In diesem Artikel lernst du, wie du eine Mitgliederliste als Excel-Datei exportierst, wo du erstellte Exportdateien herunterlädst und welche Berechtigung du für welche Aktion brauchst.
Inhalt
- Voraussetzungen und Berechtigungen
- Mitgliederliste exportieren
- Exportdatei herunterladen
- Wer auf Exportdateien zugreifen kann
- Der Export kann nicht erstellt werden
- Weiterführende Artikel
Fast lane
- Gehe zu Mitglieder / Mitgliederfilterlisten / Übersicht und öffne die Liste, die du exportieren möchtest.
- Klicke auf das Drei-Punkte-Menü und wähle Exportlisten.
- Klicke auf Export.
- Öffne den Download Manager in der Kopfzeile und lade die Excel-Datei herunter.
Voraussetzungen und Berechtigungen
Jede Aktion auf Mitglieder-Exportlisten braucht ihre eigene Berechtigung. Du konfigurierst sie pro Rolle unter Ressourcen / Mitarbeiter / Rollen, in der Berechtigung Mitglieder-Exportliste verwalten.
| Aktion | Benötigte Berechtigung |
|---|---|
| Seite Exportlisten öffnen und eine Exportdatei herunterladen | Mitglieder-Exportliste verwalten: Anzeigen |
| Neuen Export aus einer Mitgliederliste erstellen | Mitglieder-Exportliste verwalten: Erstellen |
| Exportdatei löschen | Mitglieder-Exportliste verwalten: Löschen |
Berechtigungen wirken pro Studio. Eine Rolle vergibt die Berechtigung nur in den Studios, die dem Mitarbeiter zugeordnet sind.
Mitgliederliste exportieren
Du startest den Export direkt aus der Mitgliederliste:
- Gehe zu Mitglieder / Mitgliederfilterlisten / Übersicht.
- Wähle die Mitgliederliste aus, die du exportieren möchtest.
- Klicke oben rechts auf das Drei-Punkte-Menü und wähle Exportlisten. Es öffnet sich eine Übersicht der Exportdateien, die für diese Liste bereits existieren.
- Klicke auf Export.
Die Datei wird im Hintergrund zusammengestellt, du kannst in der Zwischenzeit weiterarbeiten. Das Ergebnis ist eine Excel-Datei im Format .xlsx.
Exportdatei herunterladen
Sobald die Datei zusammengestellt ist, kannst du sie an zwei Stellen herunterladen:
- Download Manager: in der Kopfzeile im Kreis mit dem nach unten zeigenden Pfeil. Dort sammeln sich alle angefragten Export- und Download-Dateien an einer Stelle.
- Mitglieder / Exportlisten: die Übersicht aller Mitglieder-Exportdateien für die Studios, auf die du Zugriff hast. Du erreichst diese Übersicht auch über das Drei-Punkte-Menü einer Mitgliederliste.
Unter Finanzen gibt es eine zweite Seite, die ebenfalls Exportlisten heißt. Dort liegen die Steuerberater-Exporte. Diese Seite nutzt eine andere Berechtigung und enthält keine Mitglieder-Exporte.
Wer auf Exportdateien zugreifen kann
Der Zugriff auf Exportdateien wird pro Studio gesteuert, nicht pro Mitarbeiter. Wer in einem Studio die Berechtigung Mitglieder-Exportliste verwalten: Anzeigen hat, sieht und lädt jede Mitglieder-Exportdatei herunter, die für dieses Studio erstellt wurde. Das gilt auch für Dateien, die andere Mitarbeiter erstellt haben. Der Zugriff ist nicht auf den Mitarbeiter beschränkt, der den Export erstellt hat.
Wenn du eingrenzen möchtest, wer Mitgliederdaten herunterladen kann, hast du zwei Möglichkeiten:
- Entferne Mitglieder-Exportliste verwalten: Anzeigen aus den Rollen, die diese Berechtigung nicht haben sollen.
- Reduziere die Studios, die diesen Rollen zugeordnet sind, damit die Berechtigung nur dort wirkt, wo sie gebraucht wird.
Um zu prüfen, welche Rollen diese Berechtigung aktuell haben, lade die Rollenübersicht herunter. Wie das geht, steht in Export von Benutzerrollen und Berechtigungen für Dokumentation und Analyse.
Der Export kann nicht erstellt werden
Der Button Export wird auch dann angezeigt, wenn deine Rolle nur Mitglieder-Exportliste verwalten: Anzeigen hat. In diesem Fall kann der Export nicht erstellt werden und du erhältst eine Fehlermeldung.
Bitte deinen Administrator, deiner Rolle Mitglieder-Exportliste verwalten: Erstellen hinzuzufügen. Bereits vorhandene Exportdateien kannst du weiterhin allein mit der Berechtigung Anzeigen herunterladen.