In diesem Artikel lernst du, wie du Probleme löst, bei denen Mitarbeiter keine Mitgliederinformationen anzeigen oder bearbeiten können, wie die getrennten Berechtigungen für E-Mail-Adressen und Telefonnummern funktionieren, wie Exporte mit sensiblen Daten umgehen und wie Mitarbeiterdaten automatisch archiviert und anonymisiert werden.
Inhalt
- Schnellanleitung
- Rollen und Berechtigungen
- Getrennte Berechtigungen für E-Mail-Adressen und Telefonnummern
- Exporte ohne sensible Daten
- Fehlermeldungen
- Rollen und Standorte
- Unterstützung für Mitarbeiter
- Automatische Archivierung und Anonymisierung von Mitarbeiterdaten
Schnellanleitung
Findest du einen Bereich nicht in der Seitenleiste links, klick dort auf den letzten Eintrag Mehr. Über Navigation anpassen legst du fest, welche Bereiche direkt in der Seitenleiste stehen.
- Gehe zu Ressourcen / Mitarbeiter / Rollen.
- Wähle die Rolle aus, die dem betroffenen Mitarbeiter zugewiesen ist.
- Aktiviere unter Mitgliederverwaltung / Verwaltung die Berechtigungen Persönliche Daten verwalten, Adressdaten verwalten, E-Mail-Adressen der Mitglieder anzeigen und Telefonnummern der Mitglieder anzeigen. Diese vier Berechtigungen steuern die Mitgliedsdaten im Mitgliedsprofil.
- Aktiviere ebenfalls unter Mitgliederverwaltung / Verwaltung die Berechtigung Mitgliedsstammdaten verwalten, wenn der Mitarbeiter die vollständigen Mitgliedsstammdaten benötigt, und Mitgliedszutrittskarten verwalten, wenn der Mitarbeiter Zutrittskarten zuordnet oder bearbeitet.
- Aktiviere unter Mitgliederverwaltung / Listen & Export die Berechtigung Mitgliederlisten verwalten, wenn der Mitarbeiter mit Mitgliederlisten arbeitet.
- Speichere die Änderungen.
- Wenn die Probleme weiterhin bestehen, prüfe die genaue Fehlermeldung und stelle sicher, dass dem Mitarbeiter die Rolle für den Standort zugewiesen ist, an dem er arbeitet.
Rollen und Berechtigungen
Der Zugriff auf Mitgliederinformationen wird über die Rolle des Mitarbeiters gesteuert. Folge diesen Schritten:
- Gehe zu Ressourcen / Mitarbeiter / Rollen.
- Wähle die Rolle aus, die dem betroffenen Mitarbeiter zugewiesen ist.
- Aktiviere die Berechtigungen, die der Mitarbeiter benötigt (siehe Tabelle unten).
- Speichere die Änderungen, damit die neuen Berechtigungen angewendet werden.
Die Mitgliedsdaten im Mitgliedsprofil werden über vier separate Berechtigungen gesteuert: Persönliche Daten verwalten, Adressdaten verwalten, E-Mail-Adressen der Mitglieder anzeigen und Telefonnummern der Mitglieder anzeigen. Jede davon umfasst das Anzeigen und das Bearbeiten der Daten, zu denen sie gehört. Fehlt eine davon, werden die zugehörigen Daten dem Mitarbeiter nicht angezeigt, auch wenn andere Berechtigungen zur Mitgliederverwaltung aktiviert sind. E-Mail-Adressen und Telefonnummern erscheinen in diesem Fall maskiert.
| Berechtigung | Wo du sie findest | Was sie steuert |
|---|---|---|
| Persönliche Daten verwalten | Mitgliederverwaltung / Verwaltung | Persönliche Daten eines Mitglieds, zum Beispiel Name und Geburtsdatum. |
| Adressdaten verwalten | Mitgliederverwaltung / Verwaltung | Adressdaten eines Mitglieds. |
| E-Mail-Adressen der Mitglieder anzeigen | Mitgliederverwaltung / Verwaltung | E-Mail-Adresse eines Mitglieds. |
| Telefonnummern der Mitglieder anzeigen | Mitgliederverwaltung / Verwaltung | Telefon- und Mobilnummern eines Mitglieds. |
| Mitgliedsstammdaten verwalten | Mitgliederverwaltung / Verwaltung | Vollständige Verwaltung der Mitgliedsstammdaten (Namen, Adressen, Kontaktdaten). |
| Mitgliedszutrittskarten verwalten | Mitgliederverwaltung / Verwaltung | Zutrittskarten einem Mitglied zuordnen und bearbeiten. |
| Mitgliederlisten verwalten | Mitgliederverwaltung / Listen & Export | Mitgliederlisten. |
Beachte: Mitgliedskonto verwalten unter Mitgliederverwaltung / Finanzen gibt keinen Zugriff auf Mitgliederinformationen. Diese Berechtigung umfasst das Mitgliedskonto, zum Beispiel das Buchen von Zahlungen und Forderungen. Wenn du sie aktivierst, löst das kein Problem beim Anzeigen oder Bearbeiten von Namen, Adressdaten oder Kontaktdaten.
Getrennte Berechtigungen für E-Mail-Adressen und Telefonnummern
Der Zugriff auf E-Mail-Adressen und Telefonnummern von Mitgliedern wird über zwei getrennte Berechtigungen gesteuert. So legst du pro Rolle fest, ob Mitarbeiter nur E-Mail-Adressen, nur Telefonnummern, beides oder keins von beiden sehen. Fehlt die jeweilige Berechtigung, wird die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer maskiert angezeigt.
| Berechtigung | Wo du sie findest | Was sie steuert |
|---|---|---|
| E-Mail-Adressen der Mitglieder anzeigen | Mitgliederverwaltung / Verwaltung | Zeigt die E-Mail-Adressen der Mitglieder im Klartext an. |
| Telefonnummern der Mitglieder anzeigen | Mitgliederverwaltung / Verwaltung | Zeigt die Telefonnummern der Mitglieder im Klartext an. |
| Der Mitarbeiter soll sehen | In der Rolle aktivieren |
|---|---|
| Nur E-Mail-Adressen | E-Mail-Adressen der Mitglieder anzeigen |
| Nur Telefonnummern | Telefonnummern der Mitglieder anzeigen |
| E-Mail-Adressen und Telefonnummern | E-Mail-Adressen der Mitglieder anzeigen und Telefonnummern der Mitglieder anzeigen |
| Keins von beiden | Keine der beiden Berechtigungen |
- Gehe zu Ressourcen / Mitarbeiter / Rollen.
- Wähle die Rolle aus, die du anpassen möchtest.
- Aktiviere eine, beide oder keine der zwei Berechtigungen, je nachdem, was Mitarbeiter mit dieser Rolle sehen sollen.
- Speichere die Änderungen.
Die beiden Berechtigungen ersetzen die bisherige Berechtigung Kontaktdaten verwalten, die in der Rolle nicht mehr angezeigt wird. Jede Rolle, die bisher Kontaktdaten verwalten hatte, erhält automatisch beide neuen Berechtigungen. Bis du eine Rolle anpasst, sehen deine Mitarbeiter also dieselben Daten wie vorher.
Exporte ohne sensible Daten
Ein Mitgliederexport enthält immer dieselben Spalten. Welche Werte im Klartext in der Exportdatei stehen, hängt von den Berechtigungen ab, die der Mitarbeiter beim Erstellen des Exports für den jeweiligen Standort hat. Fehlt ihm eine Berechtigung, bleiben die zugehörigen Spalten in der Datei, die Werte darin sind aber maskiert. E-Mail-Adresse, Telefonnummern und IBAN sind dabei teilweise unkenntlich gemacht, alle anderen Werte vollständig.
| Berechtigung | Wo du sie findest | Spalten im Klartext |
|---|---|---|
| Mitglieder-Exportliste verwalten | Mitgliederverwaltung / Allgemein | Voraussetzung für jeden Mitgliederexport. Mitgliedsnummer, Mitgliedsstatus, Kartennummer, letzter Check-in und Kampagnenname stehen immer im Klartext. |
| Persönliche Daten verwalten | Mitgliederverwaltung / Verwaltung | Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Alter, Geschlecht, Steuer-ID |
| Adressdaten verwalten | Mitgliederverwaltung / Verwaltung | Straße, Hausnummer, PLZ, Ort |
| E-Mail-Adressen der Mitglieder anzeigen | Mitgliederverwaltung / Verwaltung | E-Mail-Adresse |
| Telefonnummern der Mitglieder anzeigen | Mitgliederverwaltung / Verwaltung | Telefon (privat), Mobil (privat) |
| Bankverbindung & SEPA verwalten | Mitgliederverwaltung / Finanzen | IBAN, BIC, Kontoinhaber |
| Mitgliedskonto verwalten | Mitgliederverwaltung / Finanzen | Kontostand, Verzehrguthaben, Später zahlen |
Eine fertige Exportdatei kann nur herunterladen, wer für alle enthaltenen Standorte mindestens die Berechtigungen hat, mit denen die Werte im Klartext exportiert wurden. Sonst wird der Download verweigert.
Wie du Exporte erstellst und Exportdateien herunterlädst, erfährst du in Mitgliederlisten exportieren und Exportdateien herunterladen.
Fehlermeldungen
Wenn Mitarbeiter weiterhin Probleme haben, prüfe, ob eine konkrete Fehlermeldung angezeigt wird. Die Meldung zeigt, für welchen Bereich dem Mitarbeiter der Zugriff fehlt. Vergleiche sie mit den Berechtigungen in der Tabelle oben und passe die Rolle entsprechend an.
Rollen und Standorte
Rollen werden pro Standort zugewiesen. Ein Mitarbeiter hat die Berechtigungen einer Rolle nur in den Standorten, für die ihm diese Rolle zugewiesen ist. Gehe zu Ressourcen / Mitarbeiter, öffne den Mitarbeiter und prüfe die Rollenzuweisung für jeden Standort, an dem der Mitarbeiter arbeitet.
Unterstützung für Mitarbeiter
Wenn Mitarbeiter weiterhin Schwierigkeiten haben, stelle ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung oder Screenshots zur Verfügung. Das hilft ihnen, die richtigen Menüpunkte und Optionen auszuwählen.
Automatische Archivierung und Anonymisierung von Mitarbeiterdaten
Die Software kann die personenbezogenen Daten deaktivierter Mitarbeiter nach Ablauf einer Aufbewahrungsfrist automatisch anonymisieren. Die Funktion ist standardmäßig aus: Es werden keine Daten anonymisiert, solange du keine Konfiguration anlegst und für einen Standort aktivierst. Die Aufbewahrungsfrist legst du selbst fest. Sie zählt ab der Deaktivierung des Mitarbeiters, die Standardeinheit ist Monate.
Ist die Aufbewahrungsfrist abgelaufen, löscht ein Hintergrundjob Name, Kontaktdaten, Adresse, Foto und persönliche Dokumente des Mitarbeiters. Das lässt sich nicht rückgängig machen. Wenn du den Mitarbeiter danach wieder aktivierst, werden die Daten nicht wiederhergestellt. Bis zum Ablauf der Frist kannst du den Mitarbeiter noch wiederherstellen. Schichten, Arbeitszeit, Abwesenheiten und Zeiterfassung bleiben erhalten.
Die Konfiguration findest du unter Ressourcen / Mitarbeiter / Datenschutz für Mitarbeiter. Pro Standort kann nur eine Konfiguration aktiv sein.
Benötigte Berechtigungen, unter Mitarbeiter & Ressourcen / Mitarbeiterverwaltung: Automatische Archivierung und Anonymisierung von Mitarbeiterdaten verwalten und Automatische Anonymisierung der Mitarbeiter durchführen.
Details zur Einrichtung der Konfiguration folgen in einem eigenen Artikel.
Hinweis: Dieser Artikel wurde mit Unterstützung von künstlicher Intelligenz erstellt und redaktionell geprüft.