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Automatische Archivierung und Anonymisierung von Mitgliederdaten

  • Aktualisiert

In diesem Artikel erfährst du, wie du die automatische Archivierung und Anonymisierung von Mitgliederdaten einrichtest, aktivierst und verwaltest.

Inhalt

Fast lane

  1. Navigiere zu Einstellungen / Studio / Datenschutz
  2. Erstelle eine neue Konfiguration oder wähle eine bestehende aus
  3. Konfiguriere Name, Löschoptionen und Fristen für Archivierung und Anonymisierung
  4. Aktiviere die Konfiguration für dein Studio

Überblick und Bedeutung

Die automatische Archivierung und Anonymisierung hilft dir, inaktive Mitglieder- und Interessentendaten DSGVO-konform zu verwalten und den manuellen Aufwand zu reduzieren. Du konfigurierst Fristen und Löschregeln einmal, und die Software erledigt den Rest automatisch im Hintergrund.

Archivierung

Bei der Archivierung werden ausgewählte Kundendatensätze aus allen aktiven Übersichten und Suchfunktionen entfernt. Die Daten werden nicht gelöscht, sondern sicher gespeichert. Wichtig zu wissen:

  • Fotos, Dokumente, Kontakt- und Adressdaten können bei der Archivierung optional dauerhaft gelöscht werden.
  • Archivierte Mitglieder können mit der entsprechenden Berechtigung eingesehen und wiederhergestellt werden.

Anonymisierung

Die Anonymisierung ist der nächste Schritt nach der Archivierung. Die Anonymisierungsfrist beginnt erst mit dem Archivierungsdatum, nicht mit dem Vertragsende. Dabei werden alle verbleibenden personenbezogenen Daten des Mitglieds dauerhaft entfernt. Anonymisierte Datensätze:

  • werden dauerhaft aus allen Übersichten und Suchfunktionen entfernt,
  • können nicht wiederhergestellt werden,
  • enthalten keinen Bezug mehr zur ursprünglichen Person.

Prüfungen vor der Archivierung

Bevor ein Mitglied archiviert wird, führt die Software automatisch Prüfungen durch. Ein Mitglied wird von der Archivierung ausgeschlossen, wenn zum Beispiel:

  • aktive Verträge bestehen,
  • das Kontoguthaben nicht ausgeglichen ist,
  • offene Guthaben oder Kontingente vorhanden sind,
  • zukünftige Buchungen ausstehen,
  • ein aktiver Mahnprozess läuft,
  • ein aktiver Check-in besteht,
  • offene Studioaufgaben vorhanden sind,
  • das Mitglied als Zahler für andere Kunden hinterlegt ist,
  • das Mitglied als gesetzlicher Vertreter anderer Kunden hinterlegt ist.
  • offene Forderungen bereits an das Inkasso übergeben wurden,
  • eine aktive Zutritts- oder Zugangssperre für das Mitglied besteht.

Diese Prüfungen stellen sicher, dass nur Datensätze ohne aktive Geschäftsbeziehungen oder offene Vorgänge archiviert werden.

Konfiguration und Aktivierung der Einstellungen

  1. Navigiere zu Einstellungen / Studio / Datenschutz
  2. Erstelle eine neue Konfiguration oder wähle eine bestehende aus
  3. Konfiguriere die Einstellungen für Archivierung und Anonymisierung:
    • Weise der Konfiguration einen eindeutigen Namen zu
    • Lege fest, welche Daten optional gelöscht werden sollen
    • Bestimme die Fristen für Archivierung und Anonymisierung

Wichtig:

  • Konfigurationen können für mehrere Studios freigegeben und aktiviert werden.
  • Pro Studio kann jeweils nur eine Konfiguration aktiv sein.

Aktivierung für ein Studio

  1. Öffne die Übersicht der Konfigurationen
  2. Öffne per Rechtsklick das Kontextmenü der gewünschten Konfiguration
  3. Wähle Aktivierung verwalten
  4. Aktiviere die Konfiguration für das gewünschte Studio

Verwaltung archivierter Mitglieder

Du erreichst archivierte Mitglieder unter Mitglieder / Archivierte Mitglieder. In dieser Übersicht kannst du:

  • alle archivierten Mitglieder einsehen,
  • nach bestimmten Mitgliedern suchen,
  • einzelne Mitglieder bei Bedarf wiederherstellen (erfordert die entsprechende Berechtigung).

Um ein Mitglied zu reaktivieren, wähle im Kontextmenü des jeweiligen Eintrags die Option Mitglied wiederherstellen

Vorteile für Datenschutz und Effizienz

Die automatische Archivierung und Anonymisierung unterstützt dich bei:

  • Datenminimierung: Inaktive Daten werden systematisch aus dem aktiven System entfernt.
  • Recht auf Vergessenwerden: Personenbezogene Daten werden automatisch und dauerhaft anonymisiert.
  • Transparenz: Klare Prozesse für die Speicherung und Löschung von Daten.
  • Datensicherheit: Archivierte Daten werden sicher gespeichert, sind aber im aktiven System nicht zugänglich.
  • Effizienz: Weniger manueller Aufwand bei der DSGVO-konformen Datenverwaltung.
  • Flexibilität: Für verschiedene Studios sind unterschiedliche Konfigurationen möglich.

Häufige Fragen

Ausführliche Antworten auf häufige Fragen zur automatischen Archivierung, zum Beispiel welche Fristen sinnvoll sind, wie der erste automatische Lauf abläuft und welche Daten konkret gelöscht werden, findest du in den häufigen Fragen zur automatischen Archivierung und Anonymisierung.

Hinweis: Dieser Artikel wurde mit Unterstützung von künstlicher Intelligenz erstellt und redaktionell geprüft.

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