In diesem Artikel lernst du, wie du Probleme löst, wenn Mitarbeiter Schichtpläne nicht sehen oder verwalten können:
Inhalt
Schnellanleitung
- Kläre, wo der Schichtplan fehlt, in der Software oder in der App.
- Gehe zu Ressourcen / Mitarbeiter / Rollen und öffne die Rolle, die den betroffenen Mitarbeitern zugewiesen ist.
- Wechsle in den Tab Mitarbeiter & Ressourcen und gehe zur Gruppe Schichtplanung.
- Für den Schichtplan in der Software aktiviere Schichtplanung verwalten, dazu Schichtplanvorlagen verwalten und Arbeitsbereiche verwalten, wenn die Rolle mit Vorlagen oder Arbeitsbereichen arbeitet.
- Für die App aktiviere Mitarbeiterschichten in der Magicline App anzeigen.
- Für Änderungen an Schichten von heute oder von früheren Tagen aktiviere Vergangene Schichteinträge bearbeiten.
- Prüfe den Standortzugang jedes betroffenen Mitarbeiters unter Ressourcen / Mitarbeiter / Übersicht.
- Speichere die Rolle und lass einen betroffenen Mitarbeiter den Schichtplan erneut öffnen.
Detaillierte Anleitung
Schritt 1: Ressourcen und Mitarbeiter öffnen
Der Zugriff auf Schichtpläne wird an zwei Stellen gesteuert, über die Rolle, die dem Mitarbeiter zugewiesen ist, und über den Standortzugang dieses Mitarbeiters. Für die Prüfung brauchst du beide Bereiche. Die Rollenliste findest du unter Ressourcen / Mitarbeiter / Rollen, die Mitarbeiterliste unter Ressourcen / Mitarbeiter / Übersicht.
Bevor du eine Berechtigung änderst, grenze den Fall mit zwei Fragen ein:
- Wo fehlt der Schichtplan? In der Software und in der App gelten unterschiedliche Berechtigungen. Ein Mitarbeiter, der nur in der App arbeitet, braucht eine eigene Berechtigung, auch wenn die Rolle den Schichtplan in der Software öffnen darf.
- Fehlt der Plan, oder nur die Änderung? Einem Mitarbeiter, der den Plan sieht, aber eine Schicht von heute oder von einem früheren Tag nicht ändern kann, fehlt eine andere Berechtigung als einem Mitarbeiter, der den Plan überhaupt nicht sieht.
Schritt 2: Rolle auswählen
Öffne Ressourcen / Mitarbeiter / Rollen und wähle die Rolle aus, die den betroffenen Mitarbeitern zugewiesen ist. Wechsle in der Rolle in den Tab Mitarbeiter & Ressourcen. Die relevanten Berechtigungen sind dort unter der Überschrift Schichtplanung gruppiert, die sechs Einträge enthält.
Schichtplanung ist die Überschrift dieser Gruppe. Sie fasst die Berechtigungen zusammen und lässt sich selbst nicht aktivieren oder deaktivieren.
Schritt 3: Berechtigungen überprüfen
Das sind die sechs Berechtigungen der Gruppe Schichtplanung, in der Reihenfolge, in der sie in der Rolle stehen. Aktiviere die, die die Rolle tatsächlich braucht.
| Berechtigung | Was sie steuert |
|---|---|
| Konfliktfälle verwalten | Umgang mit Konflikten in der Schichtplanung, zum Beispiel wenn ein Mitarbeiter für mehrere Schichten gleichzeitig eingeplant ist. |
| Mitarbeiterschichten in der Magicline App anzeigen | Zeigt eingeloggten Mitarbeitern ihre eigenen Schichteinträge in der App. Ohne diese Berechtigung sieht ein Mitarbeiter, der in der App arbeitet, keine Schichten, auch wenn die Rolle den Schichtplan in der Software öffnen darf. Eine Lizenz für die App ist erforderlich. |
| Vergangene Schichteinträge bearbeiten | Erlaubt das Bearbeiten von Schichteinträgen von heute und von früheren Tagen. Ohne diese Berechtigung bleiben diese Einträge schreibgeschützt, was wie eine fehlende Berechtigung für die Schichtplanung wirkt. |
| Schichtplanung verwalten | Schichtplanung öffnen und verwalten, zum Beispiel Schichteinträge erstellen oder Vorlagen anwenden. Ohne diese Berechtigung können Mitarbeiter den Schichtplan nicht sehen. |
| Schichtplanvorlagen verwalten | Vorlagen für die Schichtplanung. Mitarbeiter, die Schichten aus einer Vorlage planen, brauchen diese Berechtigung zusätzlich zu Schichtplanung verwalten. |
| Arbeitsbereiche verwalten | Arbeitsbereiche für die Schichtplanung, zum Beispiel Tresen oder Kursraum. Diese Berechtigung wird pro Standort geprüft. |
Um zu sehen, was die Rolle aktuell erlaubt, stelle die Berechtigungsliste auf Nur erteilte Berechtigungen anzeigen um.
Die Berechtigung Mitarbeiter verwalten gehört zur Verwaltung von Mitarbeitern und wird nicht geprüft, wenn ein Schichtplan geöffnet wird. Sie zu aktivieren macht Schichtpläne nicht sichtbar.
Schritt 4: Standortzugang prüfen
Die Berechtigungen in der Rolle genügen allein nicht. Jeder Mitarbeiter braucht zusätzlich den Standortzugang für den Standort, dessen Schichtplan er öffnen will.
Standortzugang ist keine Checkbox in der Berechtigungsliste. Du pflegst ihn pro Mitarbeiter unter Ressourcen / Mitarbeiter / Übersicht im Datensatz des Mitarbeiters, wo du auch weitere Rollen und Standortzugänge hinzufügen kannst. Berechtigungen und Standortzugang für Mitarbeiter anpassen beschreibt, wie Rollen und Standortzugang zusammenspielen und wie du einen Standortzugang bearbeitest.
Weil Arbeitsbereiche verwalten pro Standort geprüft wird, sieht ein Mitarbeiter nur die Arbeitsbereiche der Standorte, auf die er Zugang hat.
Schritt 5: Fehlende Berechtigungen hinzufügen
Wenn das Problem weiterhin besteht, lass den betroffenen Mitarbeiter es in der Software nachstellen und lies die Fehlermeldung. Die Meldung nennt die Berechtigung, die fehlt. Ergänze genau diese Berechtigung in der Rolle.
Tritt das Problem nur in der App auf, prüfe Mitarbeiterschichten in der Magicline App anzeigen und ob die Lizenz für die App aktiv ist.
Schritt 6: Änderungen speichern
Speichere die Rolle. Die angepassten Berechtigungen gelten für jeden Mitarbeiter, dem diese Rolle zugewiesen ist.
Lass danach einen betroffenen Mitarbeiter den Schichtplan erneut öffnen, um zu prüfen, ob das Problem behoben ist. Eine Berechtigung, die du innerhalb einer Rolle umschaltest, wirkt sofort. Die betroffenen Mitarbeiter müssen sich dafür nicht abmelden und neu anmelden. Weist du einem Mitarbeiter eine andere Rolle zu, ist das ein eigener Fall: Sobald du diese Änderung speicherst, wird der Mitarbeiter aus Sicherheitsgründen ausgeloggt und muss sich wieder anmelden.