In diesem Artikel erfährst du, wie du Mitarbeiter befähigen kannst, Kurse oder Termine zu erstellen und zu verwalten:
Inhalt
- Rollen auswählen
- Berechtigungen überprüfen
- Änderungen speichern
- Fehlerbehebung
- Standortzugang gewährleisten
- Schritt-für-Schritt-Anleitung bereitstellen
Schnellanleitung
- Gehe zu Ressourcen / Mitarbeiter / Rollen.
- Wähle die Rolle aus, die du anpassen möchtest.
- Öffne den Tab Kalender & Buchung.
- Aktiviere in den Gruppen Termine und Kurse die Berechtigungen, die du brauchst.
- Speichere die Änderungen.
- Prüfe bei Problemen die konkreten Fehlermeldungen und passe die Berechtigungen entsprechend an.
- Stelle sicher, dass die Mitarbeiter den nötigen Standortzugang und die passende Rolle haben.
- Gib den Mitarbeitern bei Bedarf eine Schritt-für-Schritt-Anleitung oder Screenshots an die Hand.
Detaillierte Anleitung
Rollen auswählen
Um Mitarbeitern die Verwaltung von Kursen und Terminen zu ermöglichen, wählst du zuerst die passende Rolle aus. Gehe zu Ressourcen / Mitarbeiter / Rollen. Dort findest du eine Übersicht aller Mitarbeiterrollen.
Berechtigungen überprüfen
Wähle die Rolle aus, die du anpassen möchtest, und prüfe die Berechtigungen im Tab Kalender & Buchung. Die Berechtigungen für diese Aufgabe liegen dort in zwei Gruppen: Termine und Kurse. Aktiviere die Berechtigungen, die die Rolle tatsächlich braucht. Jede dieser Berechtigungen wird einzeln geprüft. Du kannst also eine einzelne Berechtigung vergeben, ohne die anderen vorher zu aktivieren.
Gruppe Termine:
| Berechtigung | Was damit möglich ist |
|---|---|
| Termine verwalten | Einzeltermine anlegen, ansehen, bearbeiten und löschen, die gebuchten Termine eines Mitglieds einsehen sowie die buchbaren Ressourcen und Standorte durchsuchen. Diese Berechtigung gilt für Einzeltermine, nicht für Kurstermine. |
| Termindokumentation verwalten | Termindokumentationen erstellen und verwalten. |
| Terminziele verwalten | Terminziele erstellen und verwalten. |
| Terminteilnehmer/Terminteilnehmerstatus verwalten | Teilnehmer zu Terminen hinzufügen und den Teilnehmerstatus setzen. |
| Stream starten | Video-Streams oder Live-Kurse starten, zum Beispiel in der Mitglieder-App. |
| Probetraining buchen | Die Probetrainingsbuchung konfigurieren. |
Gruppe Kurse:
| Berechtigung | Was damit möglich ist |
|---|---|
| Kurse verwalten | Kurse hinzufügen und verwalten. |
| Kurstermine verwalten | Kurstermine anlegen und bearbeiten. |
| Buchungen für Kurs überschreiben | Teilnehmer manuell von der Warteliste auf die Buchungsliste eines Kurses verschieben. |
| Kurstermine buchen | Mitglieder in Kurstermine buchen. |
| Kursterminbuchungen stornieren | Mitglieder aus Kursterminen absagen. |
| Kurstermin absagen | Kurstermine über den Kalender oder den Kursplan absagen. |
Alle zwölf Berechtigungen im Tab Kalender & Buchung, aufgeteilt in die Gruppen Termine und Kurse.
Änderungen speichern
Sobald du die Berechtigungen geprüft und angepasst hast, speichere die Änderungen. Damit werden die neuen Einstellungen sofort wirksam.
Fehlerbehebung
Falls Mitarbeiter weiterhin Probleme haben, prüfe die konkreten Fehlermeldungen. Diese geben Aufschluss darüber, welche Berechtigungen noch angepasst werden müssen.
Zwei Fälle werden leicht übersehen, weil die Rolle auch ohne sie Kurse anlegen und buchen kann:
- Ein Mitarbeiter kann einen geplanten Kurstermin im Kursplan nicht absagen. Aktiviere Kurstermin absagen.
- Ein Mitarbeiter kann keinen Teilnehmer von der Warteliste auf die Buchungsliste verschieben. Aktiviere Buchungen für Kurs überschreiben.
Standortzugang gewährleisten
Stelle sicher, dass die Mitarbeiter zusätzlich den Standortzugang für die jeweiligen Standorte und die passende Rolle haben. Ohne diesen Zugang können sie keine Kurse oder Termine verwalten.
Schritt-für-Schritt-Anleitung bereitstellen
Um den Mitarbeitern den Einstieg zu erleichtern, kannst du ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung oder Screenshots zur Verfügung stellen. Das hilft ihnen, sich in der Software zurechtzufinden und die neuen Funktionen effizient zu nutzen.