In diesem Artikel lernst du, wie du eine Mitgliederliste als Excel-Datei exportierst, wo du erstellte Exportdateien herunterlädst und welche Berechtigung du für welche Aktion brauchst.
Inhalt
- Schnellanleitung
- Voraussetzungen und Berechtigungen
- Mitgliederliste exportieren
- Exportdatei herunterladen
- Wer auf Exportdateien zugreifen kann
- Sensible Daten im Export
- Der Export kann nicht erstellt werden
- Weiterführende Artikel
Schnellanleitung
Findest du einen Bereich nicht in der Seitenleiste links, klick dort auf den letzten Eintrag Mehr. Über Navigation anpassen legst du fest, welche Bereiche direkt in der Seitenleiste stehen.
- Gehe zu Mitglieder / Mitgliederfilterlisten / Übersicht und öffne die Liste, die du exportieren möchtest.
- Klicke auf das Drei-Punkte-Menü und wähle Exportlisten.
- Klicke auf Export.
- Öffne den Download Manager in der Kopfzeile und lade die Excel-Datei herunter.
Voraussetzungen und Berechtigungen
Jede Aktion auf Mitglieder-Exportlisten braucht ihre eigene Berechtigung. Du konfigurierst sie pro Rolle unter Ressourcen / Mitarbeiter / Rollen, in der Berechtigung Mitglieder-Exportliste verwalten.
| Aktion | Benötigte Berechtigung |
|---|---|
| Seite Exportlisten öffnen und eine Exportdatei herunterladen | Mitglieder-Exportliste verwalten: Anzeigen |
| Neuen Export aus einer Mitgliederliste erstellen | Mitglieder-Exportliste verwalten: Erstellen |
| Exportdatei löschen | Mitglieder-Exportliste verwalten: Löschen |
Berechtigungen wirken pro Studio. Eine Rolle vergibt die Berechtigung nur in den Studios, die dem Mitarbeiter zugeordnet sind.
Mitgliederliste exportieren
Du startest den Export direkt aus der Mitgliederliste:
- Gehe zu Mitglieder / Mitgliederfilterlisten / Übersicht.
- Wähle die Mitgliederliste aus, die du exportieren möchtest.
- Klicke oben rechts auf das Drei-Punkte-Menü und wähle Exportlisten. Es öffnet sich eine Übersicht der Exportdateien, die für diese Liste bereits existieren.
- Klicke auf Export.
Die Datei wird im Hintergrund zusammengestellt, du kannst in der Zwischenzeit weiterarbeiten. Das Ergebnis ist eine Excel-Datei im Format .xlsx.
Exportdatei herunterladen
Sobald die Datei zusammengestellt ist, kannst du sie an zwei Stellen herunterladen:
- Download Manager: in der Kopfzeile im Kreis mit dem nach unten zeigenden Pfeil. Dort sammeln sich alle angefragten Export- und Download-Dateien an einer Stelle.
- Mitglieder / Exportlisten: die Übersicht aller Mitglieder-Exportdateien für die Studios, auf die du Zugriff hast. Du erreichst diese Übersicht auch über das Drei-Punkte-Menü einer Mitgliederliste.
Unter Finanzen gibt es eine zweite Seite, die ebenfalls Exportlisten heißt. Dort liegen die Steuerberater-Exporte. Diese Seite nutzt eine andere Berechtigung und enthält keine Mitglieder-Exporte.
Wer auf Exportdateien zugreifen kann
Der Zugriff auf Exportdateien wird pro Studio gesteuert, nicht pro Mitarbeiter. Wer in einem Studio die Berechtigung Mitglieder-Exportliste verwalten: Anzeigen hat, sieht und lädt jede Mitglieder-Exportdatei herunter, die für dieses Studio erstellt wurde. Das gilt auch für Dateien, die andere Mitarbeiter erstellt haben. Der Zugriff ist nicht auf den Mitarbeiter beschränkt, der den Export erstellt hat.
Zum Herunterladen brauchst du außerdem die Datenberechtigungen, mit denen die Datei erstellt wurde, siehe Sensible Daten im Export.
Wenn du eingrenzen möchtest, wer Mitgliederdaten herunterladen kann, hast du zwei Möglichkeiten:
- Entferne Mitglieder-Exportliste verwalten: Anzeigen aus den Rollen, die diese Berechtigung nicht haben sollen.
- Reduziere die Studios, die diesen Rollen zugeordnet sind, damit die Berechtigung nur dort wirkt, wo sie gebraucht wird.
Um zu prüfen, welche Rollen diese Berechtigung aktuell haben, lade die Rollenübersicht herunter. Wie das geht, steht in Export von Benutzerrollen und Berechtigungen für Dokumentation und Analyse.
Sensible Daten im Export
Ein Mitgliederexport enthält immer dieselben Spalten. Welche Werte im Klartext in der Exportdatei stehen, hängt von den Berechtigungen ab, die der Mitarbeiter beim Erstellen des Exports für den jeweiligen Standort hat. Fehlt ihm eine Berechtigung, bleiben die zugehörigen Spalten in der Datei, die Werte darin sind aber maskiert. E-Mail-Adresse, Telefonnummern und IBAN sind dabei teilweise unkenntlich gemacht, alle anderen Werte vollständig.
| Berechtigung | Wo du sie findest | Spalten im Klartext |
|---|---|---|
| Mitglieder-Exportliste verwalten | Mitgliederverwaltung / Allgemein | Voraussetzung für jeden Mitgliederexport. Mitgliedsnummer, Mitgliedsstatus, Kartennummer, letzter Check-in und Kampagnenname stehen immer im Klartext. |
| Persönliche Daten verwalten | Mitgliederverwaltung / Verwaltung | Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Alter, Geschlecht, Steuer-ID |
| Adressdaten verwalten | Mitgliederverwaltung / Verwaltung | Straße, Hausnummer, PLZ, Ort |
| E-Mail-Adressen der Mitglieder anzeigen | Mitgliederverwaltung / Verwaltung | E-Mail-Adresse |
| Telefonnummern der Mitglieder anzeigen | Mitgliederverwaltung / Verwaltung | Telefon (privat), Mobil (privat) |
| Bankverbindung & SEPA verwalten | Mitgliederverwaltung / Finanzen | IBAN, BIC, Kontoinhaber |
| Mitgliedskonto verwalten | Mitgliederverwaltung / Finanzen | Kontostand, Verzehrguthaben, Später zahlen |
Eine fertige Exportdatei kann nur herunterladen, wer für alle enthaltenen Standorte mindestens die Berechtigungen hat, mit denen die Werte im Klartext exportiert wurden. Sonst wird der Download verweigert.
Welche Berechtigung welche Mitgliedsdaten im Mitgliedsprofil steuert, erfährst du in Mitarbeiterberechtigungen für Mitgliederinformationen und Datenschutz.
Der Export kann nicht erstellt werden
Der Button Export wird auch dann angezeigt, wenn deine Rolle nur Mitglieder-Exportliste verwalten: Anzeigen hat. In diesem Fall kann der Export nicht erstellt werden und du erhältst eine Fehlermeldung.
Bitte deinen Administrator, deiner Rolle Mitglieder-Exportliste verwalten: Erstellen hinzuzufügen. Bereits vorhandene Exportdateien kannst du ohne Erstellen herunterladen. Dafür brauchst du Anzeigen und die Datenberechtigungen, mit denen die Datei erstellt wurde.
Weiterführende Artikel
- Wie du Mitgliederlisten erstellst
- Export von Benutzerrollen und Berechtigungen für Dokumentation und Analyse
- Mitarbeiterberechtigungen für Mitgliederinformationen und Datenschutz
Hinweis: Dieser Artikel wurde mit Unterstützung von künstlicher Intelligenz erstellt und redaktionell geprüft.