In diesem Artikel lernst du, wie du die automatische Archivierung und Anonymisierung von Mitgliederdaten nutzen kannst, um den Datenschutz zu optimieren und die Effizienz in deinem Studio zu steigern.
- Überblick und Bedeutung
- Archivierung
- Anonymisierung
- Prüfungen vor dem Archivieren
- Konfiguration und Aktivierung der Einstellungen
- Aktivierung für ein Studio
- Verwaltung archivierter Mitglieder
- Vorteile für Datenschutz und Effizienz
Überblick und Bedeutung
Die automatische Archivierung und Anonymisierung sind leistungsstarke Funktionen zur Optimierung deines Datenschutzmanagements. Sie helfen dir, inaktive Mitglieder- und Interessentendaten DSGVO-konform zu verwalten und den manuellen Aufwand zu reduzieren.
Archivierung
Bei der Archivierung werden ausgewählte Kundendatensätze aus allen aktiven Übersichten und der Suche entfernt. Die Daten sind nicht gelöscht, sondern sicher aufbewahrt und können bei Bedarf wiederhergestellt werden. Wichtig zu beachten:
- Einige Daten, wie z. B. App-Connect-Informationen, gehen bereits beim Archivieren verloren.
- Bestimmte Informationen (z. B. Fotos, Dokumente) können optional beim Archivieren unwiderruflich gelöscht werden.
- Archivierte Mitglieder können mit entsprechender Berechtigung eingesehen und wiederhergestellt werden.
Anonymisierung
Die Anonymisierung ist der nächste Schritt nach der Archivierung. Hierbei werden alle personenbezogenen Daten der ausgewählten Mitglieder unwiderruflich entfernt. Anonymisierte Datensätze:
- Sind dauerhaft aus allen Übersichten und der Suche entfernt.
- Können nicht wiederhergestellt werden.
- Enthalten keine Rückschlüsse mehr auf die ursprüngliche Person.
Prüfungen vor dem Archivieren
Bevor ein Mitglied archiviert wird, führt das System automatisch verschiedene Prüfungen durch. Diese sollen sicherstellen, dass keine aktiven Geschäftsbeziehungen oder offenen Vorgänge bestehen. Ein Mitglied wird vom Archivierungsprozess ausgeschlossen, wenn beispielsweise:
- Aktive Verträge vorhanden sind
- Das Konto nicht ausgeglichen ist
- Offene Guthaben oder Kontingente bestehen
- Zukünftige Buchungen vorliegen
- Ein aktives Mahnverfahren läuft
- Ein aktiver Check-in besteht
- Offene Studioaufgaben vorhanden sind
- Das Mitglied als aktiver Zahler für andere Kunden fungiert
- Es als gesetzlicher Vertreter für andere Kunden eingetragen ist
Diese Prüfungen gewährleisten, dass nur Mitgliederdaten archiviert werden, bei denen dies aus geschäftlicher und rechtlicher Sicht unbedenklich ist.
Konfiguration und Aktivierung der Einstellungen
- Navigiere zu: Einstellungen Studio Datenschutz
- Erstelle eine neue Konfiguration oder wähle eine bestehende aus
- Konfiguriere die Einstellungen für die Archivierung und Anonymisierung:
- Gib der Konfiguration einen eindeutigen Namen
- Lege fest, welche Daten archiviert und welche gelöscht werden sollen
- Bestimme die Zeiträume für Archivierung und Anonymisierung
Wichtig:
- Die Löschung des App-Connects ist bereits beim Archivieren unwiderruflich.
- Konfigurationen können für mehrere Studios freigegeben und aktiviert werden.
- Pro Studio kann immer nur eine Konfiguration aktiv sein.
Aktivierung für ein Studio
- Gehe zur Übersicht der Konfigurationen
- Rechtsklick auf das Kontextmenü der gewünschten Konfiguration
- Wähle »Aktivierung verwalten«
- Aktiviere die Konfiguration für das gewünschte Studio
Verwaltung archivierter Mitglieder
Zugriff auf archivierte Mitglieder: Mitglieder Archivierte Mitglieder
In dieser Übersicht kannst du:
- Alle archivierten Mitglieder einsehen
- Nach bestimmten Mitgliedern suchen
- Bei Bedarf einzelne Mitglieder wiederherstellen (erfordert entsprechende Berechtigung)
Um ein Mitglied zu reaktivieren, nutze die »Mitglied wiederherstellen« Option im Kontextmenü des jeweiligen Eintrags.
Vorteile für Datenschutz und Effizienz
Die automatische Archivierung und Anonymisierung unterstützt dich bei:
- Datensparsamkeit: Inaktive Daten werden systematisch aus dem aktiven System entfernt
- Umsetzung des »Rechts auf Vergessenwerden«: Personenbezogene Daten werden automatisch und unwiderruflich anonymisiert
- Transparenz: Klare Prozesse für die Datenaufbewahrung und -löschung
- Datensicherheit: Archivierte Daten sind sicher gespeichert, aber nicht im aktiven System zugänglich
- Effizienz: Reduzierter manueller Aufwand für die DSGVO-konforme Datenverwaltung
- Flexibilität: Möglichkeit, unterschiedliche Konfigurationen für verschiedene Studios zu verwenden
Durch die Nutzung dieser Funktion zeigst du einen proaktiven Ansatz zum Datenschutz und minimierst das Risiko von Datenschutzverletzungen, während du gleichzeitig die Effizienz deiner Datenverwaltung steigerst.