In diesem Artikel lernst du, wie die automatische Archivierung und Anonymisierung funktioniert; von der Fristenlogik über den ersten automatischen Lauf bis hin zu den Datenlöschregeln.
Inhalt
- Welche Fristen sollte ich konfigurieren?
- Wie hängen Archivierungs- und Anonymisierungsfrist zusammen?
- Wie funktioniert der erste automatische Lauf?
- Welche Daten werden gelöscht, welche bleiben erhalten?
Fast lane
- Navigiere zu Einstellungen / Studio / Datenschutz / Archivierung und Anonymisierung
- Öffne eine bestehende Konfiguration oder lege eine neue an
- Trage die gewünschten Fristen für Archivierung und Anonymisierung ein
- Aktiviere die Konfiguration für dein Studio
Voraussetzung
Die Funktion der automatischen Archivierung und Anonymisierung ist für Pro- , Ultimate- und Enterprisekunden verfügbar.
Welche Fristen sollte ich konfigurieren?
Es gibt keine einheitliche Empfehlung. Die Software macht keine Vorgabe, welche Fristen für Archivierung und Anonymisierung du wählen sollst – das liegt in deiner Verantwortung als Studiobetreiber. Deine Entscheidung sollte auf zwei zentralen Rechtsgrundlagen basieren:
- DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung): Sie schreibt das Prinzip der Datensparsamkeit vor. Personenbezogene Daten sollten nur so lange aufbewahrt werden, wie es für den ursprünglichen Zweck notwendig ist.
- Steuerrecht: Bestimmte buchhalterische Daten müssen gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen einhalten. Diese Fristen können je nach Land variieren.
Wir empfehlen dir, die passenden Fristen in Absprache mit deiner Rechts- oder Steuerberatung zu ermitteln. Die Software unterstützt dich bei der technischen Umsetzung – die rechtliche Verantwortung liegt beim Studio.
Wie hängen Archivierungs- und Anonymisierungsfrist zusammen?
Die beiden Fristen bauen aufeinander auf und laufen nacheinander ab:
- Archivierungsfrist: Die Frist beginnt mit dem Enddatum des letzten Vertrags des ehemaligen Mitglieds. Sobald diese Frist abgelaufen ist und alle technischen Voraussetzungen erfüllt sind, wird das Mitglied archiviert.
- Anonymisierungsfrist: Die Frist für die Anonymisierung startet erst nach dem Archivierungsdatum – nicht nach dem Vertragsende. Das bedeutet: Die Gesamtdauer bis zur vollständigen Anonymisierung ergibt sich aus der Summe beider Fristen.
Beispiel: Wenn du eine Archivierungsfrist von 6 Monaten und eine Anonymisierungsfrist von 10 Jahren konfigurierst, wird ein ehemaliges Mitglied frühestens 6 Monate nach Vertragsende archiviert – und dann erst nach weiteren 10 Jahren anonymisiert.
Wichtig: Die Anonymisierung ist endgültig und kann nicht rückgängig gemacht werden. Archivierte Mitglieder können bis zur Anonymisierung noch wiederhergestellt werden, danach nicht mehr.
Wie funktioniert der erste automatische Lauf?
Sobald du eine Konfiguration aktivierst, startet die Software täglich automatisch einen Prüflauf. Dabei werden alle ehemaligen Mitglieder berücksichtigt, deren letztes Vertragsende die konfigurierte Archivierungsfrist überschreitet – unabhängig davon, ob sie erst kürzlich oder schon vor langer Zeit ausgetreten sind.
Du musst also keine separaten Massenoperationen durchführen, um bestehende ehemalige Mitglieder nachträglich zu verarbeiten. Der erste Lauf nach Aktivierung schließt automatisch alle qualifizierten Datensätze ein – auch importierte oder migrierte Mitglieder. Entscheidend ist allein das Enddatum des letzten Vertrags.
Hinweis: Wenn dein Studio viele ehemalige Mitglieder hat, die die Archivierungsfrist bereits überschritten haben, kann der erste Lauf eine größere Anzahl von Datensätzen auf einmal verarbeiten. Das ist systemseitig so vorgesehen und erfordert keine manuelle Steuerung.
Vor der Archivierung prüft das System automatisch, ob alle Voraussetzungen erfüllt sind. Ein Mitglied wird nicht archiviert, wenn zum Beispiel noch aktive Verträge, offene Forderungen, laufende Mahnprozesse oder ausstehende Studio-Aufgaben vorliegen. Nur Datensätze, bei denen keine dieser Bedingungen zutrifft, werden verarbeitet.
Welche Daten werden gelöscht, welche bleiben erhalten?
Die Löschregeln unterscheiden sich je nach Phase des Prozesses:
Bei der Archivierung:
- App-Connect-Daten werden immer und unwiderruflich gelöscht – unabhängig von deiner Konfiguration. Das lässt sich nicht verhindern.
- Fotos, Dokumente, Kontaktdaten und Adressdaten können optional gelöscht werden. Dafür stehen in der Konfiguration vier separate Schalter zur Verfügung. Wenn du diese Schalter nicht aktivierst, bleiben die Daten bis zur Anonymisierung erhalten.
- Alle anderen Daten – zum Beispiel Vertragsdaten, Buchungshistorie und Check-in-Statistiken – bleiben bei der Archivierung erhalten.
Bei der Anonymisierung:
- Alle verbleibenden personenbezogenen Daten werden dauerhaft und unwiderruflich entfernt.
- Metadaten wie Analyse- und Statistikdaten bleiben erhalten, sind aber vollständig anonymisiert. Es ist nicht mehr möglich, diese Daten einer konkreten Person zuzuordnen.
Zusammenfassung:
| Datentyp | Bei Archivierung | Bei Anonymisierung |
|---|---|---|
| App-Connect-Daten | Immer unwiderruflich gelöscht | – |
| Fotos, Dokumente, Kontaktdaten, Adressdaten | Optional löschbar (4 Checkboxen) | Gelöscht (sofern noch vorhanden) |
| Vertragsdaten, Buchungshistorie u. a. | Erhalten | Personenbezogene Anteile gelöscht |
| Analyse- und Statistikdaten | Erhalten | Anonym erhalten |