In diesem Artikel lernst du, wie sich Archivierung und Anonymisierung unterscheiden, wie du ein archiviertes Mitglied oder einen archivierten Interessenten mit der Aktion „Mitglied wiederherstellen" zurückholst, welche zwei Berechtigungen dabei eine Rolle spielen und warum dir die Archivierungskonfiguration nur die Standorte zeigt, für die du freigegeben bist, was eine Wiederherstellung nicht zurückbringt, wie du ein Mitglied von der automatischen Archivierung ausnimmst und welche Daten nach einer Anonymisierung endgültig verloren sind.
Inhalt
- Archivierung und Anonymisierung sind zwei getrennte Schritte
- Archivierte Mitglieder und Interessenten wiederherstellen
- Wenn du einen Datensatz versehentlich archiviert hast
- Datenschutz und Anonymisierung
- Interessenten und ihre eigenen Archivierungseinstellungen
- Bedingungen, die eine Archivierung verhindern
- Weiterführende Artikel
Schnellanleitung
- Archivierung und Anonymisierung sind zwei getrennte Schritte. Eine Archivierung kannst du rückgängig machen, eine Anonymisierung nicht.
- Archivierte Datensätze behalten ihre personenbezogenen Daten und bleiben unter Mitglieder / Archivierte Mitglieder sichtbar.
- Zum Zurückholen öffnest du Mitglieder / Archivierte Mitglieder, öffnest das Kontextmenü der Zeile und wählst Mitglied wiederherstellen.
- Für die Wiederherstellung brauchst du die Rollenberechtigung Archivierte Mitglieder verwalten. Die Regeln für die automatische Archivierung zu ändern ist eine andere Berechtigung, nämlich Automatische Archivierung und Anonymisierung verwalten.
- Nur die Anonymisierung löscht die personenbezogenen Daten unwiderruflich. Sie läuft entweder über die separate Aktion Mitglied anonymisieren oder, sofern konfiguriert, automatisch einige Zeit nach der Archivierung.
- Die Archivierung kann von sich aus Daten löschen. Vier eigenständige Einstellungen entscheiden darüber, was verschwindet: Adressdaten löschen, Kontaktinformationen löschen, Dokumente löschen und Foto löschen. Was im Moment der Archivierung aktiviert war, ist weg, und eine Wiederherstellung bringt es nicht zurück.
- Ein Mitglied, dessen Mitgliedscode unter Folgende Mitgliedscodes von der automatischen Archivierung ausschließen eingetragen ist, wird von der automatischen Archivierung übersprungen.
Archivierung und Anonymisierung sind zwei getrennte Schritte
Archivierung und Anonymisierung sind zwei verschiedene Vorgänge. Sie haben eigene Berechtigungen, eigene Einstellungen und sehr unterschiedliche Folgen. Nur die Anonymisierung ist endgültig.
Die Archivierung nimmt ein Mitglied oder einen Interessenten aus deinen täglichen Ansichten heraus. Der Datensatz verschwindet aus der Mitgliederliste und aus den Suchergebnissen und wandert in die Liste der archivierten Mitglieder. Die personenbezogenen Daten des Datensatzes bleiben erhalten, solange du für den Archivierungsschritt keine Löschungen konfiguriert hast.
Die Anonymisierung überschreibt die personenbezogenen Daten eines archivierten Datensatzes. Danach lässt sich der Datensatz keiner Person mehr zuordnen und er kann nicht wiederhergestellt werden.
| Archivierung | Anonymisierung | |
|---|---|---|
| Wirkung auf den Datensatz | Wird aus allen Übersichten und Suchen entfernt und unter Mitglieder / Archivierte Mitglieder aufgeführt | Die personenbezogenen Daten werden überschrieben, der Datensatz wird aus allen Übersichten und Suchen entfernt |
| Personenbezogene Daten | Bleiben erhalten, mit Ausnahme der Angaben, die die vier Löscheinstellungen beim Archivieren entfernen | Werden dauerhaft gelöscht |
| Rückgängig zu machen | Ja, mit der Aktion Mitglied wiederherstellen | Nein, der Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden |
| Auslösung | Manuell oder über die Konfiguration der automatischen Archivierung | Über die Aktion Mitglied anonymisieren oder über die automatische Anonymisierung, sofern sie konfiguriert ist |
| Berechtigung für die manuelle Aktion | Die Wiederherstellung braucht Archivierte Mitglieder verwalten | Einzelanonymisierung von Mitgliedern oder Mehrfachanonymisierung von Mitgliedern |
| Berechtigung für die Konfiguration des automatischen Laufs | Automatische Archivierung und Anonymisierung verwalten, dazu eine Freigabe für den Standort | Automatische Archivierung und Anonymisierung verwalten, dazu eine Freigabe für den Standort |
Die Software macht dieselbe Unterscheidung, wenn du die automatische Archivierung aktivierst: Archivierte Datensätze lassen sich mit der entsprechenden Berechtigung einsehen und wiederherstellen, während die automatische Anonymisierung alle personenbezogenen Daten unwiderruflich löscht und nicht rückgängig gemacht werden kann.
Vier eigenständige Einstellungen entscheiden darüber, was die Archivierung löscht
Die Archivierung kann einzelne Daten trotzdem entfernen, abhängig davon, wie deine Konfiguration eingestellt ist, und genau hier stößt eine Wiederherstellung an ihre Grenze. Das Löschen beim Archivieren ist kein einzelner Schalter. In der Archivierungskonfiguration unter Einstellungen / Studio / Datenschutz, im Tab Archivierung und Anonymisierung, gibt es einen Block mit der Überschrift Diese Mitgliederinformationen beim Archivieren unwiederbringlich löschen: mit genau vier Checkboxen, von denen jede für sich gesetzt wird. In der Reihenfolge, in der sie auf dem Bildschirm erscheinen:
- Adressdaten löschen entfernt die Adressdaten des Datensatzes.
- Kontaktinformationen löschen entfernt die Kontaktdaten des Datensatzes.
- Dokumente löschen entfernt die im Datensatz gespeicherten Dokumente.
- Foto löschen entfernt das im Datensatz gespeicherte Foto.
Damit ist die Liste vollständig. Es gibt keine übergreifende Einstellung, die alle vier zusammenfasst, und darüber hinaus keine weitere Löscheinstellung. Weil jede für sich steht, ist jede Kombination möglich. Ein Studio kann die Kontaktdaten seiner archivierten Datensätze verlieren und ihre Dokumente behalten oder die Kontaktdaten behalten und die Fotos verlieren.
Was eine Wiederherstellung deshalb nicht zurückbringt, hängt davon ab, welche der vier im Moment der Archivierung aktiv waren, und nicht davon, wie die Konfiguration heute aussieht. Daten, die eine Einstellung damals entfernt hat, bleiben verloren, auch wenn diese Einstellung inzwischen deaktiviert wurde. Daten, die damals erhalten geblieben sind, sind weiterhin vorhanden, auch wenn die Einstellung inzwischen aktiviert wurde.
Welche der vier aktiviert sind, wird pro Konfiguration entschieden. Das unterscheidet sich also von Studio zu Studio und du kannst keinen Zustand voraussetzen. Bevor du einem Mitglied zusagst, dass eine Wiederherstellung alles zurückbringt, öffne Einstellungen / Studio / Datenschutz, wechsle in den Tab Archivierung und Anonymisierung und lies die vier Checkboxen in deiner eigenen Konfiguration.
Archivierte Mitglieder und Interessenten wiederherstellen
Archivierte Mitglieder und Interessenten sind nicht gelöscht. Du kannst sie jederzeit einzeln wiederherstellen, solange sie noch nicht anonymisiert wurden. Die Liste der archivierten Mitglieder weist auf der Seite selbst darauf hin.
Voraussetzungen
Rund um die Archivierung gibt es zwei Rollenberechtigungen, die zwei verschiedene Aufgaben haben. Die eine erlaubt dir, einen Datensatz wiederherzustellen, die andere erlaubt dir, die Regeln für die automatische Archivierung zu ändern. Keine der beiden schließt die andere ein.
| Rollenberechtigung | Was sie dir erlaubt |
|---|---|
| Archivierte Mitglieder verwalten | Archivierte Mitglieder suchen und einsehen sowie einzelne Datensätze wiederherstellen. Das ist die Berechtigung für die Wiederherstellung. Ohne sie siehst du die Liste der archivierten Mitglieder überhaupt nicht. |
| Automatische Archivierung und Anonymisierung verwalten | Die Konfiguration der automatischen Archivierung und der automatischen Anonymisierung einsehen und ändern, also die Zeiträume, die vier Löscheinstellungen und die Liste der ausgeschlossenen Mitgliedscodes. Sie erlaubt dir nicht, einen Datensatz wiederherzustellen. |
Bitte deine Studioadministration, dir die fehlende Berechtigung zu geben. Wenn du die Liste der archivierten Mitglieder oder die Aktion zur Wiederherstellung nicht siehst, brauchst du Archivierte Mitglieder verwalten und nicht die Berechtigung für die Konfiguration.
Zusätzlich ist die Archivierungskonfiguration pro Standort freigegeben. Du siehst und bearbeitest nur die Konfigurationen der Standorte, für die du freigegeben bist, und das gilt für das Lesen einer Konfiguration genauso wie für das Erstellen, Ändern und Löschen. In einer Organisation mit mehreren Standorten hat das eine praktische Folge: Eine Administration kann nicht herausfinden, warum ein Mitglied archiviert wurde, weil die zuständige Konfiguration zu einem Standort gehört, für den sie nicht freigegeben ist. Wende dich in diesem Fall an eine Kollegin oder einen Kollegen mit Freigabe für diesen Standort oder lass deine eigene Freigabe erweitern.
So stellst du einen Datensatz wieder her:
- Gehe zu Mitglieder / Archivierte Mitglieder. Du siehst eine Übersicht aller archivierten Mitglieder.
- Suche den Datensatz, den du zurückholen möchtest.
- Öffne das Kontextmenü der Zeile und wähle Mitglied wiederherstellen.
- Bestätige die Rückfrage, ob du das Mitglied wirklich wiederherstellen möchtest.
- Im Dialog kannst du zusätzlich entscheiden, ob Mitgliedscodes zuweisen und ob Von automatischer Archivierung ausschließen gesetzt wird. Wenn du den Ausschluss aktivierst, überspringt die automatische Archivierung den Datensatz ab jetzt, während eine manuelle Archivierung jederzeit möglich bleibt.
Ergebnis: Der Datensatz ist wieder aktiv und erscheint wie vorher in der Mitgliederliste und in den Suchergebnissen. Was beim Archivieren aufgrund der vier Löscheinstellungen entfernt wurde, kommt nicht zurück und muss neu erfasst werden. Welche Angaben das sind, hängt davon ab, welche der vier aktiv waren, als dieser Datensatz archiviert wurde.
[Screenshot: Liste Mitglieder / Archivierte Mitglieder mit geöffnetem Kontextmenü der Zeile und der Aktion „Mitglied wiederherstellen"]
Wenn du einen Datensatz versehentlich archiviert hast
Eine versehentliche Archivierung ist kein Datenverlust. Gehe so vor:
- Gehe zu Mitglieder / Archivierte Mitglieder und stelle den Datensatz mit Mitglied wiederherstellen wieder her, wie oben beschrieben.
- Verwende Mitglied anonymisieren nicht auf diesem Datensatz und nimm ihn nicht in eine Sammelanonymisierung auf. Dieser Schritt ist der, der sich nicht rückgängig machen lässt.
- Wenn in deiner Konfiguration die automatische Anonymisierung aktiv ist, stelle den Datensatz so früh wie möglich wieder her. Die automatische Anonymisierung greift nur bei Datensätzen, die schon eine Weile archiviert sind, es gibt also ein Zeitfenster. Verlassen solltest du dich darauf aber nicht.
- Prüfe, welche der vier Löscheinstellungen aktiv waren, als der Datensatz archiviert wurde, und erfasse Adressdaten, Kontaktdaten, Dokumente oder Foto neu, wo sie fehlen.
- Wenn die automatische Archivierung den Datensatz immer wieder erfasst, nimm ihn aus, entweder über die Option im Dialog zur Wiederherstellung oder über die Mitgliedscodes, die die Archivierungskonfiguration ausschließt.
Wenn der Datensatz bereits anonymisiert wurde, lässt er sich nicht wiederherstellen. Dann musst du das Mitglied oder den Interessenten neu anlegen.
Datenschutz und Anonymisierung
Die Anonymisierung entfernt alle personenbezogenen Daten aus einem archivierten Datensatz und lässt sich nicht rückgängig machen. Der Datensatz bleibt ohne personenbezogene Daten im System, sodass er nicht mehr auf eine Person zurückgeführt werden kann.
Es gibt drei Wege, auf denen ein Datensatz anonymisiert wird:
- Mitglied anonymisieren als Einzelaktion in einer Zeile der Liste der archivierten Mitglieder. Berechtigung: Einzelanonymisierung von Mitgliedern. Du musst das Bestätigungswort in den Dialog eingeben, bevor die Aktion läuft.
- Mitglieder anonymisieren als Sammelaktion in der Liste der archivierten Mitglieder, für die Standorte und die Mindestdauer der Archivierung, die du auswählst. Berechtigung: Mehrfachanonymisierung von Mitgliedern.
- Die automatische Anonymisierung archivierter Datensätze, wenn in deiner Archivierungskonfiguration die Checkbox Automatisch Mitglieder und Interessenten anonymisieren aktiviert ist. Sie ist von der automatischen Archivierung getrennt, hat ihren eigenen Zeitraum und kann vollständig deaktiviert sein. Sie zu aktivieren oder zu deaktivieren und ihren Zeitraum zu ändern braucht die Berechtigung Automatische Archivierung und Anonymisierung verwalten und eine Freigabe für den Standort, nicht eine der beiden Anonymisierungsberechtigungen oben.
Die automatische Anonymisierung läuft nie unmittelbar nach der Archivierung. Ein Datensatz wird frühestens 93 Tage nach seiner Archivierung dafür berücksichtigt, und darüber hinaus gilt der Zeitraum, der in deinen eigenen Einstellungen konfiguriert ist. Bis ein Datensatz tatsächlich anonymisiert ist, funktioniert Mitglied wiederherstellen weiterhin. Stand: 2026-08-17.
Die automatische Anonymisierung bleibt deaktiviert, bis sie jemand aktiviert
In der Archivierungskonfiguration unter Einstellungen / Studio / Datenschutz, im Tab Archivierung und Anonymisierung, besteht die automatische Anonymisierung aus zwei Elementen, die zusammengehören:
- die Checkbox Automatisch Mitglieder und Interessenten anonymisieren, die den automatischen Lauf aktiviert und deaktiviert, und
- das Feld für den Zeitraum darunter. Seine Bezeichnung lautet Zeitraum von der Archivierung bis zur automatischen Anonymisierung: Du gibst dort eine Zahl ein und wählst die Einheit im Auswahlfeld daneben aus, das Tage, Wochen, Monate und Jahre anbietet.
Das Feld für den Zeitraum bleibt deaktiviert, solange die Checkbox nicht aktiviert ist, und es enthält keinen vorbelegten Wert. Es gibt also keine Standardwartezeit, auf die du dich verlassen könntest. Die automatische Anonymisierung läuft immer nur mit einem Zeitraum, den jemand in deiner Konfiguration eingetragen hat. Lies deshalb beide Elemente dort nach, wenn du wissen musst, ob sie für dein Studio aktiv ist und nach welcher Zeit sie greift.
Interessenten und ihre eigenen Archivierungseinstellungen
Interessenten werden genauso archiviert und wiederhergestellt wie Mitglieder, über dieselbe Liste der archivierten Mitglieder und dieselbe Aktion Mitglied wiederherstellen.
Ihre automatische Archivierung wird allerdings getrennt konfiguriert. In der Archivierungskonfiguration haben Interessenten den eigenen Bereich Archivierung von Interessenten mit einem eigenen Zeitraum, der mit Interessenten automatisch archivieren nach bezeichnet ist. Dieser Zeitraum zählt ab dem Erstellungsdatum des Interessenten und nicht ab einem Vertragsende, und er kann unabhängig von der Archivierung ehemaliger Mitglieder aktiv oder inaktiv sein.
Interessenten werden nicht automatisch archiviert, solange sie noch offene Termine, aktive Aufgaben, kürzliche Check-ins oder nicht genutzte Leistungen und Pässe haben.
Bedingungen, die eine Archivierung verhindern
Aktive Verträge und offene Forderungen sind die bekanntesten Gründe, warum ein Datensatz nicht archiviert werden kann, aber nicht die einzigen. Die Software prüft eine längere Liste, bevor sie ein Mitglied archiviert. Eine Archivierung wird unter anderem auch verhindert durch:
- offene Studioaufgaben für das Mitglied
- einen aktiven Check-in
- Termine in der Zukunft
- eine aktive Mahnstufe oder eine Übergabe an das Inkasso
- das Mitglied, das noch als Zahler für eine andere Person hinterlegt ist
- Verknüpfungen als gesetzliche Vertretung
- Zutrittssperren
- offene Gutscheine oder Kontingente
Bei der automatischen Archivierung beginnt der Zeitraum für ehemalige Mitglieder nach dem Enddatum des letzten Vertrags. Die vollständige Liste der Ausschlusskriterien findest du im Help Center im Artikel Automatische Archivierung und Anonymisierung von Mitgliederdaten.
Ein Mitglied von der automatischen Archivierung ausnehmen
Diese Bedingungen prüft die Software. Darüber hinaus hast du zwei Möglichkeiten, einen Datensatz selbst zu schützen:
- Pro Datensatz. Setze im Dialog zur Wiederherstellung die Option Von automatischer Archivierung ausschließen, wie oben beschrieben. Die automatische Archivierung überspringt den Datensatz dann, während eine manuelle Archivierung jederzeit möglich bleibt.
- Pro Mitgliedscode. Die Archivierungskonfiguration enthält das Feld Folgende Mitgliedscodes von der automatischen Archivierung ausschließen. Es ist eine Mehrfachauswahl und bietet die Mitgliedscodes an, die in deinem eigenen Studio konfiguriert sind. Jedes Mitglied, das einen der dort eingetragenen Mitgliedscodes trägt, wird von der automatischen Archivierung ausgenommen. So schützt du eine ganze Gruppe von Mitgliedern auf einmal statt einzelner Datensätze. Diese Liste zu ändern braucht die Berechtigung Automatische Archivierung und Anonymisierung verwalten und eine Freigabe für den Standort.
Du findest das Feld in der Konfiguration unter Einstellungen / Studio / Datenschutz, im Tab Archivierung und Anonymisierung, unterhalb der beiden Felder für den Zeitraum Ehemalige Mitglieder automatisch archivieren nach und Interessenten automatisch archivieren nach und oberhalb des Blocks mit den Löscheinstellungen.