In diesem Artikel lernst du, wie Rollen, Berechtigungen und Standortzugang zusammenspielen, wie du die Berechtigungen einer Rolle anpasst und wie du einem Mitarbeiter Zugang zum richtigen Standort gibst:
Inhalt
- Rollen, Berechtigungen und Standortzugang
- Rollen auswählen
- Berechtigungen suchen und anpassen
- Änderungen speichern
- Standortzugang
- Regeln und Grenzen des Standortzugangs
- Wann eine Änderung wirksam wird
- Problemlösung
- Verwandte Artikel
Schnellanleitung
- Gehe zu Ressourcen / Mitarbeiter / Rollen und wähle die Rolle aus, die du ändern möchtest.
- Suche nach den Berechtigungen, die du brauchst, und aktiviere sie über die zugehörigen Kästchen.
- Speichere deine Änderungen.
- Gehe zu Ressourcen / Mitarbeiter / Übersicht und öffne den Mitarbeiter.
- Prüfe in der Karte Zugangsdaten unter Standorte, ob der Mitarbeiter diese Rolle an jedem Standort hat, an dem er sie braucht. Korrigiere das über Standortzugang bearbeiten oder Standortzugang anlegen.
- Lass den Mitarbeiter sich neu anmelden, wenn du ihm eine andere Rolle oder einen anderen Standortzugang zugewiesen hast.
Detaillierte Anleitung
Rollen, Berechtigungen und Standortzugang
Berechtigungen werden nie direkt an einen einzelnen Mitarbeiter vergeben. Sie werden in einer Rolle gesammelt, und die Rolle wird einem Mitarbeiter für einen oder mehrere Standorte zugewiesen. Damit ein Mitarbeiter mit einer Funktion arbeiten kann, müssen also zwei getrennte Einstellungen stimmen:
| Was es steuert | Wo du es einstellst |
|---|---|
| Die Rolle, also welche Berechtigungen das Paket enthält | Ressourcen / Mitarbeiter / Rollen |
| Den Standortzugang, also an welchen Standorten ein Mitarbeiter diese Rolle hat | Der Mitarbeiterdatensatz, Karte Zugangsdaten |
Berechtigungen werden pro Standort ausgewertet. Eine Berechtigung, die in der Rolle aktiviert ist, aber nicht durch einen Standortzugang gedeckt wird, bleibt ohne Wirkung: Der Mitarbeiter sieht für diesen Standort keine Daten, obwohl das Kästchen in der Rolle gesetzt ist. Prüfe beide Seiten, bevor du nach einer anderen Ursache suchst.
Es gibt außerdem keine einzelne Einstellung, die eine ganze Kette abdeckt. Der Standortzugang ist immer eine Liste von Standorten, und ein Mitarbeiter kann an jedem davon eine andere Rolle haben.
Welche Rollen in der Software vorkonfiguriert sind und wie du eigene anlegst, steht in Benutzerrollen. Den Unterschied zwischen einer Berechtigung und einer Kompetenz erklärt Unterschied zwischen Kompetenz und Berechtigung.
Rollen auswählen
Öffne Ressourcen / Mitarbeiter / Rollen. Hier findest du eine Liste aller verfügbaren Rollen in deinem System. Der Bereich ist selbst berechtigungsgesteuert: Wenn du den Eintrag nicht sehen kannst, enthält deine eigene Rolle die Berechtigung für Mitarbeiterrollen nicht.
Berechtigungen suchen und anpassen
Wähle die Rolle aus, die du ändern möchtest. Ihre Berechtigungen sind über Kategorie-Tabs verteilt, zum Beispiel Mitarbeiter & Ressourcen. Innerhalb eines Tabs stehen die Berechtigungen unter Gruppenüberschriften, die die Anzahl der Berechtigungen in der Gruppe tragen. Im Tab Mitarbeiter & Ressourcen sind das Mitarbeiterverwaltung (13), Ressourcen (2), Rollen (1), Schichtplanung (6) und Zeiterfassung (6). Einige Gruppen sind weiter in Unterkategorien aufgeteilt, zum Beispiel Verwaltung, wo die Berechtigungen für die Mitgliedsstammdaten liegen.
Eine Gruppenüberschrift ist keine Berechtigung. Sie hat kein Kästchen und lässt sich nicht aktivieren. Aktivieren lassen sich nur die einzelnen Einträge darunter, deshalb sucht man leicht nach einem Schalter, der nur eine Überschrift ist.
Ein einzelnes System enthält mehrere hundert Berechtigungen. Deshalb ist das Suchfeld über der Liste meist schneller als der Weg über die Tabs. Beispiele, nach denen du suchen kannst:
- Mitgliedsaktivitäten verwalten
- Kontaktdaten verwalten
- Interessenten verwalten
Aktiviere die erforderlichen Berechtigungen, indem du die entsprechenden Kästchen ankreuzt. Um zu sehen, was die Rolle aktuell erlaubt, stelle die Liste auf Nur erteilte Berechtigungen anzeigen um.
Änderungen speichern
Nichts wird gespeichert, bevor du speicherst. Sobald du ein Kästchen änderst, bietet dir der Editor eine Speicherleiste an. Bestätige sie, bevor du den Bereich verlässt, sonst wird die Änderung verworfen. Wann die Änderung beim Mitarbeiter ankommt, ist eine eigene Frage, siehe Wann eine Änderung wirksam wird.
Standortzugang
Den Standortzugang pflegst du im Mitarbeiterdatensatz, nicht im Bereich der Rollen:
- Gehe zu Ressourcen / Mitarbeiter / Übersicht und klicke auf den Namen des Mitarbeiters.
- Öffne im Mitarbeiterdatensatz in der rechten Spalte die Karte Zugangsdaten.
- Die Zeile Standorte listet jeden Standort auf, auf den der Mitarbeiter Zugang hat, zusammen mit der Rolle, die er dort hat.
- Öffne das Menüsymbol am Ende einer Zeile und wähle Standortzugang bearbeiten, um die Zuweisung zu ändern, oder Standortzugang löschen, um sie zu entfernen.
- Im Dialog, der sich öffnet, findest du eine aufklappbare Standortauswahl mit der Anzahl der ausgewählten Standorte und das Auswahlfeld Rolle im Standort. Wähle die Standorte aus, wähle die Rolle und speichere.
Wenn der Mitarbeiter noch keine Zuweisung hat, nutze stattdessen Standortzugang anlegen. Nutze dieselbe Aktion, wenn ein Mitarbeiter an einem weiteren Standort eine andere Rolle braucht: Das Bearbeiten eines bestehenden Eintrags ändert nur die Standortauswahl dieser einen Zuweisung, eine zweite Rolle braucht also einen zweiten Standortzugang.
Regeln und Grenzen des Standortzugangs
- Das Bearbeiten braucht eine eigene Berechtigung. Wenn eine Zeile kein Menü anbietet, fehlt deiner eigenen Rolle die Berechtigung, die Zugangsdaten von Mitarbeitern zu ändern.
- Jeder Standort behält mindestens einen aktiven Administrator. Die Software entfernt den letzten nicht und zeigt stattdessen eine Fehlermeldung. Weise die Administratorrolle zuerst einer anderen Person zu und entferne sie danach beim ursprünglichen Mitarbeiter.
- Das Auswahlfeld für die Rolle bietet nur passende Rollen an. Eine Rolle erscheint unter Rolle im Standort nur, wenn sie an den ausgewählten Standorten verfügbar ist. Fehlt eine Rolle, die du erwartest, prüfe zuerst die Standortauswahl.
Wann eine Änderung wirksam wird
Zwei Fälle verhalten sich unterschiedlich, und es hilft, sie auseinanderzuhalten:
- Du weist einem Mitarbeiter eine andere Rolle zu oder änderst seinen Standortzugang. Sobald du die Änderung gespeichert hast, wird der Mitarbeiter aus Sicherheitsgründen automatisch ausgeloggt und muss sich wieder anmelden. Die neue Zuweisung gilt ab dieser Anmeldung. Darauf weist die Software beim Bearbeiten des Standortzugangs auch selbst hin.
- Du schaltest eine einzelne Berechtigung innerhalb einer Rolle um, die der Mitarbeiter schon hat. Diese Änderung wirkt sofort. Der Mitarbeiter muss sich dafür nicht abmelden und neu anmelden.
Problemlösung
Wenn ein Mitarbeiter weiterhin nicht das kann, was du erwartest, arbeite diese vier Fragen der Reihe nach ab:
- Enthält die Rolle die Berechtigung? Öffne die Rolle und prüfe den Eintrag, oder nutze Export von Benutzerrollen und Berechtigungen für Dokumentation und Analyse, um alles, was eine Rolle erlaubt, an einer Stelle zu sehen.
- Hat der Mitarbeiter diese Rolle an dem Standort, an dem er arbeitet? Prüfe die Zeile Standorte in der Karte Zugangsdaten.
- Hat sich der Mitarbeiter seit der Änderung neu angemeldet? Nötig ist das nur, wenn du ihm eine andere Rolle zugewiesen oder seinen Standortzugang geändert hast, siehe Wann eine Änderung wirksam wird.
- Verbirgt etwas anderes als eine Berechtigung die Daten? Eine Berechtigung kann korrekt gesetzt sein, während ein Filter, eine Ansichtseinstellung oder eine Kalenderkonfiguration weiterhin verbirgt, was der Mitarbeiter sucht. Die Artikel zu den einzelnen Bereichen behandeln diese Fälle.
Wenn sich der Mitarbeiter überhaupt nicht anmelden kann, ist das ein anderes Problem: siehe Wie kann ich Probleme mit dem Mitarbeiter-Login und -Zugang lösen?. Besteht das Problem weiterhin, kontaktiere bitte den Support für weitere Unterstützung.