In diesem Artikel lernst du, wie du Interessenten und ehemalige Mitglieder manuell archivierst – entweder einzeln oder per Mehrfachbearbeitung.
Inhalt
- Voraussetzungen für die Archivierung
- Einzelnen Datensatz archivieren
- Mehrere Datensätze per Mehrfachbearbeitung archivieren
- Was passiert bei Archivierung und Anonymisierung?
Fast lane
- Navigiere zu Mitglieder / Mehrfachbearbeitung
- Klicke auf Mehrfachbearbeitung anlegen
- Wähle als Typ Mitglieder-Anonymisierung [Übersetzung prüfen: „Member anonymization"] und klicke auf Anlegen
- Wähle deine Mitgliederliste aus
- Klicke im Drei-Punkte-Menü auf Datensätze archivieren [Übersetzung prüfen: „Archive records"]
ℹ️ Hinweis: Die Software bietet außerdem eine automatische Archivierung, die Datensätze nach konfigurierbaren Fristen selbstständig verarbeitet. Wie du diese einrichtest, erfährst du im Artikel Automatische Archivierung und Anonymisierung von Mitgliederdaten.
Voraussetzungen für die Archivierung
Bevor ein Datensatz archiviert werden kann, prüft die Software automatisch, ob alle notwendigen Bedingungen erfüllt sind. Ein Mitglied kann nur archiviert werden, wenn folgende Punkte alle zutreffen:
- Kein aktiver oder zukünftiger Vertrag vorhanden
- Kontostand ausgeglichen
- Kein laufender Mahnprozess oder Inkasso
- Kein offenes Verbrauchsguthaben
- Keine ausstehenden Aufgaben
Einzelnen Datensatz archivieren
Öffne die Mitgliederübersicht der betreffenden Person. Klicke in der Stammdaten-Kachel auf das Drei-Punkte-Menü und wähle Kunden archivieren. Die Software prüft direkt, ob alle Voraussetzungen erfüllt sind. Wenn ja, kannst du die Archivierung bestätigen.
Mehrere Datensätze per Mehrfachbearbeitung archivieren
Wenn du mehrere Interessenten oder ehemalige Mitglieder auf einmal verarbeiten möchtest, nutze die Mehrfachbearbeitung. Navigiere zu Mitglieder / Mehrfachbearbeitung und klicke oben rechts auf Mehrfachbearbeitung erstellen. Wähle als Typ Mitglieder-Anonymisierung
Wähle anschließend deine Mitgliederliste für Interessenten oder ehemalige Mitglieder aus und vergib einen aussagekräftigen Namen für die Aktion. Klicke dann auf das Drei-Punkte-Menü und wähle den Menüpunkt Datensätze archivieren. Nach Eingabe des Sicherheitscodes und Bestätigung der Abfrage werden alle betroffenen Datensätze verarbeitet.
Was passiert bei Archivierung und Anonymisierung?
Nach der Verarbeitung ist der Datensatz nicht mehr in der Mitgliederliste und in Suchergebnissen sichtbar. Alle personenbezogenen Daten werden durch die Anonymisierung dauerhaft entfernt, sodass kein Rückschluss auf die betreffende Person mehr möglich ist. Die Anonymisierung kann nicht rückgängig gemacht werden.
Als Studiobetreiber profitierst du davon, dass Metadaten – wie zum Beispiel Check-in-Statistiken – weiterhin anonymisiert zur Verfügung stehen. Diese Analysedaten bleiben erhalten, können aber keiner konkreten Person mehr zugeordnet werden.