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Automatische Archivierung und Anonymisierung von Mitgliederdaten

  • Aktualisiert

In diesem Artikel lernst du, wie du die automatische Archivierung und Anonymisierung von Mitgliederdaten einrichtest, aktivierst und verwaltest.

Inhalt

Fast lane

  1. Navigiere zu Einstellungen / Studio / Datenschutz 
  2. Lege eine neue Konfiguration an oder wähle eine bestehende
  3. Konfiguriere Name, Löschoptionen und Fristen für Archivierung und Anonymisierung
  4. Aktiviere die Konfiguration für dein Studio

Überblick und Bedeutung

Die automatische Archivierung und Anonymisierung unterstützt dich dabei, inaktive Mitglieder- und Interessentendaten DSGVO-konform zu verwalten und manuellen Aufwand zu reduzieren. Du konfigurierst einmalig Fristen und Löschregeln – die Software erledigt den Rest automatisch im Hintergrund.

Archivierung

Bei der Archivierung werden ausgewählte Kundendatensätze aus allen aktiven Übersichten und Suchfunktionen entfernt. Die Daten werden dabei nicht gelöscht, sondern sicher gespeichert. Wichtig zu wissen:

  • App-Connect-Daten gehen bei der Archivierung immer unwiderruflich verloren.
  • Fotos, Dokumente, Kontakt- und Adressdaten können optional bei der Archivierung dauerhaft gelöscht werden.
  • Archivierte Mitglieder können mit der entsprechenden Berechtigung eingesehen und wiederhergestellt werden.

Anonymisierung

Die Anonymisierung ist der nächste Schritt nach der Archivierung. Die Anonymisierungsfrist beginnt erst ab dem Archivierungsdatum – nicht ab dem Vertragsende. Hier werden alle verbleibenden personenbezogenen Daten des Mitglieds dauerhaft entfernt. Anonymisierte Datensätze:

  • sind dauerhaft aus allen Übersichten und Suchfunktionen entfernt,
  • können nicht wiederhergestellt werden,
  • enthalten keinen Bezug mehr zur ursprünglichen Person.

Prüfungen vor der Archivierung

Bevor ein Mitglied archiviert wird, führt die Software automatisch Prüfungen durch. Ein Mitglied wird von der Archivierung ausgeschlossen, wenn zum Beispiel:

  • aktive Verträge vorliegen,
  • der Kontostand nicht ausgeglichen ist,
  • offene Guthaben oder Kontingente bestehen,
  • zukünftige Buchungen ausstehen,
  • ein aktiver Mahnprozess läuft,
  • ein aktiver Check-in besteht,
  • offene Studio-Aufgaben vorhanden sind,
  • das Mitglied als Zahler für andere Kunden hinterlegt ist,
  • das Mitglied als gesetzlicher Vertreter anderer Kunden eingetragen ist.

Diese Prüfungen stellen sicher, dass nur Datensätze archiviert werden, bei denen keine aktiven Geschäftsbeziehungen oder offenen Transaktionen bestehen.

Konfiguration und Aktivierung der Einstellungen

  1. Navigiere zu Einstellungen / Studio / Datenschutz 
  2. Lege eine neue Konfiguration an oder wähle eine bestehende
  3. Konfiguriere die Einstellungen für Archivierung und Anonymisierung:
    • Vergib einen eindeutigen Namen für die Konfiguration
    • Lege fest, welche Daten optional gelöscht werden sollen
    • Bestimme die Fristen für Archivierung und Anonymisierung

Wichtig:

  • Das Löschen von App-Connect-Daten bei der Archivierung ist unwiderruflich.
  • Konfigurationen können für mehrere Studios freigegeben und aktiviert werden.
  • Pro Studio kann immer nur eine Konfiguration aktiv sein.

Aktivierung für ein Studio

  1. Öffne die Übersicht der Konfigurationen
  2. Klicke mit der rechten Maustaste auf das Kontextmenü der gewünschten Konfiguration
  3. Wähle Aktivierung verwalten 
  4. Aktiviere die Konfiguration für das gewünschte Studio

Verwaltung archivierter Mitglieder

Archivierte Mitglieder rufst du unter Mitglieder / Archivierte Mitglieder auf. In dieser Übersicht kannst du:

  • alle archivierten Mitglieder einsehen,
  • nach bestimmten Mitgliedern suchen,
  • einzelne Mitglieder bei Bedarf wiederherstellen (erfordert entsprechende Berechtigung).

Um ein Mitglied zu reaktivieren, wähle im Kontextmenü des jeweiligen Eintrags die Option Mitglied wiederherstellen 

Vorteile für Datenschutz und Effizienz

Die automatische Archivierung und Anonymisierung unterstützt dich bei:

  • Datensparsamkeit: Inaktive Daten werden systematisch aus dem aktiven System entfernt.
  • Recht auf Vergessenwerden: Personenbezogene Daten werden automatisch und dauerhaft anonymisiert.
  • Transparenz: Klare Prozesse für Datenspeicherung und -löschung.
  • Datensicherheit: Archivierte Daten sind sicher gespeichert, aber im aktiven System nicht zugänglich.
  • Effizienz: Reduzierter manueller Aufwand bei der DSGVO-konformen Datenverwaltung.
  • Flexibilität: Unterschiedliche Konfigurationen für verschiedene Studios möglich.

Häufige Fragen

Detaillierte Antworten auf häufige Fragen zur automatischen Archivierung – zum Beispiel welche Fristen sinnvoll sind, wie der erste automatische Lauf abläuft und welche Daten dabei konkret gelöscht werden – findest du im Artikel Automatische Archivierung und Anonymisierung – häufige Fragen.

 

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