Interessentenansicht
Du gelangst zur Listenansicht der Interessenten, indem du im Interessentenmanagement oben neben der Suche auf das Listensymbol klickst. Rechts neben den Schaltflächen zum Wechsel zwischen der Listenansicht und der bisherigen Interessenübersicht findest du ein Auswahlfeld, mit dem du die angezeigten Interessenten nach zugeordnetem Mitarbeiter filtern kannst. So kannst du dir beispielsweise nur die dir zugewiesenen Interessenten anzeigen lassen oder nach Interessenten ohne zugeordneten Mitarbeiter filtern.
Eine weitere Besonderheit ist, dass allen Interessenten, bis auf neu eingegangene, immer ein nächster Kontaktzeitpunkt zugeordnet ist. So fördert die Interessentenkommunikation das aktive Management der Interessenten und verhindert, dass Interessenten vergessen werden. Entsprechend dieser Logik ist die Listenansicht in folgende Tabs unterteilt:
- Alle - alle Interessenten, sortiert nach dem nächsten geplanten Kontaktzeitpunkt.
- Neu - neue Interessenten, die noch keinen geplanten Kontaktzeitpunkt haben. Hier erfolgt die Sortierung standardmäßig nach dem Eingangsdatum.
- Heute - Interessenten, die heute planmäßig kontaktiert werden sollen.
- Überfällig - Interessenten, die bereits zu einem vergangenen Zeitpunkt hätten kontaktiert werden sollen.
- Geplant - Interessenten mit einem geplanten Kontaktzeitpunkt in der Zukunft.
Grundsätzlich empfiehlt es sich, alle neuen Interessenten so schnell wie möglich zu kontaktieren. Falls du den Kontakt nicht direkt aufnimmst, ist es sinnvoll, einen Erstkontakt für neue Interessenten zu planen. Wie du dabei vorgehst, erfährst du im nächsten Abschnitt.
Detailansicht eines Interessenten
Um zur Detailansicht eines Interessenten zu gelangen, klicke einfach auf die jeweilige Zeile. Ein Klick auf den Namen führt dich zum Mitgliedsprofil.
Auf der linken Seite der Detailansicht findest du allgemeine Informationen zum Interessenten, die du hier auch bearbeiten kannst. Die rechte Seite der Detailansicht dient vor allem der Kontaktdokumentation und -planung.
Kontaktplanung: Die Zeile zur Kontaktplanung ist entsprechend dem Status eingefärbt. Klicke auf "Jetzt planen", um einen ersten Kontakt zu planen, oder auf "ändern", um einen bereits geplanten Kontakt zu ändern. Es öffnet sich ein Dialog, in dem du den nächsten Kontaktzeitpunkt festlegen kannst. Du kannst einen Tag wählen und optional eine Uhrzeit oder ein Zeitintervall festlegen, zum Beispiel wenn der Interessent nur zu bestimmten Zeiten erreichbar ist. Außerdem kannst du eine Kontaktvorlage für den nächsten Kontakt auswählen, sodass diese bei der nächsten Kontaktdokumentation bereits vorausgewählt ist. Ebenso kannst du optional den zugeordneten Mitarbeiter und die Prozessphase ändern.
Kontaktdokumentation: Unterhalb der Kontaktplanung findest du den Bereich der Kontaktdokumentation. Hier kannst du im Freitextfeld "Notizen" alle wichtigen Informationen zu deinem Kontakt mit dem Interessenten festhalten. Außerdem kannst du eine vordefinierte Kontaktvorlage mit Gesprächsleitfaden und ToDo's auswählen (wie du diese konfigurierst, erfährst du weiter unten). Um die Kontaktdokumentation abzuschließen, klicke auf "Speichern". Falls du den Interessenten nicht erreicht hast, klicke stattdessen auf "Nicht erreicht". Dem Prinzip des "nächsten Kontakts" folgend, erscheint auch hier der Dialog zur Planung des nächsten Kontakts. Lege die gewünschten Werte fest und klicke erneut auf "Speichern".
Die jeweiligen Informationen werden als Eintrag im Verlauf des Interessenten gespeichert. Deine Notizen und unerledigten ToDo's werden hier angezeigt, sodass du beim nächsten Kontakt darauf zurückgreifen kannst.
Kontaktvorlagen konfigurieren
Kontaktvorlagen dienen dazu, die Kontaktaufnahme zu strukturieren und deinen Mitarbeitern einen Gesprächsleitfaden sowie ToDo's zur Verfügung zu stellen. Um deine Kontaktvorlagen zu konfigurieren, gehe zu Einstellungen / Interessenten / Kontaktvorlagen. Klicke anschließend rechts oben auf "Kontaktvorlage erstellen".
Vergib anschließend einen Namen, erstelle den Gesprächsleitfaden und füge ToDo's hinzu.
Sobald du die Kontaktvorlage gespeichert hast, kannst du sie über das Drei-Punkt-Menü in der jeweiligen Zeile der Kontaktvorlagen-Übersicht aktivieren oder deaktivieren.